اهداف يادگيري
- منافعي را درك كنيد كه اعضاي محيط شركتي – در سيستم اطلاعات مالي دارند.
- درك بهبود يافته‌اي از نقشي را داشته باشيد كه AIS در CBIS بازي ميكند.
- ضرورت را براي در نظر گرفتن حسابرسان داخلي – در طراحي و ارزيابي CBIS درك كنيد.
- درك كنيد كه چطور يك شركت اطلاعات را به وسيله سهامداران‌اش جمع آوري ميكند.
- مسئوليت كاركرد مالي را درك كنيد كه شركت را در مورد اثرات اقتصادي محيط به روز نگه مي‌دارد.
- حقايق اساسي مربوط به پيش بيني را پي ببريد و از متدهاي كمي و همين طور متدهاي غير كمي مطلع باشيد.
- درك مقدماتي از اين كه چطور پيش بيني مي‌تواند براي يك بسته آماري انجام شود را داشته باشيد.
- با ابزار تحليل مالي رايج – يعني مدل جريان نقدي – آشنا شويد.
- روشي را درك كنيد كه بسياري از شركت ها ، جهت آماده سازي بودجه‌هاي كاركرد ساليانه‌اشان پيگيري مي‌كنند.
مقدمه
سيستم هاي اطلاعات مالي مكانيزه شده،به مدت يك قرن يا بيشتر استفاده شده اند. ماشين هاي كارت پانچ كه تنها گزينه واقعي براي شركتهاي بزرگ قبل از اين كه كامپيوتر به وجود آيد بودند بيشتر براي كاركردهاي مالي استفاده مي‌شدند. همين وضعيت براي ماشين‌هاي دفترداري با حركت واقعي نيز وجود داشت.
كاربرد اين ماشين‌ها، فقط محدود به پردازش داده‌هاي حسابداري بود و توجه كمي به اطلاعات مورد نياز براي مديران پرداخته مي‌شد – حتي اين شامل مديران مالي هم مي‌شد. وقتي كه كامپيوترها وارد صحنه شدند آنها به همين طريق به كار برده شدند. اين تا اواسط دهه 1960 نبود كه سيستم هاي اطلاعات مالي، جهت استفاده از هر چيزي به جز امور اساسي حسابداري به كار برده مي‌شدند.
ما تشخيص داده ايم كه كاركرد مالي به جريان نقدينگي (پول) در شركت ميباشد.
اولا لازم است ه پول كافي را براي حمايت از توليد – بازاريابي و فعاليتهاي ديگر به دست آوريم . سپس لازم است كه اين بودجه‌ها را براي اطمينان از اين كه به روشهاي بسيار مؤثر به كار برده مي‌شوند- كنترل و نظارت كنيم.
تمام مديران شركت ها،مسئوليت هاي مالي دارند. دست كم به آنها بودجه عملياتي داده مي‌شوند و از آنها انتظار دارند كه هزينه ها را در محدوديتهاي ايجاد شده حفظ كنند. اطلاعاتي كه جريان هاي نقدي را توصيف مي‌كنند – درهر دو حالت بودجه بندي شده و واقعي – به مديران اين امكان را مي‌دهند كه از عهده مسئوليت هاي مالي‌اشان برآيند.
مديران در بسياري از بخشهاي محيط شركتي، همچنين به موضوعات مالي شركت گرايش دارند. سهامداران شركت – اعضاي كميته مالي – دولت و توليد كنندگان نياز به اطلاعات دارند تا وضعيت مالي شركت را شرح دهند. همچنين بيشتر اطلاعات مالي، دستورالعمل‌هايي براي گروه ها و سازمانهايي ميباشد كه هرگز مستقيما مربوط به شركت نميباشند – مثل تحليل گران اوراق بهادار – آموزش دهندگان – اقتصاددانان و سرمايه گذاريان بالقوه. سيستم اطلاعات مالي ، نيازهاي هر دو مديران و اجزاي درون محيط شركتي را به منظور اطلاعاتي كه وضعيت مالي شركت را شرح مي‌دهند – برآورده مي‌كنند.
مدل سيستم اطلاعات مالي
ما عبارت سيستم اطلاعات مالي را جهت توضيح زير سيستم CBIS به كار مي‌بريم كه اطلاعاتي را براي افراد و گروه‌هاي داخل و خارج شركت – كه مربوط به موضوعات مالي شركت مي‌باشند فراهم ميكند. اطلاعات به شكل گزارشهاي دوره‌اي – گزارشهاي خاص – نتايج مدل سازي هاي رياضي – ارتباطات الكترونيكي و توصيه‌هايي براي سيستمهاي كارشناسي ارائه مي‌شوند.
مدل سيستم اطلاعات مالي ، در شكل 3511 نشان داده شده است. همچون ديگر سيستمهاي اطلاعات كاربردي، سيستم اطلاعات مالي شامل زير سيستمهاي ورودي و خروجي ميباشد. دو تا از اين زير سيستمهاي ورودي – يعني سيستم اطلاعات حسابداري و زير سيستمي كه به جمع آوري اطلاعات اختصاص داده شده – نيز در ديگر سيستمهاي كاربردي يافت مي‌شوند. سوم: حسابداري داخلي – كه متشكل از حسابرسان داخلي شركت ميباشد كه سيستم هاي ادراكي شركت را تحليل مي‌كنند – اطمينان مي‌دهند كه داده هاي مالي به روش مناسبي پردازش مي‌شوند.
3 زير سيستم خارجي ، تاثير را بر روي جريان نقدي شركت اعمال ميكند. زير سيستم پيش بيني كننده – فعاليت طولاني مدت شركت را در محيط اقتصادي برنامه ريزي ميكند. زير سيستم مديريت بودجه‌ها، جريان نقدي 1 (در صورتي كه روي دهد) نظارت ميكند و در جستجوي تعادل و مثبت بودن ميباشد. در زير سيستم كنترل، مديران مي‌توانند كاربرد مؤثر منابع تمام انواعي را به دست آورند كه در دسترس آنان مي‌باشند.
همچون ديگر سيستمهاي اطلاعاتي مالي ، زير سيستمهاي خروجي شامل انواع مختلف نرم افزاري ميباشد كه محتواهاي بانك داده‌ها را در اطلاعات تغيير مي‌دهند.
1-داده هاي …. اطلاعات
2-زيرسيستم هاي ورودي
3-زير سيستم هاي خروجي
4-زير سيستم اطلاعات حسابداري
5-زيرسيستم پيش بيني كننده
6-منابع داخلي
7-منابع محيطي
8-زيرسيستم حسابرسي داخلي
9-زير سيستم اطلاعات مالي
10-بانك داده
11-زيرسيستم مديريت بودجه ها
12-زير سيستم كنترل
13-كاربر
نرم افزارهاي مالي از پيش نوشته شده
نرم افزار كابردي از پيش نوشته شده، براي بخشهاي مالي – نسبت به هر بخش ديگر – به كار رفته است. در اكثر موارد، بسته هاي (نرم افزاري) پردازش اطلاعات – مثل فهرست حقوق بگيران – فهرست موجودي‌ها – و حسابهاي قابل دريافت وجود دارند مديران مالي و تحليل گران نيز استفاده خوبي از برگه گستره‌هاي الكترونيكي مي‌كنند و اينها،نمونه هايي از بسته هاي نرم افزاري بهره وري شخصي مي‌باشند. رديفهاي برگه گستره‌ها براي نشان دادن داده‌هاي مالي مثل فروشها و هزينه فروش كالاها – عالي مي‌باشند و ستون‌ها مي توانند دوره‌هاي زماني مثل ماه‌ها – فصل‌ها يا سالها را نشان دهند.
اين سيستم هاي نرم افزاري از پيش نوشته شده،شركت كوچك را قادر مي‌سازند به كنترل مالي خوبي – بدون سرمايه گذاري در سرويسهاي اطلاعاتي بزرگ – دست يابند. اين سيستم‌ها – همچنين از كاربرد وسيعي در شركتهاي بزرگ برخوردارند – جايي كه دوستي با كاربر محرك اصلي ارزيابي كاربر نهايي است.
حال كه وضعيت سيستم اطلاعات مالي را شرح داديم، هر كدام از زيرسيستم هاي آن را توضيح مي‌دهيم.
سيستم اطلاعات حسابداري
پيش از اين سيستم اطلاعات حسابداري را بحث كرديم و متعاقبا توانايي آن را جهت ارائه ورودي – در سيستمهاي اطلاعات اجرايي – بازاريابي و ساخت و توليد تشخيص داديم. در اين فصل، مشاهده مي‌كنيم كه اين سيستم اطلاعاتي نقش مهمي را در سيستم اطلاعات مالي بازي ميكند.
اهميت داده‌هاي حسابداري
داده‌هاي حسابداري،ركورد هر چيزي با اهميت مالي (يا پولي ) – را كه در شركت روي مي‌دهد ارائه مي‌كنند. يك ركورد شامل هر تعامل ميباشد و توضيح مي‌دهد كه چه اتفاقي روي داده است – چه موقع روي داده است – چه كسي شركت كرده – و (در بسياري موارد) مستلزم چه مقدار پول ميباشد. اين داده‌هاي اطلاعاتي مي‌توانند به روشهاي مختلفي تحليل شوند تا بخش نيازهاي اطلاعات مديريت را برآورده سازند.
ما مشاهده كرده‌ايم كه چطور مدير بازاريابي مي‌تواند گزارش تحليل فروشها را دريافت كند (شكل 4-28) كه اين نشان مي‌دهد چطور محصولات به خوبي به فروش مي‌رسند. ما همچنين مشاهده كرده‌ايم كه چطور مدير ساخت و توليد مي‌تواند گزارش تعمير و نگهداري را دريافت كند (15-34) كه اين هزينه‌هاي اجراي ماشين‌هاي مختلف تعمير و نگهدراي را دريافت كند. (شكل 15-34)كه اين هزينه‌هاي اجراي ماشين‌هاي مختلف توليد را نشان مي‌دهد. همچنين يك مدير مالي مثل مدير اعتباري مي‌تواند گزارش حسابهاي دوره‌اي قابل دريافت را دريافت كند كه اين مقادير قابل دريافت را براساس اين كه آنها چه مدت بدهي داشته‌اند – طبقه بندي ميكند. ما اين گزارش را در شكل 5-28 نشان داده‌ايم – زماني كه مديريت را با استثناء شرح داديم.
AIS : تنها جزء رودي است كه در تمام سيستمهاي اطلاعات مالي وجود دارد. حتي به طوري بنيادي‌تر، AIS پايه و اساسي است كه در آن تمام زيرسيستم‌هاي CBIS اطلاعات گرا ساخته مي‌شوند. اگر شركت AIS خوبي نداشته باشد نمي‌توان انتظار داشت كه MIS خوب – DSS هاي خوب و سيستمهاي متخصص خوب داشته باشد.
زيرسيستم‌هاي حسابرسي داخلي
شركتهاي تمام سايزها، متكي به حسابرسان خارجي مي‌باشند كه تا ركوردهاي حسابداري را جهت تاييد صحت و درستي اشان – حسابرسي كنند. حسابرسان خارجي براي چنين شركتهاي حسابداري – مثل آرتور آندرسون و پراييس واترهوس – كار مي‌كنند. گزارشهاي ساليانه سهامدار شامل گزارش مخصوص سهامداري ميباشد كه چنين حسابرسي‌ايي را انجام داده است.
شركتهاي بزرگتر، كارمندان حسابرسان داخلي مخصوص خودشان را دارند يعني كساني كه تحليلهاي مشابه همچون حسابرسان خارجي انجام مي‌دهند ولي دامنه مسئوليت‌هايشان وسيع‌تر ميباشد. ما حسابرسي داخلي را به عنوان زير سيستم ورودي از سيستم اطلاعات مالي در نظر مي‌گيريم – به دليل توانايي آن جهت ارزيابي مستقل و تاثير عملياتهاي شركت از نقطه نظر مالي.
شكل 2/35 روش معمول وضعيت حسابرسي داخلي را در شركت نشان مي‌دهد. انجمن مديران شامل كميته حسابرسي است كه مسئوليت هاي بخش حسابرسي داخلي را مشخص مي‌كنند و بسياري از گزارشهاي حسابرسي را دريافت ميكند. مدير حسابرسي داخلي، بخش حسابرسي داخلي را نظارت ميكند و معمولا آن را به CEO يا CFO گزارش ميكند. CFO يا كارمند مالي ارشد – شخصي است كه كاركرد مالي را نظارت ميكند و معمولا عنوان معاون رئيس مالي را دارد. اين وضعيت سطح بالاي حسابرسي داخلي در سازمان، اطمينان مي‌دهد كه به عنوان يك فعاليت مهم تشخيص داده شد، و مستلزم همكاري مديران در تمام سطوح ميباشد.
وضعيت حسابرسي داخلي در سازمان
1-انجمن مديران / كميته حسابرسي
2-كارمند اجرايي ارشد يا كارمند مالي ارشد
3-مدير حسابرسي داخلي
4-بخش حسابرسي داخلي
اهميت عينيت
عامل منحصر به فرد و خاصي كه مديران داخلي پيشنهاد مي‌كنند عينيت است. آنها به طور مستقل از واحدهاي عملياتي شركت عمل مي‌كنند و هيچ رابطه‌اي با افراد يا گروهها در شركت ندارند.
تنها وظيفه آنان – نسبت به انجمن – CEOو CFO ميباشد. براي اين كه حسابرسان عينيت‌اشان را حفظ كنند، ثابت مي‌كنند كه مسئوليت عملياتي را براي سيستم هايي كه كمك به پيشرفت‌هاشان مي‌كنند نمي‌خواهد. آنها به طور جدي در محدوده مشورتي عمل مي‌كنند. بنابراين پيشنهاداتي را به مديريت مي‌دهند و مديريت تصميم مي‌گيرد كه آيا اين پيشنهادات را اجرا كند يا نه. در اين رابطه، حسابرسان داخلي دقيقا همان روش را همچون تحليل گران سيستم – انجام مي‌دهند.
انواع فعاليت حسابرسي
4 نوع اساسي از فعاليت حسابرسي داخلي وجود دارد: مالي – عملياتي- همزمان و طرح سيستم هاي كنترل داخلي. يك حسابرس داخلي مي‌تواند به تمام اين 4 نوع بپردازند.
حسابرسي مالي
حسابرسي مالي، صحت و درستي ركوردهاي شركت را اثبات ميكند و فعاليتي است كه توسط حسابرسان خارجي انجام مي‌شود. در برخي ماموريتها ، حسابرسان داخلي و حسابرسان خارجي با يكديگر كار مي‌كنند. و در ماموريتهاي ديگر – حسابرسان داخلي،خودشان تمام كارهاي حسابداري را انجام مي‌دهند.
حسابرسي عملياتي
حسابرسي عملياتي،براي اثبات صحت (و دوستي) ركوردها انجام نمي‌شود بلكه برعكس مؤثر بودن روشها را اعتبار مي‌بخشد. و اين نوعي فعاليت است كه توسط تحليل گر سيستم‌ها – طي مرحله تحليل سيكل سيستم انجام مي‌شود. سيستم‌هايي كه مطالعه مي‌شوند تقريبا به طور اجتناب ناپذيري – به جاي فيزيكي – ادراكي مي‌باشند ولي آنها ضرورتا وابسته به كامپيوتر نميباشند. حسابرسي كه در مورد سيستمهاي بر مبناي كامپيوتري تحقيق ميكند – در قديم اصطلاحا حسابرس EDP (يا حسابرس پردازش داده‌هاي الكترونيكي) ناميده شده است. در هر حال اين عنوان كمتر به كار رفته است چون بيشتر حسابرسان، در انجام محاسبات متخصص و خبره شده‌اند.
وقتي كه حسابرسان داخلي، حسابرسي‌هاي عملياتي را انجام مي‌دهند آنها در جستجوي 3 ويژگي اساسي سيستم مي‌باشند:
- كفايت كنترلها / آيا سيستم براي پيشگيري (جلوگيري) – كشف يا تصحيح خطاها طراحي شده است؟
- كارآيي (بازده) / آيا عملياتهاي سيستمي طوري انجام مي‌شوند كه بيشترين بهره وري را از منابع موجود به دست آورند؟
- مطابقت با خطي مشي شركت / آيا سيستم، شركت را قادر مي‌سازد كه اهداف را برآورده كنند يا مشكلات آن را به طريق از پيش شرح داده شده حل كنند؟
وقتي كه متخصصين اطلاعات، سيستم‌ها را به كار مي‌برند، آنها بايد اين ويژگي‌ها را جستجو كنند.
حسابرسي همزمان
حسابرسي همزمان شبيه به حسابرسي عملياتي است با اين استثنا كه حسابرسي همزمان ادامه دار است. مثلا حسابرسان داخلي ممكن است به طور تصادفي كارمندان را انتخاب كنند و چك هاي پرداختي‌اشان را – به جاي استفاده از mailهاي شركت – شخصا به دست ايشان بدهند. اين روش تضمين ميكند كه اسامي روي ليست حقوق، كارمندان واقعي را نشان مي‌دهند و واحدهاي مستقل دروغين نميباشند كه از طريق سرپرست بي‌وجدان – كه مي‌خواهد برخي چك‌هاي فوق پرداختي را دريافت كند – انتخاب شده‌اند.
طرح سيستمهاي كنترل داخلي
در حسابرسي عملياتي و همزمان ، حسابرسان داخلي، سيستمهاي موجود را مطالعه مي‌كنند. در هر حال حسابرس نبايد منتظر بماند تا وقتي كه سيستم براي اعمال تاثير بر روي آن – اجرا شود. حسابرسان داخلي بايد فعالانه در پيشرفت سيستم‌ها شركت كنند. 2 دليل اصلي وجود دارد. اول اين كه هزينه تصحيح جريان سيستم – به طور شگفت انگيزي – با 4000 برابر بيشتر از تصحيح خطاي طرح – طي عمليات و حفظ سيستم – ميباشد نسبت به وقتي كه طرح ذهني سازي مي‌شود. دليل دوم براي ربط دادن حسابرسان داخلي به پيشرفت سيستم اينست كه آنها مهارت (و تخصصي) را پيشنهاد مي‌كنند كه مي‌تواند كيفيت سيستم را بهبود بخشد.
حسابرس داخلي به عنوان عضوي از تيم CBIS
كمك‌هايي كه حسابرسان داخلي مي‌توانند براي CBIS انجام دهند به تركيب دانش و مهارت‌اشان و رويكرد مديريت ارشد بستگي دارد.
دانش و مهارتهاي مورد نياز حسابرسان
برخلاف آنچه كه تصور مي‌كنيد – حسابرسان داخلي هميشه در حسابداري – در دانشگاه – مهم نميباشند. آنها با انواع مختلف پس زمينه‌ها وارد حسابرسي مي‌شوند. اين وضعيت در تركيب با اين حقيقت كه سيستمهاي تجاري پيچيده مي‌باشند، براي حسابرس داخليِ جديد لازم و ضروري است كه دوره آموزش چند ساله را بپذيرد. تمام اينها بدين معنا مي‌باشند كه حسابرسان داخلي – مثل متخصصين اطلاعاتي – مي‌توانند به درجه‌هاي مختلف پروژه‌هاي سيستمي – براساس توانايي‌هاي خاص‌اشان – آموزش و تجربه‌اشان كمك كنند.
گرايش مديريت در جهت حسابرسي :
حتي،شايد تاثير بيشتر بر كمك حسابرسان، گرايش مديريت ارشد است. اگر مديريت، حسابرسان را به عنوان سگ‌هاي پاسباني مشاهده كند كه ماموريت اصلي‌اشان كشف نقاط ضعيف در سيستمهاي از قبل نصب شده است پس كمك‌هاي حسابرسان در حداقل (يا كمنيه) ميباشد. به عبارت ديگر، اگر مديريت ، حسابرسان را به عنوان كمك كنندگان فعال در تمام سيكل (يا دوره عمر سيستم مشاهده كند پس سطح كمك‌هاي حسابرسان مي‌تواند بالا باشد.
شكل 3-35 : افزايش هزينه تصحيح خطاهاي طراحي – به عنوان پيشرفتهاي دوره عمر سيستم
1-عمليات / حفظ
2-اجرا
3-ارزشيابي تلفيقي
4-ارزيابي مدول
5-پيشرفت
6-طرح ذهن سازي
7-شرايط
زيرسيستم اطلاعات مالي
چون كاركرد مالي،جريان نقدي را از طريق شركت كنترل ميكند پس اطلاعات – براي تسريع اين جريان نياز مي‌باشند. زير سيستم اطلاعات مالي در جستجوي تشخيص بهترين منابع سرمايه مازاد و بهترين سرمايه گذاري هاي بودجه‌هاي مازاد است. به منظور برآورده كردن اين هدف، زيرسيستم اطلاعات مالي،داده‌ها و اطلاعات ار از سهامداران و جامعه مالي جمع آوري ميكند. همچون ديگر زير سيستمهاي اطلاعاتي مالي، داده‌ها و اطلاعات به واسطه دولت جمع آوري مي‌شوند. اكثر اطلاعاتي كه بر جريان نقدينگي تاثير مي‌گذارند از دولت وحدت ملي – و به منظور گسترش كمتر (يعني ايالت يااستان) و دولتهاي محلي به وجود مي‌آيند.
اطلاعات سهامداران
كليه شركتها يك يا چند نفر را دارند كه مسئول رابطه‌هاي سهامدار مي‌باشند. بخش روابط سهامدار معمولا در كاركرد مالي قرار دارد. اين بخش پيوند ارتباطي بين شركت و سهامدارانش را حفظ ميكند. جريانهاي اطلاعاتي – از شركت تا سهامداران – بيشتر به شكل گزارشهاي ساليانه يا گزارشهاي فصلي مي‌باشند. اين گزارشها شامل اطلاعاتي در يك فرم خلاصه شده مي‌باشند. شكل 4-35 نمونه‌اي از گرافيك‌هاي مؤثر را نشان مي‌دهد كه در گزارشهاي ساليانه و معمولي مي‌باشند.
سهامداران – همچنين – بخش روابط سهامدار را به عنوان راهي براي برقراري ارتباط با شكايت ها پيشنهادات – ايده‌ها و اطلاعات ديگر درباره شركت به كار مي‌برند.
در طي يكسال، سهامداران فرصت دارند در جلسه ساليانه سهامدار شركت كنند. در اين جلسه به سهامداران فرصت بيان ديدگاه هايشان داده مي‌شود.
اطلاعات جامعه مالي
پيشرفته ترين فعاليت اطلاعاتي شركت، احتمالا فعاليتي است كه به جامعه مالي بستگي دارد. خيلي پيش از عصر كامپيوتر مديران و كارمندان – در كاركرد مالي سيستم‌هايي داشتند كه اطلاعات را جمع آوري مي‌كردند. اين اطلاعات ، محيط مالي را توصيف مي‌كردند.
2 دليل وجود دارد كه چرا شركت ها اين جريان اطلاعاتي را ايجاد كرده‌اند. اولا: اطلاعات به سادگي در دسترس مي‌باشند و به شكل مطالب پرينت شده و بانك داده‌هايي كه شامل اطلاعات محيطي و اقتصادي مي‌باشند وجود دارند. دوم: مديريت عالي، تاثير محيط اقتصادي را براي شركت تشخيص مي‌دهد و مي‌خواهد نسبت به تغييراتي كه بايد انجام شوند – باخبر باقي بماند.
گزارشهاي ساليانه سهامدار گرافيك‌ها را براي اطلاعات برقراري ارتباط به كار مي‌برند.
1-محتواي ابتكاري – 21% رشد.
2-شبكه – 18% رشد
3-تفريحگاه‌ها و پارك‌ها – 15% رشد
تاثير محيطي بر جريان نقدي
محيط هر دو تاثير مستقيم و غير مستقيم را بر جريان نقدي – از طريق شركت – اعمال ميكند. نمونه خوبي از تاثير غير مستقيم، از طريق سيستم رزرو فدرال ارائه مي‌شود. وقتي كه fed بخواهد به جريان نقدي سرعت بخشد، كنترل‌هاي مختلف آن را از طريق مثلا كاهش درصد سود اوليه – آزاد مي‌سازد. وقتي كه Fed بخواهد جريان نقدي رابه آهستگي پائين بياورد كنترلها را مثلا از طريق افزايش مقادير سود اوليه شديد ميكند.
حالتي كه در آن جامعه مالي – مثل بانكها – مؤسسه هاي پس اندازها و قرض الحسنه – شركتهاي قرض دهنده وام و شركتهاي بيمه / به عملكردهاي Fed پاسخ مي‌دهند تاثير مستقيم ناميده مي‌شود. اعضاي انجمن مالي، مقادير سودي را كه از مشتريان‌اشان مطالبه مي‌كنند را افزايش يا كاهش مي‌دهند. شركت اين تاثير مستقيم را زماني احساس ميكند كه پول قرض مي‌گيرد يا بودجه‌هاي مازاد را سرمايه گذاري ميكند.
نمونه‌اي از سرويس بانك داده‌هاي مالي
تعداد زيادي از بانك داده‌هاي اطلاعات مالي – براي شركت ها – براساس پذيره نويسي سهام در دسترس مي‌باشند. با پرداخت شهريه پذيره نويسي سهام – شركت مي‌تواند به بانك داده‌هاي سرويس اصلي دسترسي پيدا كند يا بانك داده‌هاي Update شده را به شكل CD-ROM – براساس زمان بندي دريافت كند.
يك نمونه از اين سرويس، سرويسهاي اطلاعاتي جريان داده‌ها ميباشد. پذيره نويسي سهام شركت ، جريان داده‌ها را در پروفايل سود مالي نشان مي‌دهد. كه مخصوص انواع اطلاعاتي است كه بايد ارائه شوند. اين پروفايل، شركت را قادر مي‌سازد به بانك داده‌هاي جريان اطلاعاتي – به وسيله اينترنت – دسترسي پيدا كنند. بانك داده‌هاي جريان اطلاعاتي شامل داده هاي ترازنامه اخير از ايالات متحده – كانادا و ترازنامه بين‌المللي – اطلاعات سهام اخير و قديمي – اطلاعات اوراق قرضه و داده‌هاي اقتصادي مفصل ميباشد. بخش حسابهاي شركت در بانك داده‌ها، داده‌هاي ترازنامه امور مالي و نسبتهاي بش از 6000 شركت سهام عام ايالات متحده – 300 شركت كانادايي و شركت هاي منتخب اروپا و آسيا را ارائه ميكند.
جريان اطلاعاتي،يك سرويس پذيره نويسي سهام است ولي اطلاعات مالي مشابه مي‌توانند از اينترنت – و بدون پرداخت شهريه خاص به دست آيند. 3 نمونه از اين سرويسها شامل دادن و براد استريت – باروتز – و بلوم برگ مي‌باشند. شكل 5/35 يك صفحه نمايش ساده است كه شركت تجاري E* Trade را نشان مي دهد.
در سالهاي اخير – در دسترس بودن اطلاعات مالي بر مبناي كامپيوتر – مثل اطلاعاتي كه از طريق سرويسهاي پذيره نويسي و تهيه كنندگان سرويس اينترنت فراهم شده اند – به مقدار زيادي – توانايي زير سيستم اطلاعات مالي را افزايش داده است تا در محيط مالي شركت ، اخير (يا جديد ) باقي بماند.
بنابراين مبحث امان را درباره زير سيستم هاي ورودي سيستم اطلاعات مالي به پايان مي‌‌رساند. حال توجه امان را به زير سيستمهاي خروجي جلب مي‌كنيم.
زير سيستم پيش بيني كننده
پيش بيني كردن يكي از قديمي‌ترين فعاليتهاي رياضياتي در تجارت است اين فعاليت سالها قبل از كامپيوتر – كه محاسبه كنندگان از ميز استفاده مي‌كردند – انجام شده است. كامپيوتر پيش بيني كنندگان را قادر ساخته است محاسبات را بسيار سريعتر و بسيار ساده تر انجام دهند.
در بررسي كمكي كه پيش بيني كردن مي‌تواند براي شركت انجام دهد،شما بايد 3 حقيقت بنيادين (يا اساسي) را به خاطر داشته باشيد:
تمام پيش بيني‌ها، پروژه‌هاي قديمي هستند:
بهريت مبنا براي پيش بيني اينكه در آينده چه اتفاقي روي خواهد داد اينست كه به گذشته نظري بيافكنيم. تمام انواع پيش بيني‌ها،از اين روش پيروي مي‌كنند و اين همان دليل اين پرسش است كه چرا داده‌هاي حسابداري – در پيش بيني كردن بسيار مهم مي‌باشند. چون يك مبناي تاريخي را فراهم ميكند.
تمام پيش بيني‌ها شامل توضيحات نيمه گرفته شده مي‌باشند:
تصميمات پيش بيني ، نمونه خوبي از انواع تصميمات نيمه گرفته شده مي‌باشند.
كه از طريق DSS حمايت مي‌شوند – اين تصميمات براساس برخي متغيرها مي‌باشند كه مي‌توانند به سادگي اندازه گيري شوند و برخي از نمي‌توانند اندازه گيري شوند.
هيچ تكنيك پيش بيني – كامل نيست:
حتي پيشرفته ترين بسته‌هاي (نرم افزاري) پيش بيني كامپيوترهاي بزرگ – نمي‌توانند انتظار روند كه آينده را با 100 درصد صحت پيش بيني كنند.
از آنجايي كه مديران از اين حقايق آگاه مي‌باشند پس ارزيابي بيشتري را در استفاده از پيش بيني – به عنوان پاسه و اساس براي برنامه ريزي آينده – به كار مي‌برند.
پيش بيني كوتاه مدت و بلند مدت
پيش بيني كوتاه مدت،از طريق بخشهاي كاركردي (يا عملياتي) انجام مي‌شود. كاركرد بازاريابي، فروشها را براي آينده نزديك برنامه ريزي ميكند – يعني فروش بعدي در 3 سال تمام بخشهاي كاركردي – پيش بيني ها را به عنوان پايه و اساس براي تعيين منابعي كه براي حمايت از سطح فعاليت برنامه ريزي شده نياز دارند – به كار مي برند. مثلا پيش بيني فروشها، پايه و اساسي براي پروژه‌هاي MRP ميباشد كه از طريق ساخت و توليد ايجاد شده‌اند.
پيش بيني بلند مدت تر – معمولا از طريق بخشي به جز بخش بازاريابي انجام مي‌شود. – يعني از طري كاركرد مالي يا گروه خاص كه مثلا مسوليت آن را برناه ريزي كرده است . برخي شركت هاي بزرگ – گروه برنامه ريزي استراتژيك دارند كه سطح اجرايي را گزارش مي‌كنند
متدهاي پيش بيني
هر چند طبيعي است كه پيش بيني را مثلا فقط در ارتباط با متدهاي كمي تصور كنيم ولي مقدار زيادي از توجه ما، به سمت متدهاي غير كمي ميباشد.
متدهاي غير كمي
متد پيش بيني كننده غير كمي ربطي به محاسبات داده هاي اطلاعاتي ندارند بلكه برعكس اين متد براساس ارزيابي هاي عيني ميباشد. يك مدير دلايلي همچون دلايل زير را به كار مي‌برد: ما دو هزار واحد را سال گذشته فروختيم پس ما بايد بتوانيم آن را بهبود بخشيم . از اين رو من تصور مي‌كنم كه ما 2500 سال بعد آنها را به فروشيم. پيش بيني هايي مثل اينها ممكن است در صورتي به نظر آيند كه مدير از جايگاه Pantها بپرسد ولي آنها مي‌توانند منجر به بينش‌هايي در تجارت شوند كه طي سالها تجربه به دست آمده‌اند. بسياري از مديران، در شيوه غير كمي بسيار خوب مي‌باشند.
برخي شركت ها ، سيستمهاي رسمي را ايجاد كرده اند كه شامل متدهاي غير كمي مي‌باشند. 3 نمونه از اين سيستم هاي رسمي: شامل توافق گروه – متد Delphi – و سيستم هاي جلسات الكترونيكي مي‌باشند. ما سيستم جلسه الكترونيكي را در فصول 29 شرح داديم وقتي كه سيستم حمايت كننده تصميم گروه را نشان داديم.
توافق گروه :
تكنيك توافق گروه شامل گروهي از متخصين مي باشد كه به وضوح فاكتورهاي مربوط به آينده را بحث مي‌كنند و به يك پروژه تنها – براساس ورودي‌هاي تركيب شده – مي‌رسند . متخصصين مي‌توانند به طور منظم و – براساس زمان بندي در جلسه شركت كنند – برنامه هاي كار از پيش توضيح داده شده را پيگيري كنند و بحثي را داشته باشند كه به شكل نوشتاري ثبت شده است. اين جلسات متكي به گفتگوهاي رو در رو در اتاق كنفرانس مي‌باشند.
متد Dephi :
مربوط به گروهي از متخصصين است كه شخصا در جلسه شركت نمي‌كنند ولي بر عكس پاسخ ها را به سري‌هاي پاسخنامه ها – كه از طريق هماهنگ كننده آماده شده‌اند ارائه مي‌كنند. هر roundاز پرسشنامه ها شامل ورودي‌هاي round هاي قبلي مي‌باشند پس به تدريج محتوا را بازيابي مي‌كنند.
متدهاي غير كمي مي‌توانند در هماهنگي با خروجي سيستم هاي كمي به كار برده شند. مثلا مديران اجرايي مي‌توانند خروجي را از مدل رياضياتي در توافق گروه يا EMS- (=سيستم تشكيل جلسه الكترونيكي) بحث كنند.
متدهاي كمي :
بسياري از تكنيك هاي پيش بيني – در طي سالها به كار رفته اند. يكي از اين تكنيك‌ها كه زياد يادآوري شده است (در قسمت زير)، تحليل رگرسيون ميباشد.
تحليل رگرسيون به ايجاد رابطه بين فعاليتي كه پيش بيني مي‌شوند و اصطلاحا متغير وابسته ناميده مي‌شود – و فعاليت ديگر كه متغير مستقل ناميده مي‌شود – مربوط ميباشد. در اصل – فعاليتي كه پيش بيني مي‌شود به فعاليت ديگر بستگي دارد.
شكل 6-35 رابطه بين متغيرهاي مستقل و وابسته را نشان مي‌دهد. در اين مثال فروشهاي شركت – متغير وابسته مي‌باشند و تعداد فروشنده ها متغير مستقل است پس فروشها به تعداد نمونه هاي فروش بستگي دارد.
وقتي كه فقط يك متغير مستقل تنها وجود دارد. اين تكنيك اصطلاحا رگرسون ساده يا رگرسيون 2 متغيري ناميده مي‌شود و وقتي كه بيش از يك متغير مستقل وجود دارد اصطلاحا رگرسيون چند گانه يا رگرسيون چند متغيري ناميده مي‌شود.
خطي كه بر روي نقشه – از طريق نقطه‌هاي داده‌ها در شكل نشان داده شده است پس فاصله كل آن از هر نقطه تا خط، مي‌نيمم مي‌باشند اين خط اصطلاحا خط رگرسيون ناميده مي‌شود و بهترين تناسب با نقاط را دارد. مديريت مي‌تواند از خط رگرسيون براي پيش بيني فروشها – براساس تعداذ خاصي از فروشنده ها – استفاده كند. مثلا اگر شركت 12 فروشنده را استخدام كند مديريت مي‌تواند فرض كرد فروشها ، 2000 واحد تقريبي مي‌باشند.
برنامه‌هاي از پيش نوشته شده كه اصطلاحا بسته هاي آماري يا بسته‌هاي stat ناميده مي‌شود براي انجام تحليل رگرسيون و ساير روتين‌هاي آماري در كامپيوتر به كار برده مي‌شوند. برخي از متداولترين بسته هاي آماري شامل Minitab –IDA – SAS و SPSS مي‌باشند. برخي از آنها در ميكروكامپيوترها موجود مي‌باشند و نمونه‌هاي خوبي از نرم افزار بهره وري سازماني هستند.
مثال مربوط به پيش بيني
فرض كنيد كه شما مالك يك كارخانه شير پاستوريزه هستيد كه مي‌خواهيد به سوپر مارك ها بستني بفروشيد. شما به مدت 10 سال در اين كار بوده ايد و برخي آمارها را در كارهايتان انجام داده ايد.
آمارهاي ارائه شده در جدول 1-35 ، فروش هاي ساليانه شما را (y) در هزاران دلار نشان مي‌دهند و بودجه تبليغات شما نيز در هزاران دلار ميباشد. بنابراين نسبت از قيمت اتان با ميانگين قيت رقيب مقايسه مي‌شود.
برايم حاسبه اين نسبت، قيمت اتان تقسيم بر ميانگين قيمت رقيب مي‌شود و نتيجه ضربدر 100 مي‌شود.
جدول 1-35: فروش ساليانه
| سال | Historicl date | ||
| فروش ساليانه | بودجه تبليغات | قيمت | |
| 1 | 24 | 4 | 80 |
| 2 | 27 | 4 | 80 |
| 3 | 31 | 5 | 90 |
| 4 | 29 | 5 | 100 |
| 5 | 33 | 6 | 100 |
| 6 | 38 | 7 | 110 |
| 7 | 37 | 8 | 120 |
| 8 | 40 | 8 | 100 |
| 9 | 45 | 9 | 90 |
| 10 | 49 | 10 | 100 |
شما مي‌خواهيد بسته آماري SAS را به كار بريد پس هر دو داده‌ها و دستورالعمل‌هاي SAS مي‌توانند از طريق كي‌بورد ترمينال يا ميكروكامپيوتر وارد شوند. ممكن است داده هايي را به كار بريم كه قبلا در بانك داده‌ها ذخيره شده اند. در اين حالت شما بايد فقط دستورالعمل SAS را وارد كنيد. ما فرض مي‌كنيم كه داده‌هاي تاريخي جدول،در بانك داده‌هاي شما نميباشند بنابراين شما داده‌هايي را وارد مي‌كنيد كه در شكل 7-35 نشان داده شده‌اند.
لغتا DATA به SAS مي‌گويد كه فايلي را درست كنيد. لغت INPUT براي مشخص كردن فرصت ركورد ورودي به كار برده مي‌شود. اولين زمينه در SALES ميباشد بعدي ADVER است و سومي PRICEميباشد. لغت CARDS نشان مي‌دهد كه ركودهاي 8 داده ها ادامه داند.
دستورالعمل PROC،درخواست براي SAS مي‌باشند تا داده‌ها را پردازش كند. GLM براي مدل خطي عمومي و بخشي از SAS ميباشد كه رگرسيون را انجام مي دهد. عبارت MODEL در ابتدا متغير وابسته (SALES) و سپس متغيرهاي مستقل (ADVER, PRICE) را نشان مي‌دهد.
| داده‌هاي
قيمت فروش ورودي‌ها Cards; |
||||
| 080 | 4 | 24 | ||
| 080 | 4 | 27 | ||
| 090 | 5 | 31 | ||
| 100 | 5 | 29 | ||
| 100 | 6 | 33 | ||
| 110 | 7 | 38 | ||
| 120 | 8 | 37 | ||
| 100 | 8 | 4 | ||
| 090 | 9 | 045 | ||
| 100 | 10 | 49 | ||
| PROC GLM;
MODEL SALES= ADVER PRICE: RUN: |
||||
| سيستم SAS | ||||
| روش مدلهاي خطي عمومي
متغير وابسته |
||||
| خطاي برآورد | T for H0: | |||
| Estimate | پارامتر = 0 | برآورد | پارامتر | |
| 18787189/4 | 0056/0 | 94/3 | 50991065/16 | Intercept |
| 29627974/0 | 0001/0 | 25/13 | 92557910/3 | ADVER |
| 05015139/0 | 1868/0 | 46/1- | 07338590/0 | PRICE |
خروجي SAS در شكل 8-35 نشان داده شده است داده‌هاي معادله در مركز پائين سمت چپ مي‌باشند.
وقتي كه اين مقادير در معادله رگرسيون تركيب مي‌شوند معادله به صورت زير مي‌شود:
فروشها براي يك سال مشخص مي‌تواند پيش بيني شود كه در مجموع 510/16 دلار به علاوه 93/3 مرتبه در هر هزار دلار مي‌باشند كه در تبليغات سرمايه گذاري شده‌اند. منهاي 07/0 برابر نسبت قيمت. مديريت مي‌تواند اين معادله رگرسيون را براي نشان داده تركيب مناسب از تبليغات و استراتژي‌هاي قيمت گذاري به كار برد.
نشان داده پيش بيني در پرسپكتيو
مديران در تمام سطوح، به پيش بيني مي‌پردازند. ولي در سطح بالاتر، افق برنامه‌ريزي طولاني مدت تر دارند. پيش بيني طولاني مدت و متوسط (مدت) بايد اثرات ملي و احتمالا اقتصادهاي بين المللي را بررسي كنيد و 2 نوع پيش بيني مربوط به مسئوليت زير سيستم پيش بيني از سيستم اطلاعات مالي ميباشد.
هر دو متدهاي كمي و غير كمي مي‌توانند اغلب اوقات با يكديگر به كار برده شوند.
به ندرت مدير يك مدت كمي را بدون پيش بيني دوز ليبرال از برآورد و ارزيابي به كار مي‌برد.
زيرسيستم مديريت بودجه ها
جريان نقدي محيط، در شركت، و برگشت به محيط مهم مي‌باشند چون پول براي به دست آوردن ديگر منابع فيزكي به كار برده مي‌شود. اين جريان مي‌تواند نظارت و كنترل شود تا 2 هدف به دست آيد:
1-اطمينان مي‌دهد كه جريان داخلي درآمد بيشتر از جريان خارجي هزينه ميباشد
2-اطمينان مي‌دهد كه اين وضعيت احتمالا در تمام سال، ثابت باقي مي‌ماند.
يك شركت مي‌تواند سود سايانه خوبي را نشان دهد در حالي كه دوره‌هايي را در طي سال دارد كه هزينه‌هاي آن بيش از درآمدش مي‌باشند . اين وضعيت مي‌تواند در شكل‌هاي 9-35 و 10-35 مشاهده شود كه نشان مي دهند چطور توليد كننده تجهيزات و ماشين آلات باغ،سطح ثابتي را در تمام سال ايجاد ميكند ولي فروشهاي بالا براي عمده فروشان در فصل پائيز و فروشهاي كم را در بهار دارد. از ماه مارس تا ماه مي، فروشهاي ماهانه 300 هزار دلار – به اندازه كافي براي پوشش هزينه ماهانه توليد 360 هزار دلار بالا نميباشند. پولي كه در خارج از ماه مارس تا ماه مي جريان مي‌يابد بيش تر از پولي است كه در داخل جريان مي‌يابد حتي با آن كه سود ساليانه آن اساسي است.
| Jan | Feb | Mar | Apr | May | Jun | Jul | Aug | Sep | Oct | Nov | Dec | Total | |
| فروشهاي ورودي نقدي | 500 | 500 | 300 | 300 | 300 | 400 | 400 | 400 | 1000 | 1000 | 1000 | 500 | 6600 |
| هزينه‌هاي توليد خورجي نقدي | |||||||||||||
| دستمزد | 82 | 82 | 82 | 82 | 82 | 82 | 82 | 82 | 82 | 82 | 82 | 82 | 984 |
| مواد | 220 | 220 | 220 | 220 | 220 | 220 | 220 | 220 | 220 | 220 | 220 | 220 | 220 |
| ساير هزينه‌هاي توليد | 58 | 58 | 58 | 58 | 58 | 58 | 58 | 58 | 58 | 58 | 58 | 58 | 696 |
| کل هزينه‌هاي توليد | 360 | 360 | 360 | 360 | 360 | 360 | 360 | 360 | 360 | 360 | 360 | 360 | 4320 |
| هزينه‌هاي بازاريابي و تبليغات | 26 | 26 | 26 | 28 | 28 | 28 | 40 | 40 | 40 | 30 | 30 | 30 | 372 |
| تغيير شبکه بصورت نقدي | 114 | 114 | 86- | 88- | 88- | 12 | 0 | 0 | 600 | 610 | 610 | 110 | 1908 |
شكل‌ها، نمونه‌هايي از تحليل جريان نقدي مي‌باشند كه جريان داخلي و خارجي را به صورت ماهانه نشان مي‌دهند. نرم افزاري كه اين تحليل را انجام مي‌دهند اصطلاحا مدل جريان نقدي ناميده مي‌شود. اين مدل مي‌تواند به طور رايج برنامه ريزي شود يا مي‌تواند مثل نرم افزار بهره وري شخصي همچون برگه گستره‌هاي الكترونيكي – باشد. خروجي مي‌تواند در هر دو شكل گرافيكي و ستوني (جدولي) نشان داده شود.
هر چند نتايج ساليانه توليد كننده تجهيزات و ماشين آلات باغ،خوب مي‌باشند. ولي جريان نقدي ساليانه، هر چيز به جز مقدار ثابت ميباشد. در مورد هزينه‌هاي مازاد در ماه‌هاي پائيز چه مي توان كرد؟ و در مورد كمبود در ماه‌هاي بهار چه مي‌توان كرد؟
مديران مي‌توانند استراتژي‌هاي مختلف متعددي را در تلاش براي يافتن بهترين راه حلها مدل سازي كنند.
يك روش اينست كه توليد را نسبت به فروش ها – به جاي ارائه سطح ثابت – هماهنگ كنيم. مديران مدل جريان نقدي را براي بررسي اثر اين استراتژي به كار مي‌برند ولي نتايج رضايت بخش نميباشند. هنوز قله‌ها و دره‌هاي بسياري وجود دارند.
روش ديگري نيز آزمايش و ارزيابي شده است. اگر آرايش‌ها بتواند در خارج – براي توليد كنندگان عمل شوند پس پرداختي‌هاي مواد خام مي‌توانند به مدت 4 ماه به تاخير بيافتند. مديران اين راه حل را مدل سازي مي‌كنند و اين در شكل 11-35 نشان داده شده است. سود 4 ماهه – كه 4 درصد مطالبه ميكند – به هر هزينه مواد ماهيانه افزوده شده و پرداختي هاي معوقه را نشان مي‌دهد. ماه‌هاي جريان هاي قابل توجه منفي، حذف مي‌شوند. اگر اين جريان براي مديران رضايت بخش باشد پس هيچ مدل سازي ديگري انجام نمي‌شود.
مدل جريان نقدي، بهترين نمونه از اين موضوع ميباشد كه چطور كامپيوتر مي‌تواند در مديريت جريان نقدي به كار برده شود. چون كانال ارتباطي كلي را شامل مي‌شود كه با دريافتهاي نقدي شروع مي‌شود و با پرداختهاي نقدي خاتمه مي‌يابد. بسياري از تصميمات بايد در اين كانال ارتباطي گرفته شوند و زير سيستم مديريت بودجه‌ها، مي‌تواند عرضه را نشان دهد.
نشان دادن مديريت بودجه در پرسپكتيو
شركت در وضعيت لطف كامل محيط‌اش نيست. در مورد منابع پولي، شركت مي‌تواند بر جريانهاي ورودي و خروجي تاثير بگذارد. برنامه‌هاي زير سيستم مديريت بودجه – مديريت را قادر مي‌سازند تا تصميم بگيرند كه بر جريان نقدي در حالت مطلوب تاثير بگذارند.
زير سيستم كنترل
مديران ، اهداف عملياتي دارند كه بايد به دست آورده شوند مثل توليد يا فروش يك تعداد خاصي يا ارزش اقلام. مديران با بودجه عملياتي مشخص مي‌شوند يعني مقدار پولي كه براي استفاده در برآورده كردن اهداف عملياتي در دسترس ميباشد.
بودجه معمولا شامل عملياتهايي براي يك سال مالي يا Fiscal year ميباشد.
فرآيند بودجه بندي
3 روش كلي وجود دارد كه شركت ها مي‌توانند در ايجاد بودجه هايشان اتخاذ كنند: – بالا به پائين ، پائين به بالا و مشاركتي.
روش بالا به پائين
وقتي كه روش بالا به پائين انتخاب مي‌شود مديران اجرايي شركت ، مقادير بودجه را تعيين مي‌كنند و سپس اين مقادير را در سطح پائين‌تر تحميل مي‌كنند. منطق اينست كه مديران اجرايي، بهترين قدرت درك را براي اهداف طولاني مدت شركت دارند و مي‌توانند بودجه‌هايي را تخصيص دهند كه شركت را جهت برآورده كردن اين اهداف توانمند مي‌سازند.
در هر حال ، اين بودجه ممكن است توسط مديران سطوح پائين‌تر – به عنوان هدف غير واقعي مشاهده شود يعني هدفي كه از طريق اشخاصي تحميل مي‌شود كه در خارج از حيطه تقاضاهاي روز به روز تجارت مي‌باشند.
روش پائين به بالا
وقتي كه روش پائين به بالا انتخاب مي‌شود فرايند بودجه بندي در پائين ترين سطح سازماني شروع مي‌شود و روش آن در سطح بالا عمل ميكند. منطق اينست كه اشخاص سطح پائين‌تر، نزديك به عمل مي‌باشند و مي‌توانند نيازهاي منابع‌اشان را بهتر مشخص كنند.درهر حال ، اين منطق اغلب اوقات مديران اجرايي را صرف نظر ميكند كه دليل مي‌آورند مديران سطح پائين‌تر – به طور غير واقعي – خواستار مقادير بالا مي‌باشند.
روش مشاركتي
به دليل نقاط ضعف روشهاي پائين به بالا و بالا به پائين، روش كلي اينست كه فرآيند بودجه بندي مشاركتي را ادامه دهيم. بنابراين مي‌توان گفت، اشخاصي كه بودجه‌ها را دريافت مي‌كنند در تنظيم سطوح اين بودجه‌ها شركت مي‌كنند. و اين يك روش دادن و گرفتن است كه مديران سطوح مختلف، دستيابي به بودجه‌اي را مورد بحث قرار مي‌دهند كه براي تمام سطوح رضايت بخش است. مديران سطح متوسط ، نقش مهمي را در اين فرآيند بازي مي‌كنند – آنها بر ديدگاه‌هاي طولاني مدت مديران اجرايي و نيازهاي سطح متوسط مديران سطح پائين‌تر تمركز مي‌كنند.
شكل 12-35 مراحل فرايند بودجه بندي اشتراكي را نشان مي‌دهد. اين نمونه (مثال) فرض ميكند كه شركتها، استفاده از مدل رياضياتي رابه ماكزيمم مي‌رسانند.
1-نقطه شروع، پيش بيني فروش هاست، و اين از طريق بازاريابي فراهم مي‌شود. مدل پيش بيني براساس برآوردهاي خروجي ها – توسط مديران بازاريابي سطح پائين‌تر ميباشد كه با ارزيابي‌هاي مديران اجرايي بازاريابي تلفيق مي‌شوند.
2-مديريت عالي، پيش بيني را بررسي ميكند و آن را براساس ارزيابي‌هاي اهداف‌اشان به علاوه ديگر ورودي ها تنظيم ميكند.
3-داده هاي تاييد شده پيش بيني، سپس وارد مدل برنامه ريزي منابع مي‌شوند و اهداف فروشها را به شرايط منابع در هر بخش مالي تبديل مي‌كنند. مثلا اگر شركت 230 هزار واحد را سال بعد بفروشد 8 فروشنده جديد بايد استخدام شوند پس دريل فشاري جديدي بايد خريداري شود – 2 كارورز حسابداري جديد بايد اضافه شوند و يك راه انداز اضافي سيستم (كامپيوتري) بايد نصب شود، مدل MRP ايي كه ما در فصل 34 بحث كرديم مي‌تواند بخشي از مدل برنامه ريزي منابع باشد يعني پيش بيني نيازهاي مواد.
4-پيش بيني‌هاي مدل برنامه ريزي منابع توسط مديران هر بخش عملي، ارزيابي مي‌شوند. اين مديران دانش تجاري‌اشان را براي تنظيم مقاديري كه مناسب مي‌بينند به كار مي‌برند. هر مدير در ارتباط با رئيس مافوق‌اش كار ميكند تا به بودجه قابل قبولي برسد. فلش‌هاي 2 جهته كه مربوط به اين مرحله و مرحله بعد مي‌باشند روشي را نشان مي‌دهد كه سيكل پيشنهادات بين سطوح مديريت پس و پيش مي‌باشند تا وقتي كه بودجه،ماليه شود.
5-مديريت ، بودجه هاي عملي تائيد شده را با هم تركيب ميكند تا بودجه عملياتي شركت را به دست آورد.
اين فرآيند بودجه بندي، يكبار – در هر سال تقويمي انجام مي‌شود درست قبل از شروع سال مالي .
گزارش هاي بودجه
بودجه عملي براي هر واحد – مثل يك اداره يا بخش – شامل مقاديري براي هر كدام از آيتم‌هاي هزينه اساسي ميباشد (حقوق ها – تلفن –اجاره- توليد كننده و غيره). اين آيتم‌هاي هزينه معمولا – به طور ماهيانه – در تمام سال مالي به سطح نوسان فعاليت اختصاص داده مي‌شوند.
هر مدير با مسئوليت بودجه – يك گزارش ماهانه را دريافت ميكند كه هزينه‌هاي واقعي را براي هر واحد – در مقايسه با بودجه – نشان مي‌دهند. شكل 13-35 يك فرصت معمولي را نشان مي‌دهد كه عملكرد را برخلاف هر دو بودجه اخير و بودجه سال جاري را نشان مي‌دهد. بودجه سال جاري شامل مقادير بودجه براي ماه هاي سال مالي است كه گذشته‌اند.
هدف مدير اينست كه كل مقدار بودجه را در سال رسيدگي كند و گزارشها مدير را قادر مي‌سازند در طي سال – از طريق پاسخ به واريانس‌هاي قابل توجه – حساب ها را نگه دارد. تكنيك drill – down ، كه در سيستمهاي اطلاعات اجرايي بارز و برجسته بوده‌است روش موثري براي دستيابي به جزئيات بيشتر – درباره واريانس‌ها ميباشد.
-فرآيند بودجه نبدي
1-مدل پيش بيني
2-پيش بيني فروشها
3-مديريت علاي
4-پيش بيني فروشهاي تاييد شده
5-مدل برنامه ريزي منابع
6-شرايط مالي
7-شرايط لازم براي منابع انساني
8-شرايط سرويسهاي اطلاعاتي
9-شرايط توليد
10-شرايط بازاريابي
11-مدير مالي
12-مدير منابع انساني
13-مدير سرويسهاي اطلاعاتي
14-مدير توليد
15-مدير بازاريابي
16-بودجه مالي درخواست شده
17-بودجه منابع انساني درخواست شده
18-بودجه سرويسهاي اطلاعاتي درخواست شده
19-بودجه توليد درخواست شده
20-بودجه بازاريابي درخواست شده
21-مديريت عالي
22-بودجه سازماني نهايي
| گزارش بودجه در 31 ژانويه 1999 | ||||||
| Item | Current Month | Year-To-Date | ||||
| Budget | Actual | Dollars | Budget | Actual | Dollars | |
| حقوق | 500/23 | 000/22 | -1500 | 000/59 | 250/54 | -750/4 |
| سفر | 250/8 | 000/9 | +750 | 500/23 | 100/28 | +600/4 |
| تفريح | 400/1 | 635/1 | +235 | 200/4 | 100/5 | +900 |
| تلفن | 200 | 85 | -115 | 600 | 225 | +375 |
| اجاره | 535 | 535 | 0 | 605/1 | 605/1 | 0 |
| اسباب | 0 | 0 | 0 | 420 | 505 | +85 |
| وسايل | 625 | 410 | -215 | 875/1 | 320/1 | -555 |
| توليد کنندگان | 400 | 620 | +220 | 200/1 | 963/1 | +765 |
| کل | 910/34 | 285/34 | -625 | 400/92 | 070/93 | +670 |
نسبت هاي عملكرد
علاوه بر گزارش هاي بودجه – زير سيستم كنترل مي‌تواند تعدادي از نسبتهاي عملكرد را ارائه كند. نسبت علمكرد، رابطه 2 يا چند شاخص از فعاليت سازمان است كه روش اندازه گيري را فراهم ميكند. در برخي موارد، نسبتها از طريق شركت ايجاد مي‌شود.
در موارد ديگر، نسبت ها ، استانداردهايي را نشان مي‌دهند كه از طريق صنعت خاص شركت و يا شايد به طور كلي از طريق تجارت ايجاد شده‌اند.
از ميان بارزترين اين نسبتها، مي‌توان به نسبت جاري اشاره كرد. نسبت جاري حدي را اندازه مي‌گيرد كه در آن شركت يا يك واحد سازماني مي‌تواند بدهي‌هاي كوتاه مدت‌اش را با دارايي‌هايي كه با سادگي به وجوه نقد تبديل مي‌شوند – بپوشاند. بدهي‌هاي جاري / دارايي‌هاي جاري = نسبت جاري
نسبت يك به صفر يا بيشتر، مطلوب ميباشد چون به اين معناست كه بدهي‌ها مي‌توانند بدون داشتن فروش دربرخي از دارايي‌هاي غير نقدي، پرداخته شوند.
نسبت بارز ديگر،(دفعات) گردش كالا ميباشد كه فروشهاي شركت را در مورد سرمايه گذاري موجودي ها اندازه مي‌گيرد. مثلا فرض ميكند كه شركت موجودي‌اي را كه هزينه 1 بيليون را نشان مي‌دهد و هزينه موجودي ايي را كه در طي سال فروخته مي‌شود و 3 ميليون دلار است را حفظ ميكند. ما مي توانيم اين موجودي را به عنوان يك برگشت يا فروش طي 3 مرتبه تصور كنيم.
ميانگين مقدار موجودي / هزينه كالاهاي فروخته شده = نسبت گردش كالا
به طور كلي، هر چقدر نسبت گردش كالا بالاتر باشد – بهتر است. اين نسبت نشان دهنده توانايي مدير جهت دستيابي به سطوح بالاي فروش – بدون سرمايه گذاري‌هاي موجودي سنگين ميباشد.
نسبتهاي اين چنيني كه توسط مديران و خارجيان – مثل تحليل گران مالي – سرمايه گذاران بالقوه و سهامداران به كار برده مي‌شوند عملكرد شركت را كنترل و نظارت مي‌كنند. اين نسبتها چكيده‌اي از نمونه هاي داده‌هاي حسابداري مي‌باشند و روشي را براي به وجود آوردن كانال هاي ارتباطي در مورد داده‌ها فراهم مي‌كنند.
ذكر (نشان دادن ) زير سيستم در پرسپكتيو
كامپيوتر – به طور متوالي – حمايت قاطعي را در بخش كنترل ارائه كرده است.
وقتي كه بانك داده هاي صحيح و جديد وجود دارند ، اين فرآيند ساده اي براي مقايسه هزينه‌هاي واقعي و هزينه‌هاي بودجه بندي شده – ارائه گزارشها – و محاسبه نسبتها ميباشد. گزارشها و نسبت هاي طولاني مدت، براي مديراني فراهم شده اند كه به آنها كمك كرده‌اند بدون آنها احساس شكست مي‌كنند.
مديران چطور سيستم اطلاعات مالي را به كار مي‌برند؟
جدول 2-35 كاربران سيستم اطلاعات مالي را نشان مي‌دهد. مديران اجرايي در عملكرد مالي مثل معاون رئيس مالي و كنترل گر (يا بازرس) اطلاعاتي را به كار مي‌برند كه از طريق تمام 3 زير سيستم خارجي ارائه مي‌شوند. ساير مديران اجرايي – كه شامل اعضاي انجمن مديران مي‌باشند – نيز تمام خروجي‌ها رابه كار مي‌برند. مديران سطح پائين‌تر و اعضاي كارمندان حرفه‌اي – خواستار زير سيستم هايي مي‌باشند كه مربوط به بخشهاي مسئوليتي آنان مي‌باشند. مثلا تحليل گر سرمايه گذاري، زير سيستم مديريت بودجه ها را به كار مي‌برد و مدير فروشگاه متكي به زير سيستم كنترل ميباشد.
جدول 2-35 کاربران سيستم اطلاعات مالي
| کاربر | Subsystem | ||
| پيش بيني | مديريت بودجه | کنترل | |
| معاون رئيس مالي | X | X | X |
| مديران اجرايي ديگر | X | X | X |
| بازرس | X | X | X |
| مدير حسابداري | X | ||
| مدير برنامه ريزي مالي | X | X | |
| مدير بودجه | X | ||
| ديگر مديران کار | X | X | X |
هر روزه مديران تمام شركتها – اطلاعات مالي را به كار مي‌برند.
اجازه دهيد كه بگوييم شما وظيفه شناسايي زير سيستمهاي خارجي از سيستم اطلاعاتي مالي و دانش مالي‌اتان را كه در بهترين سطح است مشخص كرده‌ايد. پس تصميم مي‌گيريد كه روش سيستم‌ها را به كار بريد و با اين حقيقت شروع مي‌كنيد كه عملكرد مالي در اصل مربوط به جريان نقدي ميباشد. جريانهاي نقدي شركت به روشهاي خاصي به كار برده مي‌شوند در حال كه آنها در داخل شركت و نهايتا درخارج جريان مي‌يابند اگر اين موضوع صحت داشته باشد پس سيستم اطلاعات مالي بايد مديريت را در نظارت بر اين جريان نقدي ارزيابي كند.
كمي بيشتر فكر كنيد و تصميم بگيريد كه، سه موردي كه بايد براي كمك به كار برده شوند شامل اين موارد ميباشد:
1-ورودي
2-موردي كه درآن پول بايد – به طور دروني- به منابع ديگر تبديل شود
3-خروجي
پس 3 بخش اصلي از سيستم وجود دارد = ورودي – تبديل و خروجي . بنابراين شما مي‌توانيد زير سيستمهاي خروجي را به موارد زير كمك مي‌كنند – را تشخيص دهيد:
1-دستيابي به پول در شركت
2-استفاده از پول به طور موثر – در حالي كه در شركت است و
3-رهنمون كردن پول مازاد در بخشهاي محيط به منظور بيشينه سازي ارزش سرمايه گذاري.
اين دقيقا همان چيزي است كه زير سيستمهاي خروجي- در اين فصل شرح داده اند. زير سيستم پيش بيني، محيط مالي شركت را براي آينده پيش بيني ميكند طوري كه مديريت بتواند اقداماتش را جهت ايجاد گردش مالي در شركت برنامه ريزي كند. بنابراين زير سيستم پيش بيني، وضعيتي را براي برنامه ريزي مالي (جريان نقدي) فراهم ميكند و اين در شكل 14-35 نشان داده شده است. سپس اين مسوليت زير سيستم مديريت بودجه‌هاست كه جريان نقدي را در داخل و خارج شركت پيگيري كند. با آگاهي مديريت از اين جريان، اين زير سيستم مي تواند مديريت را در دوره‌هاي مازاد و كمبود مطلع سازد طوري كه مديران بتوانند مقدماتي را براي انتخاب عمل مورد نياز فراهم كنند. و بالاخره اين كه اين مسوليت زير سيستم كنترل است كه پول را به طور دروني – به واحدهايي تخصيص مي‌دهد كه براي عمليات‌هايشان به آن نياز دارند. شكل 14-35 زير سيستم خروجي را در رابطه با جريان نقدي نشان مي‌دهد.
طراحان سيستمهاي اطلاعات مالي، اهميت جريانهاي نقدي كه شركت را به بخشهاي درون محيطي آن مرتبط مي‌كنند – سپس آنها – سيستم ها را براي ارائه اطلاعات و نظارت بر جريانهاي نقدي آنها برنامه ريزي مي‌كنند.
شكل 14-35 زير سيستم هاي خروجي به نظارت بر جريانهاي نقدي كمك مي‌كنند.
1-زير سيستم پيش بيني
2-زير سيستم مديريت بودجه
3-زير سيستم كنترل
4-ورودي
5-تبديل
6-خروجي
7-سيستم فيزيكي شركت
8-محيط
خلاصه مطالب
اعضاي محيط شركتي، مديران شركت را به استفاده از خروجي سيستم اطلاعات مالي به يكديگر وصل مي‌كنند. مركز اين سيستم، سيستم اطلاعات حسابداري است كه جزئيات مفصلي از داده‌هاي مربوط به تمام چيزهاي نوع پولي را كه در شركت روي مي‌دهند فراهم ميكند.
حسابرسان داخلي شركت، زير سيستم حسابرسي داخلي را تشكيل مي‌دهند و به 4 نوع حسابرسي مي‌پردازند – يعني مالي – عملي – همزمان و طرح سيستمهاي كنترل داخلي و كارمندان حسابرسي داخلي مي‌توانند تاثيرات قوي بر طراحي سيستم داشته باشند زماني كه اعضاي كارمند، دانش و مهارت مورد نياز را دارند و همين طور – وقتي كه مديريت كمك بالقوه‌اش را تشخيص مي‌دهد.
زير سيستم اطلاعات مالي، محيط اقتصادي جامعه مالي واسطه‌هاي سهامداران شركت را نظارت و كنترل ميكند . اطلاعات مالي مي‌توانند به وسيله ارتباطات غير رسمي – نشريات نوشتاري و بانك داده‌هاي كامپيوتري جمع آوري شوند.
تمام پيش بيني‌ها مربوط به پيش بيني‌هاي گذشته مي‌باشند و شامل تصميمات نيمه گرفته شده و فقدان بي‌عيبي و نقصي مي‌باشند. بازاريابي به پيش بيني كوتاه مدت فروشها مي‌پردازند و اين پيش بيني، پايه و اساس را براي تمام برنامه ريزي‌هاي عملي فراهم ميكند. مسئوليت پيش بيني طولاني مدت به وسيله زير سيسم پيش بيني و با استفاده از هر دو تكنيك كمي و غير كمي انجام مي‌شود.
3 نمونه از تكنيك‌هاي غير كمي شامل توافق گروه – متد Delphi و سيستمهاي جلسات الكترونيكي مي‌باشند. بارزترين تكنيك كمي، تحليل رگرسيون است. يك شركت به ندرت برنامه‌هاي پيش بيني خودش را ايجاب ميكند. ولي بسته‌هاي نرم افزاري از پيش نوشته شده مثل SAS را به كار مي‌برد.
زير سيستم مديريت بودجه شامل مديريت نه تنها در جستجوي جريان نقدي شركت ميباشد بلكه مربوط به تاثير جريان نقدي نيز ميباشد. مدل جريان نقدي مي‌تواند براي مدل سازي تاثير تصميمات متناوب بر جريان نقدي – به كار بره شود.
جريان نقدي مداوم شركت تحت تاثير بودجه عملياتي ميباشد. مديران تمام شركت ها – بودجه را به عنوان مكانيزم كنترل به كار مي‌برند. گزارشهاي ماهانه بودجه – طي سال مالي – به مديران توصيه مي‌كنند كه آنها چطور به خوبي در مقايسه با بودجه‌هايشان انجام مي‌شوند. مديران نيز نسبت ها را براي مقايسه عملكرد واحدها – با استانداردهاي ايجا شده شركت – صنعت شركت و به طور كلي تجارت به كار برده مي‌برند. فرآيند بودجه بندي – گزارش ها و نسبتها – محصول زير سيستم كنترل مي‌باشند.
عبارتهاي كليدي
حسابرس خارجي متد Delphi سال مالي
حسابرس داخلي تحليل رگرسيون نسبت عملكرد
كميته حسابرسي بسته آماري نسبت جاري
كارمند مالي ارشد (CFO) تحليل جريان نقدي گردش كار
حسابرس EDP مدل جريان نقدي
توافق گروه بودجه عملياتي
مفاهيم كليدي
- سيستم اطلاعات مالي به عوان تركيبي از زير سيستم هاي ورودي و خروجي ميباشد كه از طريق بانك داده‌هاي اطلاعاتي با هم تلفيق (و تركيب) مي‌شوند.
- روشي كه داده‌هاي حسابداري و كاركرد را براي تمام سيستمهاي توليد كننده اطلاعاتي تشكيل مي‌دهند.
- انواع مختلف حسابرسي ها
- 3ويژگي اساسي كه حسابرسان داخلي و متخصصين اطلاعات در جستجوي تركيب طرح‌هاي سيستم‌ها مي‌باشند.
- اهميت خوب داده‌هاي قديمي براي پيش بيني
- نياز به پيش بيني‌هاي كمي اضافي با متدهاي غير كمي و تطبيق
- همبستگي تحليل جريان نقدي با تمام مديريت مالي
- روشي كه بودجه بندي مشاركتي ، روشهاي بالا به پائين و پائين به بالا را با هم تلفيق ميكند.
- چطور خروجي مدلهاي رياضياتي – با ارزيابي مديريت تلفيق مي‌شوند و بودجه عملياتي را به وجود مي‌آورند.
سئوالات
1-چرا اجزاي محيطي با پيچيدگي مستقيم در عملياتهاي شركتي – گرايش به سيستم اطلاعات مالي دارند؟
2-3وظيفه اساسي سيستم اطلاعات مالي – در مورد جريان نقدي كدامند؟
3-درباره داده هاي داخلي جمع آوري شده توسط AIS يا داده‌هاي محيطي مثال بزنيد.
4-به چه طريقي حسابرسان داخلي به محققين بازاريابي و مهندسين صنعت شباهت دارند؟
5-چطور شركت هاي كوچك، نرم افزار مالي از پيش نوشته شده را به كار مي‌برند؟ در مورد شركتهاي بزرگ چطور؟
6-حسابرسان خارجي چه نقشي را در گزارش ساليانه سهامداران بازي مي‌كنند؟
7-چرا حسابرسي داخلي در عملكرد مالي قرار ندارند؟
8-چه چيزي حسابرسي عملياتي را از حسابرسي همزمان متمايز مي‌سازد؟
9-هر دو حسابرسان داخلي و تحليل گران سيستم ها در جستجوي 3 ويژگي اساسي سيستم مي‌باشند. آنها چطور؟
10-كدام بخش شركت به عنوان واسطه با سهامداران به كار مي‌رود؟
11-كدام 2 روش اساسي – كه تهيه كنندگانِ بانك داده هاي مالي انجام مي‌دهند براي در دسترس بودن پذيره نويسي سهام به كار برده مي‌شود؟
12-اينترنت چه نقشي را مي‌تواند در جمع آوري اطلاعات مالي بازي كند؟
13-چرا توليد كنندگان – امور مالي – منابع انساني و سرويسهاي اطلاعاتي به پيش بيني فروشها گرايش دارند؟
14-تشابه بين توافق گروه، و متد Dephi چيست؟ تفاوت آنها در چيست؟
15-چند متغير در يك رگرسيون ساده دخالت دارند؟ اسامي ديگر آنها چيست؟
16-چه تعداد متغير وابسته ، در رگرسيون چند گانه در نظر گرفته مي‌شوند؟ متغيرهاي مستقل كدامند؟
17-2 هدف مديريت جريان نقدي را ذكر كنيد؟
18-توضيح دهيد كه چرا برگه گستره‌هاي الكترونيكي، وسيله خوبي براي دستيابي به مدل جريان نقدي مي‌باشند؟
19-هر چند تست بيان نمي‌كند ولي كدام مديران – مدل جريان نقدي را به كار مي‌برند؟ سطوح مديريت و بخشهاي عملكردي آنان را بررسي كنيد و با دليل پاسخ‌هايتان را اثبات كنيد.
20-چه چيز مديران اجرايي را با مسئوليت پيش بيني – به مديران سطح پائين‌تر تغيير مي‌دهد؟
21-كدام سطح مديريت براي عمل بودجه بندي مشاركتي، مهم است؟
22-رابطه بين پيش بيني فروشها و فرآيند بودجه بندي چيست؟
23-چه كسي ارزش‌ها (يا مقادير) مطلوب را براي نسبت هاي عملكرد مالي تعيين ميكند.
سيستم هاي اطلاعاتي منابع انساني :
اهداف يادگيري
- پس از مطالعه اين فصل، شما بايد بتوانيد:
- فعاليتهاي اوليه را كه از طريق عملكرد منابع انساني (HR) انجام مي‌شوند را درك كنيد. همچنين درك كنيد كه چطور سيستم اطلاعات منابع انساني (HRIS) از اين فعاليتها حمايت ميكند.
- درك كنيد كه در كجا HRIS مي‌تواند در ساختار سازماني شركت مستقر شود.
- با چگونگي تكامل HRIS در وضعيت اخير آشنا شويد.
- نقشي را درك كنيد كه از طريق AIS در HRIS بازي ميكند.
- ارزيابي كنيد كه چطور محيط، بر جريان منابع انساني شركت تاثير مي‌گذارد و از اين كه چطور بانك داده‌هاي محيطي مي‌توانند اين جريان را تسهيل سازند – آگاه باشيد.
- درك خوبي از بانك داده‌هاي HRIS داشته باشيد – شامل چه چيزي ميباشد – در كجا قرار دارد – چطور نظارت (يا مديريت) مي‌شوند و چطور ورودي داده‌ها انجام مي‌شود.
- بتوانيد كاربردهاي HRIS را در 6 گروه طبقه بندي كنيد و درجه موفقيت‌اي را كه شركت در كاربردهاي پيشرفته براي هر گروه به دست آورده است را درك كنيد.
- درك كنيد كه چه ارزشي از مديران اجرايي شركت – در رابطه با ديگر سيستمهاي عملياتي – در HRIS قرار دارد؟
- توان HRIS را درك و ارزيابي كنيد.
مقدمه :
تمام شركتهاي بزرگتر، كاركرد منابع انساني را دارند كه بسياري از پردازشهاي خاص را در ارتباط با پرسنل شركت به كار مي‌برند. سيستم مفهومي كه در مديريت پرسنل به كار برده مي‌شود اصطلاحا سيستم اطلاعات منابع انساني يا HRIS نام دارد. طي چندين سال – مديريت عالي تاكيد كمي بر HRIS داشته باشد. در هر حال، قانون دولتي كه هدف‌اش اطمينان از كيفيت روشهاي پرسنل شركت ميباشد – مديريت ارشد را ارتقاء داد تا توجه بيشتري به HRIS داشته باشد. با برخورداري از وضعيت جديد آن، HRIS شروع به مهاجرت از IS به HR كرد و در اين فرآيند از تكنولوژي ميكسر و كامپيوترها نفع برد.
HRIS ، فرصت اساسي مشابه را همچون ديگر سيستمهاي اطلاعاتي مالي تاييد ميكند. AIS داده‌هاي شخصي نوع مالي را فراهم ميكند. و زير سيستم تحقيق منابع انساني، طرح‌هاي تحقيقي خاص را – جهت جمع آوري داده ها انجام مي دهد و زير سيستم اطلاعات منابع انساني – داده‌هاي مربوط به پرسنل و اطلاعات محيط را جمع آوري ميكند.
بانك داده هاي HRIS ، داده‌هاي پرسنل را با داده‌هايي تكميل ميكند كه هر دو سازمانها و افراد را در محيط شركتي – كه بر جريان – پرسنل تاثير مي‌گذارند – توصيف مي‌كنند. هر چند اكثر پردازش HRIS در شركت هاي بزرگ، از كامپيوترهاي بزرگ مركزي در IS تا ميكروكامپيوترها در HR ، dowload شده است ولي بانك داده‌هاي HRIS هستند در كامپيوترهاي مركزي تحت تاثير قرار مي‌گيرد.
6 زير سيستم خروجي جريان پرسنل شركت را پيگيري مي‌كنند. بسياري از كاربردها كه در هر كدام از اين زيرسيستمها در نظر گرفته شده‌اند از طريق تعداد زيادي از شركت ها انجام شده‌اند ولي برخي هنوز در فرآيند توسعه مي‌باشند.
HRIS درطولاني مدت طي دهه‌هاي گذشته به وجود آمده است و بسياري از مديران اجرايي – اكنون – با آن رابطه دارند فقط به اين دليل كه همچون ديگر سيستمهاي اطلاعات عملي ارزشمند مي‌باشند. در هر حال – هنوز جايي براي رشد وجود دارد چون HRIS از عهده برخي از مسائل بسيار سخت مديريت بر مي‌آيد.
عملكرد منابع انساني
ساختار سازماني بسياري از شرتك ها، شامل يك واحد مستقل است كه مسئول بسياري از فعاليتهاي مربوط به منابع پرسنل ميباشد. اصطلاح پرسنل، در اصل نشان دهنده اين واحدها است ولي امروزه – روش عملي اينست كه نام منابع انساني (HR) را به كار بريم، HR مي‌تواند يك اداره يا بخش در منطقه عملي باشد يا مي‌تواند وضعيت عملكردي مشابه بازاريابي – ساخت و توليد – امور مالي و IS داشته باشد. ما عنوان مدير HR رابراي توصيف شخصي با وظيفه منابع انساني به كار مي‌بريم. مدير HR مي‌تواند عضوي از كميته اجرايي باشد.
فعاليتهاي مقدماتي HR
HR از ديگر بخشهاي كاركردي – حمايت ميكند آن به، بدست آوردن پرسنل جديد كمك ميكند پرسنل را براي انجام كارهايشان آماده ميكند و بيشتر ركوردهايي را كه مربوط به كارمندان و كارمندان پيشين مي‌باشند را به كار مي‌برد. در رسيدگي به اين مسوليت‌ها، HR چهار فعاليت اوليه را انجام مي‌دهد كه در شكل 1-36 نشان داده شده‌اند.
شكل 1-36 عملكرد منابع انساني ، جريان منابع پرسنلي را تسهيل مي‌سازد.
1-انتخاب
2-استخدام
3-تحصيل و آموزش
4-خاتمه خدمت
5-بخش حقوق و مزايا
6-كارمندان بالقوه
7-شركت
8-كارمندان
9-كارمندان بازنشسته
10-مديريت داده ها
انتخاب و استخدام :
HR به آوردن كارمندان جديد به شركت – از طريق كمك درخواست شده در آگهي‌هاي استخدام روزنامه‌ها كمك ميكند و وضعيت درخواست ها را براي هر دو آژانس‌هاي دولتي و آژانس‌هاي استخدام خصوصي ارائه ميكند – مصاحبه‌هاي حضوري را در فضاي دانشگاه و در اتاق‌هاي شركت تشكيل مي‌دهد و تست‌هاي استخدام را اجرا ميكند. HR در قانونگذاري دولتي – كه بر روشهاي استخدامي و اجراي مديريت كنسول‌ها با خط مشي‌هاي مناسب تاثير مي‌گذارد به روز و جديد ميباشد.
تحصيل و آموزش، طي دوره استخدام يك شخص – HR مي‌تواند برنامه هاي آموزش و تحصيلي را كه براي پرورش دانش شغلي كارمندان و مهارتهاي آنان نياز مي‌باشند را اجرا كند . مثلا اعضاي كارمند HR مي‌توانند به تحليل گران سيستم در آموزش به كاربران – طي مرحله اجراي SLC كمك كنند.
مديريت داده‌ها : HR، بانك داده‌هاي مربوط به كارمندان و فرآيندهايي را كه داده ها – نيازهاي اطلاعاتي كاربران را برآورده مي‌كنند حفظ مي‌كنند.
خاتمه خدمت و بخش حقوق و مزايا
در طي زماني كه اشخاص از طريق شركت استخدام مي‌شوند، آنها بستة اين حقوق و مزايا را به عنوان بستري شدن در بيمارستان – بيمه دندانپزشكي و سهم حقوق و مزايا دريافت مي‌كنند. وقتي كه دوره خدمت كارمندان به پايان مي‌رسد HR به امور دفتري لازم مي‌پردازد و اغلب مصاحبه‌هاي اخراج را انجام مي‌دهد. يكي از اهداف مصاحبه‌ها اين است كه ياد بگيريم چطور شركت مي‌تواند كارمندانش را در آينده بهتر به كار گيرد. بعد از پايان دوره خدمت، HR برنامه بازنشستگي شركت را براي كارمندان سابق – كه واجد شرايط مي‌باشند – اجرا ميكند.
همچنان كه كارمندان در شركت كار مي كنند – آنها از طريق HR مديريت نمي‌شوند بلكه از طريق بخش‌هايي مديريت مي‌شوند كه با آنها كار مي‌كنند. بنابراين HR عملكرد حمايت را انجام مي‌دهد و جريان منابع پرسنلي را از طريق شركت تسهيل مي‌سازد.
سيستم اطلاعات منابع انساني (HRIS)
هر شركت بايد سيستمي براي جمع آوري و حفظ داده‌هايي كه منابع انساني – تبديل داده‌ها به اطلاعات و سپس گزارش گيري اطلاعات به كاربران را شرح مي‌دهند داشته باشد. اين سيستم ، سيستم اطلاعات منابع انساني (HRIS) ناميده شده است. نام سيستم مديريت – منابع انساني (HRMS) ، به صورت همگاني به دست مي‌آيد ولي ما به HRIS مي‌پردازيم چون احتمالا در سطح وسيعي به كار برده مي‌شود.
هر چند ساده است HRIS را به عنوان سيستم بر مبناي كامپيوري تصور كنيم ولي اين ديدگاه مي‌تواند به 2 دليل گمراه كننده باشد. اولا: تعداد نسبتا زيادي از HRIS ها براساس غير كامپيوتري مي‌باشند. و دوم: اين عبارت براي افرادي به كار مي‌رود كه با كامپيوتر كار مي‌كنند. سازمان HR معمولا شامل بخش HRIS ميباشد كه مسئوليت مديريت سيستم ادراكي (مفهومي) داده‌ها و اطلاعات منابع انساني را دارد.
بررسي HRSP در سالهاي 1990 و 1991 :
در سالهاي 1990 و 1991 تحقيقي توسط اداره مشاغل سيستمهاي منابع انساني (HRSP) انجام شد و درك اين تحقيق بينش قابل توجهي را بر وضعيت اخير HRIS نشان داد. HRSP يك سازمان بين‌المللي با بيش از 3000 عضو ميباشد كه بيش از 2000 نفر اين سازمان ها – در تمام 5 ايالت امريكا – كانا و بسياري كشورهاي ديگر نماينده مي‌باشند. اكثر اعضاي HRSP – به واحدهاي HRIS شركت اشان اختصاص دادرند ولي برخي از آنها – در مناطق ديگر كار مي‌كنند.
تنوع وسيعي از صنايع – در اين تحقيق نشان داده شدند. همچنين تغييرات وسيعي در بخش عملكردهاي شركت وجود داشت. بيش از يك سوم 513 شركت، كه به اين بررسي پاسخ داده اند (يعني 5/35 درصد آنها) چند مليتي مي‌باشند. به عبارت ديگر 3/11 درصد فقط در مناطق شهري عمل مي‌كنند.
مكان HRIS در شركت
تقريبا 10 درصد از شركتهاي HRSP گزارش كرده‌اند كه هيچ واحد رسمي HRIS نداشتند ولي آنهايي هم كه داشتند آن را در مكانهاي مختلفي قرار داده بودند. اكثر اين واحدها (5/73 درصد) در HR باقي ماندند ولي برخي از آنها (4/8 درصد) بخشي از سرويسهاي اطلاعاتي بودند – برخي (8/1 درصد) در بخش ليست حقوق بخش حسابداري يافت شدند و برخي ديگر (9/4 درصد) در خارج شركت – در چنين مكان‌هايي مثل سازمان هاي خدماتي و منابع خارجي قرار داشتند.
دامنه تعداد استخدام هاي HRIS در كل زمان، از صفر تا 260 به طور ميانگين 870/5 تحليل گر برنامه نويس – 28/4 اپراتور ورودي داده ها و 20/4 تحليل گر سيستم‌ها و انواع مختلف ديگر مديريت و پرسنل حمايت كننده وجود داشتند.
تكامل HRIS
تا همين اواخر، مديريت توجه زيادي رابه داده‌هاي پرسنلي معطوف نكرده بود. همچنان كه توجه اش را به توصيف داده هاي مربوط به پول و منابع انساني جلب كرده بود.
مدل تكامل حالت داده‌هاي پرسنلي ، از طريق قانونگذاري دولت يا ابتكارات و نوآوري‌ها ارائه مي‌شد مثل EEO (يا فرصت استخدام برابر) – OSHA(اداره سلامت و امنيت شغلي) – و AAP (برنامه كار اميدوار كننده) .
اينها همگي در دهه‌هاي 1960 و 1970 تصويب شدند. لازم بود كه شركت دولت ملي را با آمارهايي ارائه كنند كه گسترش روشهاي پرسنلي شركت را در پيروي از قانون نشان مي‌داد. شركت ها خيلي سريع پي بردند كه نمي‌توانند با شرايط گزارش گيري فزاينده – بدون كمك سيستم هاي كامپيوتري ادامه دهند.
مديريت عالي شركت با تخصيص منابع اضافي – جهت پيشرفت سيستم هاي پرسنلي اطلاعات گرا شروع شد . سيستم هاي جديد، توسط متخصصين اطلاعاتي – و با توجه به سرويسهاي اطلاعاتي گسترش يافتند كساني كه با كاربران در HR كار مي‌كردند. پردازش در كامپيوترهاي مقياس بزرگ كه در IS قرار داشتند انجام شد.
وقتي كه ميكرو كامپيوترها وارد صحنه شدند HR شروع به نصب آنها در مناطق استان كرد. برخي از آنها در حالت stand – alone به كار برده شدند و برخي ديگر – همراه با شكل LAN ها شبكه يابي شدند و برخي براي سهولت محاسبات مركزي شركت شبكه يابي شدند. و بالاخره برخي سازمانهاي HR حتي ميكروكامپيوترهايشان و حتي كامپيوترهاي بزرگ‌اشان را نصب كردند.
مدل سيستم اطلاعات منابع انساني
يكي از ويژگي‌هاي HRIS كه آن را از سيستم هاي اطلاعاتي ديگر متمايز ميكند، تنوع وسيع كاربردهاي آن است كه انجام مي‌شوند. اين تنوع ، در 6 زير سيستم خروجي در مدلي كه در شكل 2/36 نشان داده شده مشاهده مي‌شود.
در طراحي اين مدل ما فرصت كلي مشابه به زير سيستم هاي ورودي – بانك داه‌ها – و زير سيستمهاي خروجي را به كار مي‌بريم كه براي مناطق عملياتي ديگر به كار رفته‌اند. پس زيرسيستم هاي ورودي ، تركيب استاندارد پردازش – تحقيق و الاعات مي‌باشند. در بسياري از شركت ها، بانك داده‌ها در ذخيره كامپيوتري قرار دارد. فقط 7/5 درصد از شركت هاي HRSP ، استفاده از بانك داده هاي غير كامپيوتري را گزارش كرده‌اند.
سيستم اطلاعات حسابداري (AIS)
داده‌هايي كه به وسيله HRIS به كار برده مي‌شوند ، تلفيقي از بخشهاي داده‌ها و اجزاي پرسنلي مي‌باشند.
اجزاي داده هاي پرسنلي : اجزاي نسبتا دايمي مي‌باشند و در واقع غير مالي هستند نمونه‌هايي از اين ها شامل نام كارمندان – سن – تاريخ تولد – تحصيلات و تعداد اقوام مي‌باشند. اين اجزاي داده‌هاي پرسنلي،از طريق HR در زمان استخدام به وجود مي‌آيند و تا زماني كه كارمندان براي شركت كار مي كنند – حفظ مي‌شوند. داده‌هاي مشابه نيز براي كارمندان بازنشسته شده حفظ مي‌شوند.
اجزاي داده‌هاي حسابداري : در اصل مالي مي‌باشند و به داده‌هاي ديناميك‌تر – به جاي داده هاي پرسنلي – گرايش دارند . نمونه‌هايي از اجزاي داده‌هاي حسابداري شامل مقدار ساعت – حقوق ماهانه – دريافتي‌هاي اخير – و ماليات بر درآمد سال جاري مي‌باشند.
AISداده‌هاي حسابداري براي HRIS در دسترس قرار مي‌دهد تا بانك داده‌ها شامل تصوير كاملي از منابع انساني – به صورت مالي – يا غير مالي – ميباشد.
مدل سيستم اطلاعات منابع انساني
1-منابع داخلي
2-منابع محيطي
3-زير سيستم هاي ورودي
4-سيستم اطلاعات حسابداري
5-زير سيستم تحقيق منابع انساني
6-زيرسيستم اطلاعات منابع انساني
7-بانك داده‌هاي HRIS
8-داده – اطلاعات
9-زيرسيستم هاي خروجي
10-زيرسيستم برنامه ريزي نيروي كار
11-زيرسيستم انتخاب
12-زيرسيستم مديريت نيروي كار
13-زيرسيستم حقوق و مزايا
14-زيرسيستم حقوق و مزايا
15-زيرسيستم گزارش گيري محيطي
16-كاربران
زيرسيستم تحقيقي منابع انساني
زير سيستم تحقيقي منابع انساني، اطلاعات را به وسيله طرح هاي تحقيقي خاصي جمع آوري مي‌كنند. نمونه‌هايي از اين تحقيق ، شامل مطالعات متوالي و پشت سر هم تحليلهاي شغلي و ارزيابي‌ها و مطالعات شكايت ها مي‌باشند.
مطالعات پشت سر هم و متوالي
كه به منظور شناسايي افراد شركتي انجام مي‌شوند اين افراد براي وضعيت هايي كه موجود مي‌باشند كانديد مي‌شوند. شايد بخش اصلي آن بازنشستگي است و مديريت عالي مي‌خواهد بداند كه چه كساني مي‌توانند براي ارتقاء از آن وضعيت بررسي شوند.
تحليل ها و ارزيابي‌هاي شغلي
هر شغل را در يك منطقه و به منظور تشخيص حيطه آن و تشخيص دانش و مهارتهايي كه مورد نياز مي‌باشند مطالعه مي‌كنند.
مطالعات مربوط به شكايت ها
متعاب شكايت هايي مي‌باشند كه توسط كارمندان به دلايل مختلف فايل (بايگاني) مي‌شوند.
در هر كدام از اين مثالها، نياز به اطلاعات خاص وجود دارد كه نمي‌تواند از بانك داده‌هاي HRIS به وجود آيد و يك مطالعه خاص براي جمع آوري داده‌ها انجام شود.
زير سيستم اطلاعات منابع انساني
زير سيستم اطلاعات منابع انساني،داده‌هاي مربوط به منابع انساني را از محيط شركت جمع آوري ميكند . اجزاي محيطي كه اين داده ها را فراهم مي‌كنند شامل دولت – توليد كنندگان – اتحاديه هاي كار – جامعه جهاني – جامعه مالي و رقيبان مي‌باشند.
اطلاعات دولتي
دولت داده‌ها و اطلاعاتي را فراهم ميكند كه به شركت ها در پيروي از قوانين مختلف استخدام كمك ميكند.
اطلاعات توليد كننده
توليد كنندگاني كه شامل چنين شركتهايي مي‌باشند مثل شركتهاي بيمه (كه مزاياي كارمند را فراهم مي‌كنند و مراكز دانشگاهي و آژانس هاي استخدام) كه به عنوان منابع كارمندان جديد به كار مي‌روند. اين توليد كنندگان، دادهو اطلاعات‌ايرا كه ارائه مي‌كنند كه شركت را قادر مي‌سازند انتخابها و كارهاي استخدامي را انجام دهند.
اطلاعات جامعه جهاني
جامعه جهاني اطلاعاتي رافراهم ميكند كه اين منابع محلي مثل خانه سازي – آموزش و نوسازي را توصيف ميكند. اين اطلاعات در انتخاب كارمندان يك بخش و يا منطقه – ملي و مقياس بين المللي – و در تلفيق كارمندان اخير در جوامع محلي به كار برده مي‌شوند.
اطلاعات جامعه مالي
جامعه مالي، داده‌هاي اقتصادي و اطلاعاتي را فراهم ميكند كه در برنامه ريزي پرسنلي به كار برده مي‌شوند.
اطلاعات رقيب
در صنايع خاص – جايي كه دانش ومهارت هاي مورد نياز در سطح بالايي تخصصي مي‌باشند – مثل صنعت كامپيوتر – يك جريان تكراري از پرسنل – از يك شركت به شركت ديگر وجود دارد. برخي شركتها با رقيب هايشان رابطه دارند مثل منبع عالي كارمندان جديد – پس آنها اطلاعات مربوط به روشهاي پرسنلي رقيب هايشان را جمع آوري مي‌كنند و شايد حتي اطلاعات مربوط به اشخاص را جمع آوري مي‌كنند كه انتخابهاي بالقوه آنها مي‌باشند.
اكثر اين اطلاعات محيطي به وسيله سيستمهاي غير رسمي مثل تكلم (يا حرف زدن) جمع آوري مي‌شوند ولي حجم افزايش يافته،از طريق سيستمهاي كامپيوتري رسمي فراهم مي‌شود.
بانك داده‌هاي HRIS
پيچيدگي زياد موضوعات مربوط به پرسنل – كه از طريق قانونهاي دولتي و گسترش انتخاب حقوق و مزايا به وجود مي‌آيد تقريبا براي حفظ داده ها در كامپيوتر لازم و ضروري ميباشد. در مورد بانك داده‌هاي HR كامپيوتري – گزينه‌هاي متعددي در مورد محتواها – مكان – مديريت و ورودي داده ها وجود دارد.
محتواي بانك داده ها
بانك داده‌هاي HRIS مي‌توانند شامل داده‌هايي باشند كه نه تنها كارمندان – بلكه سازمانها و افراد را در محيط شركت – توصيف مي‌كنند. اجزاي محيطي – بخشهاي مي‌باشند كه بدين طريق بر منابع انساني تاثير مي‌گذارند.
داده هاي كارمندان
اكثر بانك داده‌هاي HRIS – شامل داده‌هاي مربوط به كارمندان جديد شركت مي‌باشند. در 5/82 درصد از شركت هاي HRSP – كه به بررسي 91-1990 پاسخ داده‌اند – داده هاي كارمندان فقط از نوعي بودند كه حفظ مي‌شدند ولي صدها بخش داده‌ها مي توانند براي هر كارمند ذخيره شوند.
داده‌هاي غير كارمندي
وقتي كه خواسته مي‌شود داده‌هاي غير كارمندي را در بانك داده‌هايشان شرح دهند 8 درصد از پاسخ دهندگان، داده‌هايي را نشان دادند كه مثلا سازمان ها را در محيط شركتي به عنوان آژانس‌هاي استخدامي – كالج‌ها – و دانشگاهها – اتحاديه‌هاي كار- و دولت ها نشان دادند.
همچنين داده‌هاي تشخيص داده شده – مثلا افرادي را به عنوان كاربران – وابستگان – بهره وران و سرپرستان توصيف كردند.
مكان بانك داده هاي HRIS
در شركتهاي HRSP، اكثر بانك داده‌هاي HRIS در كامپيوترهاي مركزي شركتها قرار داده شدند ولي بانك داده هاي ديگر در HR – در ديگر تقسيمات عملياتي – و در خارج مراكز سرويس دهي بودند. شكل 3-36 عموميت نسبي اين مكان ها را نشان مي‌دهد. در گرايش به ادامه محاسباتِ سازمانيِ كاربرد نهايي ، پيش بيني شده است كه بيشتر بانك داده‌ها، از مكان مركزي اشان به HRتغيير مي‌كنند.
ورودي داده‌ها
داده‌هايي كه از منابع مختلف وارد بانك داده‌ها مي‌شوند براساس مطالعه HRSP مي‌باشند. افراد غير مديران در HR، بارزترين منبع بودند (9/86 درصد از شركتها) كه متعاقب آن غير مديران خارجي HR (1/36 درصد) مديران داخلي HR (8/30 درصد) و مديران خارجي HR (8/7 درصد) بودند. ورودي‌ها داده‌ها از محيط – نسبتا كمياب و نادر بود و اين از طريق فقط 24 درصد از شركت ها گزارش شده است.
خروجي HRIS
در شركتهاي HRSP – 3/65 درصد از كاربران در HR قرار داشتند. 1/29 درصد در هر جايي در شركت بودند و 2/10 درصد در محيط شركت بودند. شكل 4/36 نشان مي دهد كه مديران HR كه شامل سرپرست HR مي‌باشند از HRIS به طور مكرر استفاده مي‌كنند به جاي اين كه مديران اجرايي شركت و مديران خارج از HR از آن استفاده مي‌كنند و به جاي اين كه مديران اجرايي شركت و مديران خارج از HR از آن استفاده كنند. مديران HR مايلند از HRIS به طور هفتگي استفاده كنند در حالي كه ساير مديران شركت بيشتر احتمال مي‌روند روتين ماهانه را ادامه دهند.
اشكال اساسي خروجي
كاربران HRIS معمولا خروجي‌ها را به شكل گزارشهاي دوره‌اي دريافت مي‌كنند و به پرسش‌هاي بانك داده‌ها پاسخ مي‌دهند مدلهاي رياضياتي در حد كمي به كار برده مي‌شوند و استفاده كمي از سيستمهاي تخصصي وجود دارد. شكل 5-36 درصد شركتهايي را نشان مي‌دهد كه هر كدام از اين نوع خروجي ها را گزارش مي‌كنند.
نرم افزار HRIS
نرم افزار زير سيستم خروجي – كه توسط شركتهاي HRSP به كار رفته – گاهي اوقات به شكل از پيش نوشته شده بود كه از توليد كنندگان نرم افزار خريداري مي‌شد يا گاهي در خود شركت به كار برده مي‌شود. نرم افزار قديمي‌تر – به طور مشترك با HR و IS به كار برده شد – نسبت به HR يا IS به تنهايي و اين حداقل را امكان داشت كه در شركت هاي خارجي ارائه شود.
زيرسيستم هاي خروجي
مدل HRU شامل 6 زير سيستم خروجي ميباشد كه هر كدام از اينها در برخي كاربرها در نظر گرفته مي‌شوند. در بخشهاي بعدي – ما فرم‌هاي تقاضا را به صورت جداول و دستوراتي نشان مي دهيم كه در يك شيوه يا شيوه ديگر در نظر گرفته نمي‌شوند.
زيرسيستم برنامه ريزي نيروي كار
برنامه ريزي نيروي كار مربوط به تمام فعاليتهايي مي‌باشند كه به مديريت امكان مي‌دهند نيازهاي آينده را تشخيص دهند. جدول 1-36 كاربردها را در اين زيرسيستم – در توالي اين بر مبناي تعداد شركتهايي كه آنها را استفاده مي‌كنند – ليست ميكند. اين جدول همچنين تعداد شركتهايي را نشان مي‌دهد كه در توالي اجراي كاربردها بودند. شكل پائين جدول، درصد شركتهايي را نشان مي‌دهد كه كابردهاي عملياتي داشتند. اين درصد، شاخص تناسب نسبي زيرسيستم را ارائه ميكند. اين فرصت متعاقبا براي تمام زير سيستمهاي خروجي است.
مشاهده مي‌كنيم كه بارزترين كاربردهاي برنامه ريزي نيروي كار، چارت‌هاي سازماني پيش بيني حقوق ها و دستمزدها – و تحليل و ارزيابي شغلي بودند. هدف بيشتر تلاشهاي توسعه، تحليل و يا ارزيابي شغلي – برنامه ريزي و چارت‌هاي سازماني بود. با تمام اين كاربردها،2 تا از اينها توجه كسي را به خود جلب كردند يعني برنامه ريزي و مدل سازي نيروي كار – پس به نظر مي‌رسد براي برنامه ريزي نيروي كار بنيادي باشند.
كاربرد نسبتا پائين آنها نشان مي‌دهد كه هنوز بخشهاي زيادي براي توسعه تقاضا در اين زيرسيستم وجود دارد.
جدول 1-36: برخي از شرکت‌هايي که از تقاضاهاي برنامه‌ريزي نيروي کار استفاده مي‌کنند
| نام تقاضا | In use | Being Developed |
| چارت‌هاي سازماني | 238 | 58 |
| پيش بيني حقوق | 237 | 47 |
| تحليل / ارزيابي شغلي | 176 | 66 |
| برنامه ريزي | 68 | 61 |
| مدل سازي نيروي کار | 66 | 29 |
| کل | 785 | 261 |
| درصد کاربرد‌هاي مورد استفاده | 75 |
زيرسيستم انتخاب
شركت ها، كارمندان جديد سازمان را به وسيله زيرسيستم انتخاب استخدام مي‌كنند.
جدول 2-38 ، 2 تقاضاي انتخاب را نشان مي‌دهد. در مورد تعداد تقاضاها، اين كوچكترين زيرسيستم خروجي است. در هر حال جستجوي متقاضي كاملا در سطح گسترده‌اي انجام شده است و همچنين در سطح بالايي از فعاليت توسعه به حساب آمده است. جستجوي متقاضيان شغلي قبل از اين كه استخدام شوند به مقدار بسيار زيادي عملي‌تر از انجام سرچ‌هاي اينترنتي – جهت پيدا كردن داوطلبان شغلي مي‌باشند .و اين نشان مي‌دهد كه تلاشهاي شركت براي پر كردن شكاف‌هاي شغلي،بيشتر بر محيط متمركز بوده است نه بر كارمندان جديد.
جدول 2-36: برخي از شرکت‌هايي که تقاضاهاي انتخاب را استفاده مي‌کنند
| نام تقاضا | In use | Being Developed |
| جستجوي متقاضي | 235 | 98 |
| جستجوي اينترنتي | 111 | 56 |
| کل | 346 | 154 |
| درصد کاربرد‌هاي مورد استفاده | 69 |
زيرسيستم مديريت نيروي كار
در مورد تعداد تقاضاها، اين زيرسيستم از بزرگترين زيرسيستم‌هايي بودك ه با 7 مورد در جدول 3-36 ليست شده است. در هر حال در مورد درصد تقاضاي مستعمل، مديريت نيروي كار از قبل درجه بندي شد. فقط دو سوم گزارشهاي HRSP اين كاربردهاي مستعمل ، مديريت نيروي كار از قبل درجه بندي شد. فقط دو سوم گزارشهاي شركتهاي HRSP ، اين كاربردهاي مستعمل را دارند. با اسكن كردن تصاوير مستعمل – واضح و آشكار مي‌شود كه عملكرد و آموزش فقط بخش‌هايي براي حمايت قوي مي‌باشند. يك بيت كامل از تلاش براي توسعه – در كنترل وضعيت – مهارتها و يا حقوق و مزايا – آموزش و انتخاب وجود دارد.
مي توان دلايلي را در سطح نسبتا پائين از اجرا ذكر كرد. مثلا مكان مجدد ممكن است براي دستيابي بسيار سخت باشد و تقاضاي نظم و قوانين ممكن نيست براي يك سيستم كامپيوتري مناسب باشد. ولي به طور كلي ، تقاضاها به نظر نمي‌رسد براي متخصصين اطلاعات HRIS دور از دسترس باشند.
جدول 3- 36: برخي از شرکت‌هايي که تقاضاي نيروي کار را استفاده مي‌کنند
| نام تقاضا | In use | Being Developed |
| ارزشيابي عملي | 244 | 60 |
| آموزش | 216 | 102 |
| کنترل موقعيت | 177 | 108 |
| مکان مجدد | 121 | 33 |
| مهارتها / توانايي‌ها | 115 | 107 |
| توالي | 110 | 102 |
| نظم و انضباط | 63 | 39 |
| کل | 1046 | 551 |
| درصد کاربرد‌هاي | 65 |
زيرسيستم حقوق و مزايا
3 زير سيستم آخر، بخش‌هايي ر ا نشان مي‌دهند كه HRIS در آنها موفقيت بيشتري با كاربردهاي چندگانه و درصدهاي مستعمل در 80 درصد دامنه – داشته است. تقاضاهاي حقوق و مزايا،در بالاتري سطح در دسترس بوده‌اند و اين در جدول 4-36 نشان داده شده است. تقاضاي افزايش حقوق – در سطح وسيع‌تري نسبت به هر تقاضاي ديگر – از مقادير بالاي اجرا برخوردارند. حضور و غياب شما بخشي است كه پيشرفت قابل توجهي در آن – گسترش يافته است.
شايد تنها دليل بارز بودن اين تقاضا، اينست كه آنها به سادگي انجام مي‌شوند. آنها همگي ويژگي ليست حقوق را دارند و ليست حقوق احتمالا رسمي‌ترين تقاضاهاي كامپيوتري در تجارت است. هر چند HR ، در بسياري شركتها ، ليست حقوق را به AIS داده است ولي واضح است كه اكثر پردازش ها هنوز انجام مي‌شوند.
جدول 4- 36: برخي از شرکت‌هايي که از تقاضاي حقوق و مزايا استفاده مي‌کنند
| نام تقاضا | In use | Being Developed |
| افزايش حقوق | 404 | 36 |
| ليست حقوق | 389 | 21 |
| حقوق اجرايي | 273 | 39 |
| تشويق‌هاي فوق العاده‌اي | 230 | 31 |
| حضور و غياب | 191 | 69 |
| کل | 1487 | 196 |
| درصد تقاضاهاي مورد استفاده | 88 |
زيرسيستم مزايا (سودها )
تقاضاهاي سود ها – در مقياس بزرگي، همراه با 6 تقاضاي مجزا و 84 درصد مقدار مستعمل انجام شده‌اند. جدول 5-36 تصوير شركتهايي را نشان مي‌دهد كه براي حمايت از هر دو كارمندان جديد و بازنشسته شده – با بسته سودهاي خوب،به شدت به واحدهاي HRمتكي مي‌باشند.
به طور كلي ، در اين زير سيستم تقاضاها بسيار پيچيده مي‌باشند و به سختي انجام مي‌شوند – كمك تعيين شده و طرح هاي سودهاي مشخص شده به كارمندان امكان مي‌دهند بودجه‌هاي بازنشستگي را براي رسيدگي به استاندارد خاص زندگي جمع آوري كنند – و اين از طريق محاسبات احصائيه تعيين مي‌شود. طرح‌هاي سودهاي انعطاف پذير – ابتكار جديدي مي‌باشند كه كارمندان را قادر مي‌سازند شخصا سودهايي را كه از “menu” مي‌خواهند را انتخاب كنند و سپس نام «طرح‌هاي سودهاي سبك كافه تريا را يادآوري كنند. اين بخش، قابل اطمينان‌ترين شاهدي است كه HR براي اجراهاي واقعي جهت دستيابي به محاسبه كاربر نهايي ايجاد رده است.»
جدول 5- 36: برخي از شرکت‌هايي که از تقاضاهاي سودها استفاده مي‌کنند
| نام تقاضا | In use | Being Developed |
| کمک‌هاي تعيين شده | 275 | 38 |
| مزاياي تعيين شده | 270 | 47 |
| گزارشهاي حقوق و مزايا | 234 | 57 |
| مزاياي انعطاف پذير | 195 | 55 |
| خريد سهام | 149 | 16 |
| پردازش اظهارات | 88 | 11 |
| کل | 1211 | 224 |
| درصد تقاضاي مستعمل | 84 |
زيرسيستم گزارش گيري محيطي
اين تقاضاها از نوعي مي‌باشند كه در HRIS ادامه دارن – يعني گزارش گيري از روشها و خط مشي‌هاي پرسنل شركت در دولت. جدول 6-36 دو تقاضاي EEO را نشان مي‌دهد كه در سطح گسترده‌اي اجرا مي‌شوند و به واسطه اطلاعات ديگر كه در جهت هر دو دولت و اتحاديه‌هاي كار مي‌باشند ضميمه مي‌شوند. هدف اين تقاضاها ، رسيدگي به مسئوليت هاي شركت در مؤسسات خارجي آن – نسبت به مديريت – مي‌باشند.
جدول 6- 36: برخي از شرکت‌هايي که از تقاضاهاي گزارش‌گيري محيطي استفاده مي‌کنند
| نام تقاضا | In use | Being Developed |
| رکورد‌هاي EEO | 402 | 43 |
| رکود‌هاي EEO | 352 | 47 |
| افزايش‌هاي اتحاديه | 165 | 13 |
| رکورد‌هاي سلامتي | 102 | 41 |
| مواد سمي | 80 | 32 |
| شکايت‌ها | 66 | 31 |
| کل | 1169 | 207 |
| درصد تقاضاهاي مشتعمل | 85 |
تلفيق تقاضاها
در كمال تعجب با مسئولين HRSP گزارش كردند كه فقط 9/70 درصد از تقاضاهايشان كامپيوتري بودند. اين درصد ، تعداد زيادي را در نظر نمي‌گيرد كه هنوز به طور ساليانه يا با تكنولوژي غير كامپيوتري انجام مي‌شوند. در اكثر شركتها، تقاضاهايي كه به صورت كامپيوتري ميباشد به شكل HRIS مركزي تلفيق مي‌شوند. در HRIS مركزي،عملكرد تقاضاها به عنوان يك واحد – استفاده مشترك از بانك داده‌ها – و خروجي‌هاي سيستم، ورودي‌ها را براي ديگري ارائه مي‌كنند – اين ساختار با به كارگيري تقاضاهاي HRIS تك ايستا مقايسه مي‌شود كه به طور مستقل از يكديگر عمل مي‌كنند. 53 شركت (3/10 درصد) تمام تقاضاهايي را كه بايد تلفيق شوند را گزارش كردند و 227 شركت (2/44 درصد) ادعا كردند كه بيشترين تلفيق را داشتند . سايز شركت هيچ تاثيري بر تلفيق ندارد ولي سن HRIS تاثيري دارد. HRISهاي جديدتر بيشتر احتمال مي‌رود با هم تلفيق شوند.
وضعيت اخير HRIS
زماني كه پرسيده مي‌شود چطور مديريت عالي،HRIS را مشاهده كرد مسئولين HRIS پاسخ‌هايي را دادند كه در شكل 6/36 نشان داده شده‌اند. در 242 شركت (2/47 درصد) مديران اجرايي، HRISرا به طور ميانگين با ديگر سيستمهاي وظيفه‌اي ارزيابي كردند. اين يك وضعيت مطلوب است و 29 شركت كه در آنها HRIS از وضعيت برتر برخوردار شد تشويق مي‌شوند. ولي 225 شركت كه در آنها HRIS با ارزش كمتري نسبت به سيستمهاي ديگر مشاهده شد در معرض خطر افرادي مي‌باشند كه با پرسنل شركت – به عنوان ارزشمندترين منبع آن – رابطه دارند.
از آنجايي كه HRIS در پرش بر روي band wagon كامپيوتر نسبتا تاخير داشت ولي مي‌توانست در بخش وظيفه‌اي با بيشترين توان براي به كار گيري كامپيوتر جهت حل مشكلات باشد. هدف HRISدر عملكردهاي مديريت fayol مربوط به سازماندهي – استخدام كارمند و سرپرستي وظايفي است كه به مقدار زيادي در ديگر سيستمهاي اطلاعاتي ناديده گرفته شده‌اند. شايد وقتي كه مديريت عالي مشاهده ميكند كه چطور HRIS مي‌تواند به اين بخش ها كمك كند وضعيت‌اش بهبود مي‌يابد.
مديران چطور HRIS را به كار مي‌برند؟
HRIS شبيه به سيستم اطلاعات مالي است چون محتواي آن مربوط به گرايش مديران در تمام شركت ميباشد. درست همان طور كه تمام مديران به منابع پولي‌اشان گرايش دارند، آنها همچنين به منابع پرسنلي‌اشان نيز گرايش دارند.
جدول 7-36 كاربران HRIS را نشان مي‌دهد. سرپرست HR ، اطلاعات را به واسطه تمام زيرسيستم‌هاي خروجي به كار مي‌برد. بنابراين ديگر مديران اجرايي مدير EEO/AA در HR- و مديران ديگر در شركت – همين كار را انجام مي‌دهند. مديران واحدهاي HR ، علاقه خاصي به اين زيرسيستمها دارند (زير سيستم هايي كه با عملياتهاي آنان رابطه دارند. مثلا مدير واحد برنامه ريزي HR – در اصل – به زيرسيستم برنامه ريزي نيروي كار گرايش دارد. 2 مدير خارج از HR نيز، مخصوصا گرايش قوي دارند. مدير حسابداري به دليل تاثير حقوق و مزايا و برنامه‌هاي سود در وضعيت مالي شركت – گرايش خاصي دارد. مدير بخش ليست حقوق اداره حسابداري گرايش خاصي به زير سيستم حقوق و مزايا دارد.
هر روزه، تمام مديران شركت، اطلاعات پرسنل را به كار مي‌برند.
| کاربر | برنامه‌ريزي نيروي کار | انتخاب | مديريت نيروي کار | حقوق و مزايا | سودها | گزارش‌گيري محيطي |
| سرپرست HR | X | X | X | X | X | X |
| مديران اجرايي ديگر | X | X | X | X | X | X |
| حقوق و مزايا مدير مزايا | X | X | ||||
| مدير برنامه‌ريزي | X | |||||
| رابطه‌هاي مدير با
کارمند / کارگر |
X | X | ||||
| مدير EEO/ AAO | X | X | X | X | X | X |
| انتخاب مدير | X | X | ||||
| آموزش و پيشرفت مدير | X | |||||
| مدير حسابداري | X | X | ||||
| مدير حقوق | X | X | ||||
| ساير مديران | X | X | X | X | X | X |
خلاصه مطالب
عملكرد HR، 4 فعاليت اوليه: انتخاب و استخدام – آموزش – كنترل داده‌هاي مربوط به كارمندان – و پايان دوره خدمت و تعيين سودها ميباشد. اين سيستم ادراكيبه مديران شركت كمك ميكند منابع شخصي را كه HRIS مي‌باشند مديريت و نظارت كنند. برخي از شركت ها هيچ HRIS كامپيوتري ندارند و آنهايي كه دارند معمولا در HR مي‌باشند. در برخي شركتها، HRIS بخشي از واحد ديگر – مثل IS يا حسابداري ميباشد. پرسنل HRIS شامل مديران و تمام انواع متخصصين اطلاعات مي‌باشند.
طي سالهاي اخير، 2 تاثير – اثر بزرگي بر HRIS داشته‌اند. اول: قانون دولتي كه اصطلاحا گرايش مديريت عالي ناميده مي‌شود براي سيستم منابع انساني ادراكي نياز ميباشد. دوم: ميكروكامپيوترها – واحدهاي HR را قادر مي‌سازند نرم افزار و سخت افزار خاص خودشان را داشته باشند – يعني عبارتي از محاسبه كاربر نهايي. اين 2 تاثير،براي تاكيد قابليت اطمينان HRIS در سطح مديريت استراتژيك به كار رفته‌اند و آنها موجب تغيير تقاضاهاي منابع انساني از IS به HR شده‌اند.
مدل HRIS شامل 3 زيرسيستم ورودي ميباشد: سيستم اطلاعات حسابداري – تحقيق منابع انساني و اطلاعات منابع انساني. AIS داده هاي پرسنلي را ارائه ميكند كه در عبارت هاي مالي بيان مي‌شوند. تحقيق منابع انساني ، بانك داده‌ها را با داده‌ها و اطلاعات به دست آمده از طرح‌هاي تحقيقي خاص نشان مي‌دهند.
اطلاعات منابع انساني، داده و اطلاعات را از تمام اجزاي محيطي – به جز سهامداران مالكين شركت و مشتريان جمع آوري مي‌كنند.
بانك داده‌هاي HRIS، شامل داده‌هايي نه تنها براي كارمندان بلكه براي افراد و سازمانهاي درون محيطي شركت مي‌باشند كه تاثير را بر جريان پرسنلي اعمال مي‌كنند. در اكثر شركتها، بانك داده‌هاي HRIS، در IS حفظ مي‌شوند. داده‌ها مي‌توانند از طريق هر دو مديران و غير مديران شركت – و در حد كمتري از طريق اجزاي درون محيطي وارد شون.
خروجي HRIS : اكثر اوقات به شكل گزارشهاي دوره‌اي و پرسش‌هاي بانك داده ها ميباشد ولي از مدلهاي رياضياتي و سيستمهاي اختصاصي هم استفاده ميكند – خروجي‌ها از طريق هر دو نرم افزار قديمي و از پيش نوشته شده – همراه با نرم افزار قديمي، كه اكثر اوقات همچون يك تلاش مشترك، از طريق HiSو HR به وجود مي‌آيد نشان داده مي‌شوند.
از ميان 6 زير سيستم خروجي، حقوق و مزايا – به وسيع‌ترين اجرا مي‌پردازند همراه با شركتهاي HRSP كه 88 درصد از تقاضاهاي مستعمل را گزارش مي‌كنند . زيرسيستم مديريت نيروي كار، حداقل كاربرد عملياتي را در 65 درصد از مقدار مستعمل نشان داده است. زير سيستمهاي ؟؟؟ و گزارش گيري محيطي نيز hitterهاي (برخورد كننده) سنگين دارند و به ترتيب 85 و 84 درصد را اعلام مي‌كنند.
زيرسيستم‌هاي انتخاب و برنامه ريزي نيروي كار، اجراي ناجور را نشان مي‌دهند: اين تقاضاها به عنوان چارت سازماني – پيش بيني حقوق و دستمزدها و ارزيابي متقاضي مي‌باشند كه در تعداد زيادي از شركتها استفاده شده‌اند در حالي كه مدل سازي نيروي كار و برنامه ريزي – به طور كلي – به يك يا چند دليل تا ديده گرفته مي‌شوند:
تقريبا نيمي از شركتهاي HRSP گزارش كرده‌اند كه اكثر – يا تمام تقاضاها با هم تلفيق مي‌شوند.
در دهه 1980 – HRIS به عنوان سيستم اطلاعات عملياتي قانوني مشاهده شد. ولي هنوز – اين سيستم – در حال كشمكش جهت تشخيص ميباشد. (درصد) بزرگي از مديران اجرايي به نظر مي‌رسد HRIS رابه عنوان سيستم هاي عملياتي با ارزش كمتر – به جز سيستم هاي عملياتي ديگر – مشاهده مي‌كنند. بالقوه‌ترين اين سيستم‌ها در مورد HRIS است ولي به منظور دستيابي به اين پتانسيل، مديريت عالي بايد سط حمايت‌اش را بالا ببرد.
عبارتهاي كليدي
HRIS مركزي
منابع انساني
سيستم اطلاعات منابع انساني (HRIS)
سيستم مديريت منابع انساني (HRMS)
تقاضاي HRIS تك ايستا.
مفاهيم كليدي
- منابع انساني به عنوان يك بخش عملياتي – كه جريان پرسنل را از طريق شركت تسهيل مي‌سازد.
- HRIS به عنوان يك واحد سازماني شامل پرسنلي است داده‌هاي منابع انساني را با استفاده از هر دو تكنولوژي‌هاي كامپيوتري و غير كامپيوتري پردازش ميكند.
- جريان اطلاعات منابع انساني در شركت – از بيشترين اجزاي محيطي …
- چطور تلفيق تقاضاهاي HR- هر دو تاثير محيطي و ارزش هاي اجرايي را نشان مي‌دهد.
- فرصت HRIS براي موفقيت در فراهم كردن حمايت براي سازمانهي – استخدام كارمند و سرپرستي ميباشد – جايي كه ديگر سيستمهاي اطلاعاتي ناتوان مي‌باشند.
سئوالات
1- 4 فعاليت اصلي كه از طريق HR انجام مي‌شوند كدامند؟
2-در طي كدام مرحله از SLC ، HR مي‌تواند از طريق انجام يكي از 4 فعاليت اصلي آن – به IS كمك كند؟ كدام فعاليت؟
3-چرا شركت مي‌خواهد مصاحبه پاياني را انجام دهد؟ چرا براي HR نسبت به واحد كارمندان – براي انجام بهتر مي‌باشند؟
4-2دليل بياوريد كه چرا شما نبايد درباره HRIS همچون سيستم كامپيوتري به شدت فكر كنيد؟
5-در كجاي سازمان، واحد HRIS – بيشتر احتمال مي‌رود – قرار داشته باشد؟
6-توضيح دهيد كه چرا يك شخص درباره اين موضوع زماني صحبت ميكند كه: مديريت تصميم نگرفته HRIS داشته باشد. و اين برآنها اجبار شده است.
7-چه نوع سخت افزاري را شما مي‌توانيد براي درك HRIS پيش بيني كنيد؟
8-2 نوع اساسي اجزاي داده‌هاي كه پرسنل شركت را شرح مي‌دهند كدامند؟ ويژگي هر كدام را بيان كنيد؟
9-مديران در كجا – در جستجوي تعويض مي‌باشند وقتي كه مطالعات پي در پي را انجام مي‌دهند؟
10-اجزاي محيطي را كه اطلاعات HR را ارائه نمي‌كنند نام ببريد.
11-برخي از شركتها ، از پراكندگي قابليت پردازش حمايت كرده اند. چه يافته‌هايي از مطالعه HSRP – از اين ديدگاه حمايت مي‌كنند؟
12-به طور ميانگين – مديران اجرايي چند بار اطلاعات رااز HRIS جستجو مي‌كنند؟
13-كدام شكل از خروجي‌ها، معروف‌ترين آن – براي كاربران HRIS مي‌باشند؟ كدام يك حداقل معروفيت را دارد؟
14-كداميك از زيرسيستم‌هاي خروجي شامل بيشترين تعداد تقاضاهايي كه توسط شركتهاي HRSP اجرا شده‌اند ميباشد كه دليل آن را توضيح دهيد.
15-كداميك از زيرسيستم‌هاي خروجي شامل حداقل تعداد تقاضاهايي ميباشد كه توسط شركتهاي HRSP اجرا شده‌اند؟ توضيح دهيد چرا؟
16-كدام تقاضا – توسط اكثر شركتهاي HRSP مورد استفاده قرار گرفته است؟ كداميك از طريق حداقل شركتها استفاده شده است؟
17-كدام تقاضا – اخيرا توسط بيشتر شركتهاي HRSP استفاده شده است؟ كداميك توسط حداقل شركتها استفاده شده است؟
18-چه ابتكاري در طرح‌هاي سود و مزايا ، به پيچيدگي تقاضاها در زيرسيستم‌هاي سود و مزايا كمك كرده است؟
19-گرايش تقاضاهاي HRIS تك ايستا را براي HRIS مركزي توضيح دهيد.
20-تئوري مديريت را براي شرح اين سئوال كه چرا HRIS توان بسيار زيادي را حفظ ميكند – به كار بريد.