فن‌آوري اطلاعات و اثرات آن بر ساختار سازمان‌ها

مقدمه:

در عصري که تکنولوژي‌ها به سرعت دگرگون مي‌شوند و چرخه حيات کالاها کوتاهتر از هميشه شده است در عصري که عصر مشتري لقب گرفته، در عصري که استفاده مطلوب از دارايي‌ها از اهميت بالايي برخوردار است و به سبب پيچيدگي مسائل و مشکلات، نياز به اطلاعات در تصميم‌گيري‌هاي مديريت بيش از هر زمان ديگري احساس مي‌شود، مي‌توان ادعا کرد تکنولوژي اطلاعات (1) در عصر انفجار اطلاعات (2) که با سرعت فزاينده‌اي در حال پيشرفت و دگرگوني است نقش مهمي را در اين تغيير و تحولات به عهده داشته است.

با نگاهي به چهار عصر عمده در تاريخ جهان:

1- عصر شکار (تا حدود سال 900 ميلادي)

2- عصر کشاورزي (تا حدود سال 1750 ميلادي)

3- عصر صنعتي (تا حدود سال 1950 ميلادي)

4- عصر اطلاعات (از 1950 ميلادي به بعد)

متوجه خواهيد شد که عصر حاضر را به عنوان عصر اطلاعات لقب داده‌اند، اگر انقلاب صنعتي سبب گشت که بشر قدرت ماشين را جايگزين نيروي زور و بازوي خويش نمايد، امروز جامعه متکي بر اطلاعات بر انسان اين فرصت را داده است که با بکارگيري فن‌آوري اطلاعات و ارتباطات به بهبود توسعه هر چه بيشتر نيروي فکري خويش همت گمارد. بايد توجه داشت که توسعه فن‌آوري اطلاعات مرحله نويني را آغاز نموده است، گروهي اين مرحله را پايان مدرنيته و توليد فرامدرنيته ناميده‌اند، اما جدا از نام‌گذاري‌هاي مختلف، فن‌آوري اطلاعات و روند رو به گسترش آن دنياي کنوني و ساختار سازماني را متحول ساخته است که در ادامه مقاله اين موضوع مورد بررسي قرار مي‌گيرد.

فن‌آوري اطلاعات چيست؟

اين سئوالي است که بيشتر مردم مي‌پرسند، با توجه به اصطلاحاتي که اين روزها به سرعت در فرهنگ‌مان جاي خود را باز مي‌کند و در محيط اطرافمان با آن برخورد مي‌نماييم، مردم روز به روز به درک اين اصطلاح بيشتر ترغيب مي‌شوند information Technology يک واژه نسبتاً جديد است، مترادف آن در فرانسه Informatique و در روسي informatikia مي‌باشد.

سازمان مديريت صنعتي اروپا فن‌آوري را وسيله به کارگيري دانش، علم و اکتشافات براي توليد کالا و خدمات تعريف نموده است. (1) و در اين ميان منظور از فن‌آوري اطلاعات به مجموعه‌اي از ابزارها و روشها گفته مي‌شود که براي توليد، جمع‌آوري اطلاعات و استفاده از آن در جامعه و سازمان به کار مي‌رود، که با کوچک کردن، ارزان‌کردن و کاربردي ساده باعث شده است دسترسي به اطلاعات از هر جا و توسط هر شخصي به راحتي صورت گيرد. (10) در بيان ساده‌تر فن‌‌آوري اطلاعات عبارت است از مجموعه روشهايي که افراد را در ضبط، ذخيره‌سازي، پردازش، بازيابي، انتقال و دريافت اطلاعات ياري مي‌نمايد.

دو ديدگاه عمده به فن‌آوري اطلاعات

با مطالعه بسياري از کتب و مقالات ارائه شده در خصوص فن‌آوري اطلاعات متوجه مي‌شويم که دو ديدگاه عمده در خصوص فن‌آوري اطلاعات وجود دارد:

• ديدگاه محدود
• ديدگاه وسيع

طرفداران ديدگاه محدود به فن‌آوري اطلاعات، معتقدند که IT جزئي از سيستم‌هاي اطلاعاتي مي‌باشد، آنها سيستم‌هاي اطلاعاتي را به دو دسته سيستم‌هاي اطلاعات دستي و سيستم‌هاي اطلاعات کامپيوتري تقسيم نموده و تفاوت آنها را در استفاده از IT مي‌دانند و فن‌آوري اطلاعات را بعد از تکنولوژيک سيستم‌هاي اطلاعاتي مي‌دانند. ديدگاه محدود به فن‌آوري اطلاعات ديدگاهي يک بعدي و کاملاً فني مي‌باشد، در اين ديدگاه فن‌آوري اطلاعات به عنوان يک زير سيستم و زير مجموعه سيستم‌هاي اطلاعاتي مورد توجه قرار مي‌گيرد اما در مقابل ديدگاه محدود، ديدگاه وسيع به فن‌آوري مطرح است که يک ديدگاه دوبعدي و تجاري-فني به مقوله IT مي‌باشد. در اين ديدگاه، It را مي‌توان معادل سيستم‌هاي اطلاعاتي در نظر گرفت از جمله اين صاحبنظران “هاگ” مي‌باشد (2002) که IT را مجموعه‌اي از سيستم‌هاي مي‌داند که اطلاعات صحيح را در زمان مناسب در اختيار افراد مناسب قرار مي‌دهد. (5)

اهميت فن‌آوري اطلاعات در سازمان‌ها

با توجه به ويژگي سازمان‌هاي امروزي مي‌توان اذعان داشت که امروزه مشتريان به جاي فروشندگان کنترل را به عهده دارند، در واقع مشتريان هستند که مي‌گويند چه چيزي را در چه موقع و در چه مقدار حاضرند بابت آن پول بپردازند، اگر در گذشته مهمترين متغير در فروش، قيمت کالا و خدمات بود، در حال حاضر محصولات مشابهي بر اساس مزيتهاي رقابتي متفاوت به فروش مي‌رسند، شرکت‌ها بايستي خود را با تغييرات تطبيق دهند تا بتوانند موضع رقابتي خود را در بازار حفظ نمايند. در اين ميان يکي از عناصري که زمينه لازم را براي سازمان‌ها جهت تطبيق با شرايط رقابتي فراهم مي‌سازد توجه به تکنولوژي اطلاعات و کسب قدرت از طريق دسترسي به اطلاعات سريع و به موقع به واسطه اين تکنولوژي مي‌باشد. (12) براي برخورداري از توان رقابتي عوامل مختلفي بايد وجود داشته باشند از جمله عوامل و شاخصهاي اصلي رقابت‌پذيري در دو سطح ملي و بين‌المللي مي‌توان به عوامل زير اشاره کرد:

الف- استاندارد سطح زندگي

ب- تجارت

ج- بهره‌وري

د- سرمايه‌گذاري

ترکيب اين عوامل با يکديگر تعيين کننده ميزان رقابت پذيري سازما‌ن‌ها است و فن‌آوري اطلاعات مي‌تواند در هر يک از اين عوامل مذکور نقش مهمي را ايفا نمايد (7). از ديد اسميت و استروف (SmithStroff) به طور کلي شرکت شامل سه هسته اصلي است: 1- فرآيند تصميم‌گيري 2- جريان اطلاعات 3- جريان مواد، که فن‌آوري اطلاعات روي هر سه هسته فوق تأثير مي‌گذارد.

کاربرد فن‌آوري اطلاعات به شرکت‌ها کمک مي‌کند تا از مزاياي زير بهره‌مند گردند.

1- صرفه‌جويي در هزينه و بهبود بخشيدن دقت اطلاعات

2- اجتناب از اشتباهات انساني،‌ هنگامي که وظايف تکراري يا پيچيده است.

3- صرفه‌جويي مالي به علت کاهش خطا و زماني که صرف انجام وظايف مي‌شود.

4- ادغام و هماهنگي چندين وظيفه در يک وظيفه

5- بهبود بخشيدن کارايي سازمان و اثر بخشي

6- بهبود در مديريت مياني و کاهش فرايندهاي زائد از طريق تهيه اطلاعات مفيدتر

دلايل فوق باعث استفاده روزافزون شرکت‌ها و سازمان‌ها از فن‌آوري اطلاعات مي‌شود. (11)

عواملي که ممکن است باعث کاهش مزاياي فن‌آوري اطلاعات شود عبارتند از: فرهنگ استفاده از IT، آموزش صحيح، امنيت روشها و دستوالعملها گاهي اوقات سازمان‌ها امکان دسترسي به مزاياي فن‌آوري اطلاعات را ندارد که اين باعث عقب افتادن آنها از رقبا مي‌شود. عواملي را که ممکن است باعث دسترسي به IT براي شرکت‌ها شود، بايد در مسايلي چون بودجه کافي، علم و اطلاعات کافي درباره ITها، امکان دسترسي به آنها و زير ساختهاي مناسب جستجو کرد.

دوره تکاملي کاربرد تکنولوژي اطلاعاتي در سازمان

با در نظر گرفتن هرم سازماني و تفاوتي که بين سطوح و دوره کار مديران وجود دارد مي‌توان اذعان داشت که آنچه که مديران عملياتي سازمان با آن سر و کار دارند. برنامه‌هاي معين ومشخص و تصميمات برنامه ريزي شده مي‌باشد. هر چه افراد در سطوح سازمان بالاتر روند، توان اخذ تصميمات برنامه‌ريزي نشده اهميت بيشتري مي‌يابد به دليل آنکه آنچه مديريت رده با لا با آن دست به گريبان است، مسائل و رويدادهاي گنگ و مبهم است. در اين ميان IT مي‌تواند نقش مهمي را در برآوردن خواسته‌هاي هر سطح داشته باشد.

نخستين انديشه درباره استفاده از فن‌آوري اطلاعات اين بود که با واگذاري مقداري از کارها به کامپيوتر، هزينه دستمزد کاهش مي‌يابد. چنين سيستمي را سيستم پردازش عمليات (TPS) 3 ناميدند که يک دستگاه خودکار، عمليات روزانه و يکنواخت سازمان را انجام دهد.

در واقع TPS سيستمي است که داده‌ها و اطلاعات در يک معامله يا دواد و ستد تجاري را به طور کامل و دقيق پردازش مي‌نمايد و نتيجه را با استفاده از سيستم کامپيوتري در اسرع وقت تحويل مي‌دهد، انواع محصولات اطلاعاتي مانند فرم‌ها، ليستهاي در گردش داخلي سيستم، گزارش‌ها و ليست‌هاي چاپي و تصويري را تهيه مي‌کند و به عنوان مبنايي براي تهيه گزارش‌هاي بعدي براي مديريت سازمان مورد استفاده قرار مي‌گيرد. (9) براي مثال شرکت‌ هواپيمايي آميکا در دهه 1960 سيستم پيش‌فروش بليط و نگهداري جا براي مسافران به اجرا درآورد که مي‌توانست بيشترين عمليات روزانه را انجام دهد. (2)

در مرحله بعد تکنولوژي به صورت يکي از منابع سازمان در مي‌آيد، مديران با استفاده از سيستم اطلاعاتي مديريت و سيستم‌هاي پشتيباني از تصميمات 4 در جهت بهبود عملکرد دواير و کل سازمان اقدامات زيادي به عمل مي‌آورند، با افزايش پايگاه‌هاي اطلاعاتي، مديران در صدد برآمدند که با استفاده از اين داده‌ها براي گرفتن تصميمات مهم از سيستم‌هاي کامپيوتري استفاده کنند. چون مديريت سطوح بالا، اطلاعاتي براي برنامه‌ريزي استراتژيک و کنترل سازمان نياز دارد بايد سيستمي وجود داشته باشد که به واسطه آن، آنها بتوانند به سهولت و با سرعت به اطلاعات منتخب و مورد نياز در مورد عوامل کليدي سازمان دست يابند. سيستم اطلاعات مديريت سطوح بالا 5 اين نياز را برآورده مي‌سازد کاربرد IT در سيستم اطلاعات مديريت بالا به عنوان يک اسلحه استراتژيک مورد استفاده قرار مي‌گيرد. فن‌آوري اطلاعات سبب مي‌شود همکاران درون سازماني و نيز افراد با سازمان‌هاي ديگر ارتباط برقرار نمايند. همچنين امروزه شبکه کاري 6 به شکل‌هاي مختلف مورد استفاده قرار گيرد. شرکت‌ها مي‌توانند شبکه کاري محلي 7LANY يا شبکه گسترده 8WAN به وجود آورند و يا از طريق اينترنت به طور مستقيم ارتباط برقرار نمايند (2) يکي از دلايل مهمي که سيستم‌هاي اطلاعاتي امروزه چنين نقش مهمي در سازمان‌ها ايفاء مي‌کنند عبارت است از اوجگيري قدرت تکنولوژي کامپيوتر و کاهش هزينه استفاده از آن، قدرت محاسباتي که هر 18 ماه دو برابر مي‌شود، باعث شده است که قدرت کامپيوترهاي شخصي 25 هزار برابر از زماني که آنها در 25 ساعت در شبانه‌روز انجام دهند. شرکت‌ها به طور روز افزوني بروشور، تبليغات مشخصات کالا، فرم سفارش را به صورت الکترونيک تهيه مي‌کنند و از طريق شبکه WWW اينترنت آنها را قابل دسترس يا ارسال مي‌کنند. بدون شک مهمترين و در عين حال بزرگترين پيشرفت در زمينه فن‌آوري اطلاعات و ارتباطات با ابداع وب توسط تيم برنرزلي در اواخر سال 1980 بر مي‌گردد، به منظور آشنايي با جايگاه واقعي وب کافي است به ضريب نفوذ آن پس از ابداع توجه گردد. پس از ابداع هر فن‌آوري، مدت زماني به طول مي‌انجامد تا فن‌آوري مورد نظر در مقياس عمومي مورد استفاده قرار گيرد. (ضريب نفوذ) مثلاً تلفن پس از 74 سال، راديو پس از 38 سال، کامپيوتر شخصي پس از 16 سال تلويزيون پس از 13 سال و وب پس از 4 سال، موفق به جذب 50 ميليون استفاده کننده شده است.

از ديگر تجهيزاتي که به کاربران و مديران در انجام فعاليتهاي روزانه و تصميم‌گيري‌ها در سازمان کمک مي‌نمايد عبارتند از: کاربرگ الکترونيکي EXCEL که به ارائة  راه‌هاي مؤثر جهت پردازش داده‌ها و تهيه اسناد و مدارک سازماني منجر مي‌شود، کنفرانس ويدئوئي، پست الکترونيکي، فاکس،‌ ابزارهاي تجزيه و تحليل، مدل سازي و تعريف و ارزيابي راه‌ها مانند استفاده از نرم‌افزارهاي MS.

ساختار سازمان:

آرايش سيستم‌هاي فرعي سازمان و نيروي انساني ساختار سازمان را مي‌سازند (6) ما ساختار را به عنوان يکي از اجزا‌ء سازما که از عناصر پيچيدگي (حدود تفکيک را در سازمان نشان مي‌دهد، همچنين ميزان تخصص گرايي، تقسيم کار، و تعداد سطوح در سلسله مراتب سازمان)‌،‌ رسميت (حدي که يک سازمان براي جهت دهي رفتار کارکنانش به قوانين، مقررات و رويه‌ها متکي است )تمرکز (به جاي که اختيار تصميم‌گيري در آنجا متمرکز است) تمرکز (به جاي که اختيار تصميم‌گيري در آنجا متمرکز است) تشکيل شده تعريف مي‌کنيم. (8)

اثرات تکنولوژي اطلاعات بر ساختار سازماني

امروزه استفاده از جنبه‌هاي مختلف فن‌آوري اطلاعات در سازمان‌هاي سطح جهان امري ناگزير و گسترده است و سازمان‌ها به تأييدي که IT بر ساختار سازماني دارد پي برده‌اند. در اين قسمت به بررسي برخي از آثاري که تکنولوژي اطلاعات بر ساختار سازمان‌ها دارد اشاره مي‌نمايم.

کاهش هرم و افقي شدن ساختار سازمان

سيستم‌هاي اطلاعاتي، شکل آينده، سازمان‌ها را تغيير خواهند داد. انقلاب اطلاعات نياز به مديران مياني و واحدهاي ستادي براي جمع‌آوري، تجزيه، تحليل، تغيير و تفسير داده براي مديران ارشد اجرايي را کاهش خواهد داد. (8)

کاربرد تکنولوژي پيشرفته اطلاعاتي باعث شده است که از سطوح مديريتي سازمان کاسته شود، سازمان‌هاي بزرگ و بورکراتيک در غالب موارد غير کارا، مقاوم در مقابل تغييرات و از قدرت رقابت کمي برخوردار هستند. سيستم‌هاي اطلاعاتي مي‌تواند تعداد سطوح مختلف را در سازمان کاهش دهند، اين کار از طريق تدارک اطلاعات لازم براي مديران جهت اداره کردن تعداد زيادي از کارگران و کارمندان از کانال تفويض قدرت تصميم‌گيري زيادتر به لايه‌هاي پايين‌تر انجام مي‌شود بخاطر اين تغييرات، بسياري از شرکت‌ها هزاران شغل مديران مياني را حذف کرده‌اند IBM؛ و جنرال موتور نمونه‌هايي از اين سازمان‌ها هستند که بيش از 30000 شکل مدير مياني را يکباره حذف کرده‌اند. (3)

2- بهبود هماهنگي

تکنولوژي اطلاعات به سبب ايجاد ارتباط از طريق تسهيل در جريان مبادله اطلاعات به از ميان برداشتن بسياري از سدهاي بين مديران کمک مي‌نمايد. سيستم‌هاي پيام دهنده الکترونيکي، کنفرانس ويدئويي، پست الکترونيکي، تشکيل ميزگرد از راه دور و … مديران را قادر ساخته است تا ارتباط بيشتري با يکديگر يابند و اين يکي از بزرگترين ره‌اوردهاي IT مي‌باشد. در واقع تکنولوژي اطلاعات اين شرايط را فراهم آورده است که جهاني سازماندهي کنيم در حاليکه محلي عمل مي‌نماييم.

3- تمرکز و عدم تمرکز

تکنولوژي اطلاعات به سازمان‌ها اجازه مي‌دهد که به طور همزمان تمرکز و عدم تمرکز را محقق سازند، تئوري سازمان به طور سنتي با تمرکز و عدم تمرکز به عنوان يک رابطه مجموع صفر برخورد کرده است يعني با افزايش يکي از آن دو، به تناسب، ديگري کاهش مي‌يابد. دوگانگي بين تمرکز و عدم تمرکز در آينده، به مراتب کمتر از زمان حال خواهد شد، دليل اين امر ساده است زيرا تکنولوژي اطلاعات به سازمان‌ها اجازه خواهد داد که خود اطلاعات را ايجاد ذخيره کنند. فعاليت غيرمتمرکز را چنان هماهنگ مي‌نمايند که گويي آن فعاليتها متمرکز بوده‌اند. (8)

4- جدا کردن کار از مکان

امروزه به باور بسياري از سازمان‌ها کار عملي است که بايد انجام شود نه جايي که فرد بايد به آنجا روند. آنان با موفقيت تکنولوژي را جايگزين ادارات کرده‌اند و يا بسياري از تجهيزات و امکانات مختلف ارتباطي و اطلاعاتي شرايط محل کار را دگرگون کرده‌اند و آن را زير سوال برده‌اند. (4)

تکنولوژي ارتباطات مسأله فاصله را براي بسياري از کارها و در موقعيت‌هاي زيادي حذف کرده است. بسياري از کارمندان مي‌توانند از محل منزل خود با سايت شرکت ارتباط برقرار نمايند و کارشان را در منزل انجام دهند و از اين رو شرکت مي‌تواند دفتر مرکزي را کوچک‌تر نمايد و اصطلاحاً به سمت تشکيل ادارات مجازي پيش رود.

واژه ادارات مجازي معرف نوعي کار به صورت متحرک و دور از دفاتر کار سنتي است که در آن افراد وابسته به داشتن جا و مکاني براي انجام دادن آن نمي‌باشد.

حرکت به سمت ادارات مجازي مستلزم اين خواهد بود که تعاريف مجددي از اصطلاحاتي نظير پيچيدگي و حيطه نظارت ارائه شود. کارمنداني که امور دفتري را در سازمان به عهده دارند، اين امور را در منزلشان انجام مي‌دهند، آنها فعاليتهاي روزانه خود را خارج از پارامترهاي فيزيکي سازمان انجام مي‌دهند. اما رايانه‌هايي وجود دارند که به مدد آنها مديريت مي‌تواند بر فعاليت‌هايي که کارکنان در منزل انجام مي‌دهند، نظارت کند. بدين صورت کامپيوترها، ساعت حاضر شدن کارکنان پشت رايانه (در محل کار خود) ميزاني که هر ساعت کار کرده‌اند، مقايسه ستاده‌هاي کارکنان با معيار از پيش تعيين شده و ساعاتي که کارکنان کار خود را تعطيل مي‌کند، به مديريت سازمان اعلام مي‌‌کنند. (8)

5- افزايش قابليت انعطاف در سازمان‌ها

شرکت‌ها به واسطه استفاده از تکنولوژي اطلاعات مي‌توانند قابليت پاسخگويي خود را نسبت به تغيير و تحولات محيط پيرامون خود افزايش دهند و از فرصتهاي جديد استفاده مطلوبتري نمايند.

بسياري از شرکت‌هاي بزرگ به واسطه تکنولوژي اطلاعات پايگاه‌هاي داده‌هاي عظيمي را در اختيار دارند که به آنها اين فرصت را مي‌دهد که سوابق خريد مشتريان خود را ثبت نمايند و آنها را تجزيه و تحليل کنند. شرکت‌هاي بزرگ از اين طريق نيازها و ترجيحات تمامي مشتريان خود را مي‌دانند.

بسياري از شرکت‌هاي کوچک با کامپيوترهاي روي ميز، با بسته‌هاي نرم افزاري ارزان و ابزاري که توسط کامپيوتر کنترل مي‌شوند، همان دقت، سرعت و کيفيت غول‌هاي صنعتي را براي آنها فراهم کرده است. مديران به راحتي مي‌توانند اطلاعاتي را که نياز دارند به دست آورند تا بتوانند تعدادي از کارمندان را که در نقاط جغرافياي مختلف پراکنده هستند مديريت کنند. (3)

6- افزايش کارکنان متخصص

کاربرد سيستم اطلاعاتي پيچيده و فن‌اوري اطلاعات بدان معناست که کارکنان بايد آموزش ديده و حرفه‌اي باشند تا بتوانند با اين سيستم کار کنند و آنرا حفظ کنند، در بيشتر موارد سازمان‌ها بايد پس از بکارگيري اين تکنولوژي کارگران بدون مهارت خود را با افراد ماهر و متخصص جايگزين نمايند. به عنوان مثال گروه بانکداران آمريکاي شمالي پس از بکارگيري سيستم خدماتي مشتريان مجبور شد نسبت کارکنان ماهر و حرفه‌اي خود را از 30 تا 60 درصد برساند، اين سيستم جايگزين تعداد زيادي از نيروهاي دفتري شد. براي کارهايي مثل نامه‌نويسي، بايگاني و پر کردن فرم تعداد اندکي کارکند لازم بود و بقيه منتظر خدمت شدند. (2)

نتيجه :

در ابتداي هزاره سوم، صنعت فن‌آوري اطلاعات در جهان محور دگرگوني و توسعه قرار گرفته است تکنولوژي اطلاعات يکي از ابزارهايي است که به مديران سازمان کمک مي‌نمايد تا به کمک آن زمينه لازم را جهت تطبيق با شرايط رقابتي فراهم سازند. اين علم به تدريج تمام ابعاد زندگي ما را در بر مي‌گيرد و زير بناي جديدي را براي ساختارهاي سازماني و کليه فعاليتهاي آن فراهم آورده است، اين زيربنا توسعه سازمان‌ها را با ابزارهاي جديدي اطلاعاتي و ارتباطي فراهم خواهد نمود.  متحول شدن از اقتصاد بر مبناي صنعت به اقتصاد بر مبناي دانش فني و اطلاعات سبب ايجاد تغيير و تحول در سازماندهي شرکت‌ها گشته است از جمله اثار آن مي‌توان به افقي شدن، قابليت انعطاف، بهبود هماهنگي، جدا کردن کار از مکان،  افزايش کارکنان متخصص اشاره کرد تصميم‌گيري در خصوص انتخاب فن‌آوري اطلاعات تأثير مهمي بر عملکرد سازمان دارد و به عبارتي تصميم‌گيري در خصوص فن‌آوري اطلاعات يک تصميم استراتژيکي است که با در نظر گرفتن تمام ملاحظات بايد صورت گيرد چرا که توجه به تکنولوژي اطلاعات در کنار ساير منابع يک سازمان و توسعه آن يک ضرورت اجتناب ناپذير است.

سازمانهاي کارآفرين و توسعه

کارآفريني سازماني مفهومي چند بعدي است که فعاليت‌هاي سازمان را بسوي نوآوري در محصول و فن‌آوري، مخاطره پذيري و پيشگامي سوق مي‌دهد. کارآفرينان در سازمانهاي کارآفرين زمينه رشد و بلوغ دارند. آنان با استفاده از فرصت‌هايي که سازمان در اختيارشان مي‌گذارد مي‌توانند به توسعه‌ فعاليتي جديد در چارچوب سازمان خود بپردازد.

ضرورت کارآفريني سازماني از سه نياز اساسي يعني افزايش رقباي جديد، ايجاد حس بي‌اعتمادي نسبت به شيوه‌هاي مديريت سنتي در سازمانها، خروج بهترين نيروهاي کار از سازمانها و اقدام آنها به کارآفريني مستقل نشات گرفته است و بر اسن اساس ضرورت دارد که سازمانهاي کارآفرين از غير کارآفرين شناسايي و به تقويت سازمانهاي کارآفرين پرداخته شود.

لازم است که مديران کارآفرين از غير کارآفرين بازشناسي شوند و به آموزش و بهسازي مديران کارآفرين پرداخته شود در اين رابطه عده‌اي معتقدند کارآفريني در سازمان به عنوان طيفي از رفتار و بر روي يک پيوستار بررسي مي‌شود در يک حد نهايي اين پيوستار مدير کارآفرين و در طرف ديگر آن، مدير بوروکرات قرار دارد مدير بوروکرات به اعتقاد” پيتر دراکر” کسي است که از تغييراحساس تهديد مي‌کند و با عدم قطعيت مضطرب مي‌شودف قابل پيش‌بيني بودن را ترجيح مي‌دهد و به حفظ وضوح موجود تمايل دارد. اما مدير کارآفرين در نقطه مقابل آن قرار دارد مديران کارآفرين و خلاق که متوليان توسعه هستند منتظر تفييرات محيط نمي‌مانند بلکه خود تغيير و دگرگوني را ايجاد و در معيارها و هنجارهاي سازماني نفوذ مي‌کنند و رفتارهاي منجمد و روشهاي موجود را برهم مي‌زنند، تغييرات مورد نظر را به وجود مي‌آورند و با تدابير انگيزشي تغييرات و روشهاي نوين را تثبيت مي‌کنند.

جهت دادن به تغييران و آنها را مطابق امکانات، منابع و تهديدات سازمان شکل دادن، رسالت امروز مديران کارآفرين است. مديريت کارآفرين نايابي و گراني را با ابداعات و ابتکارات در تکنولوژي توليد محصول، جايگزيني مواد اوليه و ساير تدابير خلاق بي اثر ساخته و حتي از آنها براي پيشبرد اهداف سازمان نيز بهره مي‌گيرد مدير کارآفرين تسليم محيز نيست بلکه بر محيط تسلط داشته و از آن براي حفظ منافع و مصالح سازمان استفاده مي‌کند.

ماهيت و مفهوم کارآفريني:

کارآفريني فرآيندي است که در محيط‌ها و مجموعه‌هاي مختلفي اتفاق مي‌افتد و طي آن تغييرات در سيستم اقتصادي از طريق نوآوريهاي افرادي که به فرصت‌هاي اقتصادي واکنش نشان مي‌دهند رخ مي‌دهد که اين امر باعث ايجاد ارزش فردي و اجتماعي خواهد شد.

در تعريفي ديگر کارآفريني را فرآيند ايجاد ثروت، فرآيند هدايت وظايف و فعاليت‌ها و عامل محقق نمودن فرصت‌اي شناخت شده، فرآيند هدايت و گسترش موقعيت‌هاي جديد و اقدامات ريسک‌آور همراه با نواوري در نظر مي‌گيرند. به عبارت ديگر کارآفريني فرايندي است که طي آن فرصت‌هاي جديد ايجاد کالاها و خدمات، کشف، ارزيابي و مورد استفاده قرار مي‌گيرند.

کارآفريني به يک معني، نوآوري است و يکي از نقش‌هاي مدير را نقش نوآور بر مي شمارند که مديران زماني اين نقش را بازي مي‌کنند که طرح‌ها و برنامه‌هاي جديدي را تدوين و اجراء مي‌کنند، به تغيير و اصلاح سازمانشان اقدام نمايند، يا به کسب و کار جديدي وارد شوند و در اين نقش آنان تغييرات جديدي را در اهداف و رسالت‌هاي سازمان ايجاد مي‌کنند.

“رابينز” کارآفريني را عبارت از قبول مخاطره، پيگيري فرصت‌ها و ارضاي نيازها و خواسته‌ها از طريق نوآوري و تاسيس يک کسب و کار مي‌داند و کارآفرينها را افرادي مي‌داند که چنين نقشي را ايفاء مي‌نمايند.

کارآفرين سازماني و سازمان کارآفرين:

کارآفرين سازماني عبارتست از فرد يا افرادي هستند که در سازمانهاي بزرگ و کوچک همچون يک کارآفرين مستقل فعاليت مي‌نمايند و فعاليت وي منجر به ايجاد واحدهاي جديد در سازمان، ارائه محصولات، خدمات و فرآيندهاي جديد مي‌شود که شرکت را بسوي رشد و سودآوري سوق مي‌دهد. اينان از لحاظ ويژگي‌ها با کارآفرينان مستقل مشترک هستند و تنها تفاوت آنها در حوزه و سطح فعاليت آنان است.

اما سازمانهاي کارآفرين به مجموعه تشکيلات و ساختارهايي گفته مي‌شود که داراي خصوصيات خاص مي‌باشند و موجب نوآوري، خلاقيت و بطور خاص فعاليتهاي کارآفرينانه مي‌شوند. ارتباط بين کارآفرين سازماني با سازمانهاي کارآفرين اين است که سازمانهاي کارآفرين محصول کارآفرين سازماني است.

ويژگي‌هاي سازمان‌هاي کارآفرين:

به اعتقاد “هندي” ويژگي‌هاي مشترک سازمانهاي کارآفرين عبارتست از:

• وجود فردي که نقش محوري را ايفاء مي‌نمايد و ديگران و منابع را در يک سازمان به سوي استفاده از يک فرصت ترغيب مي‌کند.
• ايجاد يک فعاليت جديد يا يک واحد بصورت مستقل يا نيمه‌ مستقل در شرکت مادر.
• افزايش نوآوريها بيش از حد معمول.
• تلاش براي نهادينه کردن و ايجاد بينشي مشترک نسبت به تغييرات در سطح ساختار و فرهنگ سازمان، گرايش به فعاليت‌هاي گروهي و تيمي، انگيزش و هدف‌گرايي مشترک، پيشتاز بودن در زمينه فعاليت و يادگيري سازماني.

استراتژي‌هاي ايجاد کارآفريني سازماني:

بادن و استافورد (Baden Stapford) دو نوع استراتژي‌ اصلي براي ايجاد کارآفريني در سازمان ارائه نموده‌اند: اولين استراتژي وجود فرد کارآفرين در سازمان و نشات گرفتن تمامي مراحل فرآيند از سوي وي مي‌باشد که در نهايت به تکميل و اجراي يک تفکر در درون سازمان منجر مي‌شود که آن را کارآفريني سازماني مي‌نامند.

دومين استراتژي ايجاد کارآفريني در درون خود سازمان مي‌باشد که تغييرات ساختاري،‌ فرهنگ سازماني، تشکيل تيم‌هاي کارآفرينانه و در نهايت ايجاد يک بينش و فهم مشترک در بين مديران و کارکنان را سبب مي‌گردد و آن را کارآفريني شرکتي مي‌نامند.

“هانس شول‌هامر” معتقد است که سازمانها در عرصه رقابت استراتژيهاي ذيل را مي‌بايستي اتخاذ نمايند:

• کارآفريني اداري: نوآوري به عنوان يک فرآيند چند مرحله‌اي و قابل کنترل فرض مي‌شود.
• کارآفريني تقليدي: سازمانها به اين دليل از همديگر تقليد مي‌کنند که مخاطره شکست را به حداقل برسانند.
• کارآفريني فرصت گرايانه: نواوري به صورت اتفاقي روي مي‌دهد و استراتژي اينگونه سازمانها تمرکز بر فعاليت در محيط خارجي است.
• کارآفريني اکتسابي: سازمانها با اتخاذ اين استراتژي قصد دست يافتن به تنوع فعاليتها را دارند.
• کارآفريني پرورشگاهي: سازمانها در اين استراتژي به ايجاد و تاسيس واحدهاي مستقل در درون سازمان خود مي‌پردازند.

به اعتقاد “هندي” ويژگي‌هاي سازمانهاي کارآفرين عبارتست از:

• وجود فردي که نقش محوري ايفاء مي‌نمايد و ديگران و منابع را در يک سازمان به سوي استفاده از يک فرصت ترغيب مي‌کند.
• ايجاد يک فعاليت جديد يا يک واحد به صورت مستقل يا نيمه مستقل در شرکت مادر
• افزايش نوآوريهاي بيش از حد متداول
• تلاش براي نهادينه کردن و ايجاد بينشي مشترک نسبت به تغييرات در سطح ساختار و فرهنگ سازمان، گرايش به فعاليت‌هاي گروهي و تيمي، انگيزش، هدفگرايي مشترک، پيش قدم بودن در زمينه فعاليت و يادگيري سازماني.

استراتژي‌ در سازمان‌هاي کارآفرين:

1- تدوين اهداف استراتژي

2- ارزيابي داخل سازمان و نقاط قوت، ضعف آن

3- ارزيابي خارج سازمان، فرصت‌ها و تهديدات آن

4- انتخاب استراتژي کارآمد و کاربردي کارآفريني

5- سازماندهي منابع سازمان براي اجراي طرح استراتژي کارآفريني و ارزيابي آن

راهکارهاي توسعه کارآفريني:

روشهاي توسعه سازمانهاي کارآفرين عبارتست از:

1- توسعه بينش: با ايجاد بينش مشترک، اهداف مديران، رسالت سازمان و ماموريت‌هاي آن براي افراد کارآفرين مشخص مي‌شود و کارکنان اين چشم‌انداز را شناخته و آن را درک مي‌کنند.

2- تشويق نوآوري: نوآوري ابزار لازم براي کارآفرين است لذا سازمانها بايد نوآوري را به عنوان عامل اصلي در استراتژيهاي خود بکار گيرند.

3- ايجاد جو کارآفرينانه در سازمان: بوجود آوردن فضاي کارآفريني در سازمان و سرمايه‌گذاري در فعاليت‌هاي کارآفرينانه موجب تجلي تفکرات جديد در يک محيط نوآور مي‌شود و باعث رشد بالقوه نوآوري مي‌شود.

4- تسوعه تيم هاي کارآفريني: تيم‌هاي کارآفرين مدير و رهبر خود بوده و عملکردهاي بالايي دارند از اين رو سازمان‌هاي کارآفرين بايستي به دنبال ايجاد چنين‌ تيم‌هايي باشند.

5- متعهد نمودن سازمان: تعده به کارآفريني در سازمان فقط مي‌تواند يک فرآيند بالا به پايين باشد و تشويق کارآفريني نياز به قدرت و اختياراتي دارد که تنها از سوي رده‌هاي بالاي سازمان مي‌تواند اعمال شود.

6- تعيين شکل کارآفريني در سازمان: کارآفريني در سازمان اشکال مختلفي دارد و شکلي که مناسب يک سازمان باشد ممکن است براي سازمان ديگر نامناسب باشد.

7- توسعه فرهنگ کارآفرينانه: فرهنگ سازمان کارآفرين بايد با روشهاي کارآفرينانه سازمان هماهنگ شود.

8- شناسايي استعدادهاي کارآفرينانه: به منظور شناسايي افراد کارآفرين بايستي دو گروه مشخص شوند اول گروه نوآوران که از ذوق مديريتي بهره‌مند باشند. دوم اعضاي بالقوه گروه مي‌باشند که براي مفهوم کارآفريني سازماني به نوآوران ياري مي‌دهند.

9- پاداش به کارآفرينان سازماني: دادن پاداش به کارآفرينان موجب دلگرمي‌ آنان به ارائه کار بيشتر و خلاق خواهد شد.