مبانی و تکنیک های روابط عمومی

مقدمه:

يكي از مشكلات روابط عمومي ها در كشورها ما فقدان منابع علمي و مكتوب در اين حوزه مي باشد از ديرباز و از زماني كه روابط عمومي عنوان يك رشته و حرفه در كشور ما متولد شد، به دليل آن كه تولد اين حرفه جديد بر اساس نيازها و زير ساخت هاي موجود در كشور ما جوابگوي اين نهاد اجتماعي نبود، ساز و كازهاي مناسب هم براي توسعه و ارتقاء روابط عمومي ايجاد نشد ولي با گذشت زمان و ايجاد نيازهاي جديد در جامعه در حال گذرا ايران نياز به داشتن روابط عمومي هاي كارآمد بيش از پيش احساس شد. با سواد شدن درصد بيشتري از مردم، ايجاد تمايلات
تساوي طلبانه، بالا رفتن توقعات مردم از حكومت ها، گسترش وسايل ارتباط جمعي، اهميت يافتن هرچه بيشتر افكار عمومي، رشد صنايع و شركت هاي سهامي و … از جمله اين عوامل به شمار مي روند.

عموماً شاهد آن هستيم كه واژه روابط عمومي در نوشتار و گفتار سازمانها، مطبوعات و مردم به ميان مي آيد، بدون آنكه اولا بدانند، روابط عمومي چيست؟ آيا علمي است، كه مورد بررسي ها و پژوهشهاي علمي قرار مي گيرد و از علوم ديگر، مانند رياضيات، فيزيك و… نيز بهره مي برد و يا هنري است، كه از خلاقيتها، ابداع ها و تكنيكهاي جديد و جذاب بهره مي برد و در رديف هنرهاي هفتگانه ناميده مي شود. و ثانياً چه تعريفي دارد؟ آيا آينه تمام نما، وكيل مدافع مدعي العموم، مغز انديشمند، مشاور مدير، چشم بينا، بازوي توانا، گوش شنوا مبلغ و اطلاع رسان، زبان گويا است. و ثالثاً از چه جايگاه و موقعيتي برخورد است؟ آيا واحد است يا اداره، در متن است يا حاشيه، اصلي است يا فرعي با واسطه است يا بي واسطه، واقعي است يا طفيلي.

از آنجايي كه روابط عمومي ها در هر سازمان و يا دستگاه اجرايي، نه تنها هم سطح و هم طراز با بخشها و واحدهاي ديگر هستند، بلكه بايد از لحاظ موقعيت و جايگاه و عملكرد بر ساير بخشها توفق و اشراف داشته باشند؛ ولي متأسفانه در حال حاضر چنين نيست و اين موضوع در ساختار همه دستگاهها بعنوان يك نقص و كاستي محسوب مي شود. اساس اين كاستي و ضعف به دو عامل اصلي باز مي گردد:

اول:ضعف برداشت و عدم معرفت و خويشتن شناسي خود روابط عمومي ها.

مي دانيم خويشتن شناسي سودمندترين دانشهاست و بي شك اگر يك روابط عمومي، تعريف جامع و كامل خود را بداند، جايگاه و مقام خود را بشناسد، با مسئوليت و وظابف خود آشنا و در اجراي آن كوشش كند حقيقتا به اين كاستي و ضعف گرفتار نخواهد شد.

دوم:ضعف برداشت و عدم شناخت و آگاهي مديران نسبت به روابط عمومي.

مي دانيم وجود يك روابط عمومي علمي و كارآمد در يك ضرورتي اجتناب ناپذير است، كه در اين ميان خود مدير بايد بداند كه بدون داشتن يك روابط عمومي فعال، قوي و توانمند قادر به انجام قسمت اعظم فعاليتها و نيل به اهداف خود نخواهد بود و مرحوم دكتر حميد نطقي- بنيانگذار روابط عمومي علمي در ايران- گفته است كه: هر مديريتي، سزاوار همان روابط عمومي است كه دارد.

از آنجايي كه موضوع آموزش از مهمترين عوامل مؤثر در توسعه كمي و كيفي فعاليتهاي هر مجموعه است و بهره گيري درست و مناسب از آن، دستيابي به اهداف مورد نظر را تسهيل مي كند. همچنين در ارتقاء سطح دانش و مهارت كاركنان هر دستگاه، اصلاح نگرش آنان نسبت به وظايف شان و ايجاد وفاق و همسويي در عملكرد آنان نقش بسزايي دارد.

بر آن شديم با تهيه و تنظيم يك مجموعه آموزشي جامع و كامل و مكتوب، و ارائه آن به شكل كتاب كه خود از فنون روابط عمومي محسوب مي شود، گامي چند در راه آموزش روابط عمومي ها و شناساندن روابط عمومي به مديران و كاركنان دستگاههاي اجرايي برداريم.

آنچه فراروي شما است و به مطالعه آن خواهيد پرداخت، حاصل مطالعا، تجارب و بهره برداري از كتب مختلف رشته روابط عمومي است.

بخش اول:تاريخچه روابط عمومي در جهان

  كاربرد اصطلاح روابط عمومي (public relation) به معناي خاص براي اولين بار در سال 1897 در سالناه اداره اتحاديه راه آهن ايالات متحده آمريكا به چشم مي خورد. ولي سابقه و تاريخ و تاريخ فعاليتهاي مربوط به آن، به زمانهاي بسيار دور و آغاز زندگي اجتماعي بشر باز مي گردد.

به اين صورت كه كوشش در برقراري ارتباطات با توسل به وسايل ممكن و موجود را مي توان در زمانهاي قبل از تولد مسيح جستجو كرد. از آن جمله اقوام مختلف مثل: بابليها و آشوريها در شرق ميانه، يونانيها و رومسها در اروپاي جنوبي، از فعاليت هاي روابط عمومي برخوردار بودند و ادامه اين تاريخ تا به امروز ارائه كننده شواهد و علائم بارزي است كه هريك نشانگر كوشش در برقراري ارتباطات و روابط عمومي است.

در گذشته هاي دور دولتها و سازمانهاي تحت فرمانشان به صورتهاي مختلف با مخاطبين و سرويس گيرندگان، ارتباط برقرار مي نموده اند. اطلاع رساني هم به صورتهاي ابتدايي وجود داشته است كه اين هر دو به نوعي يك كار روابط عمومي محسوب مي شود.

تغيير و تحول در روشهاي ارتباطي به صورت مدرن و امروزي آن و در نتيجه تأسيس واحدها يا دفاتر روابط عمومي از كشور آمريكا شروع شد كه طي شش مرحله
زمان بندي زير موفقيت آمروزي خود را بدست آورده است.

از سال 1900 تا 1914 با رشد بسيار سريع واحدهاي اقتصادي، توليدي و بازرگانيخصوصي چون راه آهن ها، بانكها، صنايع مفتي و معادن و آغاز مبارزه افكار عمومي بر عليه مقاصد سودجويانه آنان به طوري كه در اثر آغاز اين جنبش تعداد از شركتهاي بزرگ تجارتي و توليدي به ورطه ورشكستگي سوق داده شدند. همين امر صاحبان صنايع و شركتهاي بزرگ تجارتي و توليدي به ورطه ورشكستگي سوق داده شدند. همين امر صاحب صنايع و شركتها را به فعاليتهاي روابط عمومي جهت جلب افكار عامه متوجه كرد و در سال 1906 اولين شركت خصوصي خدماتي تحت عنوان روابط عمومي توسط(آي وي لي) (I-V-Lee) كه فارغ التحصيل دانشگاه پرينستون و خبرنگار روزنامه نيويورك ورلد(New York world) بود، ايجاد شد كه اين فرد را پدر روابط عمومي در آمريكا مي نامند.

از سال 1914 تا 1918 به تدريج و به اقتباس از مؤسسه لي، ساير مؤسسات اقدام به تأسيس دفاتر روابط عمومي نمودند و نيز با كوشش دولت آمريكا جهت روشن كردن هدفهاي شركت در جنگ جهاني اول و جلب حمايت مردم به سوي مشاركت آمريكا در اين جنگ، به اين ترتيب كميته اطلاعات عمومي تأسيس شد و توسط متخصصين روابط عمومي در مورد شركت در جنگ، توسط سربازان و مردم مطالبي ارائه شد.

از سال 1918 تا 1929 به عنوان پس از جنگ و رشد بسيار وسيع واحدهاي روابط عمومي بويژه در زمينه هاي اقتصادي و نيز تشكيل نخستين دوره آموزشي روابط عمومي در سال 1923 در دانشگاه نيويورك، كه توسط(ادوارد. ال. برنيز) تدريس شد.

از سال 1929 تا 1939 كه با رشد پيگير، منظم و علمي روابط عمومي ها و اعمال كوششهاي فراوان جهت ايجاد توازن و هماهنگي بين منافع فردي و مصالح عامه صورت پذيرفت.

از سال 1939 تا 1945 و جنگ جهاني دوم كه در اين دوره در كنار كميت اطلاعات عمومي، دولت اقدام به تأسيس ادراه اطلاعات جنگ كرد و هزاران منخصص روابط عمومي در سرتاسر امريكا در فعاليتهاي عظيم اقتصادي اجتماعي اشتغال ورزيده و در زمينه هاي مختلف اقتصادي، سياسي، مذهبي و آموزشي اقدامات مفيدي را به نفع مردم انجام دادند و برخورداري از روابط عمومي بجز در آمريكا در ساير كشورها چون انگليس، آلمان، فرانسه، هلند و … هم احساس گرديد.

از سال 1945 تا كنون با گسترش بسيار روزافزون واحدهاي روابط عمومي روبرو بوده است و همراه با آن كتابها و مطالب زياد در زمينه روابط عمومي تأليف شده است. مؤسسات آموزشي روابط عمومي، سازمانهاي سنجش افكار عمومي، انجمنها و
اتحاديه هاي روابط عمومي و بالاخره رشته هاي تحصيلي دانشگاهي روابط عمومي بوجود آمد و روابط عمومي در تمام جهان به عنوان يك امر ضروري مورد توجه قرار گرفت و همچنين نخستين انجمن روابط عمومي در آمريكا، در سال 1948 تشكيل گرديد.

بخش دوم:تاريخچه روابط عمومي در ايران

آنچه ما اكنون به عنوان روابط عمومي، چه از نظر لغت و چه از نظر شغل مي شناسيم، براي اولين بار، در مرداد ماه سال 1332 ه.ش در نمودار سازماني شركت سهامي تصفيه نفت ايران كه در آبادان مستقر بود ادراه اي تأسيس شد كه آن را روابط عمومي ناميدند. از سال 1340 به بعد به اقتباس از اين شكرت، وازرتخانه ها و مؤسسات بزرگ ديگر ايران، به ترويج واحدهايي كه به نام هاي انتشارات، مطبوعات، تبليغات و اطلاعات كه بعدا همگي به روابط عمومي تغيير نام يافت، پرداختند.

پس از تشكيل واحدهاي روابط عمومي در ايران، نياز به آموزش مسئولين راوبط عمومي ها و كاركنان اين واحدها احساس شد و توسط وزارت اطلاعات و جهانگردي سابق كلاسهاي كوتاه مدت آموزشي تشكيل گرديد كه مقدمات، اصول و فنون روابط عمومي توسط استادان و صاحب نظران تدريس مي شد. همچنين نخستين سمينار روابط عمومي در تاريخ سيزده مهر سال 1344 در كرمانشاه توسط شركت نفت برگزار گرديد.

در سال 1345 براي تشكيل دانشكده اي در رشته روابط عمومي، مطالعاتي بعمل آمد و در سال 1346 مؤسسه عالي مطبوعات و روابط عمومي تشكيل گرديد. مؤسسه عالي مطبوعات و روابط عمومي در سال تحصيلي 47-46 فعاليت خود را آغاز كرد و دانشجويان پس از طي چهار سال تحصيل و گذراندن 140 واحد درسي، در خرداد ماه سال 1350 نخستين فارغ التحصيلان اين دانشكده بودند.

از سال 1350 ادارات روابط عمومي با شكل و تركيب فعلي و با آئين نامه ها، اساس نامه ها و شرح وظايف خاص خود از گسترش بيشتري برخوردار شدند و توسط سازمان امور اداراي و استخدامي كشور و وزارت اطلاعات جهانگردي وقت
(وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي) از سال 1354 تشكيلات جديد روابط عمومي در سازمانها به تصويب رسيد، و به تدريج رشد و توسعه ادارات روابط عمومي به آن حد رسيد كه امروز شاهد آن هستيم كه هر مؤسسه، سازمان، كانون، نهاد و… داراي روابط عمومي مي باشد.

متخصصين و كارشناسان روابط عمومي در ايران در سال 1344 به عضويت انجمن جهاني روابط عمومي پذيرفته شدند و در فروردين 1345 جلسه ساليانه انجمن مذكور در يك كشور آسيايي يعني ايران تشكيل شد و موضوع مذاكرات (نقش روابط عمومي) در پيكار جهاني با بي سوادي بود.

در اين ميان انجمن روابط عمومي ايران در اسفند 1346 با حمايت از سوي شركت ملي نفت ايران با هدف شناساندن ارزش و اهميت روابط عمومي به مديران و مسئولان و بالا بردن سطح علمي و تجربي دست اندركاران اين رشته تشكيل شد.

امام اين انجمن در فعاليتهاي داخلي و خارجي موفقيت چنداني به دست نياورد و بعد از مدتي به دست فراموشي سپرده شد مجددا در اسفند 1363 با حضور شادروان مرحوم دكتر حميد نطقي و تني چند از شاگردان وي موضوع تشكيل انجمن روابط عمومي ايران مطرح گرديد، و مقرر شد روند فعاليتهاي انجمن روابط عمومي ايران قبل از انقلاب مورد بررسي و مطالعه قرار گيرد. نهايتا پس از طري جلسات متعدد كارشناسي، اساسنامه پيشنهادي براي تشكيل انجمن تدوين گشت، اما در آن زمان به علت نامساعد بودن اوضاع داخلي و جنگ تحميلي زمينه لازم براي طي مراحل قانوني تشكيل انجمن فراهم نيامد و پيگيري موضوع تعويق افتاد.

تعاريف روابط عمومي :

تعاريف متعددي از روابط عمومي موجود است. تعاريف وظايف را تعيين و تهداف را مشخص مي سازد. علوم اجتماعي و انساني تعريف خاصي را نمي پذيرد و براي آنان تعاريف گوناگوني وجود دارد. هركدام از علوم اجتماعي وظايف متعددي را دارا هستند. به همين علت با پذيرفتن و تصميم بر وظيفه، تعريفي از آن علم مشخص مي شود.

روابط عمومي تعاريف متعددي را پذيرفته است. فقط از يك زاويه يعني ارتباط با سازمان وقتي بررسي مي شود تعاريفي متفاوت از هم ديده مي شوند.

1-چشم سازمان

2-گوش سازمان

3-زبات سازمان

4-آئينه تمام نماي سازمان

5-وكيل مدافع سازمان

6-تصوير ساز سازمان و…

براي اين منظور بايد وظايف روابط عمومي شناخته شود، چرا كه در راستاي وظايف است كه روابط عمومي تعاريف متعددي مب پذيرد و اين واقعيتي است كه بايد آن را پذيرفت. بايد مطالعه كنيم كه وظيفه اصلي روابط عمومي در موقعيت چيست؟

همچنانكه يك انسان در موقعيت هاي مختلف قرار مي گيرد و در هر موقعيت يكي از وظايف او وظيفه اول است. روابط عمومي هم با توجه به وظيفه اول تعريف مي پذيرد و همانطور كه خوراك اطلاعاتي انسان در مواقع مختلف متفاوت است و در موقعيت هاي مختلف آمادگي و پذيرش و نياز به اطلاعات خاصي را دارا است روابط عمومي داراي وظايف و مسئوليت هاي متنوعي مي شود.

مثلا يك مرد در خانه پدر است. وظيفه اول او پدري است و در يك ادراه ممكن است رئيس باشد وظيفه اول او رياست است در يك تيم فوتبال ممكن است بازيكن باشد وظيفه اول او بازيگري است.

پس با توجه به موقعيت، روابط عمومي يك وظيفه اول مي پذيرد و با توجه به وظيفه اول در موقعيت تعريف مي شود و اين گوناگوني عيب و نقص روابط عمومي نيست، اما بايد جهت مشخص و تعاريف تعيين شود.

مطالب حاضر در صدد است مجموعه اي از تعاريف گوناگون را براي بهره وري در آينده گرد هم آورد و در راستاي روشن شدن مفهوم روابط عمومي كوشش كند.

تعاريف روابط عمومي

در كتاب چگونه روابط عمومي آمده است:

– مجموعه ارتباط انساني و فعاليت هاي اداري در راستاي جلوه صحيح كارهاي يك فرد خاص يا يك مؤسسه را، اكثرا از طريق وسايل ارتباط جمعي، در اصطلاح نزديك به نيم قرن اخير، روابط عمومي مي گويند.

– فن ايجاد حسن روابط و تفاهم متقابل بين افراد جامعه با هيئت مديره مؤسسه است.

– هنري است براي پذيرا شدن اين امر به مردم كه آنچه انجام داده ايم صحيح است.

– هنر يافتن ايجاد حسن نيت متقابل است.

كار صحيح برنامه اي است، تؤام با پيگيري به منظور شناساندن مؤسسه.

– آئينه يك مؤسسه است هر چه شفافتر، بهتر.

– فني است براي كوشش در راه يابي براي پذيرا ساختن هدف و كارها به مردم به راههاي گوناگون بر پايه و اساس شناخت جامعه و افكار عمومي با آكاهش كامل از هدف مؤسسه.

دايره المعارف آمريكا روابط عمومي را به طور خلاصه اينگونه تعريف مي كند:«يك زمينه فعاليت است مربوط به روابط سازمان هاي صنعتي، شركت ها، مشاغل، دولت، اتحاديه و يا ساير سازمان ها كه هر يك با مردمي چون كارمندان، مشتريان،
سرمايه داران، تهيه كنندگان كالا، اعضاي احزاب سياسي و يا عامه مردم روبه رو هستند. كارهاي روابط عمومي شامل است بر تقويم افكار عمومي، ارزيابي و تفسير آن بر حسب منافع يك سازمان، شناساندن سازمان به مردم مربوط به خود و همچنين معرفي آن مردم به سازمان. يه اين طريق روابط عمومي دو وظيفه داخلي و خارجيدارد.(2)

همچنين دايره المعارف «وبستر» مي نويسد: حسن رابطه و ايجاد حسن نيت بين يك شخص يا يك سازمان با اشخاص و گروه هاي ديگر يا با جامعه از طريق توزيع مطلب خبر و توسعه رابطه آن با مطالعه و سنجش عكس العمل ها.(3)

روابط عمومي وكيل مدافع مؤسسه در بيرون و مدعي مردم در داخل مؤسسه است.(4)

زندگي اجتماعي انسان نيازهاي مختلفي را برايش به وجود آورد كه اجتناب ناپذير بود. يكي از اين نيازها، نياز به انتقال اطلاعات از فرد در جاي بخصوص و به منظور خاص. اگر اين عمل دو طرفه صورت نپذيرد زندگي اجتماعي انسان دچار اختلالمي شود.(5)

روابط عمومي همان چيزي است كه اگر درست ساخته شود و به طور اصولي به آن پرداخته شود عنصري اساسي براي به تحقق پيوستن ارزش ها، ايجاد تفاهم متقابل، درك درست از واقعيت هاي شغلي و تحصيلي، رضايت از زندگي، برقراري نظم اجتماعي و صدها هدف ديگر است.(6)

روابط عمومي در متن است نه در حاشيه و ضرورت است نه لوكس، در خود مديريت است نه در بيرون آن. پس حق داريم بگوييم هر مديريتي سزاوار روابط عمومي است كه دارد.(7)

روابط عمومي چشم و گوش مديريت است.(8)

در آستانه هزاره سوم ميلادي، روابط عمومي را فلسفه مديريت است نه در بيرون آن. پس حق داريم بگوييم هر مديريتي سزاوار روابط عمومي است كه دارد.(7)

روابط عمومي چشم و گوش مديريت است.(8)

در آستانه هزاره سوم ميلادي، روابط عمومي را فلسفه مديريت مي دانند و مسلم است كه ارزش، اعتبار و اهميت هر پديده را بايد در فلسفه آن پديده جستجو كرد(9)

روابط عمومي آيينه تمام نماي يك مؤسسه است.(10)

روابط عمومي كوشش مدبرانه اي است براي ترغيب و تشويق مردم يا نفوذ در افكار آنان به وسيله به كار بردن وسايل ارتباطي براي آنكه مردم نظر خوب نيست به يك مؤسسه داشته باشند و آن را محترم بشمارند«حمايت و پشتيباني كنند و در فراز و نشيب هاي در كنار او باقي بمانند.(11)

روابط عمومي ارتباطي دو جانبه بين افكار عمومي و مديران است.(12)

روابط عمومي فعاليتي است آميخته از فن و هنر(13)

روابط عمومي هنر است.(14)

در ايران روابط عمومي به قول مؤسس رشته روابط عمومي و غيره است.(15)

روابط عمومي چيزي است كه بستر ارتباط را به وسيله آن بايد آماده كنيم.(16)

دكتر يحيي كمالي پور مي گويد:«روابط عمومي نوعي مديريت است كه هدف آن ايجاد رابطه دو جانبه و سازنده در بين اعضاي دروني و بروني يك سازمان است.(17)

روابط عمومي ها تصوير ساز سازمان خويش هستند.(18)

روابط عمومي بزرگترين مشاور مديران سازمان هاست(19)

روابط عمومي تركيبي از علم، هنر و فن است.(20)

دكتر مهدي محسنيان راد: روابط عمومي عبارت است از فعاليت هاي ارتباطي و تدابيري كه سازمان ها و مؤسسات براي ايجاد و خلق نگرش مطلوب و مقابله با نگرش هاي مختلف در پيرامون كار خويش دنبال مي كنند. بر اين اساس، تبليغات، تنها بخشي از فعاليت هاي روابط عمومي به شمار مي رود(21)

پروفسور حميد مولانا:استاد علوم ارتباطات دانشگاه امريكن واشنگتن آمريكا: روابط عمومي يك نوع تبليغات است. تبليغات به صورت خيلي بزرگتر نه به صورت آگهي، آگهي يك رشته فرعي از تبليغات است.(22)

پروفسور حميد مولانا: روابط عمومي در واقع رابطي لسا بين سازمان ها و مردم و سعي دارد كه اهداف سازمان ها را براي مردم تشريح و از مردم بيشتر خبر گيري كند و عكس العمل آنها را به تصميم گيران و به سازمان تحويل دهد.(23)

كوشش انجام شده براي نفوذ در افكار عمومي.(24)

داشتن رابطه خوب با ديگران(25)

انجام كار خوب و مفيد وبيان و تبليغ اين اقدامات(26)

سلسله اقداماتي براي ايجاد ارتباط و حسن رابطه و تفاهم و آشنايي به منظور جلب همكاري مراجعه كنندگان، مشتري ها و عموم.(27)

تلاش ها و اقدامات آگاهانه و برنامه ريزي شده و سنجيده براي استقرار و كسب تفاهم بين يك سازمان و گروههاي مورد نظر آن(28)

عليرضا ظهره وند:« در تعريف روابط عمومي مي توان همان جمله معروف پل ارتباطي ميان مردم و سازمان يا وزارتخانه را مطرح كرد.(29)

«حاجي سفيدي»:روابط عمومي به عنوان پل ارتباطي بين سازمان ها و دستگاه و همچنين وسيله ارتباطي و دستيابي واحدها و بخش هاي مختلف درون سازماني به اهداف و سياست هاي يكديگر و ايجاد همدلي و همسويي و تفاهم بيشتر محسوب مي شود.(30)

«علي دارابي» روابط عمومي يك حرفه، يك انديشه و فكر است. روابط عمومي زبان مؤسسه است كه به سازمان شخصيت مي دهد و يا آن را محدود مي كند و مسئولان هر سازمان بايد روابط عمومي دستگاه خود را پل ارتباطي بين خود و مردم و دريافت كننده اطلاعات از مردم در خصوص دستگاه مربوط به خود بدانند. روابط عمومي خانه مردم و تريبون سازمان است. روابط عمومي كوششي است براي نفوذ در افكار عمومي از طريق كار و عمل قابل قبول و ارتباط دو جانبه. در واقع رواب عمومي عمل مديريت و فلسفه اجتماعي آن است.(31)

داود زارعيان: روابط عمومي به عنوان آيينه تمام نماي سازمان و شركت هاي دولتي، وظيفه برقراري ارتباط سالم دو طرفه را با مردم و سازمان عهده دار است. روابط عمومي، پديد آوردن و پروراندن پيوندهاي سود بخش و صميمانه اي است كه سود عمومي براي آشتي دادن و سازگار ساختن جنبه هاي خاصي از رفتار شخصي يا سازماني داشته و داراي اثر و معني اجتماعي است(32)

روابط عمومي عبارت است از فعاليت هاي ارتباطي و تدابيري كه سازمان ها و مؤسسات براي ايجاد و خلق نگرش مطلوب و مقابله با نگرش هاي مخالف در پيرامون كار خويش دنبال مي كنند(33)

خلاصه ترين و موجز ترين تعريف عبارت از آن است كه روابط عمومي يعني«نفوذ در افكار عمومي.»(34)

روابط عمومي رابطي است كه جامعه را از فعاليت هاي سازمان مطلع و افكار عمومي را «روابط عمومي عبارت است از سلسله اقدامات به منظور ايجاد ارتباط و حسن رابطه، تفاهم و آشنايي به منظور جلب همكاري مراجعه كنندگان، مشتري ها و عموم.(40)

روابط عمومي عبارت است از واسط و ميان سازمان و مردم.(41)

«رابطي است كه جامعه را از كم و كيف فعاليت هاي سازمان و نتايج حاصل از آن مطلع سازد و افكار عمومي را در راه كمك و پشتيباني معنوي نسبت به اجراي برنامه هاي مربوط بسيج مي كنند(42)

روابط عمومي اداره، قسمت يا واحدي از سازمان است كه به منظور انعكاس، انتشار و شناساندن فلسفه وجودي هدف و فعاليت هاي مؤسسه يا سازمان از طريق رابطه منطقي و راستين با مردم فعاليت مي كند و نيز منعكس كننده نظرات و افكار مردم درباره دستگاه خود به مديران سازمان است.(44)

نويسنده كتاب «ماهيت روابط عمومي» در بخش اول اين كتاب كه به بيان تعريف روابط عمومي اختصاص دارد چنين مي نويسد: بيان تعريفي براي روابط عمومي كار بسيار دشواري است. كساني كه نسبت به اين حرفه جديد علاقمند و بيا به نحوي درباره آن صاحب آگاهي هستند، تعاريف خاصي براي خود دارند. روابط عمومي اشتراك حرفه اي نزديك به صد هزار نفر انسان است كه وجه مشتركشان شغل و حرفه آنان است و وجه اختلافشان در اين است كه تعداد زيادي در ميان آنان پيدا نمي شود كه كاملا درباره ماهيت حرفه خود هم عقيده باشند.»(45)

ركس هارلو (rex harlow) كه از پيشقدمان روابط عمومي در جهان است و تأليف گوناگون در اين رشته دارد، اين تعريف را پيشنهاد مي كند:« روابط عمومي عبارت است از دانشي كه به وسيله آن، سازمان ها آگاهانه مي كوشند به مسئوليت اجتماعي خويش عمل نمايند تا بتوانند تفاهم و پشتيباني كساني را كه براي مؤسسه اهميت دارند، به دست آورند.(46)

در كتاب ماهيت روابط عمومي كه ذكر آن گذشت نويسنده يكي از تعاريفي را كه بيان در راه كمك به برنامه هاي مربوط بسيج مي كند.(35)

برتراند كانفيلد:« روابط عمومي فلسفه اي اجتماعي مديريتي است كه مديران مسئوليت شناس اين فلسفه را با كمال صراحت در مقررات و خط مشي خود بيان مي كنند و كليه اقدامات خود را با فلسفه اجتماعي منطبق مي سازند، آنگاه كليه اقدامات و اعمال مؤسسه را كه ناشي از فلسفه اجتماعي مديريت بوده به اطلاع مردم مورد ارتباط خود مي رسانند تا حسن نيت و تفاهم مردم را جلب كنند.(36)

دكتر ركس ال هارلو استاد قديمي و رهبر حرفه اي روابط عمومي از تجزيه و تحليل 472 تعريف از روابط عمومي از آغاز قرن بيستم تا كنون تعريف كاربردي و عملياتي خود را از روابط عمومي در قالب يك وظيفه مديريتي مطرح ساخته و عنوان كرده است:«روابط عمومي وظيفه مديريتي و روشن است كه براي ايجاد و نگهداري راهها و خطوط متقابل ارتباط درك، پذيرش و همكاري بين يك سازمان و مردمي كه با آن سروكار دارند، كمك مي كند و اين مسئله مستلزم داشتن مديريت مسائل با بحثها و موضوعاتي مي باشد كه مديريت را براي اطلاع داشتن مديريت مسائل با بحثها و موضوعاتي مي باشد كه مديريت را براي اطلاع داشتن و پاسخگوييي به افكار عمومي تعريف و تأكيد مي كند. در واقع مسئوليت هاي مديريت را براي خدمت به منافع عمومي تعريف و تأكيد مي كند و يا به مديريت كمك مي كند كه با مسائل و مشكلات پهلو به پهلو باشد و تغيير سياست ها را به صورت مؤثر به كار گيرد و به عنوان يك سيستم هشدار دهنده  اوليه براي كمك به پيش بيني روند آتي سازمان خدمت كند و تحقيقات و ارتباط سالم و اخلاقي را به عنوان ابزار اصلي به كار برد.(37)

نشريه اخبار روابط عمومي تعريف اينگونه از روابط عمومي ارائه مي دهد: روابط عمومي وظيفه اي مديريتي است كه رفتار مردمي را كه با آن سرو كار دارند ارزيابي مي كند. سياستها و طرز عمل هاي يك فرد يا سازمان را در ارتباط با منافع عمومي شناسايي و در نهايت برنامه هاي عملي را طراحي و اجرا مي كند تا درك پذيرش عمومي براي سازمان را به دست آورد.(38)

روابط عمومي عبارت است از فعاليتهاي ارتباطي و تدابيري كه سازمان ها و مؤسسات براي خلق نگرش مطلوب و مقابله با نگرش هاي مخالف در پيرامون كار خويش دنبال مي كند.(39)

مي دارد چنين است: روابط عمومي عبارت است از هنري كه به كمك آن مي توان مؤسسه سازمان و فرد را مورد علاقه و احترام كارمندان، مشتري ها و مردمي كه با آن سروكار دارند قرار داد.(47)

روابط عمومي عبارت است ازداشتن رابطه خوب با ديگران.(48)

روابط عمومي هبارت است از:تلاش هاي يك مؤسسه براي كسب همكاري مردم و گروه هاي ديگري كه براي آن مؤسسه اهميت دارند.(49)

روابط عمومي عبارت است از اقدام به كارهايي براي افزايش و تقويت رابطه مردم.(50)

روابط عمومي عبارت است از انجام كار خوب و مفيد و بيان و تبليغ اين اقدامات.(51)

روابط عمومي عبارت است از :چشم و گوش سازمان»(52)

كتاب روابط عمومي نوشته آقاي ديباج نخستين كتابي است كه در سال 1345، توسط شركت ملي نفت ايران منتشر شد. نويسنده اين كتاب در صفحه سوم، اين تعريف را پيشنهاد كرده است: روابط عمومي عبارت است از :ايجاد حسن تفاهم و قبول عامه با استفاده از قواعد و اصول علوم اجتماعي.(53)

در كتاب «روابط عمومي»، ترجمه و تأليف آقاي دكتر «رضا اميني» در صفحه 14 تعريف زير نقل قول شده است:

«روابط عمومي كوششي طرح شده براي نفوذ در افكار عمومي از طريق كار و عمل قابل قبول و ارتباط دو جانبه است.(54)

در كتاب مديريت روابط عمومي «تأليف آقاي دكتر» هميد نطقي تعاريف گوناگوني نقل شده است، از جمله: روابط عمومي ان دسته از اعمال مديريت است كه مدير به دستياري آن برخورد و رفتار عامه را مي سنجد و در نتيجه خط مشي ها و طرز عمل هاي فرد يا مؤسسه را به صورتي كه متضمن منافع عامه و فرد يا مؤسسه مزبور باشد، تعيين و برنامه عملي و فعاليت (ارتباطي) خود را، به منظور حصول حسن تفاهم و قبول جامعه طرح مي كند.(55)

در فرهنگ «علوم اقتصادي» زير واژه روابط عمومي چنين مي خوانيم:«روابط ميان افراد يا واحد اقتصادي با يك سازمان ديگر و با مردم.(56)

در گزارش تحقيقي پيرامون روابط عمومي در ايران، در بخش تعريف روابط عمومي، در پرسشنامه ارسالي به روساي روابط عمومي بخش خصوصي و دولتي، پرسشي به اين شكل آمده بود، تعريف روابط عمومي چيست؟ بررسي و طبقه بندي پاسخ ها نشان داد كه 70 درصد پاسخ دهندگان چنين تعريفي را پيشنهاد كرده بودند:

«روابط عمومي عبارت است از: سلسله اقداماتي در راستاي ايجاد ارتباط و حسن رابطه و تفاهم و آشنائي، به منظور جلب همكاري مراجعه كنندگان، جلب مشتري ها و عموم.»(57)

روابط عمومي عبارت است از واسط و رابطي ميان سازمان و مردم، رابطي كه جامعه را از كم و كيف فعاليت هاي سازمان و نتايج حاصله از آن مطلع مي سازد و افكار عمومي را در راه كمك و پشتيباني معنوي نسبت به اجراي برنامه هاي مربوط بسيج كند.(58)

رئيس روابط عمومي يك مؤسسه اقتصادي نيز نوشته بود:روابط عمومي عبارت است از تلاش هايي در راستاي ايجاد رابطه مفيد بين يك مؤسسه و مشتري هاي آن.(59)

16 درصد رؤساي روابط عمومي در برابر پرسش روابط عمومي چيست؟ چنين نوشته بودند:روابط عمومي درجه نخست، عبارت است از كار و كوشش هايي كه در راستاي برقراري ارتباط صحيح و ايجاد حسن نيت و تفاهم با عموم مردم به عمل مي آيد. در درجه دوم روابط عمومي عبارت است ار تلاش هايي كه براي استقرار ارتباط بين كارمندان بخش هاي مختلف و كادر اداري و مديريت به عمل مي آيد(60)

بخش هاي مختلف مؤسسه و كارمندان و در خارج بين مؤسسه و افراد و گروه هايي كه براي سازمان اهميت دارند و همه مردم به طور كلي ارتباط مطلوب برقرار سازد(61)

8 درصد كارگزاران روابط عمومي تهران نيز اين جواب را در برابر پرسش مربوط بهتعريف روابط عمومي نوشته بودند:

«روابط عمومي عبارت است از چشم و گوش و زبان يك سازمان»(62)

رئيس روابط عمومي يك سازمان تربيتي تهران كه به پرسشنامه تحقيقي پاسخ داده بود، در مقابل پرسش، تعريف روابط عمومي چيست؟ نوشته بود روابط عمومي اداره، قسمت يا واحدي از سازمان كه براي انعكاس و انتشار و شناسيدن فلسفه وجودي، هدف فعاليت هاي مؤسسه ياسازمان از طريق رابطه منطقي و راستين با مردم فعاليت مي كند و نيز منعكس كننده نظرات و افكار مردم درباره سازمان به مديران است.(63)

انجمن روابط عمومي انگليس:«روابط عمومي عبارت است از تلاش ها و اقداماتي آگاهانه، برنامه ريزي شده و سنجيده به منظور استقرار و كسب تفاهم متقابل بين يك سازمان و گروه هاي مورد نظر آن سازمان. اين تعريف از سوي اكثر انجمن هاي روابط عمومي كشورهاي مشترك المنافع پذيرفته شده است.(64)

انجمن روابط عمومي دانمارك:«روابط عمومي عبارت است از تلاشهاي مستمر و منطبق با روشهاي علمي و عملي كه مديريت سازمان هاي بخش خصوصي و دولتي به منظور ايجاد تفاهم و پيدايش حسن علاقمندي و تحصيل پشتيباني گروههايي كه سازمان با آن سروكار دارند و يا فكر مي كنند در آينده سروكار خواهند داشت، به عمل مي آورد.(65)

انجمن روابط عمومي آلمان:«روابط عمومي عبارت است از تلاش هاي آگاهانه و قانوني به منظور تفاهم و استقرار اعتماد و شناخت متقابل با عموم كه بر اساس تحقيقعلمي و عملي صحيح و مستمر ميسر است.(66)

تعريف انجمن جهاني روابط عمومي:انجمن جهاني روابط عمومي در ماه مي 1960، تعريف زيرا را براي روابط عمومي تدوين و تصويب كرد. همين تعريف در نشست سال 1987 مكزيكو، مورد تأئيد قرار گرفت.

روابط عمومي بخشي از وظايف مديريت سازمان است. عملي است ممتد، مداوم و طرح ريزي شده كه از طريق آن افراد و سازمان ها مي كوشند تا تفاهم و پشتيباني كساني را كه با آنها سروكار دارند به دست آورند.(67)

روابط عمومي عبارت است از ابلاغ اطلاعات واقعي مؤسسه به مخاطبان ذيربط و كسب نظرات آنان به منظور ايجاد حسن تفاهم.(68)

اسكات ام كاتليپ صاحبنظر روابط عمومي در جهان:روابط عمومي، ادراه كردن وظايف، شناسايي و ايجاد، حفظ و نگهداري روابط مطلوب و برجسته بين سازمان و جامعه است، جامعه اي كه توفيق و ناكامي يك سازمان به آن وابسته است.(69)

فرهنگ وبستر مي نويسد:عمل ايجاد زمينه درك عامه از فرد، مؤسسه يا نهاد و ترغيب آنان براي داشتن حسن نيت نسبت به آن، همچنين درك و حسن نيت عامه نسبت به فرد، مؤسسه و يا نهاد.(70)

پروفسور بايرون كوليستان:«روابط عمومي، كوشش مديران براي ترغيب مردم يا نفوذ در افكار آنان از طريق كاربرد وسايل ارتباطي است تا آنكه مردم نظر خوب نسبت به يك مؤسسه داشته باشند و آن را محترم شمارند و حمايت و پشتيباني كنند و در فراز ونشيب ها در كنار آن باقي بمانند.(71)

جامعه انجمن روابط عمومي: روابط عمومي به جامعه پيچيده و جمع گراي كمك مي كند كه به تصميمات و وظيفه اش در مشاركت در درك مقابل بين گروه ها و مؤسسه ها به صورت مؤثرتر دست يابد و در راستاي هماهنگ كردن عموم با سياست هاي مردمي كمك كند.(72)

كنگره جهاني روابط عمومي در سال 1987 در مكزيكو:روابط عمومي كاربردي عبارت است از هنر و دانش اجتماعي تجزيه و تحليلي گرايش ها، پيش بيني آثار آنها، مشورت با رؤساي مؤسسات و تهيه و اجراي برنامه هاي عملي كه هم در راستاي منافع مؤسسه و هم همگان باشد.(73)

انجمن روابط عمومي امريكا:روابط عمومي كوششي براي تأثير گذاري و ايجاد تغيير در افكار عمومي از طريق نظارت، تحقيق و ارزيابي اطلاعات و فرايندهاي است.(74)

ادوارد برنيز يكي از بنيانگذاران رشته روابط عمومي: روابط عمومي عبارت است از دست دادن اطلاعات به مردم و انجام تلاش هاي ترغيبي به منظور تغيير گرايش ها و رفتار مردم و كوشش براي همبسته ساختن نگرش ها و اثدامات يك مؤسسه با مخاطبان خود و متقابلا نگرش ها و اقدامات مخاطبان با مؤسسه.(75)

جان كارستن:«روابط عمومي ارتباط قانع كننده و از روي نقشه براي تأثيرگذاري بر گروهي از مردم است كه معني و مقصدي در تأثير به آن وجود داشته باشد.(76)

«همچنين آن دسته از اعمال مديريت است كه مدير به دستياري آن برخورد و رفتارعامه را مي سنجد و در نتيجه خط مشي ها و طرز عمل هاي فرد يا مؤسسه را به صورتي كه متضمن منافع عامه، و فرد و يا مؤسسه مزبور باشد، نعيين و برنامه عمل و فعاليت ارتباطي خود را به منظور حصول حسن تفاهم حصول حسن تفاهم و قبول جامعه مطرح مي كند.(77)

رابرت اسكار كارلسون:«روابط عمومي، فعاليت هاي اطلاعاتي و خط مشي هايي است كه سازمان هاي مختلف با توسل به آنها درصدد ايجاد نگرش هاي مطلوب نسبت به خود و كارشان و همچنين مبارزه با نگرش هاي مخالف هستند.(78)

اسكات ام كاتليپ و آلن اچ سنتر در كتاب روابط عمومي مؤثر:«روتبط عمومي عبارت است از انقال و تجزيه و تحليل اطلاعات و نظرات مديريت مؤسسه به مخاطبان آن و انتقال تجزيه و تحليل اطلاعات و نظريات اين گرو ها به مديريت به منظور ايجاد همسويي و هماهنگي در علايق و منافع.(79)

نشريه اخبار روابط عمومي:«روابط عمومي عمل مديريت است كه به وسيله آن افراد جامعه مورد سنجش قرار مي گيرند و روش كار و طرز عمل يك فرد يا يك مؤسسه با مصلحت عمومي منطبق مي شود و برنامه اي براي جلب تفاهم و مقبوليت عامه به موقع به اجرا گذاشته مي شود.(80)

روابط عمومي آينه تمام نماي يك مؤسسه است.

روابط عمومي عبارت است از رفتار خوب توأم با گزارش خوب است.

روابط عمومي شماي اجتماعي و يك نظام ارتباطي و دائمي هر سازمان است كهراهبردها و تاكتيك هاي سازمان را براي جوامع مخاطب و نگرش ها و توقعات جوامع مخاطب را براي سازمان ترجمه مي كند.

روابط عمومي عبارت است از ايجاد حسن تفاهم و قبول عامه با استفاده از قواعد و اصول علوم اجتماعي و اطلاع بر افكار عمومي و سنجش و ارزيابي آن.

روابط عمومي عبارت است از: چشم و گوش و زبان سازمان.

روابط عمومي عبارت است از اقدام به كارهايي براي افزايش و تقويت رابطه با مردم.

روابط عمومي عبارت، مديريت ارتباط ميان يك سازمان و همگان هايي است كه با آن سروكار دارند(81)

لانگ و هازلتون:روابط عمومي كاركرد ارتباطي مديريت است كه از طريق آن با محيط خود سازگار مي شوند، آن را اصلاح مي كنند و تغيير مي دهند يا آن را حفظ مي كنند تا به اهداف سازماني دست يابند.(82)

يكي از صاحبنظران، 95 تعريف براي روابط عمومي ذكر كرده كه تقريبا تمام آنها با همديگر متفاوت است و هركدام يك بعد جديدي را تبيين مي كنند، همچنين(ميتز برگ) مهمترين نقش مديران را نقش اطلاعاتي و ارتباطي مي داند و در يك كلام ارتباطات را به منزله خوني كه در رگهاي سازمان جريان دارد تعريف مي كند و تعبير من از روابط عمومي اين است كه روابط عمومي رگ مشترك بين جامعه و سازمان است.(83)

تعاريفي را در مورد روابط عمومي مطرح مي كنند از جمله اين كه:«روابط عمومي كوششي است براي نفوذ در افكار عمومي از طريق كار و عمل صحيح و قابل قبول..»

در تعريفي ديگر از روابط عمومي مي گويند:روابط عمومي كوششي آگاهانه، برنامه ريزي شده و مستمر براي ايجاد و حفظ حسن افاهم بين يك مؤسسه و مردم است(. و در تعريف سوم آمده است:(روابط عمومي ان دست از اعمال مديريت است كه بوسيله آن افراد جامعه مورد سنجش قرار مي گيرند و روش كار و طرز عمل يك فرد يا يك مؤسسه با مصلحت عمومي منطبق مي گردد.(84)

خاروق محمد رئيس روابط عومي سازمان اوپك: روابط عمومي تركيبي از علم، هنر و فن است.(85)

روابط عمومي عبارت است از دانشي كه توسط يك سازمان به كار گرفته مي شود و توسط اين دانش سازمان ها آگاهانه مي كوشد كه به مسئوليت اجتماعي خويش وقوف حاصل كنند و بدان جامه عمل بپوشاند.(86)

موقعيت ها و وطايف روابط عمومي

به طور كلي با بررسي اجمالي بر تعاريف مطرح شده مي توان آنها را در شش گروه قرار داد:

الف:روابط عمومي هنر است، علم است، فن است.

ب:روابط عمومي آيينه تمام نماي سازمان و جايگاه دريافت و انتقال اطلاعات است.

ج:روابط عمومي وظيفه تبليغ، ترغيب، تشويق و نفوذ در افكار عمومي را بر عهده دارد.

د:روابط عمومي پل ارتباطي مردم و سازمان و جايگاه دريافت و انتقال اطلاعات است.

ه:ايجاد حسن تفاهم، حسن رابطه متقابل وظيفه اصلي روابط عمومي است.

و:روابط عمومي اعمال مديريت، فلسفه مديريت، فلسفه اجتماعي مديريت، مشاور مديريت و كاركرد ارتباطي مديريت است.

با توجه به آنچه گذشت مي بينيم كه هيچكدام از تعاريف كامل نيستند و به نظر مي رسد مي توان براي روابط عمومي در موقعيت هاي متفاوت، وظايف متفاوتي ترسيم كرد كه در اولويت قرار مي گيند و آن را وظيفه اول روابط عمومي در يك موقعيت خاص، مي ناميم و به همين مناسبت جدولي را به طور پيشنهاد ترسيم مي كنيم، اگر چه مطمئنا اين جدول نه كامل است و نه مطلق، به طور مثال در جامعه مدني وظيفه اول روابط عمومي مشاركت است پس روابط عمومي عبارت است از ايجاد روحيه مشاركت عمومي نويسنده به طور خلاصه معتقد است:

– فلسفه روابط عمومي مردمداري است.

– هدف روابط عمومي ايجاد، حفظ و تداوم تفاهم است.

– عمل روابط عمومي ايجاد، حفظ و تداوم ارتباط است.

– وظيفه روابط عمومي اطلاع رساني و پاسخگويي است.

و تعريف روابط عمومي، ايجاد، حفظ و تداوم تفاهم بين سازمان و مخاطبان است.

در لزتباط با جدول موقعيت و وطايف روابط عمومي مي توانيم موضوعات مختلف و جدي تر بينديشيم. اميد است پژوهشگران عزيز در اين راه موفق باشند.

موقعيت ارتباطي	وظيفه اول	تعريف	ويژگيهاي كارشناس روابط عمومي
جامعه مدني	مشاركت	ايجاد روحيه مشاركت عمومي حسن رابطه متقابل	پاسخگو
سازمان	اطلاع رساني	گوش و زبان سازمان	قانون مندي
ارتباطات مردمي	ايجاد ارتباط	پل ارتباطي مردم و سازمان	ارتباط گر
تبليغات	نفوذ در افكار	تبليغ غير مستقيم	هنرمند
رسانه ها	انتقال صحيح اطلاعات	جايگاه دريافت و انتقال اطلاعات	اهل قلم
اخلاق	دوستيابي	مكاني است براي يافتن دوستان بيشتر	منظم، متبسم، و متواضع

اكنون لازم است روابط عمومي، مهارتهاي خود گشودگي و شنود مؤثر را آموخته و براي دستيابي به تفاهم و همدلي از طريق گفتگوي چهره به چهره تلاش كند.

نتيجه گيري

اين مطلب نه كامل است و نه جامع اما در پي اين مطالب است كه يادآوري كند اگر روابط عمومي مأموريت «ايجاد، حفظ و تداوم ارتباط و تفاهم» را پيگيري مي كند و رسالت رسانه ها ماهيتا چيز ديگري است در دنيايي است در دنيايي كه سوء تفاهمات بيشماري ايجاد شده است چه بايد كرد؟

نويسنده بر اين باور است كه بالطبع ويژگيهاي تكنولوژيكي و ساختارهاي سياسي اطلاع رساني و پاسخگويي مهمترين مأموريت هاي روابط عمومي در دنياي كنوني است و بر اين موضوع تاكيد دارد كه اكنون مهمترين مشكل متخصان ارتباطات در برقراري ارتباط اين است كه بتواند مفهومي مشابه به آن معنايي كه مورد نظرشان است را متجلي سازند.(6) و براي اينكه بتوانند به مفهوم مشابه و نقاط اشتراك بيشتري براي كسب تفاهم برسند بايستي به گفتگو و ارتباطات چهره به چهره روي آورند.

همچنين تاكيد است كه در عصر جهاني شدن هر انسان است اما هر انساني فقط يك انسان است و بايستي در اين جهان همزبان به سوي عمدلي حركت كرد و اختلافات و تفاوتهاي باقي مانده را كمرنگ ساخت و به بحران «معنا و هويت» پايان داد.

دانش و تكنولوژي در ارتباطات :

آشنايي و دستيابي به آخرين تكنولوژيهاي ارتباطات و اطلاع رساني امروزه براي هر فردي و هر سازماني از الزامات و دليل اصلي توفيق است.

روابط عمومي ها نيز در دنياي ارتباطات بايستي براي سهولت و سرعت اطلاع رساني و برقراري ارتباط و پاسخگويي از آخرين پديده هاي فن آوري بهره گيرند.

«مردمداري» و «دهكده جهاني» دو واژه اي است كه بر اساس آن نوشتن اين مطلب آغاز شده است. «مردمداري» شايد از اولين، متداول، متداول ترين و پرمعناترين عنوانهايي است كه بر روابط عمومي نهاده اند و «دهكده جهاني» نظريه معروف انديشمند كانادايي مك لوهان است كه بر مبناي اين ديدگاه رسانه ها و به ويژه تلويزيون آن چنان تأثيري بر روابط انسانهاي روي زمين مي گذراند كه همگي از حال و احوال هم مطلع شده و چنان متصور شده است كه انسانها در يك دهكده زندگي مي كنند.

بدون شك تكنولوژي ارتباطات بر روابط، برخوردها و تأثير پذيري مردم تأثيرات شگرفي گذاشته است به طوري كه دنيايي كه ما در آم زندگي مي كنيم به دنياي ارتباطات معروف است به اين معنا كه تكنولوژي ارتباطات نقش عمده اي در جهاني كه آدمي آفريده است «نه جهاني كه خدا آفريده است» بازي مي كند و آن را به جامعه اي اطلاعاتي مبدل ساخته است و اكنون 85 درصد دانشمند و محققان تمامي اعصار در عصر حاضر زندگي مي كنند و 90 درصدي از تمامي دانش و اطلاعات طولتاريخ بشر در عصر ما توليد شده است.

در دنياي پرهياهوي ارتباطات، روابط عمومي چه نقشي ايفا مي كند و براي شناخت اين دنيا چه كمك و ياري مي تواند براي مردم به انجام برساند و چگونه مي تواند به ساكنان اين دهكده ياري برساند تا همديگر را بيشتر بشناسند و با هم بهتر زندگي كنند.

مراحل تكامل ارتباطات انساني

انديشمندان بسياري به اين فكر كرده اند كه در طول تاريخ آدميان چگونه با يكديگر ارتباط برقرار مي كرده اند و اين ارتباطات چه  تغييرات و تحولاتي داشته است و از چه ابزاري استفاده مي شده است.

تونيس، رايزمن، مك لوهان و الوين تافلر از افراد شاخص و شناخته شده اي هستند كه مراحل تكامل ارتباطات انساني را در تاريخ بشر تقسيم بندي كرده اند خالي از لطف نيست به آن اشاره اي شود لذا در جدولي به طور خلاصه مراحل تاريخي ارتباطات ترسيم مي شود.

 دسته بندي پيشنهادات براي ارتباطات انساني

مراحل تاريخي ارتباطات انديشمند	مرحله اول	مرحله دوم	مرحله سوم
تونيس	بدوي	فردگرايي(انسان از درون هدايت شده)	نظام اجتماعي
رايزمن	ارتباط شفاهي (قبيله اي)	نوشتاري	ارتباط جمعي
مك لوهان	شفاهي (كهكشان شفاهي)	نوشتاري (كهكشان گوتنبرگي)	الكترونيكي (كهكشان ماركني)
الوين تافلر	موج اول (سنتي)	موج دوم (نوشتاري)	موج سوم(الكترونيكي)

 ارتباطات در روابط عمومي

براي شناخت دنياي خودمان «دنياي ارتباطات» در ابتدايي ترين تقسيم بنديها و شايد در مهمترين تفكيك انواع ارتباطات بتوان ارتباطات مستقيم و غير مستقيم را مطرح مرد و اگر عمده ترين نقش را براي روابط عمومي ها ارتباطات مستقيم در نظر بگيريم«گفتگو»:

يعني ارتباط بدون دخالت و واسطه گري تكنولوژي كه سرآغاز ارتباطات ميان فردي و همدلي است. تمام فعاليت روابط عمومي را در بر مي گيرد و در چنين موضعي است كه مي توان گفت« روابط عمومي يعني گفتگو و ديگر هيچ و هرگونه ارتباطي غير از آن را مي توان انتقال اطلاعات، اطلاع رساني، تبليغات و … ناميد. مي دانيم كه وسايل ارتباط جمعي و ديگر رسانه ها از جمله ابزاري هستند كه برقراري ارتباط را در بين مردم امكان پذير مي سازند و شايد عنوان كردن اينكه گفتگو بعنوان اساس و فلسفه كار روابط عمومي مطرح شد همان هدف اساسي تشكيل روابط عمومي باشد. در واقع سازمانها، دولتها، نهادها و… از طريق رسانه ها مي توانند اطلاع رساني و پاسخگويي كنند اما آدمي نيازمند ارتباط چهره به چهره است و اينجاست كه روابط عمومي مطرح مي شود.

ضرورت ارتباط چهره به چهره براي ايجاد تفاهم و همدلي يك واقعيت جدي است كمتر به آن توجه شده است در حالي به روابط عمومي ماواي گفتگو و ارتباطات ميان فردي است و شايد بتوان گفت:روابط عمومي يعني ارتباطات چهره به چهره زيرا«روابط عمومي، رسانه نيست»

اين مفهوم كه روابط عمومي رسانه نيست يعني اينكه ماموريت هايي ديگر غير از عملكرد رسانه ها را پيگيري مي كند. با نگاهي بر تعاريف متنوع روابط عمومي ماموريت اساسي روابط عمومي « ايجاد، حفظ و تداوم» استنباط مي شود. حال با چنين ايجاد، حفظ و تداوم تفاهم» را در دهكده جهاني پيگيري مي كنيم.

مردمداري در دهكده جهاني

«دهكده جهاني مفهومي بود كه براي اولين بار توسط مارشال مك لوهان كانادايي در سال 1964 بيان شد. مك لوهان مي گويد با توجه به پيشرفتهاي تكنولوژي و بخصوص پيشرفت در توليد و عرصه تجهيزات مدرن ارتباطي، جهان بصورت يك دهكده زندگي مي كنند به يكديگر نزديك شده اند ولي حقيقت اين است كه مردم جهان از جنبه هاي ديگر از يكديگر دورتر شده اند و دورتر نيز مي شوند اكنون بخش اعظمي از ما نمي دانيم كه چه كساني در كنار ما و در همسايگي ما زندگي مي كنند واقعيت اين است كه ما با انها كه در كنارشان زندگي مي كنيم ارتباط برقرار نمي كنيم حتي اگر ضرورتي براي اين ارتباط پيش آيد ترجيح مي دهيم كه با او از طريق تلفن تماس بگيريم ما در بعضي مواقع به هيچ وجه اطرافيانمان را نمي شناسيم و مايل هم نيستيم كه بدانيم كه در اطراف مان چه مي گذرد و به طور كلي انسانها از نظر اجتماعي و زندگي جمعي از يكديگر فاصله مي گيرند و دورتر مي شوند.(1)

بهرحال بحث دهكده جهاني و رسانه نفوذمند اين دهكده يعني «تلويزيون» بعنوان صنعت سرگرمي و تفريح به ارتباطات انسان و ماشين منجر شده است و حقيقت اين است كه بخش اعظمي از ما نمي دانيم چه كساني در كنار ما و در همسايگي ما زندگي مي كنند. در حالي كه دهكده آنجايي است كه همه نسبت به هم آشنا و از سوابق هم مطلع باشند. اكنون تكنولوژيهاي ارتباطي در اين دهكده عدم تفاهم و سوء تفاهم ايجاد كرده اند. زيرا يا تكنولوژيهاي تنها رمز انتقال مي يابد و معنا چيزي است كه در درون انسان هاست و بدون انتقال معنا(تفاهم) ايجاد نخواهد شد و تنها با گفتگوهاست كه انتقال بخشي از آن امكان پذير است. پس ضروري است روابط عمومي از ابزار خدماتي به ابزار اطلاعاتي تبديل شده و از نگاه رسانه اي، تشريفاتي و تبليغاتي كه ريشه همه بيماريهاست دست برداسته و با گفتگو به دنبال انتقال معنا و ايجاد تفاهم و همدلي باشد.

با چنين ديدگاهي مهمترين ماموريت هاي روابط عمومي را در دنياي جديد الف:ايجاد، حفظ و تداوم اطلاع رساني و با ايجاد، حفظ و تداوم پاسخگويي برشمرده تا در اين ارتباط دو سويه«ايجاد، حفظ و تداوم تفاهم» ميسر گردد.

الف:ايجاد، حفظ و تداوم اطلاع رساني

قرن بيستم، قرن ارتباطات بود و قرن بيست و يكم، عصر اطلاعات است پس ما در پايان قران ارتباطات و در آستانه عصر اطلاعات ايستاده ايم و اينك شناخت شبكه هاي اطلاعاتي، ايجاد بانكهاي اطلاعاتي و جمع آوري اطلاعات ضروري است. اكنون مي خواهيم ارتباط برقرار كنيم بدون اطلاعات، ارتباط برقرار نمي شود و با اطلاعات ناقص و مجهول، ارتباطات ناقص و مجهول و كور برقرار ميشود پس ضرورتي است به تهيه و توليد اطلاعات بپردازيم.

ضرورت اطلاعات در دنياي امروز به ما كمك مي كند كه روابط عمومي نوين را يك روابط عمومي اطلاع مدار برآورد سازيم و روابط عمومي اطلاع مدار عبارت است از يك روابط عمومي:الف:اطلاع ياب  ب:اطلاع شناس ج:اطلاع رسان

امروزه اطلاعات به عنوان 1-ثروت 2-قدرت، اهميت فوق العاده يافته است بطوري كه بدون آن برقراري ارتباط، برنامه ريزي و تصميم گيري غير ممكن شده است و منجر و محكوم به شكست است.

روابط عمومي جايي است كه  ارتباط برقرار مي كند و جايي است كه ارتباط برقار
مي شود پس اطلاع ياب و اطلاع رسان است. اطلاع رساني پاسخ و حل پيشاپيش بسياري از ابهامات و سؤالات است و روابط عمومي در دنياي امروز كه در آن جامعه مدني شكل گرفته است به اطلاعات براي برقراري ارتباط، براي پاسحگويي و براي مشاركت نيازمند است.

شايد بتوان عمده ترين دلايل ضرورت اطلاعات را در روابط عمومي چنين برشمرد:

1-براي تشخيص قوت ها       3-براي تشخيص تهديدها

2-براي تشخيص ضعف ها       4-براي تشخيص فرصت ها

حال كه اهميت اطلاعات را دانستيم و متوجه شديم كه در دنياي فراواني اطلاعات زندگي مي كنيم اطلاع رساني چه جايگاهي در روابط عمومي دارد و چگونه بايستي به ايجاد، حفظ و تداوم اطلاع رساني پرداخت.

«روابط عمومي اطلاع مدار » كه ذكر آن پيش از اين رفت در واقع در جستجوي اين است كه گردآوريو توليد اطلاعات بايستي محور و مبناي كار قرار گرفته سپس اطلاعات سازماندهي و ساماندهي مي شود و نهايتا به تبيين و توزيع اطلاعات پرداخته شود. اطلاع يابي و اطلاع شناسي در واقع مقدمات اطلاع رساني هستند و پس از ايجاد چنين سيستمي اين جريان بايستي مداوم و مستمر انجام گيرد تا اطلاع رساني بعنوان وظيفه اي مستمر پايدار گردد.

نويسنده بر اين نظر است كه اطلاع شناسي، مقدمات اطلاع رساني است. پس ضرورياست با ايجاد بانكهاي اطلاعاتي و بهره گيري از نيروي آموزش ديده، اطلاع رساني بعنوان يكي از ماموريت هاي روابط عمومي در جهان امروز مد نظر قرار گيرد.

ب:ايجاد، حفظ و تداوم پاسخگويي

پاسخگويي بعنوان شاخص جامعه مدني و ارزان ترين راه دستيابي به نظرات افكار عمومي براي بهبود مستمر و بهره گيري از تمامي انديشه ها محور دوم بحث است.

در واقع مردم نسبت به چيزي كه حداقل اطلاعات را دارند جسنجوگر هستند و مي خواهند بدانند كه در اطراف آنان چه مي گذرد و انتظار است كه اگر روابط عمومي صداي مردم است به راي، قضاوت و داوري مردم احترام بگذارد و بر اين باور باشد كه پرسش حق مردم است پس شايد بتوان گفت: اولين و مهمترين تعهد روابط عمومي به مشتري (پاسخگويي) است و روابط عمومي عبارت است از:

1-اطلاعاتي كه مي دهد. 2-اطلاعاتي كه مي گيرد 3-برقراري ارتباط بين اطلاعاتي كه مي گرد و اطلاعاتي كه مي دهد.

از سويي همواره افكار عمومي يكي از وطايف عمومي بوده است. پس «روابط عمومي بايد با پاسخگويي مرتبط به سؤالات و ابهامات حاصل شده از سوي افكار عمومي نسبت به تنوير افكار عمومي تلاش كند.(2)

پاسخگويي در واقع با آغاز اطلاع رساني شروع مي شود و در حقيقت وقتي ما اطلاعاتي مي دهيم سؤال ايجاد مي كنيم. در حقيقت اطلاع رساني و پاسخگويي دو امر لازم و ملزوم هستند.

پاسحگو بايستي آگاه باشد و به پرسشهاي بالفعل و بلقوه مخاطبان پاسخ گويد زيرا پاسخگوي بي اطلاع پاسخگو نيست. روابط عمومي براي پاسخگويي بايستي گوشي شنوا باشد تا چرخه پرسش و پاسخ تكميل شود و در واقع پاسخگو بايستي با دقت گوش كند و با سرعت پاسخ بگويد و پاسخگويي بايستي تا ايجاد «فهمش مشترك» تداوم يابد.

ج: ايجاد، حفظ و تداوم تفاهم

اگر هدف غايي روابط عمومي را ايجاد، حفظ و تداوم بدانيم و روابط عمومي را گوش و زبان سازمان بناميم محور بحث ما كه اطلاع رساني و پاسخگويي است شكل
مي گيرد. ما براي اينكه با كسي به تفاهم برسيم بايستي با او ارتباط برقرار كنيم براي اين منظور بايستي اطلاع رساني كنيم، به ابهامات و سؤالات او گوش كنيم و پاسخگو باشيم در واقع اطلاع رساني، ترغيب است و پاسخگويي اقناع.

به طور كلي با اطلاع رساني، فرآيند ارتباط و با پاسخگويي، فرآيند تفاهم را آغاز مي كنيم، هرچه ما براي پاسخگويي مهيا تر باشيم فرآيند تفاهم تكميل تر خواهد شد و با توجه به اينكه امروزه گيرنده پيام نقش فعالي تري را پيگيري مي كند چرخه پرسش و پاسخ فرآيندي مستمر و پايدار شده است.

امروزه هجوم و انفجار اطلاعاتي كه بخصوص توسط رسانه ها پديد مي آيد مشكلات و ابهامات بسياري را براي مردم اطراف ايجاد كرده است. اگر چه بايستي به اهميت و ضرورت اطلاعات نيز اذهان داشت اما بمباران بي امان اطلاعات در دنياي رسانه اي،فرهنگ و تفكر و آدمي را پريشان كرده است.

دهكده جهاني مك لوهان شكل گرفته است اما در اين دهكده بر خلاف آنچه تصور مي شد سوء تفاهم ايجاد شده است همه از همديگر بيگانه هستند و چون بيگانگان با هم ارتباط برقرار مي كنند. مردم همديگر را نمي فهمند اگرچه ظاهرا با هم ارتباط برقرار مي كنند.

مردم همديگر را نمي بينند فقط به همديگر نگاه مي كنند مردم به حرف همديگر گوش مي دهند اما حرف همديگر را نمي شوند و هرگز با هم ارتباط برقرار مي كنند.

مردم همديگر را نمي بينند فقط به همديگر نگاه مي كنند مردم به حرف همديگر گوش مي دهند اما حرف همديگر را نمي شوند و هرگز با هم به تفاهم نمي رسند زيرا مجبورند كتابي بنويسند و كتابي حرف بزنند.

اكنون ما در جهان ارتباطات واقع شده ايم اما مردمان در دنيايي كه به آن دنياي ارتباطات مي گويند با بن بست گفتگو روبرو هستند جهاني كه مشغله هاي تكنولوژيكي و ابزار و تكنولوژي ارتباطات جاي نشستن و درد دل كردن را گرفته است. اعضاي خانواده با ورود تلويزيون كمتر فرصت مي يابند با هم درباره زندگي گفتگو كنند مكالمات تلفني و الكترونيكي جاي شب نشيني هاي خويشاوندي را گرفته است و همكاران با كاغذ و قلم و كامپيوتر پيام ارسال مي كنند و كمتر درباره كارشان با هم گفتگو مي كنند و اين رشته سر دراز دارد…

پس دنياي امروز نيازمند روابط عمومي است زيرا نيازمند اين است كه مردم فرصتبيابند لحظاتي با هم باشند و با هم گفنگو كنند و به پرسش و پاسخ بي واسطه بپردازند.

رسانه هاي اطراف بسياري از اطلاعات را انتقال مي دهند و طاهرا رساني و پاسخگويي مي كنند اما پيام با رسانه ها انتقال نمي يابد. رسانه ها تنها مي توانند رمزها را انتقال دهند زيرا با تكنولوژي تنها رمز انتقال مي يابد و معنا چيز ديگري است كه در دردون انسانها است و تنها با گفتگوي صريح است كه انتقال بخشي از آن امكان پذير است.

مي توان با محورهايي كه در زير خلاصه شده به يك تصوير كلي از برداشت برلو درباره معني پي برد:

– معني در پيان نيست

-معني كشف كردني نيست

– معني در انسانهاست

– انسان معني را مي اموزد بر آن مي افزايد عوض مي كند نابود مي كند و آن را جزء دارايي خود مي داند.

– زبان معني نيست فقط مجموعه اي است از نمادها. پس آنها راهنماهايي هستند تا بوسيله انها معني را به دست آوريم.

– كلمات معني براي انسانها ايجاد نمي كنند.

– معني در ارتباط منتقل نمي شود.

– معني چيزهايي مشخصي هستند و بين فرد تا فرد متفاوت است.

با اشاره اي به ديدگاه برلو چنين استنباط مي شود كه تكنولوژي و رسانه ها توانايي انتقال مفاهيم موجود در درون آدمي را ندارند زيرا كلمات در ذهن افراد گيرنده و فرستنده مفهوم و معناهاي متفاوتي را دارا هستند. در واقع با تكنولوژي ممكن است فقط بتوانيم كلامي را ارسال كنيم اما ارتباط غير كلامي كه هماره مكمل ارتباط كلامي آدمي است هرگز با رسانه ها انتقال نمي يابد و عموما ما در ارتباطات چهره به چهره است كه مفاهيمي وراي كلام آدمي مي يابيمو به معنايي كه يك گوينده در پي انتقال آن است نزديك تر مي شويم.

روابط عمومي مسئوليت ايجاد تفاهم را به دوش ميكشد. پس در اين دهكده پر از سوء تفاهم و عدم تفاهم مسؤليت بزرگتري را بايستي پيگيري كند و اكنون كه رسانه ها نمي توانند معنا را انتقال دهند چه بايد كرد؟

جدا از بحث رسانه كار روابط عمومي اين طور نيست كه چيزي بگوييد و پيامي را منتقل كنيد و ندانيد آن سوي ارتباط كيست و در زمينه مورد نظر چگونه فكر مي كند. روابط عمومي بين دو گروه ارتباط برقرار مي كند و تفاهم بوجود مي آورد.(4)

انديشمندان، خود گشودگي و گوش دادن را عمده ترين مهارتهاي «همدلي و تفاهم» بر شمرده اند كه شايد بتوان اطلاع رساني و پاسخگويي را معادل اين دو بحث قرار داد. برخي از نويسندگان و پژوهشگران كه درباره خودگشودگي دقيق شده و به جزئيات آن پرداخته اند « بر اين باورند كه خودگشودگي شامل ان دسته از اظهاراتي است كه فرد به گونه اي آگاهانه و تعمدي و اختياري با ديگران در مورد خود در ميان مي گذارد.(5) كه اينگونه پيامها عموما به طور غير كلامي است و اشخاص در ارتباط چهره به چهره آنها را بروز مي دهند.

صاحب نظران همچنين معتقدند: گوش دادن اعتماد ديگران را ايجاد مي كند با گوش دادن اولين و ايتدايي ترين خواسته هاي افراد مطرح مي شود و مي توانيم به مفاهيمي كه ديگران در پي آن هستند پي ببريم.

 ارتباطات ميان فردي اثربخش(ارتباطات انساني- دكتر فرهنگي)

           ناشناخته براي خود   شناخته براي خود

كور	گشوده
ناشناخته	پنهان

روابط عمومي و قانون

روابط عمومي ها بايد با آن دسته از قوانين، آئين نامه ها و دستورالعملها و مقررات كه به نحوي با كار آنها ارتباط دارد، آشنا باشند. چرا كه عدم رعايت مقررات و قوانين مدون، تبعات و آثار سوئي را در سرنوشت آن سازمان و مجموعه به ارمغان خواهد آورد. برخي از موارد به شرح ذيل است:

1-دفتر حقوقي

از آنجايي كه مسئولين روابط عمومي حقوق دان نيستند و يا به كليه مقررات
آيين نامه ها احاطه ندارند. لازم است در سازمان يا روابط عمومي دفتر حقوقي بوجود آورند و شخص آگاه و عالم بر تمامي قوانين و مقررات و محيط به قانون اساسي و مطلع از تمامي آيين نامه و ضوابط و مقررات اداري سازمان بكار گمارده شود. تا اين دفتر، مسئول و پرسنل روابط عمومي را نسبت به آثار و تبعات حقوق و حيثيت سازمان در برابر رسانها، افكار عمومي و قانون حفظ شود.

2-حقوق كاركنان و كارمندان

در هر مجموعه و سازمان كوچك يا توسعه يافته افرادي در بخشهاي مختلف و با سمت هاي گوناگون مشغول به فعاليت مي باشند كه در اين ميان داراي حقوقي مي باشند كه از سوي روابط عمومي قابل ملاحظه و پيگيري است. حقوق كاركنان چه در داخل سازمان و چه در خارج از سازمان بايد رعايت و عندالزوم پيگيري احقاق حق شود. تا رضايت به حق كاركنان فراهم شود.

3-عقلايي ساختن افكار عمومي

فزون خواهي، بالارفتن بي رويه سطح خواسته ها و توقعات عمومي، افزايش انتظارهاي بي حد و حصر از دولت، ترويج روحيه منفي گرايي و نق زني، از افتهاي توسعه پايدار به حساب مي آيند. اما رشد اين ويژگيها و خصلت ها در جامعه، خود معلول نشناختن واقعيتها، نبودن ارتباز صحيح و تنگاتنگ ميان مردم و دولت، پنهانكاري، نامحرم انگاشتن مردم و قائل نبودن قدرت تشخيص، درك و تحليل براي آنها و دامن زدن به سوء تفاهم هاست.

يكي از مهمترين كاركردهاي ارتباطي روابط عمومي ها كمك به گردش اطلاعات با ارزش، صحيح . كافي در جامعه و در نتيجه گرايش جامعه به خردورزي، تعقل و انديشه نقاد و منطقي است.اين امر نوعي تعادل و توازن اجتماعي را ميان نيروها و نيز بين مردم و دولت به وجود مي آورد.

4-مقابله با عوام گرايي

يكي از عواقب گريز ناپذير، فقر دانش و اطلاعات و منزوي و مهجور بودن نيروهاي فهيم، خوش فكر، خلاق و صاحب بصيرت است. روابط عمومي ها مي توانند ظرفيت كارشناسي و علمي جامعه را بارور كنند و آن را در خدمت دستگاه هاي ذيربط قرار دهند. جامعه مدني، جامعه مشاركت آگاهانه و آگاهي بخش است و اين امر جز با حضور نيروهاي علمي و فكري در بطن و متن تصميم سازيها و تصميم گيريها محقق نمي شود.

5-مقابله با فرهنگ تملق و تظاهر

جامعه شفاف از نظر اطلاعاتي، جامعه اي است كه متملقان و متظاهران، كمتر در آن فرصت اظهار وجود و نشو و نما پيدا مي كنند. روابط عمومي با توليد و توزيع اطلاعات با ارزش بموقع و كافي قادر است عرصه را بر اين گروه تنگ سازد و اين خود يكي از شرايط جامعه مدني است.

3-حقوق صاحبان ايده ها، ابتكارات و طرحها

پاره اي از اوقات افرادي به روابط عمومي مراجعه و داراي طرحها و ابتكارات و ايده هايي هستند كه باعث درآمدزايي، گسترش، پيشرفت و يا حل مشكلي براي يك سازمان مي شود. در چنين موارد روابط عمومي با مشورت حقوقدانان واجد شرايط و يا با كمك دفتر حقوقي(چنانچه موجود باشد) نسبت به انعقاد قرارداد با مبلغ معيني كه مورد توافق آن شخص مي باشد اقدام مي نمايد. تنظيم چنين سندي بين روابط عمومي و صاحب ايده و طرح ضمن اينكه منافع ششخص مذكور را حفظ مي كند، در عين حال از بروز هرگونه اشكال حقوقي كه بعدا ممكن است بين سازمان و صاحب ايده و ابتكار بوجود آيد جلوگيري مي نمايد.

4-كپي رايت

آنچه كه به عنوان اثر محسوب مي شود عبارتند از هرگونه آثار مكتوب(تأليف، تصنيف، ترجمه) آثار صوتي(سخنراني، سرود، موسيقي، موزيك) آثار نماشي (پانتميم، حركات موزون) آثار خطي، آثار تصويري(فيلم هاي كوتاه، بلند، مستند، داستاني و عمسها) آثار تجسمي(نقاشي، مجسمه سازي و …) و آثار ديگري كه براي بوجود آوردن هريك از اين آثار وقت، بودجه، تلاش، تفكر و انديشه يك شخص بكار رفته، مي باشد كه در نتيجه قانونگذار براي حفظ حقوق پديدآورندگان اين آثار اقدام به وضع قوانين و مقررات نموده و حدود را نيز مشخص كرده و مسؤولين روابط عمومي ها كه در ارتباط و بهره برداري از اين آثار مواجه هستند و لازم است اطلاعات و آگاهي هاي لازم را از مقررات و ضوابط را داشته باشند.

 5-اقدامات ايمني و امنيتي

هنگامي كه روابط عمومي يك سازمان نسبت به برگزاري يك جلسه يا همايش، در آن فرصت اظهار وجود و نشو و نما پيدا مي كنند. روابط عمومي با توليد و توزيع اطلاعات با ارزش بموقع و كافي قادر است عرصه را بر اين گروه تنگ سازد و اين خود يكي از شرايط جامعه مدني است.

6-تحقق شايسته سالاري:

يعني اينكه هركس در جاي مناسب خودش قرار گيرد و افرادي كه داراي علم و تجربه غني تر و بالاتر هستند فرو دست افراد كم توان و ضعيف تر نباشد. نقش اطلاعاتي و ارتباطاتي روابط عمومي مي تواند شرايط ارزيابي و نقادي صحيح از عملكرد مسئولان و نيز خواستها، نيازها و انتظارهاي مردم را فراهم آورد. در چنين شرايطي، خود به خود افراد ضعيف به حاشيه رانده مي شوند و افراد نالايق و توانا جاي آنها را مي گيرند.

7-جلب مشاركت عمومي:

روابط عمومي ها در فرايند توسعه كشور مي توانند به مثابه يك عامل مؤثر حضور داشته باشند، از جمله شرايط لازم براي توسعه پايدار، مشاركت و همراهي و همدلي مردم چه از نظر فيزيكي و چه از حيث رواني در برنامه هاي توسعه بخش است. چگونگي عملكرد روابط عمومي ها در عرصه اطلاع رساني و ارتباطات مي تواند مشاركت پذيري يا مشاركت گريزي مردم را در پي داشته باشد.

 8-حركت گذاري به انسان:

مردمي كه احساس كنند مسئولان خود را موظف به پاسخگويي و رفع نيازهاي آنها مي دانند و به عنوان يك شهروند، صاحب حق و منزلت هستند به جايگاه خويش، بعنوان «انسان» و نماينده خداوند در زمين كه صاحب احترام و عزت است، واقف مي شوند و اين خود يكي از مشخصه هاي جامعه مدني است.

9-حق كسب اطلاع

در جامعه مدني مردم داراي حق كسب اطلاعات هستند. اين حق از جمله حقوق اساسي انسانهاست و در جوامع مدني هيچ كس حق سلب آن را از ديگران ندارد. روابط عمومي يكي از ابزارهاي مهم تأمين حق مسب اطلاع مردم است. مردم حق دارند كه بدانند واقعيتهاي محيط زندگي شان چيست و روابط عمومي در استيفاي اين حق، سهم مهمي دارد.

10-جلوگيري از شكل گيري و رواج شايعه:

شايعه به طور كلي محصول «ابهام» و «نياز» اطلاعاتي است و ابهام و نياز اطلاعاتي نيز از موانع تشكيل و رشد و تكامل جامعه مدني است. جامعه مدني از نظر اطلاعاتي، جامعه اي شفاف است و در جامعه شفاف از اطلاعات، شايعه مجالي براي توليد و حركت نمي يابد.

انواع روابط انسان با محيط

در روابط عمومي از كلماتي استفاده مي‌شود بايد در حد معناي خودش باشد در غير اينصورت نبايد استفاده شود.

روابط انساني

 1- رابطه انسان با خدا: انسان موجودي است كه به سوي كمال مي‌رود و به سوي نيازمنديهاي خود در اين صورت فرد مقابل با والا آن بايد بي‌نياز باشد براي اين روابطي است.

رابطه انسان با خدا:

   كلامي            

غير كلامي

رفتاري

عشق : 1- واقعي 2- مجازي عشق مجازي همانند فتح قله نهاوند بدست سردار اسلام و و داستان بعد از آن بود كه بعد تبديل به عشق واقعي گرديد. كلمه عشق ار روش عربي عشقيد( گياهي در عرب) ( در فارسي) گياهي در كوير روئيدن وقتي دانه روئيد ار خاك در مي‌آيد و به اولين گياه خود مي‌پيچد بعد ار مدتي گياه را خشك مي‌كند و خودش رشد مي‌كند دانه مي‌دهد و از بقاي آن گياه استفاده مي‌كند بعد از مدتي آن گياه ديگر دانه نمي‌دهد و خشك مي‌شود اين رابطه را عشق گويند درواقع عشق يعني ايثار از خودگذشتگي به فنا شدن براي وجود ديگري و اين كلمه در هر مواردي قابل استفاده نيست. دوست داشتني كه بايد رنجهاي زيادي را متحمل شد تا به اين مفهوم كلمه رسيد.

1-  شناخت و رسيدن به واقيعت

2- رابطه انسان با خود: ظاهري- باطني

3- رابطه انسان با انسان: برابري- تعادل سطح روابط بايد هميشه متعادل باشد در واقع جايگاه شناسي مهم است در روابط عمومي برتر خواهي وجود ندارد در روابط عمومي اعمال عديده سليقه بدون منطق معني ندارد..

روابط عمومي يعني گفتگو

گفتگو Dialogue از جمله مهمترين و اساسي ترين اركان ادبيات ملل است و انسان اجتماعي از راه گفتگو با همنوع خويش به مفاهمه مي رسد پس بدون شك براي فهم ديگران بايستي با آنان سخن گفت .

اما مردمان در دنيايي كه به آن دنياي ارتباطات مي گويند با بن بست گفتگو روبرو هستند . جهاني كه مشغله هاي تكنولوژيكي و ابزار و تكنولوژي ارتباطات جاي نشستن و درد دل كردن را گرفته است و اعضاي خانواده با ورود تلويزيون كمتر فرصت مي يابند با هم درباره زندگي گفتگو كنند . مكالمات تلفني و الكترونيكي جاي شب نشيني هاي خويشاوندي را گرفته است و همكاران با كاغذ و قلم و كامپيوتر پيام ارسال و دريافت مي كنند و كمتر درباره كارشان با هم گفتگو مي كنند و اين رشته سر دراز دارد …

اين مقاله در پي اثبات اين مضمون است كه روابط عمومي چيزي جز گفتگو نيست و گفتگو چيزي جز روابط عمومي نيست . پس دنياي امروز نيازمند روابط عمومي است زيرا نيازمند اين است كه بن بست را بگشايد و مردم فرصت بيابند لحظاتي با هم باشند و با هم گفتگو كنند .

نويسنده تاكيد دارد كه تنها تعاملات مستقيم و رو در رو روابط عمومي است و غير از اين هر چه را بنام روابط عمومي مطرح شده است بايستي ارتباطات ناميد در بياني ساده تر هر جا سخن از ارتباط غيرمستقيم ، با واسطه ، رسانه اي است ، روابط عمومي اتفاق نيفتاده .

آيين گفتگو :

آداب گفتگو ، منطق گفتگو ، چگونگي گفتگو ، مهارتهاي گفتگو و فرهنگ گفتگو مي‌بايست بعنوان چارچوب تبادل نظر و انديشه يعني گفتگو قرار گيرد زيرا گفتگو همچون ارتباطات رفتاري آموختني است .

1-اولين اصل اين است كه مخالف هم بتواند حرفش را بزند پس شنوندگان خود را دوست داشته باشيد و فرصت گفتن به طرف مقابل بدهيد و زيادگويي نكنيد زيرا همه دوست دارند بگويند و ديگران بشنوند و گفتگو امري دوطرفه است سخنراني نيست .

2-گفتگو را از اشتراكات آغاز كنيد و با تجسس در باب اصول ، زمينه ها و مفروضات مسئله بخصوص مسائل مشترك مباحثه كنيد .

3-دربارة مسائل گذشته بحث نكنيد چون چيزي تغيير نمي كند و هنگام اختلافات دعواها و درگيريها هميشه بي طرف باقي بمانيد و پس از آن قضاوت كنيد البته سريع قضاوت نكنيد بلكه صبور باشيد .

4-وضعيت ظاهرتان را مرتب و منظم سازيد و ارتباط را شما آغاز كنيد .

5-به جاي من و شما «ما» بگوييد وقبل و بعد از بيان هر ايده مكث كنيد و آهنگ صدا و سرعت بيان خود را تنظيم كنيد .

6-ارتباط زباني و كلمه اي قطعاً مبتني بر اعتقاد و باورهاي فردي و قومي انسانهاست پس عادت كنيم منطقي برخورد كنيم .

7-آمار و اطلاعات مربوطه را داشته باشيد و با حضور ذهن به حاضر جوابي بپردازيد زيرا با اين رفتار اعتبار كلام شما بيشتر مي شود .

8-گفتار بايستي قابل فهم ، حقيقي ، صادقانه و داراي صحت و دوستي باشد .

9-هرچه نقاط اشتراك خود را با مردم بيشتر نشان دهيد مردم راحت تر با شما ارتباط برقرار مي كنند و بيشتر با شما همكاري خواهند كرد .

10-با اعتماد به نفس و با جرات صحبت كنيد از حركات دست و چشم «غيركلامي» استفاده بجا كنيد و ارتباط غيركلامي را مكمل ارتباط كلامي براي تفهيم بيشتر و انتقال كامل تر پيام قرار دهيد .

11-نگاه خود را بين كليه شنوندگان حاضر تقسيم كنيد و نسبت به همه مثبت و خوش‌بين باشيد زيرا در روابط عمومي حق با همه مشتري هاست حتي اگر حق با آنان نباشد .

12-مي گويند چگونگي از چه بودن به مراتب مهمتر است يعني اينكه چه مي گوييم به اندازه اينكه چگونه مي گوييم مهم نيست پس خوش سخن ،‌خوش كلام و خوش بيان باشيد زيرا تاثيرات چگونه گفتن جهت پيام را تغيير مي دهد و در واقع آنچه بيان مي شود با آنطوري كه بيان مي شود متفاوت است از اين روي كه چگونگي انتقال پيام مي تواند در ميزبان جذب پيام از سوي گيرنده و نهايتاً به تفاهم و همدلي لطمه وارد كند .

13-در گفتگو آنگاه كه مي شنويم «سكوت» به منزله ارتباط است پس به گيرنده فرصت پرسش و پاسخ بدهيد زيرا گفتگو به منزله ارتباط يعني گفتن و شنيدن .

14-گفتگو نبايستي به جدل و سپس جدال بينجامد . پس متواضع باشيد زيرا گفتگو شفاف ترين شكل تواضع آدمي است و آيين گفتگو ،‌آيين تواضع است .

15-اشتباهات خود را سريعاً و صادقانه بپذيرند زيرا هر كه عقيده مخالف دارد دشمن نيست و بايستي بپذيريم كه آموختن و تجربه دموكراسي با گفتگو ميسر است .

اكنون ما در دنيايي به سر مي بريم كه دوره هاي متفاوتي از تكامل آزادي را طي كرد است و در اين مسير از گذرگاه بيان نيز گذشته است اما تكنولوژيهاي ارتباطي امروز ما را از ارتباط رو در رو و گفتگو محروم كرده اند . ارتباطات سهل تر شده است اما برقراري ارتباطات پايدار نيست زيرا مصالح و منافع ، حقيقت را به بوته فراموشي سپرده اند . در چنين جهاني روابط عمومي مسئوليت تام و تمام براي ايجاد تفاهم از راه گفتگو مي يابد ، زيرا ايجاد و حفظ و تداوم تفاهم عمده ترين وظيفه روابط عمومي است كه نزديك ترين راه آن گفتگوست زيرا تفاهم هدف روابط عمومي و گفتگو مظهر و مقدمه تفاهم است و اگر گفتگو حاكم نشود استبداد حاكميت عقيده حاكم مي‌شود كه به مراتب بدتر و خشن تر از استبداد حاكميت زور است .

از سويي دگماتيسم انديشه اي كه در آن بن بست گفتگو نهفته است مقدمه تمامي استبدادهاست كه گره گشايي آن مي تواند به پديدار شدن بخشي از حقيقت و انتقال ميزاني از معنا نهفته در درون آدمها منجر شود . پس بر نهاد روابط عمومي است كه بعنوان حزبي بي تعلق و تنها متعلق به همگان در جهت بازگشايي اين گره و بن بست و بحران كه هر روز بيشتر گريبان آدميان را مي گيرد تلاش كند تا سلامت جامعه را كه در گرو گسترش توانايي تفاهم است توسعه بخشد . ابزار اين فعاليت كسب اطلاعات دقيق تر ، مهمتر و سريع تر براي تصميم گيري راحت تر ، سريع تر و راه حل درست‌تر است . اكنون روابط عمومي ها با چنين اطلاعاتي بايستي دو وظيفه عمده را به دوش بكشند :

الف-اطلاع رساني (درجهت برقراري ارتباطات )

ب-پاسخگويي (در جهت پايداري ارتباطات)

 وجود ارتباط انسان با حيوانات:

در يك برد بايد انسان از بعد حيوان بررسي شود از چه بعدي از بعد آب، هوا، غذا، نور هر كدام اگر قطع شود حيات تعادل بهم مي‌خورد انسان مانند حيوانات غرايزي دارد كه بايد اشباع شوند اولين غريزه مكيدن است(اگر در وجود ذات بچه غريزة مكيدن نباشد مرگ به همراه دارد ) غرايزي مثل امنيت ( هر بچة‌ كوچك اگر گرفته شود در صورت احساس ناراحتي و عدم امنيت منابع حركتي به حركت مي‌آورد و اظهار نارضايتي مي‌كند.)

نشانه كمال درخت ميوه است.

نشانه كمال انسان فرزند است. فرزند كمال غرايز جنسي انسان است كه در حيوان غيرآگاهانه ولي در انسان آگاهانه است انسان بايد بتواند روابطش را با ديگر موجودات (حيوانات) مرتبط سازد(روابط عمومي علمي است كه جمع جهات را در مسير خود قرار مي‌دهد.)

ارتباط انسان با طبيعت:

انسان متولد شده طبيعت است بايد طبيعت را بشناسد و با آن ارتباط برقرار كند ارثي، نيازهاي عناصر آلي در بدن انسان است، طبيعت فرد ( يعني هر يك از افراد با طبيعت به نوعي برخورد مي‌كند مثل كسي كه از دريا بدش آيد و ديگري برعكس و يا كسي از حيوان بدش مي‌آيد و ديگري برعكس) تعلق داشتن، جدانشدني(انسان با طبيعت بايد همراه باشد ذات انسان به طبيعت احتياج دارد.

ارتباط انسان با ماشين:

دنياي ماشين امروز اراده انسان را به خود متعلق داده است اين روابط بر مبناي استفاده همراه با دانش است امروزه دانش انسان ماشين است(هر سيستمي كه انرژي مصرف مي‌كند و كار انجام مي‌دهد آنقدر روابط پيچيده شد كه انسان را در خدمت ماشين برد در نظام اداري تلاش شود ماشين در خدمت ماشين شود و نه انسان در خدمت ماشين اگر انسان در خدمت ماشين شود (روح- احساس و عشق مي‌ميرد.)

يكي از وظايف روابط عمومي اطلاع‌رساني: اولين ابزار كلام است و خود كلام زمينه‌هاي مختلفي دارد.

دومين بحث روابط عمومي بعد از كلام اطلاع‌رساني‌هاي جمعي است. سومين بحث اطلاع‌رساني تصويري( شامل عكس، فيلم) چهارمين نشريه‌ها هستند كه هفت نوع دارند.

تعريف نشريه: برمبناي اين تعريف كه مطالب درون آن است نشريه‌هايي باز – بسته تخصصي( كه مبناي و زمينه سياسي يا فرهنگي يا ارزشي يا پزشكي و يا صنعتي وكشاورزي مي‌باشد) نشريه‌هاي روزانه يا هفته‌نامه، ماهنامه، سالنامه، فصلنامه، بولتن، و نشريات محرمانه را شامل مي‌شود و ديگر وسايل اطلاع‌رساني راديو، تلويزيون، ماهواره اينترنت كه راديو با فركانسهاي مختلف قابل استفاده است.

فعاليتهاي درون‌سازماني و برون‌سازماني

فعاليتهاي روابط كل  به آن دسته‌ از رفتار مديريت كه با همه ابزارهاي علمي- برخوردها و رفتارهاي عامه مرتبط با مأموريتهاي سازمان را مي‌سنجد و در نتيجه خط مشي فرد و طرز كاركرد فرد و مجموعه گروهي را در سازمان بصورتي تدريس مي‌نمايد كه متضمن منابع عامه فرد با سازمان مي‌باشد تعيين و برنامه علمي و فعاليتهاي ارتباطي مديريت poblic rlotionsc به منظور رسيدن به تفاهم و پذيرش جامعه طراحي و اجرا مي‌گردد پس تعريف فنون 3 وظيفه براي روابط عمومي تعيين كرده است.

• اطلاع بر افكار عمومي و سنجش و ارزيابي آن

1- افكار عمومي عبارت از آن افكاري كه مرتبط به امداد‌رساني است كه شامل آحاد جامعه كاري مرتبط با سازمان مي‌باشد.

• ارشاد و هدايت مديران دربارة اعمال روشهائي كه طبق آن افكار عمومي آنچنان كه هست برخورد و رفتار كند.

سازمان مورد رضايت در نظام مديريت به اين اصول استوار است كه مخاطبين سازمان مورد رضايت در نظام مديريت بر اين اصول استوار است كه مخاطيبن سازمان در عين آگاهي از اهداف سازمان بتواند نقطه نظرات خود را در اصلاح اهداف سازمان به اطلاع حوزه مديران مرتبط برساند كه در جهان پيشرفته در مديريت روابط عمومي تا 92 % به اين هدف رسيده است در كشور ما برخورد اين سيستم 10 % نمي‌رسد. 2- از وظايف روابط عمومي بكار بردن وسايل ارتباطي براي نفوذ براي افكار عمومي است وظايف روابط عمومي( فعاليتهاي دروني و بروني سازمان را بطور كلي فنون روابط عمومي گفته مي‌شود .

از ديگر وظايف روابط عمومي: بكار بردن وسايل ارتباطي براي نفوذ در افكار عمومي است بطور كلي وظايف روابط عمومي به دو شكل است:

1- دورني   2- بروني ( مهمترين وظايف درون سازمان)

بخش اول: امنيت فكري)( در واقع هدايت و توسعه پايدار بهداشت رواني در محيط كار مثل استخدام در حيطه كارگران كارمندان كه باعث امنيت كار مي‌شود زماني توسعه پايدار است كه گروههاي سني مختلف را جهت كار ورزشي و موارد ديگر مورد آموزش قرار مي‌دهند تا در جامعه از نظر فنون مختلف كاستي در آينده بوجود نيايد.)

2- شناسائي: شناسايي كاركنان و تعيين ويژگيهاي فردي و شخصيتي آنان و ايجاد همكاري فعال در ارتباط متقابل در ميان كل مجموعه( مثلاَ‌ روابط عمومي هر فرد را شناسايي و ويژگيها را بدست مي‌آورد و زمينه روابط را پيدا مي‌كند چيزي كه كم است و اين يكي از كمبودهاي جامعه مي‌باشد اما در روابط عمومي عامل بروز توانائيهاست).

3- بوجود آوردن احساس مسؤليت در كاركنان: اولين احساس اين است كه احساس مي‌كند متعلق به آن مجموعه است و ارزشمنذ است و مورد تشويق قرار بدهند بايد روشها و شيوه‌هاي مختلف استفاده كرد يك رويكرد علمي بايد انجام گيرد.

اولين بحث در احساس مسؤليت نظارت است تا احساس كند كه متوجه كارش هستند ار توجه دادن افراد استفاده كردن كليدهاي عقيدتي بايد پرهيز شود( مثلاَ طرد افراد به دليل عقايد به ظواهر افراد) كار براي رضاي خدا باشد و براي عبادت تا آسيب رساني ديني ايجاد نكنيم احساس مسؤليت را بايد به وجدان كاري برگردانيم.

4- وظيفه ديگر روابط عمومي در درون سازمان رسيدگي به شكايت، انتقادها، درخواستها، نيازها، پيشنهادها، حتي دردل‌هاي كاركنان و مديران

5- اطلاع‌رساني: آگاه نودن كليه كاركنان بر اساس اطلاعات مورد نياز فرد از سياستها و برنامه‌ها – خط‌مشي‌ها و هدفهاي آتي تا فرد بتواند در طرحها و امور اجرايي با آگاهي كامل حضور يابد و تغيزاات احتمالي آينده نگريها و مسائلي كه در مجموعه سازمان وجود دارد را با درايت و ارتباط علاقه‌اي بعنوان وظيفه كاري پذيرا باشد.

6- ارائه برنامه: كسب نظرات و نظارت بر امور رفاهي – آموزشي- ورزشي- هنري- براي كاركنان و حد الامكان خانواده‌هاي پرسنل

7- چاپ و نشر – بولكن- بروشور- برپايي نمايشگاهها گزارش عملكرد سازمان را به اطلاع پرسنل برساند.

9- ايجاد دبيرخانه شوراي معاونين و حضور در جلسات

10- جمع‌آوري گزارشات و فعاليتهاب واحدهاي مختلف

11- كسب نظرات مثبت برنامه كارشناسان در زمينه‌هاي كاربردي علمي- پژوهش جهت ارتقاي سازمان

12- انجام امور طراحي – خطاطي تبليغاتي مورد نياز سازمان

13- انجامن  مراسمات علمي – مذهبي- تنظيم شعاير- مناسبتها- اقامه نماز جماعت – حلسات پرسش و پاسخ و سخنراني

» مهمترين وظايف برون‌سازماني«

1-معرفي سازمان و شرح وظايف و فعاليتها به مخاطبين سازمان

2- ايجاد تعامل بين سازمان و ديگر سازمانهاي مدني شهر يا جامعه

• انجام نظر سنجي نسبت به خدمات و فعاليتهاي سازمان بصورت ذاتي توسط سازمان در جامعه ارائه گردد
• سنجش انتظارات مردم از سازمان
• ارشاد و راهنمايي مردم از برنامه‌ها با توجه به ارزشهاي حاكم بر جامعه نسبت به امور مسائل سازمان
• ايجاد زمينة مناسب براي فرهيختگان- نوآوران – مبتكران جهت ارائه برنامه مشاركت با سازمان مربوطه
• تشكيل سمينار نمايشگاه همايش براي بازديد مردم از عملكرد سازمان
• چاپ و نشر بولتن از وظايف انجام شده اهداف آينده كسب نظرخواهي از مردم
• جمع‌آوري هرگونه خبر و اطلاعات بيروني مورد نياز دستگاه

10-ارتباط با سازمانهاي ديگر و تشكيلات روابط عمومي كلي در شهر – استان- كشور

11-بازتوليد فرهنگهاي مورد نياز سازمان-( احياء كردن خيلي از فرهنگها يكي نظافت شهري)

12-ايجاد مشاركت مورد نياز سازمان به منظور انعكاس وعده‌هاي مديران مسئول دستگاه جهت رساندن اطلاعات كارهاي انجام شده توسط مسئولين در سطح شهر

• ايجاد زمينه آسانتر كسب نظرات مردم (عموم دانشجويان و فرهيختگان) كه راحت‌ترين آن تلفن جهت ارتباط مردم با مسئولين و جوابگويي از طرف مسئول با مردم

روابط عمومي

فلسفة روابط مردم‌داري است و مردم‌مداري مي‌باشد اساس جامعه و تشكيلات از مردم شكل مي‌گيرد نظام حاكم ارباب رجوع است در واقع خدمت بدون منت تلاش اساسي روابط عمومي و رضايت و آرامش مردم از وظايف روابط عمومي است در نبود مردم ارگانها و ادارات نياز نيست در مقابل همه اين موارد جوابگو به مردم روابط عمومي است.

هدف روابط عمومي: ايجاد و حفظ تفاهم و تبادل است در روابط عمومي بايد همديگر را بفهميم و درك كنيم .

جامعة مدني در روابط عمومي: در هر جامعه‌اي قانون روابط انسانها را تعريف كند نه ديگر چيزها را جامعه مدني است اولين جامعه مدني جامعه مدينه‌النبي است.

جامعه مدني چه ويژگي‌هايي دارد؟ حسن روابط متقابل يك مسئول روابط عمومي و پاسخ‌گويي همين مشاركت است.

پاسخ‌گويي چيست؟ پاسخ‌گويي عبارت‌است از: ارائه بازگشت به درخواست برمبناي همان درخواست با تفاهم و ايجاب حقوق طرفين پاسخ‌گويي تنها كلامي نيست بلكه امكان دارد كتبي، تلفني، حضوري، مصاحبه‌اي، نظرسنجي و يا در نشريه- روزنامه و يا مصاحبه تلويزيوني باشد البته تمام اين موارد بستگي به درخواست دارد هرطور كه درخواست انجام گيرد پاسخ‌گويي هم به همان صورت انجام مي‌شود. (در جامعة پيشرفته عملي است كلامي نيست يعني در مقابل درخواست مردم كار انجام مي‌شود و بعد به نمايش گذاشته يا عنوان مي‌شود.)

موفقيت ارتباطي سازمان اطلاع‌رساني است و اول بايد خودش را به مخاطب معرفي كند.

اطلاع‌رساني:

عبارت‌ است كليه اطلاعات غير طبقه‌بندي شده كه لازم است مخاطبين جامعه از يك سازمان بداند.

مثال: (وزارت برق مردم بايد وظايف ذاتي ادارة برق را بدانند و لازم نيست نوع نيروگاه- توان آن نيروگاه ولتاژ و يا ديگر موارد مربوط به فنون را وارد باشند.)

اطلاع‌رساني دو وظيفه دارد: اطلاع‌دادن- و اطلاع جمع كردن

گاهي اطلاع‌رساني صورت گرفته ولي اطلاعات با ادبيات مردم هم‌خواني ندارد و لذا اصل محتوا پذيرفته شده است كه با پژوهش و بررسي و تحقيق توسط كارشناسان روابط عمومي اصلاح و قانونمند مي‌شود.

روابط عمومي در ارتباط مردمي وظيفه دارد؟ پل ارتباطي مردم و سازمان باشد با نظرسنجي چه وقت نيازهاي جامعه را شناسايي و آن را به برنامه‌ريزان جامعه منعكس نموده بصورتي كه سازمان مربوطه با بررسي پژوهش‌ها و برابري آن با اهداف سازماني نسبت به اطلاع سيستم پيام اقدام نمايند.

ويژگيهاي كارشناس روابط عمومي در ارتباط مردمي: بطور نظامند و قانونمند ارتباط‌گر است يعني هميشه سه موضوع 1- هدف 2- پيام 3- گيرنده را بسوي تعامل هميشگي رهنمود مي‌سازد 

تشخيص موضوع ارتباط مردمي از طرف كارشناس اين جامعه هدف متعالي ساخني انسان است اين سيستم‌ها هميشه در حال همكاري يا تعامل هستند به لحاظ كمبودها دچار تعارض نشود.

نگاه به يك سيستم كشوري و يك سازمان در شكل زير نشانگر فعاليتهاي روابط عمومي و تأثيرات آن مي‌باشد.

ورودي در اين سيستم برنامه‌هايي است كه داده مي‌شود و داخل سيستم تعامل مي‌گردد و باعث آباداني مي‌شود و براي اينكه اين آباداني مورد بررسي قرار گيرد بايد بازخورد شود يعني توسط بازرسي و نظارت كنترل گردد و براي همة اين موارد نياز به يك ابر سيستم داريم كه آن مي‌تواند قانون اساسي آن كشور يا سيستم باشد كنترل و بازرسي را توسط مديريت روابط عمومي به اطلاع همگان رسيده مي‌شود. فرض اين سازمان است ارائه خدمات به مردم داراي سيستم‌هاي مختلفي است كه يك ابر سيستم آن را كنترل مي‌كند كه مديريت مجموعه اين بررسي و خدمات آن مورد رضايت مردم است كه در اين قسمت بازخورد دارد كه روابط عمومي است و شاخه‌اي ديگر به نام بازرسي و نظارت دارد. ايجاد ارتباط مطلوب جهت رسيدن به هدف و كاركرد سازمان مربوط به روابط عمومي است براي اجراي يك پاسخ‌گويي خوب به روابط عمومي خوب نيازمنديم.

اعتقاد به اين است كه دريا به قطره جواب‌گو مي‌تواند باشد ما جامعه را در سيستم برنامه ‌مي‌دهيم كه هر قسمت آن از يك‌ جا مي‌باشد و اين نمي‌تواند بازدهي داشته باشد ( مثل مونتاژ ماشين كه هر تكه آن شامل يك جزء ديگر است يا از جاي ديگر آمده و جمع‌آوري همة آنها نوع جديدي از ماشين را ارائه مي‌دهد مثال ماشين پرايد)

ويژگي‌هاي كارشناسي روابط عمومي در ارتباط مردمي: داراي ويژگي‌هاي زير است:

• آشنا با علوم مرتبط با روابط عمومي
• با مفاهيم اجتماع خود و سازمان مربوطه آشناست
• داراي حسن اخلاق منطبق با ارزشهاي جامعة خود
• خلاق و نوآور است
• با روانشناسي تفاوتهاي فردي آشناست و غيره

تبليغات

تبليغات عبارتست از كليه فعاليتهاي سازماني براي معرفي خود و محصولات خود با استفاده از هنر در همه ابعاد و با استفاده از شيوه‌هاي فني، علمي، رفتاري، يا بصورت صوتي، تصويري، حسي، را تبليغات مي‌گويند.

تبليغات نفوذ غير باورانه و غلو آميز و بعضاً غيرمستقيم و غير محسوس ارائه مي‌گردد كه برروي مخاطبين خود به لحاظ تفاوتهاي فردي اثر گذارد و موجبات گرايش مصرف، خريد، فروش، در همة‌زمينه‌هاي اقتصادي، اجتماعي، فرهنگي را فراهم مي‌سازد.

ويژگي مهم تبليغات: يك سويه بودن آن است يعني پيام، ابزارهاي پيام و نهايت مخاطب كه در آن تغيير رفتار صورت مي‌گيرد امروزه علم تبليغات حتي در سرنوشت كشورها و پايداري حكومت‌ها و توسعه جامعه بسيار مهم است. تبليغات با ادبيات عاطفي، عشقي، خشونت، خبري، تخيلي و … همراه است.

ابزارهاي تبليغات: بنابر نياز نوع تبليغات بصورت محسوس يا نامحسوس از دو روش تبليغات مستقيم يا ضد تبليغات استفاده مي‌شود. (مثال: شير پاك كه يك جمله گفته مي‌شود و نشانگر تبليغ شير پاك است مثال غير محسوس تبليغات جزئي از روابط عمومي است و قابل قياس با روابط عمومي نيست) تبليغات دانش پيشرفته است كه همة اجزاء جامعه و نهادهاي جامعه بنابر نيازهاي خود از آن استفاده مي‌كنند ولي به لحاظ يك سويه بودن روحيه پاسخگويي اصلاح‌گرايي و كاركرد دائمي ندارد. در حالي كه علم روابط عمومي به لحاظ چند سويه بودن هميشه به دنبال اثرگذاري- اثرپذيري- مردم‌داري- اطلاع‌رساني و پاسخ‌گويي است.

در حالي كه تبليغات فقط اطلاع‌رساني است و نفوذ در افكار را عهده‌دار است چه بصورت مستقيم يا غيرمستقيم در حالي كه روابط عمومي و كارشناسي آن هنرمندانه تلاش مي‌نمايد ضمن نفوذ در افكار و كسب افكار و ميزان اثرات كاركرد‌هاي سازمان بدنبال روشهاي مطلوب‌تر و پاسخ‌گوتر اقدام نمايد.

رسانه‌ها: منظور از رسانه‌ها در روابط عمومي به كليه ابزاري گفته مي‌شود كه دريافت پيام توسط روابط عمومي بوسيله آن صورت مي‌پذيرد اين رسانه‌ها برحسب نياز سازمانها داراي ويژگي‌هاي خاصي مي‌باشد ولي بهترين رسانه آن است كه اطلاعات را بصورت صحيح منتقل سازد از مهمترين مباحث رسانه‌ها، جايگاه دريافت و انتقال اطلاعات است.

ويژگي‌هاي كارشناسي روابط عمومي در رسانه‌ها: كارشناسي روابط عمومي اهل فن است و در يك كلام با شناخت كمبودها و نيازها و با برنامه‌ريزي صحيح با رسانه ‌مناسب ارتباط مطلوب را برقرار مي‌نمايد در آنجا كه به او مي‌گويند اهل قلم است يعني قلم او نافذ است اين قلم گاهي در كلام گاهي در عشق و گاهي در پوشش يك لباس هنرمندانه توسط او ايفاي نقش مي‌نمايد.

اخلاق در روابط عمومي

 اخلاق چيست؟ متناسب با منش‌هاي ديني، فرامين الهي، سنت‌هاي اجتماعي، رسوم و فرهنگ جامعه اخلاق تعريف و مشخص مي‌گردد.

اخلاق در جامعه هستي برگرفته از فلسفه و فرهنگ جامعه مي‌باشد. امروز در علوم اجتماعي و رشته فلسفه و اديان مابعد از بحث ايدئولوژي، احكام، اخلاق، بارز آن شكل است به اين صورت تصوير كامل ايدئولوژي و رعايت احكام بصورت اخلاق در افراد بازمي‌گردد. مثال اخلاق فرد كه برونش را نشان مي‌دهد. حركات تجلي ايمان دروني است » هر چه درون با برون يكي باشد آن فرد ثابت قدم و موفق است« اخلاق در اروپا از فرهنگ پراگمانيسم سرچشمه مي‌گيرد علت رشد به سمت بودن اخلاقيات به طرف قانونمندي آنها است (اروپا)

1- جاذبه     2- آراستگي           3ـ پيوستگي          4ـ حضور هميشگي در مكان

5- نظم در برنامه         6- پي‌گيري در روابط         7- مطالعه علوم مرتبط

8- ارتباط با حوزه‌هاي هم سطح        9- استفاده از تجارب ديگران  10- تواضع در عين اقتدار

از ويژگي‌هاي اخلاق در روابط عمومي: جاذبه در حد نهايت و دفع در حد نياز

اخلاق يك كارشناس در روابط عمومي: چهره آرام، منظم، با تبسمي احساس‌دار و معني‌دار، پوششي آراسته و غير جذاب و بطور نهايي در فلسفه روابط عمومي همة هدفها به يك نكته مي‌رسد.(رضايت‌مندي سازمان و مردم)

مرزهاي روابط عمومي و تحقيقات:

اين مرزها كه مورد بحث قرار مي‌گيرند پايه و اساس تئوري دارند و لي اصولاَ در خيلي از شرايط تفكيك اين دو بستگي به كاركردهاي خاص خود دارد لذا موضوع روابط عمومي و تبليغات از اين راستا كه كدام اصل و كدام فرع است يا كدام كل وكدام جزء مي‌باشد همة اينها به 5 نظريه بستگي دارد.

نظريه اول: روابط عمومي و تبليغات كاملاَ از هم مستقل هستند. در اين زمينه كه تبليغات و روابط عمومي از هم جدا هستند بستگي به سطح جامعه و گستردگي و توسعه‌يافتگي تبليغات و روابط‌ عمومي دارد. به اين لحاظ كه روابط عمومي در جامعه توسعه‌يافته آنقدر گسترده است و شرح وظايف دارد كه يك نهاد مستقل كار در تبليغات را انجام مي‌دهد.

مثلاَ: يك پيام بازرگاني از رسانه‌ها توزيع مي‌شود سپس دانشگاهها آن پيام را در مخاطبين اثر ميگذارد و اثردهي آنرا تجزيه و تحليل مي‌نمايند و پژوهش‌هاي بدست آمده در مديريت كلان برنامه‌ريزي د رگروههاي تخصصي خاص ارائه برنامه مي‌گردد.  فروش يك ماشين توسط تبليغ در روزنامه- تحقيقات وزارت صنايع- بررسي نيازهاي كشور در مجلس براي ورود يا عدم ورود محصولات توليدي ديگر كشورهاي خودرو ساز در واقع در جهان توسعه‌يافته و صنعتي به لحاظ گستردگي علم تبليغات و علم روابط عمومي از هم جدا مي‌باشند در جوامع با پيچيدگي‌ها اوليه به لحاظ جغرافيايي- جمعيتي حتي فرهنگي فردي بين روابط عمومي و تبليغات نيست لذا در اين جوامع هم يك نفر چند شغل را انجام مي‌دهد ظاهراَ مشتركند ولي كاملاَ مستقل عمل مي‌كنند.

نظريه دوم: روابط عمومي و تبليغات مستقل هستند ولي وجوه مشترك دارند در واقع در دانش و علوم ارتباطات ابزار استفاده شده يكي است يا با هم شباهتهاي مستقيم دارند. لذا در اين تئوري از نظر ابزاري و علمي به لحاظ وظايف روابط عمومي و تبليغات مستقل از هم مي‌باشند ولي دانش مشترك دارند و رويكردها و هدفهاي مشتركي را پيگيري مي‌كنند.

مثال: ( هر دو با انسان در ارتباطند. هر دو از پوستر و وظايف صوتي و تصويري استفاده مي‌كنند) نظريه سوم: اين تئوري روابط عمومي و تبليغات را يكي مي‌داند امروزه اين تئوري دليلهاي فني براي نظريه خود دارد. و بر اين اساس كه ابزارهاي مشترك هدفهاي مشترك دريك سازمان در اختيار يك مجموعه است.

نظريه چهارم: روابط عمومي جزيي از تبليغات است در اين تئوري اينگونه اعلام مي‌شود ما با تبليغات روابط برقرار مي‌كنيم و اهداف سازمان را پيگيري مي‌كنيم.

نظريه پنجم: تبليغات جزيي از روابط عمومي است در واقع اين نزديكترين تئوري واقعي جامعه‌‌ماست يعني تبليغات جزيي از ابزارهاي روابط عمومي محسوب مي‌شود و متمايز ار هم هستند در واقع با بررسي زواياي ديدگاههاي مختلف دو بحث كلان كه در روابط عمومي و تبليغات وجود دارد 1- پيام و هدف  2- پيام و پاسخ است.

• پيام و هدف: با بيان روشن رسالت و اهداف روابط عمومي و تبليغات متفاوت است.

هدف مخاطب ( تبليغات) است در واقع يك مخاطب داريم مثال مي‌خواهيم يك تلويزيون بفروشيم هدف تبليغ فروش تلويزيون بوده است يا يك Tizor خبري و تبليغاتي (به همة پيامهاي آگهي Tizor مي‌گويند) Tizor در واقع يك پيام خبري به همراه آهنگ- نماآهنگ- نماصوت و صوت مي‌باشد و هدف تبليغات اثرگذاري- نفوذ- تسلط- قانع نمودن مخاطب است تبليغات بدليل منافع است سودبري تأمين منافع منبع يا سازمان مي‌باشد يك سويه، كم احساس كوتاه صورت گرفته پيام تبليغات ابزاري- بنابر فرهنگهاي مختلف كشورها و ايدئولوژي و اخلاق از آن استفاده مي‌شود) بيشتر مبهم و ساده است. مثال: (موقع خريد يك وسيله از كيفيت آن چيزي گفته نمي‌شود و مدت كاركرد آن مهم است)

ايجاد ارتباط » هدف « روابط عمومي است و هدف روابط عمومي تعامل- گفت‌و‌گو – كسب نظرات- اصلاح رفتار- بدست‌آوردن برنامه‌ريزي بنابر خواسته‌هاي جديد جامعه و ايجاد تعامل و حفظ آن و تداوم ارتباط با مخاطب است اين ارتباط دو سويي است بسيار بلند مدت، گسترده، روشن، انجام مي‌گيرد. پيام روابط عمومي شفاف و از نظر ساختاري پيچيده است.

مهمترين اهداف روابط عمومي: تبادل اطلاعات واقعي ايجاد حسن تفاهم و تعامل با مخاطب تأمين منافع سازمان و مخاطب و ايجادآن. مثال: (در تبليغات فقط منافع سازمان يا توليد‌كننده گرفته مي‌شود اما روابط عمومي به منافع مردم و سازمان مقيد است.)

(مثل- درختكاري و هفته درختكاري و منفعات آن)

حفظ و تدوام ارتباط با مخاطب از ديگر اهداف روابط عمومي است.

اهداف تبليغات: كسب تمايلات آراء در جهت رضايت دلخواه خود، قانع كردن مخاطب، تأمين منافع سازمان با تأثيرگذاري و نفوذ و تسلط بر مخاطب است.

در واقع هيچگاه بحث تفاهم منافع متقابل در انديشه تبليغات نيست.

در تبليغات بدنبال حركتي خروشان- روحيه‌اي هيجان‌آلود- التهاب ذهني- فهم يك طرفه و دلخواه سازمان مي‌باشد.

بحث پيام و هدف سه محور دارد. 1- اهداف 2- مسئوليت 3- سياست‌گذاري

• اهداف: تعامل با مخاطب- تأمين منافع سازمان با مخاطب- ايجاد حفظ و تداوم روابط از مهمترين اهداف روابط عمومي است. اعتناء مخاطب تأمين منافع سازمان تأثير و نفوذ و تسلط بر مخاطب مهمترين اهداف تبليغات است.
• مسئوليت: روابط عمومي مسئوليت اجتماعي دارد تا در برابر افكار عمومي جامعه پاسخ‌گو باشد ولي تبليغات بيشتر مسئوليت اقتصادي و منافعي در برابر سازمان داشته و نسبت به سازمان پاسخ‌گو است روابط عمومي مسئوليت تفاهم دوطرفه است. هميشه بدنبال روابط پايدار بوده ولي تبليغات بيشتر جنبه مسئوليت فروشي و كسب درآمد و درهمة زمينه‌هاي سياسي- اقتصادي- اجتماعي- فرهنگي دارد هدف روابط عمومي منافع فوري را در آثار آينده پيگيري مي‌نمايد ولي در تبليغات تكنيكها براي كسب درآمد جمع و نگهداري خريداران وسايل اقتصادي- سياسي- اجتماعي- فرهنگي مي‌باشد ( گاهي هم آدم خريد و فروش مي‌كنند كه جنبه سياسي دارد ) گاهي تبليغات ايجاد مقاومت مي‌كند انديشه را خودباخته مي‌كند.
• سياست‌گذاري: روابط عمومي بدنبال سياست‌گذاري دراز مدت مي‌باشد لذا با مطالعات تحقيقات و پژوهش‌ها كار را انجام داد. و يك شبه تصميم نمي‌گيرد چون روابط عمومي به دنبال همكاري و ارتباط و تعامل با مخاطبين است تبليغات برنامه‌ريزي كوتاه و زود هنگام براي رسيدن به منافع بوده لذا سياست‌گذاري بصورت مدون و مشخص ندارد.

فن‌آوري نوين در روابط عمومي: آشنايي  دست‌يابي به آخرين تكنولوژي در علم ارتباطات و اطلاع رساني امروزه براي هر فردي و هر سازماني الزامي است و از اصول توفيق در روابط اجتماعي مي‌باشد عدم استفاده از تكنولوژي از عوارض فقر فرهنگي محسوب گرديد و عدم توسعه‌يافتگي جامعه را دارد روابط عمومي‌ها مي‌‌بايست در دنياي امروز در عصر انفجار اطلاعات با سهولت و سرعت اطلاعات را به دست آورده در اهداف سازماني خود به نحو مطلوب استفاده نمايد برقراري ارتباط پاسخگوي از آخرين پديده‌‌هاي فن‌آوري بهره مي‌گيرند.

الف: كاربرد اينترنت در روابط عمومي:

ب: گستردگي اطلاعات:

گستردگي اطلاعات فراواني و انبوهي روشها، علم‌زدگي پديده تكنوپورلي بوجود آورده است با انتخاب يك راه از ميان چندين راه در بزرگراه اطلاعات مي‌توان پيامدهاي اجتماعي، سياسي، فني و… را در ابعاد مثبت و منفي در كمترين زمان از اينترنت استفاده نمود در واقع از عصر فرهنگ برتر اگر وارد نشويم تسليم فرهنگي در برابر تكنولوژي خواهيم شد. به اين صورت كه اگر علم روز را نداشته باشيم تكنولوژي روز فرهنگي مدها را و سازمانها را كه محتاج آن مي‌باشد تحت شعاع قرار داده و سلطه تكنولوژي بر رفتار در سازمان چه مثبت و چه منفي اثر خواهد داشت.

به چهار دليل به اطلاعات در روابط عمومي نيازمنديم:

الف: شناسايي نقاط قوت سازمان يا مجموعه ‌كاري

ب: شناخت نقاط ضعف تشكيلات كاري يا سازمان

ج: شناسايي فرصتهاي بيرون از سازمان

د: شناساي تحديدهاي بيرون از سازمان

در بخشهاي گذشته ابزارهاي جمع‌آوري اطلاعات را در روابط عمومي شامل نامه ، تلفن، فيلم، عكس، مطبوعات ، تلگراف، پست، و غير نام مي‌برديم امروز اينترنت جاي همه آنها را با سرعت بيشتر گرفته است اگر بخواهيم جلسه‌اي بگذاريم پيامي ارسال كنيم نيازي را اعلام كنيم تبليغاتي را انجام دهيم به سادگي با كمترين هزينه در محيط اينترنت يا امكانات بسيار فراوانتر و قابل انعطاف حضور خواهيم يافت در واقع هزاره سوم باعلم و دانش فوق تصورايترنت آغاز شده است و براي آن پاياني نيست اينترنت به سه چيز نياز دارد.

• كامپيوتر( كل مجموعه) 2- برنامه‌هاي سرويس گيرنده و نصب آن برروي كامپيوتر 3- كارت اينترنت

تكنولوژي پيشرفته( پست الكترونيك يا ايميل ايميل دانشي است كه دركامپيوتر و اينترنت در ناقع جاي پست سنتي مدرن نام گرفته است.

فايلهايي كه ذخيره آن ميليونها صفحه مي‌تواند باشد قابل( درج) يا جستجو و دستيابي مي‌باشد.

( مطالب مورد نياز را طبق‌بندي مي‌كند و در صفحه به نمايش مي‌گذارد.)

در پست الكترونيك دانش بگونه‌اي است كه از چند حس كاملاَ مي‌توانيد استفاده كنيد يعني نامه خوانده مي‌شود ترجمه مي‌شود حتماَ عطر را هم مي‌تواني احساس كني.

مجله الكترونيك:  پخش مستقيم- بدون واسطه – در دسترس و مرتبط – روزنامه همشهري از آغاز تا به امروز مطالب مشترك كه در چند ساله داشته همه قابل  دسترسي است.

مجله الكترونيك داشته پيامها –  نظرات را بصورت ند سويه اعلام مي‌كند.

بانك اطلاعاتي – كنفرانس از راه دور – بردالكترونيكي – نظرسنجي اينتر- تلفن گويا- صندوق صوتي اسلايد-( اورهد) ماهواره- ويدئو و راديو- در روابط عمومي مي‌گويند حق هميشه با مردم است چون سازمان براي منافع متقابل با مردم ايجاد شده است پس با جديت و تكنولوي نسبت به پيام‌رسانس كه وظيفه روابط عمومي است عمل نمائيد در دنياي جديد با مخاطبان تكنولوي جديد ارتباط برقرار كرد بدانيد در آينده‌اي نه چندان دور روابط عمومي كامپيوتري خواهد شد.

مديريت زمان در روابط عمومي:

زمان شناسي و وقت شناسي از مسائل مهم است در روابط عمومي

زمان و ويژگيهاي آن:

روابط عمومي علمي مي‌باشد كه به زمان وابسته است لذا مديريت زمان براي آن الزامي مي‌باشد زمان حقيقي است ممتد و سيال براي فهم آن دو بخش مهم است الف: امتداد ب: حقايق غير ممتد يا غير واقعي

امتداد: منظور همان حقايقي است كه در عالم وجود دارد كه دو قسم است:1- بدون امتداد 2: امتداد دار

حقايق غير ممتد: مانند سواب، نقطه حقايق هستند كه تقسيم پذير نمي‌باشد و زاييده انديشه و فكر ما هستند روابط عمومي به هر دو بحث نيازمند و وابسته مي‌باشد.

سيال: از اين لحاظ زمان سيال است يعني جريان دارد اجزاء آن ناپايدار و غير وابسته است يعني تا قسمتي از بين نرود قسمتي بوجود نمي‌آيد تا چيزي معلوم نشود متولد نمي‌گردد اين جريان استمرار دارد در فرازهاي فرهنگي، اجتماعي، اقتصادي، سياسي، علمي، روابط عمومي،وابسته به زمان است لذا مديريت در روابط عمومي وابسته به نقش زمان و يا اثر گذاري در زمان مي‌باشد مانند يك جنگ يك فرمانده سرنوشت يك جنگ را تغيير مي‌دهد هم تاريخ  را مي‌سازد هم را تغيير مي‌دهد و هم زمانها را متحول مي‌سازد مانند ظهور و حضور دانش و انديشه‌ها كه د ربعضي از افراد رويش مي‌كند مانند عصر نبي گرامي در اسلام – مانندعصر انقلاب اسلامي – اين عصر معني زمان را مي‌دهد كه بوسيله ورابط عمومي افراد و همه ابزارهاي ارتباطي موجود در آن زنان ايجاد گرديده است و گذز زمان را چگونه درك كنيم.

گذر زمان را چگونه درك كنيم؟ زمان حقيقي است ممتد و سيال علاوه بر آين بايد بدانيم كه زمان شيئ محسوس نمي‌باشد كه بتوانيم آنرا با حس پنج‌گانه درك نمائيم سازمان را با تغيير و تحولات احساس نكنيم خورشيد طلوع مي‌كند آرام آرام در آسمان اوج مي‌گيرد و به غروب فرود مي‌آيد پس درك از زمان شاملل تحولات پيراموني است روابط عمومي در گذر زمان زمينه‌هاي تحول دگرگوني را بايستي منطبق با اهداف سازمانها بصورت دو سويه انجام دهد.

چيرگي بر زمان بر روابط عمومي:  )روابط عمومي بر زمان) اين چيرگي دو سويه است  برگرفته از خلاقيتها، نوآوريها حس ابتكار مي‌باشد. اگر مجموعه‌اي بخواهد پيرامون اهداف خود از واقعيتها امكانات موجود به نفع مطلوب استفاده ننمايد زمان روابط عمومي چيرگي پيدا مي‌كند لذا روابط عمومي را پس‌گرا مي‌شود در زمانيكه آينده‌نگري افق بازديد يك مجموعه هدفمند برنامه‌ريزي مي‌گردد روابط عمومي بر زمان چيرگي يافته.

زمان ميزان هنرنمايي روابط عمومي : زمان فرصتي است كه تكنيكهاي بدست آمده از علم روابط عمومي را بسمت و سويي ببرد كه روابط عمومي نقش بسزايي دارد اثرگذاري خود را در سازماندهي مطلوب اهداف سازماني مانند يك هنر به نمايش بگذارد.

عمر كوتاه و زمان محدود: بهترين شرايط براي يك سازمان به اين صورت مي‌باشد كه برنامه‌هاي روابط عمومي در سر فصل كوتاه مدت به ميان مدت و بلند مدت برنامه‌ريزي گرديد و حداكثر استفاده را از زمان در بهره‌وري سازمان استفاده نمايند زيرا برنامه‌هاي زماني نا محدود هدفها را از بين مي‌برد به لحاظ محدوديت زمان كليه منافع سازماني بايستي در زمان مشخصي مدول گردند.

ويژگيهاي برنامه‌ربزي صحيح در مديريت زمان:

يك برنامه‌‌‌ريزي صحيح 5 ويژگي دارد: 1- جامعيت2- اعتدال3- اولويت 4- انعطاف 5- بودجه‌بندي

• جامعيت: روابط عمومي در سازمان بايستي همه جوانب اصولي و فني را مد نظر گرفته و همه راهكارهاي مناسب را بررسي و مطالعه و همه ضرايب اطمينان برنامه‌اي در حوزه‌هاي مختلف مدون گردد مثل( دعوت از مخاطبين – محتواي سخنراني ، و بكار بردن شيوه درست، دكور، نوشته‌اي محلي، سخنراني)

راههاي جامعيت يك برنامه‌ از تجارب گذشت و مشابه كه با هدفهاي همسويي دارد استفاده مي‌شود در برنامه‌ريزي آن برنامه در نمونه‌هاي كوچك كه به صورت نمونه الگو انجام گرفته است كه در اجزاي برنامه اصلي دچار مشكل نگردد زمان ومحدوده زمان در برنامه‌ريزي بسيار مهم است كه روابط عمومي مهمترين ركن دربرنامه‌ريزي مي‌باشد روابط عمومي به اين لحاظ اهميت دارد كه ارزشمندي و سودمندي و توسعه برنامه‌هاي سازمان را با موضوعات مرتبط ارزيابي، اصلاح، منعكس مي‌نمايد.

اصل اعتدال در روابط عمومي بر مبناي اعتدال:

عدل: عبارت است از به هر صاحب حقي به قدر ظرفيت و شايستگي امكانات بدهيد آيا به نظر شما در جامعه كار به ميزان حقتان ظرفيت و شايستگي دارند.

در روابط عمومي تفريط و افراط از آسيبهاي بسيار مهم بود و هميشه اين نوع مديريت به هدفهاي سازمان آسيب رسانده است در روابط عمومي اعتدال برنامه‌ريزي يعني اينكه سهم  هر كدام از كارها كه در فهرست جامعيت نوشته‌ايم مشخص كنيم در هر دكدام طبق اهميتش زماني را اختصاص داده يعني هر كدام از كارها پر اهميت زمان بيشتر و به كارهايي كه اهميت زمان محدود‌تري اختصاص مي‌دهيم اگر به كاري كمتر از سهم زمانيش توجه نمائيم دچار تفريط شده‌ايم و همچنين اگر به كاري پيش از زمان صلاحيتش اختصاص دهيم مبتلا به افراط شده‌ايم.

اعتدال: يعني برنامه‌ريزي كه همه روابط را داشته باشد (مثل: افرادي كه آنقدر مشغول درس يا كار مي‌شوند كه سلامت روحي و رواني خود را از دست مي‌دهند يا آنهايي كه آنقدر مشغول كارهاي متفرقه ديدن برنامه‌هايي كه زندگي و درس و خانواده خود را فراموش مي‌كنند) خارج شدن از اعتدال نشانه ضعف سيتم مديريت در زمان مي‌باشد.

بحث سوم: اولويت: اولويت‌بندي در روابط عمومي هر انساني داراي شرايط و ويژگيهاي مخصوص به خود است و هر نظام مأموريتي خاص ويژه‌اي از لحاظ فرهنگي، اجتماعي، اقتصادي، سياسي، نظامي، دارد كه مخاطبين آن مي‌تواننداز آحاد جامعه باشد از كودك تا كهنسال لذا براي اولويت بندي در برنامه‌ها مي‌بايست به اين نكته توجه كرد كه هميشه امكانات محدود و نيازها گسترده مي‌باشد مهمترين بحث در اولويت زمان است.

مثل( نوشتن دارو پس از مرگ سهراب حديث اين كلام است)

لذا سازمان و نوع مديريت در روابط عمومي گروهي و مديريت فردي به نكات قابل توجهي مي‌بايست دقت نمائيد. از ابزارهاي سازمان كه شامل تكنيكهاي روابط عمومي است از توانايي آنها كاملاَ آگاه باشد برنامه‌ها و هدفهاي سازمان چه خود وچه گروهي بايستي مشخص  مشخص گردد تا با يك درايت و برنامه‌ريزي اولويتهاي اجرايي مشخص شود.

اولويت كوتاه مدت، اولويت ميان مدت، اولويت بلند مدت، در مديريت زمان از اهم مباحث روابط عمومي مي‌باشد متأسفانه برخي از افراد به اصل اولويت توجه نداشته و نسبت به كارهايي كه با آن مواجه هستند با توجه به شرايط اولويت سنجي نمي‌كند.مثلاَ در سازمان برق اولويت مهم حوادث و رسيدگي به آن است در سازمان آب اهم اولويت آبرساني به مردم و رسيدگي به مشكلات است مهمترين اولويت در شهرداري حفظ و نگهداري محيط و در نيروي انتظامي حفظ و ا منيت شهري است و سازمانهاي مختلف ديگر…

بحث چهارم: بودجه‌بندي و توزيع آن در روابط عمومي:

در تعريف بودجه توانمندي سازمان را بودجه مي‌گويند نه فقط از لحاظ مالي در خانه اهم توانمندي مي‌باشد.

مرحله‌بعدي بودجه‌بندي توزيع است شما در اصل جامعيت( يعني كليت نگري) بودجه يعني جزء به جزء كردن د راصل جامعيت فهرستي تهيه مي‌نمائيد كه همه نيازهاي سازمان و اهداف آنرا مشخص نموده‌ايد سپس بعد از آن فهرست اولويتهاي فرد را مشخص مي‌كنيد كه آنرا بر اساس اصل عدالت خواهي يا اعتدال و به ترتيب اهميت موضوع كارها را موضوع‌بندي مي‌كنيد و براي هر كدام بودجه زماني و امكانات موردنياز در ساعت شبانه روز توزيع  مي‌كنيد اين مرحله بودجه‌بندي و توزيع آن است كه در روابط عمومي از اهميت بسياري برخوردار است در اصل بودجه‌بندي به نكات ذيل بايد توجه كرد.1- ضرورت 2- مدت برنامه رامشخص كنيد.3- زمان را در كار واقعي محاسبه كنيد.

بحث پنجم انعطاف در مديريت زمان وعلم روابط عمومي:

انعطاف عبارت است از مقداري تغييرات و نرمشي در برنامه‌هاي سازماني و اهداف سازماني كه اصل هدفهاي سازماني را  از بين نبرد و مدير موفق در روابط عمومي مديري است كه از اين اصل بر شايستگي استفاده نمايد.

حال كه مراحل جامعيت تعادل، اولويت‌بندي، بودجه‌بندي را طراحي كرديم پرنشاط و شاداب با همه تكنيكها شامل روح خوش- نگرش خوب- زنده و شاداب و پر از انرژي برنامه را آغاز مي‌نمائيم اگر در اجراي كار پيشامدي غير مترقبه ايجاد گرديد اصل انعطاف به ما كمك مي‌كند كه بنابراين هدفهاي سازمان و بودجه‌هاي مورد نظر دقت بيشتري خرج داده و با توانايي هضم پيشامدها روند رويكردي مطلوبتر بكار ببريم.

» آفتهاي عدم برنامه‌ريزي در روابط عمومي«

• غفلت از ارزش زمان: در فرهنگ ما عادت شده است كه براي عمر ارزش قائل نباشيم لذا گذر عمر را بسيار در مديريت و نهاد سازماني بي‌اثر مي‌دانيم.
• بيماري جسمي: يكي ديگر از آفتها كه در اجراي برنامه‌ريزي نقش بسزايي دارد بيماريهاي جسمي است كه يك مدير هميشه تندرست براي خود و سازمان ايجاد كند.
• بيماريهاي روحي و بي‌حوصلگي: يكي اديگر از آسيبها و آفتهاي روابط عمومي بيحوصلگي وكلافه بودن، بي‌‌رغبتي و عدم تعادل رواني مي‌باشد درمان آن ريشه‌يابي در برنامه‌هاي سازمان است.
• كار روز را به فردا مينداز: يكي از صاحبنظران جدي در زمينه مديريت زمان در روابط عمومي كاري است كه در حال بايد صورت گيرد به فردا منتقل مي‌كنيم بعضي مديريت زمان را زمين‌گيري مي‌كنيم در حال آن اراده و توكل به خدا مقابله با كسالت نفساني و بي‌ارادگي است كه بوسيله سيستم‌هاي نظارتي و حمايتي قابل اعمال است.
• داشتن دوستان بي‌برنامه اين افراد اعتقادي به برنامه نداشتند و نظم نداشتند و نظام روابط عمومي را بر هم مي‌زنند.
• خواب به موقع يا بي‌موقع: درروابط عمومي زمان يكي ديگر از آسيبهاي برنامه‌ريزي خواب بي‌موقع است.
• ضمانتهاي اجرايي در برنامه‌ريزي روابط عمومي: هر برنامه‌اي نياز به ضمانت اجرايي دارد و عامل قدرتمند و پرنفوذي است كه باعث مي‌شود برنامه و  قوانين به اجرا در آيند و روابط دوسويه و چند سويه به صورت مدون اجراء گردد اهداف سازماني شكوفا شده ومجموعه بدست آورده پيش‌نويس شده نائل مي‌گردد لذا قياس اجراي مديريت زمان برنامه‌ريزي در روابط عمومي به دو عامل مهم وابسته است1- مراقبت 2- محاسبه

مراقبت: شامل اجراي جدول جامعيت، اعتدال، اولويت، انعطاف و بودجه‌بندي مي‌باشد كه صورت مداوم در ديد و انديشه شماست.

محاسبه: اجراي برنامه‌هاست كه شامل نظرسنجيها، بازخوردها،( برگشت‌ها) اصلاح آن و ارائه جهت اجرا به بخشهاي كل سازمان يا نهاد است همه بايستي در برنامه‌هايمان محاسبه عملكردي داشته باشيم و به خود بشارت بدهيم كه فردا بهتر عمل مي‌كنيم چون بيشتر مي‌دانيم و تجربه داريم و ريشه‌هاي بحران و آسيب آن را شناخته و جبران نمائيم.

فصل نهم

فنون و تكنيك‌هاي روابط عمومي

بخش اول: فنون و تكنيك‌هاي ديداري

بخش دوم: فنون و تكنيك‌هاي شنيداري

بخش سوم: فنون و تكنيك‌هاي نوشتاري

اگر در روابط عمومي با گفتمان بين سازمان مخاطب بمنظور رسيدن به تفاهم و همكاري و هم فهمي با استفاده از فنون و ابزارهاي ارتباطي نوشتاري ، ديداري، و گفتاري بدانيم در اين فصل به توضيح مختصري راجع به هر يك از تكنيك‌هاي نوشتاري مثل نشريه داخلي، آرشيو تخصصي، گزارش اداري، انتشارات كتاب و كتابچه، انتشار پولتن، روزنامه ديواري كاركنان، انتشاربرد مي‌شود.

 برگهاي لايي، پاسخگويي به مطبوعات آگهي و گزارش آگهي.

تكنيكهاي گفتاري:

 سخنراني، سفر مطبوعاتي، معاشرت مطبوعاتي و راه‌اندازي هسته‌اي مشورتي، تريبون آزاد، كاركنان برگزاري همايش.

تكنيك‌هاي ديداري:

 مجله ويدئويي، فيلم متحرك، عكس و اسلايد مي‌باشد.

بخش اول فنون ديداري

• نمايشگاه:

برگزاري نمايشگاه يكي از فنون عمده در روابط عمومي است .منظور از نمايشگاه محلي است كه در آن محصولات يا خدمات سازمان در معرض ديد بازديد كنندگان قرار مي‌گيرد.

در نمايشگاه مي‌توان از ساير ابزارهاي ارتباطي از قبيل نمايش فيلم ، نصب تابلو عكس، نمودارهاي رنگي، تابلوهاي گردان، تراكت و … استفاده كرد در يك تقسيم‌بندي كلي نمايشگاهها را مي‌توان از لحاظ مخاطب به دو نوع تقسيم كرد.

الف: نمايشگاه عمومي:

براي بازديد از اين نوع نمايشگاه كه معمولاَ گروه خاصي را مخاطب قرار نمي‌دهد مي‌توان از كليه اقشار جامعه دعوت كرد.

ب: نمايشگاه تخصصي:

 براي طيف خاصي از مخاطبان يك سازمان برگزار مي‌شود. مثل برگزاري نمايشگاه كتاب پزشكي كه در مقابل نماشگاه كتاب، يك نمايشگاه تخصصي بشمار مي‌آيد.

عوامل موفقيت در نمايشگاه:

1- اولين موفقيت در برگزاري نمايشگاه تقويم نمايشگاهي است كه بعنوان يكي از اجزاي برنامه سالانه ضرورت دارد. در تقويم نماشگاهي پايه زمان برگزاري نماشگاه مخاطبان مورد نظر، اهداف، نحوه برگزاري، هزينه‌هاي برگزاري و محصولات يا خدمات قابل ارائه مشخص مي‌شود.

دومين عامل: موفقيت برگزاري نمايشگاه غرفه است و براي اين منظور و افزون بر طراحي اصول غرفه بويژه رعايت اصول سادگي تركيب و روشني موضوع نمايشگاه توجه به مواردي از قبيل حضور منظم غرفه‌داران در غرفه اطلاع‌رساني بموقع به مردم دربارة نمايشگاه، احنرام به بازديد كنندگان پيشگاهي در ايجاد ارتباط با شركت‌كنندگان در نمايشگاه و پاسخگويي كامل و مشتاقانه به پرسشهاي بازديد كنندگان بسيار اهميت دارد.

3 – سومين عامل: موفقيت در برگزاري نمايشگاه سازماندهي رابطان نمايشگاهي كه در واقع نمايندگان بخشهاي مختلف سازمان هستند در قالب تشكيلات به نام دبيرخانه دايمي نمايشگاهي است.

* دستورالعمل استفاده بهينه از ابزار نمايشگاهي:

• بهنگام عرضه محصولات يا خدمات دقت كنيد بمنظور ايجاد امكان ديد مناسب براي مخاطبان آنها را در فاصله بين 80 تا 180 سانتي‌متر از زمين قرار دهيد.
• با استفاده از فنون هنري خاص مثل گرافيك، روح واحدي بين غرفه‌هاي مختلف حاكم كنيد.
• از بازديد كنندگان بخواهيد نظر خود را دربارة چگونگي برگزاري نماشگاه در برگه‌هاي نظرخواهي خاصي كه تهيه مي‌كنيد منعكس كنند. استفاده از دفتر يادبود نيز پيشهاد مي‌شود.
• در طراحي غرفه سعي كنيد در صورت امكان غرفه‌اي را كه مي‌توان به شكل جزيره ساخت انتخاب كنيد تا بازديد كنندگان از هر چهار طرف بتوانند غرفه شما را تماشا كنند.
• از نورپردازي و رنگ نهايت استفاده را براي افزايش جذابيت نمايشگاه ببريد.
• از مخاطبان مهم سازمان براي بادزيد از نمايشگاه دعوت كنيد.
• از ساير فنون روابط عمومي مثل بروشور، نماش فيلم، تابلوهاي گردان، نمودارهاي رنگي، كاتالوگ و … نيز استفاده كنيد.
• سه رزو قبل از برگزاري نماشگاه با برگزاري كنفرانس خبري( مصاحبه مطبوعاتي) جزئيات برگزاري نمايشگاه را از طريق رسانه‌ها . مطبوعات به اطلاع عموم برسانيد.
• در پايان نمايشگاه گزارش كامل از نحوه برگزاري نمايشگاه را همراه فهرست كاستي‌‌ها، دستآوردها، و انتظارات احتمالي به مديرت سازمان منعكس كنيد.

10- در نمايشگاههاي بين‌المللي يا نمايشگاهي كه احتمالاَ بازديد كننده خارجي دارند لازم است شرح عكسها توضيحات نمودارها به  زبان انگليسي درج شود و بايد يكي از دست‌اندركاران آشنايي كامل به زبان انگليسي داشته باشند.

11- برنامه‌هاي جنبي نمايشگاه، فرصتهاي خوبي براي اطلاع‌رساني و ايجاد ارتباط با مخاطبان هستند براي اين منظور برگزاري مسابقات مختلف توزيع هداياي ترويجي و توزيع انواع انتشارات توصيه مي‌شود.

12- برگزاري نمايشگاههاي مختلف مثل نمايشگاه كتاب يا عملكرد سازمان براي كاركنان در پخش روابط عمومي داخلي از اهميت بسياري برخوردار است.

• نوار ويدئويي با ويدئو تيپ:

از فنون جديدي است كه اخيراَ استفاده از آن در روابط عمومي‌ها مورد توجه قرار گرفته است در اين زمينه كاربردهاي ويدئو از نمايش فيلم براي كاركنان، ضبط تصويري برنامه و مراسم، نمايش تصويري فعاليتها، آموزش و پخش همزمان برنامه با استفاده از تلويزيون مدار بسته قرار گرفته است. استفاده جديدي از آن به عمل مي‌آيد كه بر اين اساس اهم اختيار و فعاليتهاي تصويري مربوط به سازمان در طول يك زمان معين مثل هفته  يا ماه به صورت برنامه تصويري كوتاه همواره با گفتار لازم تهيه مي‌شود و در محيط پررفت و آمد سازمان مثل سالن غذاخوري يا طبقه همكف در معرض ديد كاركنان قرار مي‌گيرد.

• تابلو راهنما و راهنمايي ارباب رجوع:

راهنمايي صحيح و اصولي ارباب رجوع ار وظايف مهم روابط عمومي است كه مي‌تواند نقش بارزي را در جلب رضايت ارباب رجوع ايفا كند براي اين منظور نصب تابلو راهنمايي در ورودي سازمان از جمله فنون است كه به خدمت گرفته مي‌شود تابلو راهنما بايد نشانگر وضيت استقرار واحدهاي مختلف سازمان از نظر طبقه و اتاق باشد ضمن اينكه در هر طبقه نيز بايد تابلو راهنماي طبقه كه معرف شماره اتاق واحدهاي مستقر در طبقه باشد نصب شود.

براي راهنمايي بهتر ارباب رجوع صرفاَ نصب تابلوهاي راهنمايي كافي نيست بلكه استقرار بخشي به نام اطلاعات مراجعان در مبادي سازمان كه بااستفاده از رايانه و با مسؤليت افرار آگاه و خوش برخورد كه بتواند بعضي از اطلاعات عمومي را در اختيار مراجعان قرار دهد ضروري است. همچنين در سالن يا اتاقهايي كه افراد و مسؤلان مختلف استقرار مي‌يابند مخشص كرده نام و مسؤليت افراد از طريق» برگ‌نما« براي هدايت و سهولت كار مخاطب يا ارباب رجوع ضروري به نظر مي‌رسد.

• عكس:

هر خبر و مطلبي كه در رسانه‌هاي همگاني به اطلاع عموم مي‌رسد بايد با عكس همراه باشد پيام را بايد با نوشته و با كلام و تصوير همراه كرد براي مسؤلين روابط عمومي عكس يكي از ابزارهاي اوليه كار است. مطبوعات هميشه خواستار آنند كه عكسهايي از افرادي كه نامشان در خبر آمده است دريافت كنند وجود عكس همواره يك اطلاعيه مطبوعاتي در جلب توجه دبيران و سردبيران و مسؤلين ديگر مطبوعات براي اطلاعيه مؤثر است. و شانس بيشتري براي پخش آن نيز بوجود مي‌آورد.عكسهاي معمولي( پرسنلي) با نوشته‌اي زير آن قابل درج و چاپ در يك ستون براي توضيح خبر و تنوع بخشيدن صفحه‌آرايي مورد استفاده سردبيران است. عكسهاي گروهي چنانچه واضح باشد نسبت به عكسهاي تك تفري كمتر بكارمي‌روند بخصوص اگر تعداد آن بيش از 5 نفر باشد اين عكسها مي‌توانند از طرف عكاسي سازمان يا عكاسان حرفه‌اي تهيه شوند. در هنگام تهيه عكسهاي گروهي در سازمان مدير روابط عمومي ار پس زمينه‌ مناسب كه حنبه تبليغي براي مؤسسه داشته باشد استفاده مي‌كند.

• فيلم سينمايي:

يكي از فنون كه روابط عمومي ‌ها مي‌توانند از آن براي دستيابي براي اهداف سازمان خود و به جهت تبليغ، ترغيب، اطلاع‌رساني بهره ببرند ساخت فيلم سينمايي است معمولاَ روابط عمومي‌ها تهيه كننده اينگونه فيلمها مي‌شوند كه بتوانند به شكل مستقيم يا غير مستقيم پيغام خود را برسانند و چون كار فيلم يك كار كاملاَ فني و تخصصي است و روابط عمومي‌ها نيروهاي فني و تخصصي فيلمسازي را در اختيار دارند معمولاَ سفارش اينگونه فيلمها را به مؤسسات و شركتهاي فيلم‌سازي مي‌دهند فيلمهاي سينمايي به شكلهاي زير ساخته مي‌شود.

• ميليمتري براي استفاده در ادارات و منازل
• 16 ميليمتري براي هدفهاي آموزشي و تبليغي
• 30 ميليمتري براي نمايش در سالنهاي بزرگ و سينماها

6 – اسلايد، فيلم استريپ و ترانس پارانت

همه توليداتي هستند كه به كمك پروژكتور مي‌توان تصوير ثابت آنها را برروي پرده سفيد و صاف

( پرده اكران) منعكس نمود معمولاَ اين وسايل ابزار بصري هستند كه براي هدفهاي آموزشي، تبليغي، و اطلاعاتي بكار مي‌روند كه همراه تصاوير مي‌توان صداهاي زنده، و يا ضبط شده براي توضيح تصاوير استفاده كرد اين وسايل ارزانتر و قابل حمل‌تر از فيلمهاي سينمايي و نوارهاي ويدئويي است.

7- اطلاعيه‌هاي خبري( آنوش، تيزر، زيرنويس)

بدليل اينكه راديو بخصوص تلويزيون ابزارهاي مؤثر و مسلط ارتباط جهان امروز هستند روابط عمومي‌ها مي‌توانند بعضي از اخبار مهم تبليغي خود را در عبارت كوتاه، نوار مانند بصورت زيرنويس، يا متن مورد نظر همراه با عكس بر روي صفحه تلويزيون به نمايش بگذارند فيلم ضبط شده بصورت خلاصه و دركمتر از 60 ثانيه بصورت تيزر از تلويزيون پخش كند.

بخش دوم: فنون گفتاري

• سخنراني:

يكي از فنوني كه در روابط عمومي بكار گرفته مي‌شود سخنراني است سخنراني ابزاري است كه مي‌توان با استفاده از آن در مدتي كوتاه پيامي را به عده‌اي زياد ارائه داد اين فن در برگزاري مراسم مختلف آموزش و اطلاع‌رساني به كار گرفته مي‌‌شود و نوعي اطلاع‌رساني حضوري و چهره‌به‌‌چهره بشمار مي‌رود و اگر سخنران بتواند سخنان پرمحتوايي را با مهارت لازم به شنوندگان ارائه دهد اثرگذاري و جربان ارتباط و اطلاع رساني به مراتب بيشتر خواهد شد. روابط عمومي‌ها براي اينكه از اين متن در بهترين شكل ممكن بهره‌برداري كنند مي‌توانند به ايجاد دفتر سخنران يا سخنگويان اقدام كنند در اين دفتر مسؤلان و كارشناساني كه استعداد لازم را براي ايراد سخنراني دارند تحت آموزش قرار مي‌گيرند و آن دسته از كارشناسان كه صرفاَ مي‌توانند مسؤليت نوشتن متون سخنراني را عهده دار شوند مشغول به كار نوشتن مي‌شوند.

دفتر سخنرانان بايد بااستفاده از مطالعات بخش افكارسنجي روابط عمومي در تهيه متون سخنراني نيازهاي افكار عمومي را در سرلوحه معيارهاي تهيه شده متن سخنراني قرار دهد و در نوشتن مطلب به دو ركن زبان ارتباطي يعني ساده‌نويسي و كوتاه نويسي توجه كافي داشته باشند.

دستورالعملهاي بهره‌برداري بهينه از فن سخنراني:

الف: تهيه متن سخنراني

مرحله اول: شناسايي سخنران شناسايي مخاطبان سخنران و ويژگيهاي آنان، انتخاب موضوع سخنراني محل سخنراني است. كارشناسي روابط عمومي با در نظر گرفتن ويژگيهاي سخنران از جمله تكيه‌گاههاي او بطوركلي روانشناسي سخنران و سطح اطاعات و اهداف او به مطالعه مخاطبان و ويژگيهاي آنان از قبيل ميانگين سني، نسبت جنسي، وضعيت شغلي، سطح تحصيلات و ديدگاهها و گرايشهاي آنان مي‌پردازد.

مرحله دوم: كارشناسي روابط عمومي با در نظر گرفتن موضوع و محل سخنراني به مرحله دوم متن سخنراني يعني گفت‌وگو با سخنران گام مي‌گذارد. دراين مرحله هدف از سخنراني ديدگاه محوري سخنران و پرسشهاي سخنراني روشن مي‌شوند.

مرحله سوم: كارشناسي روابط عمومي با انجام تحقيق به تهيه اطلاعات مورد نياز براي گنجاندن درمتن سخنراني اقدام مي‌كند.

مرحل چهارم: كارشناسي روابط عمومي بايد به سازماندهي اطلاعات و نوشتن متن سخنراني بپردازد در اين مرحله بخشهاي اصلي متن سخنراني كه شامل مقدمه، مطلب اساسي و نتيجه‌گيري هستند نوشته مي‌شوند. در بخش نتيجه‌گيري نيز نظرگاههاي اصلي به صورت كوتاه و به شكل بيان نتايج مطرح مي‌شوند.

مرحله پنجم: كارشناسي روابط عمومي تيتر و عنوان سخنراني را انتخاب مي‌كند و متن سخنراني را براي آمادگي سخنراني به او مي‌دهند.

ب: انجام سخنراني

پس از اينكه متن سخنراني آماده شد و سخنران از نظر محتوا مشكلي نداشت نوبت سخنراني مي‌رسد نقش روابط عمومي در اين مرحله فضاسازي مناسب محل سخنراني، دعوت از سخنرانان، اجراي برنامه، تهيه خبر از سخنراني، تصوير و عكسبرداراي از مراسم،كنترل وسايل صوتي، تأمين وسايل مورد نياز سخنراني و معرفي سخنران است.

• سفرمطبوعاتي:

يكي از فنون روابط عمومي براي استفاده بهينه از مطبوعات در راستاي اطلاع‌رساني، از عملكرد سازمان است. روابط عمومي مي‌تواند با انجام سفرهاي مطبوعاتي حجم قابل توجهي از صفحات مطبوعات را براي درج مطالب خود به دست آورد منظور از سفرهاي  مطبوعاتي دعوت از خبرنگاران مطبوعات و اعزام آنان براي بازديد از طرحها و اقدامات سازماندهي و انعكاس آنان به خوانندگان مطبوعات است. مقدمات فراهم ساختن سفر مطبوعاتي با دعوت از نمايندگان مطبوعات آغاز مي‌شود. و سفر مطبوعاتي بايد مبتني بر برنامه‌ريزي دقيق باشد بگونه‌‌اي كه از ابتدا تا انتهاي سفر جزئيات آن از قبيل دعوت از خبرنگاران، زمان حركت، طرح و اقدامات قابل بازديد  محل اسكان، نحوه پذيرايي از ميهمانان در طول سفر و محل اقامت راهنماي سفر امكانات مورد نياز و نحوه تردد در مسير طرحها و افراد پاسخگو به خبرنگاران اعزامي دربارة طرحها در برنامه سفر براساس زمانبندي مشخصي قرار گرفته است و بايد دقت شود تبعيض بين خبرنگاران اعمال نشود نكته آخر اينكه در سفر مطبوعاتي بايد خبرنگاران راديو و تلويزيون را نيز دعوت كرد و به مطبوعات منحصر نشود.

• معاشرت مطبوعات:

رسانه‌ها مهمترين ابزار روابط عمومي براي تأثير گذاري به افكار عمومي و آگاهي از آن محسوب مي‌شوند بهره‌برداري بهينه از رسانه‌ها نيازمند ايجاد ارتباط تنگاتنگ و صميمانه با خبرنگاران و نمايندگان و رسانه‌ها است. براي اين منظور بايد به دنبال شيوه‌هاي غير رسمي ارتباط با آنان بود. يكي از اين شيوه‌ها معاشرت مطبوعاتي با ميهمانات مطبوعاتي است به اين ترتيب كه خبرنگاران براي صرف ناهار در يك محيط دوستانه دعوت مي‌شوند هدف از آن توسعه ارتباطات دوستانه و غير رسمي است در چنين ارتباطي گاه اطلاعات مي‌تواند در لابلاي گفتگو با خبرنگاران به آنان منعكس شود.

نرنيب ديگر، دعوت از خبرنگاران به صورت انفرادي و گفت‌و‌گو و تبادل نظر دوستانه با هر يك از آنان پيشنهاد مي‌شود در اين نشستها بايد فرصت اصلي در اختيار خبرنگار قرار داده شود و محيطي فراهم آيد تا خبرنگار براي براي كسب آگاهي‌هاي هر چه بيشتر در مورد سازمان ترغيب شود.

 نوع بعدي: حضور مسئول روابط عمومي و يا مسئولان بخش ارتباط با رسانه‌ها در دفاتر مطبوعات، خبرگزاري يا گروه‌هاي راديو و تلويزيون است. يك شيوه ديگر، دعوت از خبرنگاران براي حضور در مراسم جشن سازمان همراه با خانواده‌هاي آنان است.

• راه‌اندازي هسته‌هاي مشورتي:

مشاور، با مديريت يكي از وظايف عمده روابط عمومي اين است كه بتواند در جريان تصميم‌سازي سازمان مشاركت مؤثر داشته باشد براي ارايه نظر مشورتي مؤثر به مديريت راه‌اندازي هسته‌هاي مشورتي، در روابط عمومي به عنوان يك فن كارآمد بسيار ضروري است در اين فن، هسته‌هاي مشورتي براساس نيازهاي سازمان و بر پايه تشخيص روابط عمومي در زمينه‌هاي فعاليتي سازمان شكل مي‌گيرد. در اين هسته‌ها، موضوعاتي مورد بحث و بررسي قرار مي‌گيرندكه در معرض بررسي افكار عمومي قرار گرفته و يا احتمال آن مي‌رود كه در» هسته‌هاي مشورتي« اطلاعات خام به تصميم تبديل شود. و در واقع اين هسته‌ها وظيفه تصميم‌سازي را عهده‌دار مي‌شوند. اطلاعات خام براي بررسي در (هسته‌ها) از طريق، تحليل محتواي رسانه‌ها، سنجش افكار عمومي، گفت‌وگو با حضور كاركنان و مردم با مسئولان سازمان، جمع‌بندي و تجزيه و تحليل شايعات، نامه‌هاي مردم و پيشنهادهاي دريافتي تهيه مي‌شود.

• برگزاري مراسم:

برگزاري مراسم در مناسبتهاي مختلف از فنون متداول در روابط عمومي است. مناسبت مي‌تواند درون يا برون سازماني باشد. براي اين منظور يكي از كارهاي مهم در روابط عمومي تهيه » جدول مناسبتهاي « درون سازماني و برون سازماني مهم است. پس از آن روابط عمومي بايد به برنامه‌ريزي مراسم اقدام كند. و در جدول مناسبتها، برنامه مورد نظر خود را براي مناسبت مشخص كند. توجه داشته باشيد كه براي مناسبت فهرستي از فنون روابط عمومي را منظور كنيد. تا بتوانيد آن مناسبت را به شكل با شكوه‌گرايي داريد و براي مثال پارچه‌‌نويسي، ايراد سخنراني، بر پايي نمايشگاه، برگزاري مسابقه، كنفرانس خبري چاپ پوستر يا بروشور مي‌تواند در بزرگداشت يك مناسبت مهم درون سازماني مورد توجه قرار بگيرد.

• برگزاري همايش:

از جمله فنوني است كه در روابط عمومي به منظور آموزشي، تبادل نظر و اطلاع‌رساني مورد استفاده قرار مي‌گيرد. همايش به تجمعي گفته ميشود كه در آن روشهاي جديد در هر موضوعي مورد مطالعه قرار مي‌گيرد و بهترين و آسانترين راهها براي ارتقا كيفي امور برگزيده مي‌شود و قبل از برگزاري همايش اقداماتي شامل تعيين عنوان، اهداف ، تشكيل ستاد برگزاري و گروههاي كاري تعيين زمان و مدت همايش، طراحي مكان‌، دعوت از مدعوين و سخنرانان و تعيين افراد توانمند براي تهيه قطعنامه نهايي همايش در گروه تدوين قطعنامه و … صورت گيرد. تشكيل يك ستاد خبري ويژه براي همايش نيز از جمله كارهايي است كه مي‌تواند پوشش خبري مناسب را به دنبال داشته باشد. همايش مي‌تواند گونه‌هاي مختلفي داشته باشد كه از جمله آنها مي‌توان به كنفرانس، كنگره، سمپوزيم و سمينار اشاره كرده كه نوع آخر بيشتر در روابط عمومي‌ها كاربرد دارد.

• سفر تبليغاتي

سفر تبليغاتي يا برنا بازديد از طرحها، اقدامات، توليدات و دستاوردهاي يك سازمان از جمله فنوني است كه درصدد است تا مخاطبان مطلوب را از نزديك يا دستآوردها و اقدامات سازمان آشنا سازد و در آنان باور عيني نسبت به پيشرفتهاي سازمان ايجاد كند. در برنامه‌ريزي سفرهاي تبليغاتي در بازديد از طرحها و اقدامات، روابط عمومي بايد فهرست افراد و گروههايي كه بازديد آنان از طرحها مي‌تواند اثر بخشي بيشتري در پي داشته باشد تهيه كنيد. دعوت از رهبران فكري خبرنگاران رسانه‌هاي جمعي و هر يك از قشرهاي جامعه مثل قشر كارمندي، كارگري، دانش‌آموزي، دانشجويي و  ارائه توضيحات براي بازديد آنان از طرحها و دستآوردهاي سازمان مي‌تواند سازمان و پيشرفتهاي آن را بخوبي به مردم معرفي كند.

• جلسات پرسش و پاسخ بين كاركنان و مديريت:

اولاَ هر يك از كاركنان بطور انفرادي با مدير سازمان ملاقات كرد. و ديدگاهها، نظرات و سؤالها و مسائل خود را با وي در ميان بگذارد.

ثانياَ در هر نشست عمومي معمولاَ پس از بيان كلياتي كه توسط مدير كه مي‌تواند در متن خود پاسخهايي را در بر داشته باشد كاركنان سؤالات خود را بطور كتبي و يا شفاهي طرح تا مدير سازمان پاسخ‌هاي لازم را ارائه كند.

• تريبون آزاد:

برگزاري جلسات آزاد بين كاركنان مديريت كه از آن به نام» تريبون آزاد« نيز ياد مي‌شود. در اين شيوه روابط عمومي با صدور اطلاعيه‌اي از كليه كاركنان داوطلب درخواست مي‌كند تا در صورت تمايل در جلسه بحث آزاد شركت كند آنگاه با اعلام قبلي جلسه را در يك روز معين برگزار مي‌كند يكي از ويژگيهاي عمدة اين جلسات ادارة آن توسط خود كاركنان است و معمولاَ اين كار با انتخاب يك نفر از بين كاركنان بعنوان دبير جلسه صورت مي‌گيرد. در اين جلسات هر يك از كاركنان بطور آزاد و شفاهي نقطه نظر خود را مطرح مي‌سازد و مسؤل مربوطه پاسخ لازم را ارائه مي‌دهد.

10 – گفتار چهره‌به‌چهره:

گفتار رودررو  چهره‌به‌چهره عبارت است از سخن گفتن بين دو يا چند نفر در يك محيط شخصي و درون سازماني كه مسؤلين روابط عمومي روزانه با اين نوع گفتار به دفعات مواجه هستند در اين نوع گفتار غالباَ از كلمات و گفتار مؤدبانه صادقانه، ترغيبي، تشويقي و اختصاصي استفاده مي‌شود  گفتار رودررو ابزار اصلي و كانال ارتباطي مديران با كاركنان، مراجعه كننده و برعكس مي‌باشد و در گفتار چهره‌به‌چهره آنچه به پيشبرد اهداف كمك مي‌كند آن است كه بگوئيم مثلاَ اين كار بايد انجام شود بلكه بگوئيم اين كار چرا وچگونه بايد انجام شود.

11- كنفرانس خبري( مطبوعات- تلويزيون)

كنفرانس خبري در واقع گفتاري است كه اطلاعات و اخباري كه سازمان ضروري و مهم و مناسب مي‌داند بسرعت از طريق رسانه‌هاي جمعي به اطلاع عموم مي‌رساند و اين يك اقدام مثبت است چرا كه روابط عمومي مي‌تواند طرحها و نظرات و اهداف خود را با حضور نمايندگان و به وسيله وسايل ارتباط جمعي بيان كند. البته در اينگونه كنفرانسها احتمال دارد. سؤال انتقادي و محكوم كننده پيش بيايد و شخصي كه به سؤالات پاسخ مي‌دهد بايد آمادگي، تجربه، تسلط كافي را داشته باشد و با خونسردي احسن وجه كنفرانس را پايان دهد معمولاَ در كنفرانس خبري علاوه بر دعوت از نشريات محلي و كثيرالانتشار از راديو و تلويزيون نيز براي پوشش تصويري و سريعتر اين كنفرانش دعوت بعمل مي‌آيد.

نكته‌اي كه در كنفرانس خبري نقش مسؤلين روابط عمومي قرار گرفتن در پشت پرده است چرا كه لازم است پاسخگو و خبرنگاران با آرامي در جوي از اعتماد متقابل كنفرانس را آغاز و به پايان برسانند.

12- مصاحبه:

يكي از فنون گفتاري در ورابط عمومي مصاحبه مي‌باشد كه در دو صورت يكي مصاحبه با مطبوعات و ديگري با راديو و تلويزيون است. در مصاحبه مهارت، تجربه، تسلط و اطلاعات زياد و متنوع مصاحبه شونده بسيار مهم و تأثيرگذار مي‌باشد. در مصاحبه با مطبوعات گفتار توسط شخص خبرنگار به رشته تحرير در مي‌آيد. و قابل اصلاح يا حذف و اضافه مي‌باشد و ضميمه مطالب يك قطعه عكس نيز در نشريه چاپ شود. ولي در مصاحبه راديويي و تلويزيوني مصاحبه شونده شخصاَ و بدون خبرنگار پيام خود را اعلام مي‌كند كه اين مصاحبه يا بصورت زنده و پخش مسنقيم بوده و يا ضبط شده مي‌باشد كه در هر صورت در اين نوع مصاحبه تسلط در گفتار و پر محتوا بودن كلام آرامش و اعتماد بنفس در بيان آراستگي ظاهر و وقار و متانت در رفتار بسيار اهميت دارد.

بخش سوم: فنون نوشتاري

• گزارش ساليانه:

يكي از وظايف مهم روابط عمومي تهيه وتنظيم وچاپ گزارش ساليانه است. اين گزارش كانال ارتباطي و تبليغي سازمان با مخاطبين است و در حقيقت يك سند اطلاعاتي است كه در آن سازمان نحوه عملكرد سال گذشته خود را با كمك اعداد و ارقام. نمودار، عكس، مقالات. توضيح داده و گامهاي برداشته شده را مي‌شمرد موفقيتها را توضيح مي‌دهد و در حقيقت در گزارش ساليانه‌ايي مدير است كه مي‌گويد در سال گذشته چه كرده است تا با گفتار و ارائه عملكرد نظر همة كساني را كه به نحوي با سازمان مرتبط هستند جلب نموده و تحت تأثير قرار مي‌دهد.

محتواي گزارش ساليانه به دو بخش تقسيم مي‌گردد.

• گزارش مالي سال قبل و اطلاعات آماري، همراه با تجزيه و تحليل تفسير پيرامون اعداد و ارقام

2- توضيح و تشريح عملكردهاي سازمان در سال گذشته توسط مديريت . همراه با ذكر موارد پيشرفت. كسب، موفقيت‌ها توليدات همراه با عكسها و نمودارهاي مقايسه‌اي و همچنين ذكر مشكلات و موانعي كه در كار بوده است اظهار اميدوارنه و خوشبينانه براي سالي كه در پيش است.

• تهيه متن سخنراني:

يكي از تكنيكها درروابط عمومي تهيه متن سخنراني براي مدير يا اشخاص ديگر است. اصولاَ  مديراني كه فاقد مهارت براي نوشتن هستند و يا دقت كافي براي اينكار را ندارند از روابط عمومي مي‌خواهند تا متن سخنراني آنها را تهيه و تنظيم نمايد. تهيه متن سخنراني كاري كاملاَ تخصصي و نيازمند مهارت و تجربه بسيار است.

نكات اوليه‌اي كه براي نگارش يك متن سخنراني بايد در نظر گرفت.

• سخنراني بايد داراي محتواي انسجام و هدف باشد.
• محتواي متن بايد بر حول يك يا دو مطلب و موضوع متمركز باشد.
• در تهيه متن سخنراني براي تشريح و توضيح موضوع نياز به اطلاعات است كه از طريق تحقيق و پژوهش اين اطلاعات بدست مي‌آيد.
• متن سخنراني بايد با توجه به موقعيت شغلي تحصيلي و ساير ويژگيهاي مستمعين نگاشته شود و مثلاَ سخنراني براي كارگران با سخنراني براي مديران متفاوت است.
• روش قابل فهم بودن متن هر سخنراني از عوامل اصلي است اگر شنونده مطالب گوينده را به هر دليل اعم از نامساعد بودن شرايط فيزيكي محل سخنراني يا تخصصي بودن و پيچيده بودن متن سخنراني و نفهمد تمام وقت و هزينه و انرژي براي اين كار هدر مي‌‌رود.
• پاسخگويي به مطبوعات:» جوابيه«

يكي ديگر از فنون روابط عمومي كه از حساسيت ويژه‌اي نيز برخوردار است و در اخذ نتيجه نثبت و منفي تأثير بسزايي دارد پاسخگويي مطبوعات يا جوابيه مي‌باشد. نظر به اينكه يكي از وظايف مطبوعات نظرات و يا انتقادات مردم به سازمان از طريق صفحات و ستونهاي خاصي مي‌باشد و يا خود خبرنگاران و يا سردبيران نشريات خود مردم را مستحق ارث و پيشرو آگاهي كامل از بعضي مسائل و موضوعات مربوطه سازمان مي‌دانند لذا اينگونه پاسخگويي در مطبوعات حائز اهميت مي‌باشد. روابط عمومي بايد در اين زمينه با اطلاع و احساس مسؤليت و با در نظر گرفتن همه عواقب وجوانب اقدام نمايد.

• تابلوي اعلانات:

يكي از فنون روابط عمومي داشتن تابلوي اعلانات است كه معمولاَ يا بصورت نصب شده روي ديوار در راهروي مدوري و يا روي پايه در جاهاي حساس و پر تراكم سازمان نصب ميشود ومعمولاَ مواردي همچون تصوير بخشنامه‌هاي اداري تحرير آيات و احاديث سخنان بزرگان، پيامهاي تبليغاتي، درسهاي اخلاقي و رواني اطلاعيه‌هاي مختلف و … به روي آن نصب مي‌شود. و بر اساس اهميت و تاريخ اعتبار نصب و برداشته مي‌شود.

• روزنامه ديواري كاركنان:

معمولاَ در بعضي از سازمانها تا بلو يا يكي از تابلوهاي اعلانات روزنامه ديواري كاركنان اختصاص پيدا مي‌كند و با توجه به اينكه روحيات، اخلاقيات، اعتقادات، نظرات، كاركنان، در همه ابعاد فرهنگي، سياسي، اجتماعي، … با يكديگر متفاوت مي‌باشد. روزنامه ديواري كاركنان مي‌تواند نقش مهمي در همبستگي و تجمع همة اتفاقات و اختلافات باشد. سخن آنكه هر كدام از كاركنان مي‌توانند مطالب و موضوعات مورد نظر خود را چه دست‌نويس و خطي يا تايپي و هم چاپي برگرفته از مجلات و روزنامه‌ها با هماهنگي روابط عمومي در روزنامه ديواري كاركنان نصب و در مقابل ديدگاه و نظر سايرين قرار ‌دهند.

6 – نشريه داخلي:

انتشار نشريه داخلي يكي از فنون روابط عمومي در بخش درون سازماني است كه نشريه داخلي در يك سازمان نوعي نشريه اداري است كه روابط عمومي با اهدافي همچون، اطلاع رساني، پركردن اوقات فراغت كاركنان و خانواده‌هاي آنان پاسخگويي به پرسشهاي كاركنان، تقويت، انديشه‌ها و ارزشهاي كاري و سازماني و توسعه و تقويت تفاهم بين مديريت و كاركنان بطور منظم و در فاصله زماني معين منتشر مي‌شود.

در نشريه داخلي كه براي استفاد ه كاركنان منتشر مي‌شود معمولاَ بخشهاي مختلفي از جمله مقاله، گزارش، پرسش، و پاسخ تريبون آزاد كاركنان و پاي صحبت كاركنان و مسؤلان مصاحبه، اخبار پيشرفت طرحهاي سازمان افكار احكام انتصابات ترفيع، بازنشستگي و اخبار جلسات و گردهمايي‌ها درج مي‌شود از لحاظ تشكيلاتي نشريه د اخلي بايد شامل قسمتهاي تحريريه توزيع،   حروفچيني صفحه‌بندي، طراحي و نظافت بر چاپ ‌باشد.

اگر در روابط عمومي قرار شد نشريه داخلي منتشر شودلازم است مقدمات اين مسئله در قالب يك طرح با توجه به موارد مشخص شده زير و نسبت به فراهم ساختن آنها عمل شود.

نقش هدف نشريه، تعين مخاطبان نشريه، تعيين كيفيت مورد نظر براي نشريه، انتخاب نام و عنوان نشريه، تعين كيفيت مورد نظر براي نشريه، انتخاب نام و عنوان نشريه، تعين مسؤلان و اعضاي هيئت تحريريه، طراحي صفحه‌هاي نشريه‌ نحوه صفحه‌بندي و عناوين مطلب نشريه، تصميم‌گيري دربارة چاپ نشريه، تعيين چاپخانه، نوع كاغذ و تركيب رنگها، تصميم‌‌گيري دربارة طرح روي جلد نشريه زمان انتشار و نحوة توزيع نشريه.   

قبل از انتشار نشريه با مراجعه به ادارة كل مطبوعات داخلي وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي لازم است مجوز انتشار نشريه را دريافت كرد و اگر نشريه تخصصي و علمي باشد، پس از آن، مجوز علمي نشريه را از كميسيون بررسي نشريات علمي وزارت فرهنگ و آموزش عالي اخذ كرد. تيراژ نشريه داخلي مي‌تواند بر اساس قانون مطبوعات تعداد يك دهم كاركنان سازمان باشد.

7- قفسه‌هاي اطلاعات:

از جمله فنون است كه روابط عمومي مي‌تواند از طريق آن به بخشي از اهداف فرد در زمينه اطلاع‌رساني دست يابد اين فن در بخش دورن سازماني از قابليت بيشتري برخودار است و از آن مي‌توان براي تقويت روحيه و بالا بردن سطح معلومات و اطلاعات كاركنان استفاده كرد.

در قفسه‌هاي اطلاعات كه در دسترس‌ترين مكان براي كاركنان ايجاد مي‌شوند انواع كتابچه‌ها، كتابهاي جيبي، كاتالوگ و بروشور، برگه‌هاي لايي و بطور كلي اطلاعات كم حجم و در قطع كوچك قرار داده مي‌شود. تا كاركنان به ميل فرد و زمانهاي دلخواه آنها را برداشته و براي مطالعه با خود ببرند معمولاَ در بالاي اين قفسه‌ها عبارتي همچون براي مطالعه انتخاب كنيد نوشته مي‌شود تا كاركنان به ميل خود نشريات دلخواه‌شان را انتخاب كنند.

8- راه‌اندازي بانك اطلاعات:

اين فن براي پيشبرد بسياري از امورروابط عمومي اهميت بسيار زيادي دارد، منظوراز بانك اطلاعات نگهداري منظم مجموعه‌اي از اطلاعات مورد نياز بنيادي و اساسي روابط عمومي به صورت پردازش شده و ياطبقه‌بندي خاصي است كه در مقاطع و در وضعيت‌هاي مختلف مورد استفاده قرار مي‌گيرد.

در بانك اطلاعات روابط عمومي وجود اطلاعات زير ضرورت دارد.

• اطلاعات مربوط به تاريخچة، اهداف، سير تطور سياستها، اقدامات و برنامه‌هاي سازمان بطور جامع.
• اطلاعات مربوط به اسامي و شماره تماس كارشناسي كه روابط عمومي مي‌تواند براي مصاحبه با رسانه‌ها، برگزاري ميز گردها انجام سخنراني‌ها و از آنان استفاده كند.
• اطلاعات مربوط به موضوعهايي كه روابط عمومي مي‌تواند در مقاطع مختلف از آنها براي تهيه خبر، گزارش، مقاله و… استفاده كند.
• اطلاعات مربوط به اسامي و تلفن تماس با مسؤلان و كاركنان سازمان و اسامي و تلفن تماس با افراد سازمانهايي كه روابط عمومي مي‌تواند در ارتباطات برون سازماني و درون سازماني فرد از آنها بهره‌مند شود.

9- آرشيو تخصصي:  

منظور از آرشيو تخصصي، علمي است كه توليدات روابط عمومي همراه، با توليدات تخصصي مورد نياز روابط عمومي بر اساس اصولي علمي( اطلاع رسانس و آرشيو) در آنها نگهداري مي‌شود.

در آرشيو تخصصي، معمولاً انواع انتشارات، فيلمهاي توليدي، عكسهاي مسئولان و طرحهاي سازمان، اسلايد، كتاب و كتابچه و نشريات اداري مورد نياز نگهداري مي‌شود.

10- نظام پيشنهادها:

فني است كه روابط عمومي مي‌تواند از آن در كار اطلاع‌يابي بهره‌برداري مناسبي را به عمل آورد،در واقع اين فن جايگزين صندوق پيشنهادها و شكايتهاي كاركنان مي‌شود كه در حال حاضر، يك شيوة بسيار كهنه و با كارايي بسيار كم ارزيابي مي‌شود در نظام پيشنهادها براساس نياز سازمان و نيز بطور آزاد، برگهاي پيشنهاد طراحي شده و در مكانهاي پر رفت‌ و آمد سازمان قرار داده مي‌شود تاكنون هر وقت كه بخواهند با تكميل آن پيشنهاد خود را بطور مكتوب ارائه دهند.

از نظر ساختاري نظام پيشنهادها وجود دبيرخانه و ستاد اجرايي كه كار بررسي پيشنهادها و امور اجرايي نظام را بر عهده مي‌گيرد ضروري است همچنين يك ستاد مركزي نيز با حضور بالاترين مقام سازمان نمايندگان كاركنان، دو نفر از اعضاي ستاد اجرايي و معاون اداري و مالي سازمان تشكيل شود تا ضمن تصويب نهايي، تصميم‌گيريهاي ستاد اجرايي، آنها را براي اجرا ابلاغ كنند. با اجراي نظام پيشنهادها، انبوهي از ايده‌ها و نظرهاي كاركنان رايگان سازمان را از پشتوانة فكري قوي و انبوه بهره‌مند مي‌سازد و آثار بسياري همچون تقويت حس مشاركت و احترام و برخورد بين كاركنان را نيز در پي دارد در نظام پيشنهادها، از كليه پيشنهادهاي كاركنان استفاده مي‌شود و به پيشنهادهاي غيرقابل قبول بطور مكتوب و با تقدير و تشكر پاسخ منطقي داده مي‌شود و به پيشنهادهاي مناسب براساس درجه اهميت جوايز مناسب تعلق مي‌گيرد. روابط عمومي مي‌تواند در پايان هر سال برصاحبان بهترين پيشنهادهاي و خانواده‌هاي آنها در بررسي با حضور مسئولان جوايزي تقديم نمايد.

11- گزارش اداري:

تنظيم و تهيه و گزارش اداري هر روابط عمومي كاربرد بسيار دارد بگونه‌اي كه اكثر مورد تحقيقاتي، افكارسنجي طرحها و اقدامات روابط عمومي مي‌تواند در قالب گزارش اداري به اطلاع مديران برسد. يك گزارش اداري خوب، امكان آن را به مدير مي‌دهد تا در فرصت اندكي با مهم‌ترين بخش‌هاي گزارش آشنا شود.

در تهيه گزارش اداري، برداشتن چهار قدم شامل1- انديشيدن در پيرامون موضوع گزارش 2- تهيه نقشه يا طرح گزارش 3- گرد‌آوري اطلاعات ( تحقيق) و تهيه پيشنويس گزارش 4- كنترل و تصحيح ضروري است و گزارش نويس بايد سعي كند تا گزارش ويژگيهايي همچون ارائه اطلاعات كافي و واقعي سبك و مناسب، هدف معين، سازماندهي مناسب، روشن، كوتاهي و سادگي را داشته باشد در تهيه سازماندهي گزارش مي‌بايد به سازماندهي شكل و سازماندهي محتوا تواماً توجه داشت.

گزارش اداري از نظر شكل:

الف: بخش مقدماتي شامل جلد، صفحه عنوان، شناسنامه، پيش‌گفتار، فهرست مطالب و فهرست ضمائم

ب: بخش اصلي شامل مقدمه، متن، و نتيجه

ج: بخش پاياني( شامل ضمايم، واژه‌نامه، نام فهرست منابع و مأخذ

در مقدمه گزارش اداري، بيان هدف طرح  ضرورتهاي تهيه گزارش، بيان شيوه يا شيوه‌هاي جمع‌آوري اطلاعات بيان گره‌هاي ناگشوده و بيان اهداف گزارش لازم است.

درمتن گزارش اداري، بررسي دقيق موضوع، بيان شيوه تاريخي،  موضوع، ذكر نكات مثبت گزارش و بيان نكات رها شده در گزارش، همواره با اراية نتايج آن ضرورت دارد.

گزارش اداري از نظر محتوا:

گزارش بايد وضع مناسبي را داشته باشد بهترين ابزار اين كار گردآوري اطلاعاتت صحيحح از راه شنيدن، ديدن، مطالعه كردن است. يك گزارش خوب از نظر محتوا، بايد جامع،منظم، روشن و ساده و در طرح اهداف گزارش كارآمد باشد و مبنايي مناسب را براي تصميم‌گيري مديريت ارائه بدهد.

كارشناس روابط عمومي چهار نوع گزارش اداري را پيوسته تهيه مي‌كند:

اولين نوع از گزارشهاي اداري، گزارش دوره‌اي است منظور از گزارش دوره‌اي كه حاوي اطلاعات معمولي روزمره هستند و در فاصله‌هاي زماني معين تهيه مي‌شوند مثل گزارش ماهانه.

دومين نوع از گزارشهاي اداري،گزارش پيشرفت است اين نوع گزارش براي نشان دادن پيشرفت امور در مواقع لازم تهيه مي‌شود و هذف آن مقايسه پيشرفت امور سازمان يا برنامه‌هاست.

سومين نوع گزارش اداري، گزارش آزمايش است. اين نوع گزارش وضعيت و موقعيت گذشته و فعلي سازمان را تجزيه و تحليل مي‌كند تا بر اساس آن براي آينده برنامه‌ريزي شود.

چهارمين نوع گزارش ادراي گزارشي توصيه‌اي است اين گزارش بر مبناي سه نوع گزارش قبلي تهيه مي‌شود و شامل توصيه‌هاي مختلف براي بهبود اجراي برنامه‌هاي سازمان است.

12- انتشاركتاب وكتابچه:

انتشار كتاب يك فن رايج در فعاليتهاي روابط عمومي است. كتاب از جمله نشريات موردي است كه در مواقع ضروري نسبت به انتشار آن اقدام مي‌شود بطور كلي روابط عمومي يك سازمان هنگامي كه بخواهد براي پيامي ارزش و اهميت عمده‌اي قائل شود و به نوشته‌ها و عكسها عمر طولاني ببخشد چنانچه حجم مطالب ايجاب كند اقدام به انتشار كتاب مي‌كند.

حجم كتاب معمولاَ بايد بيشتر از حجم كتابچه باشد كتابچه مجموعه دوخته شده و يا تمام شده متشكل از هشت برگ يا بيشتر است نوشته آن همراه با عكس نمودار و جدول عرضه مي‌شود كه بيشتر اوقات در مقطع جيبي و يا پالتويي چاپ مي‌شوئد و داراي جلد است محتواي كتاب بايد به زبان ساده با پرهيز از كاربرد اصطلاحات تخصصي و متناسب با آگاهيها مخاطب مورد نظركوتاه و جذاب تهيه شود.

قطع كتاب نيز از جمله مواردي است كه در انتشار كتاب بايد مورد توجه قرار گيرد از معروفترين قطع‌هاي رايج كتاب در ايران مي‌توان به قطع رقمي(14×13) و زيري(11×16) قطع پالتويي(12×21) قطع رحلي(21×28) و قطع خشتي(12×22) اشاره كرد.

بر كنار از قطع كتاب بايد به اجزاي كتاب اشاره كرد اجزاي كتاب( پيش از متن) شامل( جلد صفحةْ عنون با حروف كوچك صفحه سفيد، پشت صفحه عنوان، صفحه عنوان اصلي همراه با نام كامل كتاب، نام مؤلف  مترجم و ناشر و سال نشر صفحه تقويم ناشر، پيشگفتار، صفحه قدرداني، صفحه پيوست، و صفحه مقدمه)( متن) و ( پس از متن) كه شامل( پيوستها، واژه‌نامه، تاب نامه، فهرست راهنما و نام نامه) است.

روابط عمومي پس از تهيه محتواي مناسب تعين قطع كتاب به تهيه طرحها، عكسها، جدولها، و نمودارها پرداخته و در زمان صفحه‌بندي كتاب با يك طراح مشورت مي‌كند و پس از آن عمليات ليتوگرافي و چاپ را با گماردن يك فرد آگاه به امور فني چاپ با تهيه ليست افرادي كه لازم است كتاب را دريافت كنند در اسرع وقت نسبت به توزيع آن اقدام مي‌كند.

13- انتشار بولتن:

بولتن نشريه‌اي است كه بوسيله دستگاههاي دولتي درزمينه‌هاي جنبي آموزشي، فني، تخصصي و نظاير آنكه مرتبط با وظايف قانوني و در محدوده فعاليت آنهاست. بمنظور ارتقاي سطح آگاهي كاركنان همان دستگاه و مسؤلان ديگر دستگاهها در تعداد محدود فواصل زماني معين، چاپ يكرنگ و بطور رايگان منتشر و توزيع مي‌شود.براي انتشار بولتن در يك زمان بايد طبق ماده آئين نامه قانون مطبوعات ثبت به اخذ مجوز از وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي اقدام كرد. مطالب و اخبار بولتن بايد بطور عمده دربارة اهداف و شرح وظايف مركز درخواست كننده و فقط براي استفاده كاركنان باشد تعداد صفحات آن بايد از 48 صفحه تجاوز نكند و داراي چاپ ساده و حداكثر دو رنگ براي جلد باشد.

14- انتشار بروشور:

بروشور يا دفترچه راهنما وسيله ارتباطي است كه توضيحات دربارة موضوعهاي مشخصي ارائه مي‌دهد و بطور رايگان به مخاطبان عرضه مي‌شود درتنظيم متن بروشور انتخاب عنوان كلي بروشور، ذكر مقدمه و متن اصلي حائز اهميت هستند در متن بروشور شرح موضوع در مقدمه با هدف و علت انتشار بروشور در روي جلد آن افزون به طرح، عكس، عنوان، بروشور تاريخ انتشار و نام ناشر درج مي‌شود.

در تعيين شكل و محتواي بروشور اهداف انتشار بروشور مخاطبان آن تعيين كننده هستنددر نوشتن متن بروشور اهداف انتشار بروشور و مخاطبان آن تعيين كننده هستند در نوشتن متن بروشور توجه به آغاز و گسترش موضوع نوشته‌ از مهم  به كم اهميت و از ساده به مشكل سادگي و رواني مطالب، پرهيز از كاربرد واژه‌هاي تخصصي( مگر باتو ضيح كامل) كوتاهي و اختصار استفاده از تيترهاي متعدد همراه با نمودار، جدمل، عكس، و طرح ضروري است. بطور كلي مي‌توان بروشورها را ه دو دسته تقسيم كرد.

الف: بروشورهايي كه با هدف معرفي كلي يك سازمان به مخاطبان تهيه و در واقع شناسنامه سازمان تلقي مي‌شوند بهتر است در اين بروشور علاوه بر درج تاريخچه، اهداف، وظايف، عملكرد و برنامه‌هاي سازمان، شماره تلفن سازمان نيز درج شود. در اين نوع بروشورها، بايد از كلي گويي پرهيز كرده و به بيان نمونه‌هاي ملموس از دستآوردهاي سازمان پرداخت تعداد صفحات بروشور از چهار صفحه تا تعداد صفحات مورد نظر قابل افزايش است اما در هر صورت بايد مضربي از چهار انتخاب كرد.

ب: بروشورهايي كه براي كاربرد خاص منتشر مي‌شوند مثلاَ انتشار بروشور براي ارائه در يك نمايشگاه بين‌المللي كه انتخاب حروف مناسب، استفاده بجا از رنگ، نوع كاغذ و عناصر گرافيكي نكات ديگري هستند كه اعمال دقت در كاربرد بجا از آنها مي‌تواند بر جذابيت بروشور اضافه كند.

15- برگهاي لايي:

انتشار برگهاي لايي از جمله فنون روابط عمومي كه مي‌تواند براي پيشبرد اهداف خود مد نظر داشته باشد برگهاي لايي مي‌تواند در قطع دستي يا پالتويي، جيبي يا مجله‌اي منتشر و در لابلاي نشريه داخلي روزنامه‌ها و همراه با فيش حقوقي كاركنان توزيع شود. در برگهاي لايي بايد مهمترين پيام سازمان براي كاركنان يا مخاطبان برون سازماني درج شود در اين برگها به سبب كمبود فضاي بيشتر مطالب درج مي‌شود و استفاده از عكس و نمودار و جدول كنار گذاشته مي‌شود.

16- آگهي وگزارش آگهي( رپورتاژ):

آگهي و گزارش آگهي( رپورتاژ) فنوني هستند كه در روابط عمومي كاربرد بسياري دارد آگهي وسيله‌اي است كه پيام دهنده در ازاي پرداخت وجه از طريق انتشار آن پيام خود را به مخاطب مي‌ساند در تهيه وتنظيم آگهي بايد نكاتي را مد نظر قرار داد. نكته اول: توجه به مخاطب آگهي است بر اين اساس است كه عنوان آگهي مشخص مي‌شود نكته دوم: متن آگهي است كه بايد متناسب با موضوع باشد نكته سوم: روشني و رسايي متن آگهي است. نكته چهارم: عنوان پيام دهنده، و سازمان يا فردي كه اقدام به نشر آگهي مي‌كند در زير متن آگهي مي‌آيد( در آگهي هدف آگهي اطلاع‌رساني است مثل آگهي مناقصه و مزايده)

در مقابل آن در گزارش آگهي، هدف تبليغ( خدمت،كالا و يا يك فعاليت) است. تهيه و تنظيم آگهي به مراتب علمي‌تر از آگهي است درنگارش آگهي بايد سعي شود كه پيام تبليغي در قالب خبري به اطلاع مردم برسد و جنبه‌هاي خبر مطلب برجسته شود.

بطور كلي در تنظيم گزارش آگهي توجه به سه نكته اهميت دارد.

• پرهيز از بزرگنمايي خبر: متن گزارش آگهي شايد شكل شناخته شده را پيدا كند و تأثير گذاري خود را از دست بدهد.
• برجسته‌سازي جنبه‌هاي خبري با گزارش آگهي در واقع نوعي تبليغ است ولي در ظاهر شكل خبري دارد و برخلاف آگهي كه بطور مستقيم و آشكار آگهي دارد.
• خودداري از انتخاب شيوة گزارش آگهي: در زماني كه مطلب داراي ارزش خبري است.

شيوه و تهيه و تنطيم آگهي همان شيوه‌هاي تهيه گزارش خبري است با اين تفاوت كه درگزارش آگهي تنها جنبه‌هاي مثبت موضوع مد نظر قرار گرفته مي‌گيرد و گهگاه از صنعت نيز استفاده مي‌شود و ضمن اينكه مطلب با مثالها ميآيد وكلمات ساده و بي‌پيرايه بيان مي‌شود بايد سعي كرد در موارد نادر در صورتي كه امكان انعكاس مطلب از راههاي ديگر نباشد به گزارش آگهي متوسل شده زيرا زماني كه مطلب داراي ارزش خبري شد مي‌توان به شكل خبر از انعكاسي داد و نبايد سراغ گزارش آگهي رفت.

17- صورتجلسه:

از كارهايي كه در طول جريان جلسات مختلف انجام مي‌گيرد و يادداشت مطالبي است كه از طرف سخنرانان جلسه عنوان مي‌شود نوشتن صورت جلسان هر مجمع به عهده منشي جلسه است صورت جلسه به صورتهاي گوناگون نوشته مي‌شود در بعضي از مجامع كه رسميت بيشتري دارند وگفته‌هاي سخنرانان مي‌تواند مورد استفاده قرار بگيرد سخنان را به تفصيل و آنچنانكه ايراد شده است در دفتر خاصي ضبط مي‌كنند كه اين كار بايد به وسيلة كساني كه در اين فن تخصص دارند انجام پذيرد. در ديگر جلسات لزومي ندارد كه همه مذاكرات نوشته شود بلكه بايد خلاصه‌اي از آنچه مورد بحث قرار گرفته است تبث گردد و كسي كه مسؤل نوشتن صورتجلسه است بايد در درجه اول قادر به درك سخنان گويندگان باشد و سپس بدين نكته توجه كند كه كدام قسمت از گفتگوها مهم و قابل درج است و بايد در صورتجلسه وارد شود. بهترين و  نادرستي جمله‌ها با سرعت يادداشت و سپس بعد از خاتمه جلسات با فراغت خاطر به تنظيم يادداشتهاي خود مبادرت كند و آنها را در قالب عبارات درست به رشته تحرير بكشد.

البته بايد توجه داشت كه در نگراش صورت جلسات خلاصه كردن مطلب تا حدي جايز است كه به اصول و اساس نظر سخنگويان لطمه وارد نكند و شايد تنها به ذكر تصميمات گرفته شده بسنده كرد.

بطور كلي هر صورتجلسه بايد شامل مطالب زير باشد:

• تاريخ تشكيل جلسه با قيد روز، ماه، سال
• محل تشكيل جلسه
• نام رئيس جلسه
• مذاكرات كوتاه شركت‌كنندگان در جلسه
• نتيجه حاصل از گفتگوها و تبادل نظرها(مصوبات)
• ساعت ختم جلسه
• تاريخ تشكيل جلسه آينده با قيد دستور آن
• نام اشخاصي كه در جلسه شركت كرده‌اند( در صورتيكه تعداد كم باشد.)
• دستور جلسه

اصول روابط عمومي :

عبارت است از استفاده از هنرها و فنوني كه روابط عمومي با كمك از آنها بتواند بنحو مطلوب به اهداف خود در جهت اطلاع‌رساني بمنظور اقناع  ايجاد محيط حسن تفاهم و اعتماد متقابل در درون و برون يك سازمان نايل آيد.

اصول روابط عمومي شامل چهار بخش به ترتيب زير است كه در اينجا به دو بخش آن مي‌پردازيم:

• تحقيق
• شيوه برنامه
• ارتباط
• ارزيابي

بخش اول: » تحقيق«

مرحله‌اي است كه روابط عمومي با آن آغاز مي‌گكردد در اين مرحله اطلاعات دقيق، عيني و همه جانبه پيامد مسئله جمع‌آوري مي‌شود. در مرحله اطلاعات دقيق عيني و همه جانبه پيرامون مسئله جمع‌آوري مي‌شود. در مرحله دوم تحقيق اطلاعاتي بدست مي‌آيد كه از طريق آنها مي‌توان به دقت به ماهيت و طبيعت مسئله پي برد و افراد مورد نظر را شناخت اين اطلاعات بكار امكان مي‌دهند كه پيام خود را درست انتخاب كنيم از طريق رسانه‌هاي موجود رسانه‌هايي را برگزينيم كه افراد و گروههاي مورد نظر پيام‌هايشان را از طريق آنها دريافت مي‌كنند روابط عمومي كه گرايش‌ها، آرزوها، نگرشها، و سليقه‌هاي مخاطبين خود را نشناسد چگونه مي‌تواندمحتوا و شكل پيام‌هاي خود را به صورت قابل فهم، پركشش پيوند داده شده با منافع آنها تنظيم نمايد.

در اين مراحل اصلي روش تحقيق در علوم اجتماعي ر ا فهرست‌وار بيان مي‌داريم بديهي است براي مسؤلين روابط عمومي كه اعظم كارشان با امور پديده‌هاي اجتماعي است دانستن اين مراحل بطور كلي افزايش اطلاعات خود در امور تحيق در علوم اجتماعي هم از جنبه‌هاي تئوري و هم از نظر كاربردي بسيار ضروري است. مراحل اصلي اين روش در اينجا ذكر مي‌گردد.

• طرح مسئله تحقيق
• انجام مطالعات مقدماتي
• تهيه و تنظيم فرضيه
• جمع‌آوري اطلاعات
• طبقه‌بندي اطلاعات بدست آمده
• تعيين اعتبار و نقد فرضيه
• گزارش و تدوين نتيجه تحقيق

كار شناسانه محققين در رشته تحقيقات اجتماعي و تفسير و توجيه علمي و آماري بينش و تحقيق مي‌تواند به ساده‌ترين شكل و ابتدايي‌ترين نوع آن تلفن يك دوست و يا يك همكار، پرسش از يك كارمند و يا حرف معمولي و يا اجراي يك پروژه تحقيقاتي وسيع باشد اين مسئولين روابط عمومي هستند كه با توجه به شرايط زمان و مكان و عمق وگستردگي اطلاعاتي كه نياز دارند طرح تحقيقاتي خود را تهيه مي‌نمايد.

پاسخ به سؤالات زير مي‌تواند مسؤلين را در انتخاب طرح تحقيق مورد نظر خود ياري نمايد.

• مشكل و مسئله چيست؟
• چه نوع اطلاعاتي مورد نياز است؟
• نتايج تحقيق به چه شكل مورد استفاده قرار خواهد گرفت؟
• چه افراد و گروه و يا گروههايي مورد مراجعه قرار مي‌گيرند؟
• چه روشي براي جمع‌آوري اطلاعات مورد استفاده قرار مي‌گيرد؟ ( مصاحبه، گفتگو، مطالعه اسناد، و نوشته‌ها و …)
• آيا مؤسسه با امكانات پرسنلي موجود قادر به انجام تحقيق و جمع‌آوري تجزيه و تحليل استناج جزو تهيه گزارش مي‌باشد.
• نتايج تحقيق در چه فاصله‌ زماني بايد به دست مديريت و تصميم‌گيران برسد.
• بودجه اختصاص يافته براي تحقيق چه ميزان است؟

براي پاسخگويي به اين پرسشها بايد به جمع‌آوري اطلاعات بپردازيم اين اطلاعات مي‌تواند از منابع زير  بدست آيد.

• مطالعه پرونده موجود روابط عمومي با اقداماتي كه در گذشته پيرامونن موضوع انجام شد و بررسي بايگاني بخش‌هاي ديگر مؤسسه
• كسب اطلاع و پرس و جو از افراد مطلع داخل و خارج مؤسسه
• بررسي مقالات، گزارشات و اخبار وسابل ارتباط جمعي و مطالعه كتب و جزوات و بطو ركلي استفاده از نوشته‌هايي كه به هر شكل پيرامون مسئله وجود دارد.
• استفاده از كتابخانه‌هاي دانشگاهها، مراكز تحقيقاتي و مؤسسات ديگر و بهره‌گيري از راهنمايي كتابداران آنها كه با دانش تخصصي و تجربه خود عموماَ بسيار مؤثر و مفيد مي‌باشد.
• تجمعات حرفه‌اي و تخصصي تحت نام‌هاي اتحاديه، انجمن شورا، و در هر حرفه و شغلي در جامعه وجود دارند كه نظريات كارشناسانه افراد اين تجمعات و بايگاني، كتابخانه‌هاي تخصي آنهامراجع بسيار سودمندي جهت كسب اطلاع پيرمون مسئله مورد نظر هستند.
• رايزني با همكاران روابط عمومي مؤسسات ديگر
• مشورت با كساني كه خدمات مشورتي خود را پيرامون موضوع در اختيار قرار مي‌دهند مانند مؤسسات تبليغات تجاري، مؤسسات نظر سنجي

افكار سنجي

در پاره‌اي از مواقع تصميماتي را كه سازمان اتخاذ مي‌نمايد لزوماَ بايد براساس تجزيه و تحليل و گرايش‌ها به عقيده گروههاي مورد نظر و مردم باشد در فعاليت‌هاي روابط عمومي مواردي وجود دارند كه مبناي تهيه برنامه‌هاي اجرايي را نظريات وگرايشات مردم تشكيل مي‌دهند. در چنين مواقعي بايد به سراغ مردم رفت و مستقيماً نظر آنها را پرس‌و جو كرد.

اين روش جمع‌آوري اطلاعات را زمينه‌يابي، نظرسنجي، نظرجويي، پيمايش و افكارسنجي مي‌نامند.

در اين روش، روابط عمومي، از طريق مصاحبه و يا پرسشنامه از مردم مي‌خواهند تا نظريات خود را پيرامون موضوع خاصي اظهار دارند. پاسخ‌هاي بدست آمده جمع‌آوري و مورد تجزيه و تحليل قرار مي‌گيرد و براساس نتايج بدست آمده برنامه‌ها تهيه و تنظيم مي‌گردد افكارسنجي راههاي گوناگون دارد يكي از اين راهها (روش‌ها) روش پست كردن پرسشنامه است و يكي ديگر روش افكارسنجي از طريق تلفن روش ديگر مصاحبه‌هاي شخصي براي افكارسنجي است كه هر كدام از اين روشها، معايب و محاسني مربوط به خود را دارا مي‌باشد.

* طراحي و تهيه پرسشنامه* 

• چه نوع اطلاعاتي و تا چه حد از جزئيات مورد نظر شماست.
• اهداف تحقيق را به دقت و به طور مشروح روي كاغذ بياوريد.
• تعداد افرادي را كه بايد به پرسشنامه پاسخ دهند، مشخص كنيد.
• استفاده از واژه‌ها و جملات ساده و قابل درك و صفحه‌آرايي ساده در پرسشنامه.

نمونه‌گيري: از آنجايي كه ممكن است امكانات، بودجه و زمان مؤسسه اجازه ندهد تا از همه افراد مورد نظر اطلاعات جمع‌آوري گردد دست به نمونه‌گيري مي‌زنند كه اين امتياز را دارد كه در كوتاهترين مدت بيشترين مطالب گرد‌آوري مي‌شود.

* مهمترين روشهاي نمونه‌گيري*

الف) نمونه‌گيري اتفاقي ساده: كه به صورت قرعه‌كشي مي‌باشد.

ب) نمونه‌گيري اتفاقي كه از طريق طبقه‌بندي: افراد جامعه آماري را بسته به خصوصيات كه آنها را از هم متمايز مي‌سازد مثل(من و جنس)

ج) نمونه‌گيري غيراتفاقي: محقق از روي قصد و عمد به افراد معيني را انتخاب مي‌كند.

بخش دوم: برنامه‌ريزي

گام دوم در فعاليتهاي روابط عمومي، طرح و تهيه برنامه‌هاي اجرايي با استفاده از اطلاعات و دانش و تخصص در اين رشته است در طرح‌ريزي برنامه‌هاي اجرايي مراحل زير به ترتيب بايد طي گردد.

• تعريف مسئله
• تعيين هدفها و تعيين حق‌ تقدم و تأخر هر يك از اهداف مورد نظر
• تعيين گروههاي مخاطب و گروههايي كه بايد با آنها ارتباط برقرار شود.
• تدوين برنامه اجرايي و ارتباطي
• تهيه جدول زمان‌بندي برنامه اجرايي
• برنامه‌ريزي روابط عمومي براي زمان بحران و بروز فاجعه
• تعريف مسئله: پس از جمع‌آوري اطلاعات و تجزيه و تحليل آنها، متخصصين روابط عمومي بايد بدانند مشكل را بشناسند و آن را تعريف كنند. دوم شناخت مسئله و هدايت تلاش‌ها براي از ميان برداشتن آن، مانند پرتاب تيري در تاريكي است كه كه كار بي‌حاصلي است.

2)تعيين هدفهاي برنامه و حق تقدم و تأخر آنها:

براي تهيه يك برنامه موفق ، مسئولين روابط عمومي در آغاز بايد از خود بپرسند كه دقيقاً مي‌خواهيم چه كاري بكنيم اندازه به دقت و وضوح بتوانند به اين سئوال پاسخ دهند. به همان اندازه نيز مي‌توانند در تدوين يك برنامه صحيح و مؤثر و عملي روابط عمومي موفق باشند دادن پاسخ‌هاي كلي و عمومي به پرسش‌، بي‌فايده است.

3)تعيين گروههاي مخاطب برنامه:

هنگامي كه هدفهاي برنامه تعيين گرديد، مسئولين روابط عمومي بايد دقيقاً گروههايي را كه هدف برنامه هستند، تعيين نمايند و مشخص كنند كه پيام خود را به چه افرادي مي‌خواهند منتقل نمايند. نخستين نتيجه‌ اين كار اين است كه از اتلاف بودجه براي انتقال پيام به كساني كه نسبت به موضوع داراي منافع و علايق نيستند و در آينده نيز نخواهند بود جلوگيري مي‌كند.

4)تدوين برنامه ارتباطي:

مسئولين روابط عمومي پس از طي مراحل فوق در مرحله تدوين برنامه‌هاي ارتباطي، مي‌توانند از امكانات طيف وسيعي از وسايل ارتباطي استفاده كنند اين امكانات عبارتنداز:

• رسانه‌هاي همگاني(راديو، تلويزيون، فيلم، نشريات)
• مطالب نوشتاري خود روابط عمومي‌ها مانند: خبرنامه‌ها، نوشته‌هاي حاوي اطلاعات، مقالات خبري و گزارش، بروشورها، كتابچه‌هاي راهنما، گزارش ساليانه،كتب و…
• مطالب گفتاري روابط عمومي، بحث‌ها و گفتگوهاي چهره‌ به چهره، سخنراني‌ها، نوارهاي صوتي، خبري، كنفرانس‌هاي خبري،ميهماني‌هاي مطبوعاتي، مصاحبه‌ها، جلسات، كنفرانس‌ها.
• مطالب سمعي و بصري روابط عمومي، تهيه نوارهاي خبري و تلويزيوني، شركت در برنامه‌هاي تلويزيوني، نوارهاي ويديويي، فيلم، اسلايد

5)تهيه جدول زمان‌بندي:

در اين مرحله لازم است كه جدولي به صورت چارت كه تاريخ آغاز و فعاليت هر اقدام را نشان مي‌دهد و به تهيه و تعداد لازم تكثير گردد و از پيش در اختيار همه افرادي كه به هر ترتيب مسئوليني در برنامه دارند قرار گيرد به اين ترتيب هر كسي مسئوليت خود و زمان انجام فعاليتي كه به او محول گرديده خواهد داشت.

6) روابط عمومي در زمان بحران و فاجعه:

بزرگترين زمان آزمايش مهارت روابط عمومي، كارداني و كارآيي مسئولين، هنگام بروز فاجعه و بحران ناگهاني در مؤسسه است. زماني كه يك رويداد تأسف‌بار و غير منتظره پديده دردناكي را فراهم مي‌آورد و باعث اضطراب، حساسيت شديد، عصبانيت و ترس افكار عمومي مي‌گردد. در اين زمان است كه اعتبار و حيثيت سازمان و صلاحيت مديران به زير سئوال مي‌رود.

بهترين روش در هنگام بروز بحران و فاجعه در مؤسسه، اتخاذ يك خط مشي ارتباطي، براي روشن كردن افكار عمومي است. مديريت سازمان و روابط عمومي بايد به سرعت سياست خبري آگاه كننده را در پيش گيرند و اخبار و اطلاعات به همراه با تحليل‌ها و گزارشات متخصصين بي‌طرف در اختيار وسايل ارتباط جمعي و هر مقام، انجمن و سازماني كه تقاضا مي‌نمايد قرار دهند.

چون فاجعه بدون اطلاع قبلي بوقع مي‌پيوندد، هر مؤسسه بايد داراي خط مشي و طرح‌هاي از پيش آماده شده براي مواقع بحران فاجعه باشد نكات عمده‌اي را كه بايد در اين طرح منظور داشت عبارتنداز:

• تهيه، تكثير و توزيع يك دستور عملياتي كه وظايف هر فرد در زمان بروز فاجعه، در اين پيش‌بيني شده باشد و آموزش اين افراد
• پيش‌بيني و ايجاد ستاد خبري با تمام پرسنل، وسايل و تجهيزات چون تلفن، دستگاه فتوكپي، فيلمبرداري ويدئو، ماشين تايپ و تكثير و…
• انتخاب و آموزش كارمندان روابط عمومي – جهت انتقال اخبار به وسايل ارتباط خبري
• ارتباط با مقامات و تماس يا مراجعه به سازمانهايي كه به نوعي ارتباط با آنها ضرورت مي‌يابد.
• پيش‌بيني و تهيه طرح‌ براي مطلع كردن خانواده‌هاي صدمه ديدگان و احياناً فوت‌شدگان و اجراي تشريفات و مراسم براي آنها
• هماهنگي با بيمارستانها و مراكز درماني، جهت مداواي مصدومين و مجروحين حادثه

* نقش خبري در روابط عمومي

با شنيدن كلمه خبري، تازگي، در ذهن ما متبادر مي‌شود و كمي دورتر با واژه‌هايي ديگر كه مثبت و منفي هستند همچون خبرچين‌، خبرنويس، خبرنگاران، خبرخوان، خبري سال و… برخورد مي‌كنيم. مي‌گويند كار روابط عمومي: عبارت است از سه مورد:

1- نفوذ بر افكار عمومي     2- ارتباط با افكار عمومي است  3ـ تأثير بر افكار عمومي

و مي‌دانيم كه امروزه به طور عمده رسانه‌ها هستند كه افكار عمومي را شكل مي‌دهند و در واقع اين رسانه‌ها هستند كه مي‌گويند افكار عمومي به چه فكر مي‌كنند حتي اگر نتوانند بگويند چگونه فكر كن.

روابط عمومي‌ها عموماً از بين رسانه‌ها ترجيح مي‌دهند بعلت ارزان بودن فضاي مطبوعاتي دسترسي راحت‌تر به خبرنگاران مطبوعات و تأثير بيشتر و مداوم‌تر مطبوعات با اين رسانه‌ها همكاري كنند و در اين ميان از بين مطبوعات بعلت پيوستگي زماني كوتاهتر روزنامه‌ها در اولويت قرار مي‌گيرند زيرا بخش عمده اخبار را توزيع مي‌كنند روابط عمومي‌ها با اين ديدگاه اولين هدف خود را از ارتباط با روزنامه‌ها، خبررساني مي‌دانند و در واقع همسايه ديوار به ديوار روزنامه‌ها هستند.

* روابط عمومي‌ها و رسانه‌ها*

رسانه‌ها چه روابط عمومي‌ها نيازمند هستند به علت اينكه: دستيابي به اخبار و اطلاعات سهل‌الوصول، رايگان، تازه باشد و روابط عمومي‌ها به رسانه‌ها نيازمند هستند به علت اينكه: چه زمان و مكان(فضاي) رايگان در رسانه‌ها دست يابند.

اما در اين ميان و در راه ارتباط و رسانه‌ها و روابط عمومي‌ها نگرشهايي وجود دارد.

• روابط عمومي‌ها دولتي هستند، از سازمان خود حمايت مي‌كنند و به مسائل سرپوش مي‌گذارند.

رسانه‌ها(بخصوص مطبوعات) خصوصي هستند و انتقاد و افشاء مي‌كنند.

2) روابط عمومي‌ها و رسانه‌ها مكمل هم هستند و چون به يكديگر نياز دارند روابط بده بستاني برقرار مي‌سازند.

شايد بي‌مناسبت نباشد عمده‌ترين ويژگيهاي رسانه‌ها يعني: سرعت انتشار، گستردگي حوزه انتشار، تداوم انتشار، نظم انتشار، فراگيري و پوشش مخاطبان متنوع، دستيابي به قضاوت و داوري مخاطبان انبوه و آساني دسترسي و هزينه ناچيز را ذكر كنيم و توجه كنيم كه همين ويژگي بايستي ما را راهنمايي كند كه چگونه با رسانه‌ها ارتباط برقرار سازيم.

همچنين براي ارتباط منطقي با رسانه‌ها مي‌بايست به مديريت و مالكيت رسانه، سياست و خط مشي، دورة انتشار، زمينه انتشار، شرايط اجتماعي و سياسي و مناسبت‌ها توجه داشته باشيم. در اين عرصه روابط عمومي‌ها گوش» خبرگير« چشم»خبرنگار« و زبان» خبررسان« سازمان هستند.

* مفاهيم اصلي و اساسي در خبرنويسي*  

درستي خبر، روشني خبر و ماهيت و جامعيت خبر را مفاهيم اساسي در خبر‌نويسي‌ مي‌دانند.

• درستي خبر: درستي خبر به اين معناست كه سرعت خبرنبايستي به درستي آن لطمه بزند، خبر كذب نباشد و از نظر ويرايش ادبي و مطبوعاتي به درستي نوشته شده باشد.
• روشني خبر: عدم ابهام، وضوح پيام با روان‌نويسي و عدم استفاده از كلمات و تركيبات پيچيده و كاملاً تخصصي مهمترين عوامل روشني خبر هستند.
• جامعيت خبر: يك خبر بايستي به سئوالات اساسي خواننده، پاسخ‌ بگوييد از بايكوت مطالب ارزنده خودداري كند.

ارزش خبري (معيار گزينش رويداد)

مهمترين معيارهاي انتخاب رويدادها بعنوان خبر هفت ارزش زير عنوان شده‌اند.

• دربرگيري: خبر افراد بيشتري را دربرگيرد.
• شهرت: رويدادهاي مربوط به افراد مشهور براي مردم مهم هستند.
• برخورد، اختلاف،تضاد: اتفاقات متضاد، حوادث و جنگها مطالب مورد توجه افكار عمومي است.
• استثناها و شگفتي‌ها: غيرعادي بودن هميشه مورد توجه همگان بوده است.
• بزرگي و فراواني و تعداد: اعداد و ارقام گوياي واقعيت هستند.
• مجاروت: افراد به آنچه نزديكتر هستند حساس‌تر هستند. در اين زمينه در مجاورت جغرافيايي (مكانها) و مجاورت معنوي(فكري) مدنظر قرار مي‌گيرد.

شناخت ارزشهاي خبري به كارشناس روابط عمومي كمك مي‌كند تا تشخيص دهد چه مطالبي در اطراف او موجود و افكار عمومي طالب آن است. اگر چه نبايستي بي‌توجه بود كه:

• دانش، اطلاعات و آگاهي قبلي مخاطبان
• زمينه‌هاي ذهني، علايق، گرايش‌ها و اعتقادات مخاطبان
• شرايط سياسي و اجتماعي مخاطب
• محيط ارتباطي و نگرش مخاطبان به رسانه از عوامل مؤثري است كه در اولويت‌بندي ارزشهاي خبري مدنظر قرار مي‌گيرد

* عناصر خبري*

عناصر و يا اركان خبري ساختار نمايش خبرها هستند و چيستي خبر را اولويت‌بندي مي‌كنند در حالي كه ارزشهاي خبري، رويدادهاي مورد توجه افكار عمومي را در نظر دارند. (كه، كي، چه، چرا، چگونه، عناصر شش‌گانة خبر هستند).

• كه، چه كسي: خبر دربارة چه‌كسي يا اينكه پيام چه كسي در خبر نهفته است. ارش شهرت مطرح است.
• كي، زمان: ارزشي تازگي مطرح است و آنكه چه زماني رويداد اتفاق افتاده است.
• كجا، مكان: در كجا اتفاق افتاده است اين عناصر به ارزش مجاهدت اشاره دارد..
• چه، واقعه چيست: موضوع اصلي پيام چه هست؟
• چرا… : دلايل اتفاق رويداد بررسي مي‌شود، تغيير مطلب
• چگونه: تحليل و توضيح رويداد است

* ساختمان خبر* 

بعد از آشنايي با عناصر و ارزشهاي خبري بايستي بدانيم كه خبر چه ساختاري دارد و از چه اجزايي تشكيل شده است. بخشهاي عمده خبر، تيتر، لير( مقدمه) متن و آرشيو كتابخانه است كه براي تفهيم بهتر مثال مي‌نويسيم.

ساختمان مؤسسه‌اي را در نظر بگيريد كه در بالاترين قسمت آن عموماَ تابلوي مؤسسه نصب مي‌شود پس از آن در طبقات بالاتر افراد مهمتر يعني رؤساي سازمان قرار دارند و در طبقات پائين‌تر بدنه نيروي انساني سازمان مشغول كار هستند و عموماَ در طبقه پائين زمين كتابخانه سازمان قرار دارد.

* تيتر*

مناسب است بطور خلاصه دربارة مزايا، ويژگيها، و انواع تيتر مطالبي بدانيم.

مزاياي تيتر: ترغيب خواننده- ويترين خبر- تفكيك مطالب- ريبايي صفحه- و بيان مطالب بطور خلاصه از مزاياي اصلي تيتر است.

ويژگيهاي تيتر:

تيتر بايستي كوتاه باشد با حروف اضافه شروع نشود، منفي نباشد، فعل آن مضارع اخباري باشد ار كلمات تكرار در آن استفاده نشود، از لير برآيد، سؤالي و استفهامي نباشد.

* انواع تيتر*

تيتر اصلي، روتيتر، زيرتيتر، خلاصه تيتر يا سوتيتر، ميان تيتر از جمله انواع تيتر، اجزاي ممكن تيتر هستند.

• لير ( مقدمه):

لير چكيده و مهمترين پاراگراف خبر است كه در اول متن و بعد از تيتر قرارمي‌گيرد و از عمده‌ترين تقسيم‌بندي آن ليد پر محتوا همه عناصر خبري در آن است» و ليد بي‌محتوا« هيچكدام از عناصر در آن پشت مي‌باشد.

خبر نويسي لازم است مسائل زير را در نوشتن لير مراعات كند.

• حدود 40 كلمه و دو جمله باشد.
• با زمان و مكان شروع نشود، اگر اهميت چنداني ندارد.
• كلمه امروز كه به مطلب تازگي مي‌دهد در لير مي‌آيد.
• لير با تيتر هماهنگ باشد.
• مطالب گنگ و مبهم در لير مي‌آيد.
• نام و نام خانوادگي افراد معروف در لير مي‌آيد.
• سبكهاي خبر نويسي» تنظيم خبر«

روزنامه‌نگاران سبكهاي متفاوتي را براي تنظيم خبر و مطالب روزنامه در نظر گرفته‌اند اما عمده‌ترين سبكهاي تنظيم خبري عبارتند از:

الف- سبك هوم وارونه

ب- سبك تاريخي

ج- سبك تاريخي همراه با لير

الف: سبك هوم‌وارونه: 

علمي‌ترين و متداولترين سبك تنظيم مطالب رسانه‌ها و بخصوص اخبار رسانه‌ها سبك هوم وارونه است درسبك  هوم‌وراونه مهمترين مطالب بعنوان تيتر انتخاب مي‌شود و سپس به ترتيب اهميت مطالب ساختمان خبر شكل مي‌گيرد. در سبك هوم وارونه براي اتصال پاراگراف‌ها عبارت ازخاصي استفاده مي‌شود.

كه عبارتند از گفت+ اظهار داشت- اعلام كرد- بيان داشت- اشاره كرد           

تيتر

لير(مقدمه)

ساير مطالب به ترتيب اهميت

 مهمترين مطالب

يادآور شد- تأكيد كرد- هشدار داد- فرمان داد- انتقاد كرد- فاش ساخت

اقرار كرد- پيشنهاد كرد- استدلال كرد- تهديد كرد- خواست- درخواست كرد و …

مزاياي هوم‌وارونه:

• تيتر نويسي، تصحيح و صفحه آرايي را آسان ميكند.
• به خواننده كمك مي‌كند زودتر به اصل موضوع دست يابد.

معايب هوم‌وارونه:

• دخالت خبرنگار در انتخاب مهمتر و مهم اولويت بندي عمده‌ترين عيب هوم‌وارونه است.

ب- سبك تاريخي

در اين سبك كه عمدتاَ براي گزارش استفاده مي‌شود ابتدا مقدمه و سپس ساير مطالب به ترتيب زماني رويداد تنظيم ميشود. داستانها، حوادث، مقاله‌هاي تحقيقاتي از اين سبك براي تنظيم بهره مي‌گيرند.

ساير اطلاعات به ترتيب زماني                                                          

مزاياي سبك تاريخي:

• اعمال نظرخبرنگاران وجود ندارد.
• مطالب كاملتراز سبك هوم‌وارونه است.

معايب تاريخي:

• خواننده، فرصت مطالعه تمام مطلب را ندارد.
• عمدتاَ مقدمه‌اي بي‌محتوا است.
• در صفحه‌آرايي و تيتر نويسي مشكل ايجاد مي‌شود.

ج- سبك تاريخي همراه با لير:

سبك تاريخي همراه با لير همان خصوصيات سبك تاريخي را داراست با اين تفاوت كه عمده‌ترين مطالب در اول خبر وگزارش بعنوان لير قرار مي‌گيرند.

* پايان كلام*

اين مطلب قصد داشت مهمترين مسائل در خبر نويسي را مطرح كند.

اما لازم است كارشناسان روابط عمومي بخصوص در زمينه تهيه گزارش و انواع و شرايط مصاحبه تدوين اطلاعيه، بيانيه، و جوابيه، و تنظيم تقويم مطبوعاتي در كلاسهايي به شكل كارگاهي كار عملي را تجربه نمايند اما با اين اعتقاد كه خبرنويسي دروازه نويسندگي براي مطبوعات است بعنوان اولويت بطور خلاصه مطالبي مطرح شد.

ارتباطات مدرس در روابط عمومي:

ارتباط مدرس با روابط عمومي نيازمند نفوذ كامل درلايه‌هاي اجتماعي است براي نفوذ در لايه‌هاي اجتماعي بايد افكار عمومي شناخته شود و سپس بر مبناي نظرسنجي حاصله تكنيك‌هاي روابط عمومي اهداف سازماني را اجرائي نمائيم.

افكار عمومي ساختارهاي بدنه‌اي جامعه هستند كه به صورتهاي فرهنگي عارضه‌هاي اجتماعي و يا پيشرفت‌هاي اجتماعي خود را نشان مي‌دهند.

مدير موفق كسي است كه قبل از تجلي يافتن افكار عمومي با آن افكار ارتباط برقرار نموده و نسبت به اصلاح و يا بهره‌گيري بارزتر اقدام نمايد.

افكارعمومي جرياني است نامحسوس، چندگانه و داراي لايه‌هاي متفاوت كه از خصوصيتهاي گروههاي اجتماعي بر مي‌خيزد در روابط عمومي روابط بايستي باتكنيكهاي فرد هر لايه اين را كشقف نموده و با ن ارتباط چند سويه برقرار نمايد.

مديريت مشاركتي:

يكي از وظايف روابط عمومي ايجاد تعامل( همكاري، هماهنگي) بين افكار عمومي و ساختارهاي سازماني مي‌باشد اين مهم زماني حاصل مي‌شود كه كاركنان خود را در دستآوردهاي سازماني همراه بدانند و احساس همراه بودن چه از نظر فكري  چه از نظر عملياتي در سازمان روحيه خلاقيت ابتكار را ايجاد مي‌نمايد اين سرآغاز حضور مشاركت در   سازماني است.

بحث درون سازماني در سازمانهاي فعال گفته شده است كه هر چقدر روابط به اصول انساني را راداري پايدار گردد، توسعه اهداف سازمان تسهيل مي‌گردد اين تسهيل موجب روان‌سازي ارتباط مخاطبين با سازمان مي‌گردد و لذا مشاركتي فعالانه در سطح جامعه احساس مي‌گردد كه اين داراي ابعاد مختلفي است كه منطبق بر اهداف سازمانني از نظر اقتصادي- سياسي- فرهنگي – اجتماعي بهترين نوع مديريت، مديريت مشاركتي مي‌باشد.

مديريت مشاركتي از نشانه‌هاي جامعه‌هاي توسعه يافته و آگاهانه است و فارغ از حزب، دسته و تمايلات فردگراست.

پاسخگوئي:

وظيفه روابط عمومي شناخت افكار عمومي است و اساساَ تنوير و روشن نمودن افكار عمومي از وظايف متخصصين روابط عمومي مي‌باشد در جامعه ما پاسخگوئي بسيار كم است بيشتر اوقات توجيه‌گري عدم توجه به واقعيتها و وضع تكليف جايگزين پاسخگوئي شده است.

لذا روابط عمومي بايستي اقدامات فعاليتها و حركتهاي سازنده را بيان نموده و سپس نارسائيهاي مشكلات وكمبودها را يافت و با توجه به سطح لايه‌هاي اجتماعي و گروههاي اجتماعي نسبت هب پاسخگويي روشن همراه با آرامش اقدام نمايد.

در سيستم برنامه‌ريزي بايد به شيوه‌اي باشد كه اولين مرجع كه عامل سازندة سيستم است پاسخگوي سيستم باشد لذا پاسخگوئي در روابط عمومي بسيار مهم است بهترين نوع پاسخگوئي عكس جذب مشكلات كه بايستي غير مستقيم باشد پاسخگويي بايد جدا از ابزارهاي عاطفي – روشن صريح و آشكار باشد.

پاسخگوئي هميشه بايستي در آن حرمتهاي نرم اجتماعي در آن رعايت شود.

ايجاد فضاي رقايت:

روح ذات انساني ميل بسوي كما‌ل‌گرايي دارد. خود اين بحث نوعي رقابت است حال در ميدان تبليغات و روابط احساس و اصول در همه زمينه‌هاي جامعه از رقابت بعنوان ابزار پيشرفت استفاده مي‌كنند  لذا روابط عمومي وظيفه دارد فضاي رقابتي جامعه را سالم نگه داشته تا در عرصه‌هاي اقتصادي- فرهنگي و اجتماعي شاهد بروز و ظهور نوآوريهاي خلاقيت‌ها باشيم.

فكر بهتر، برنامه‌ريزي مفيدتر هدفهاي روشنتر امروز بعنوان هنرهايي از روابط عمومي ساتر مي‌گردد.

لذا اصل رقابت در روابط عمومي يك اصل حتمي پايدار است اين اصل بر افكار جامعه و گروههاي آن هميشه در حال تعامل مي‌باشد.

نگاهي به گذشته:

افكارعمومي به سرعت تجلي نمي‌يابد حوزه محوري افكار عمومي از قدمت گذشته به طول آفرينش انسان ار ابتدا تاكنون مي‌باشد لذا در افكار عمومي وكاركرد در روابط عمومي متخصص هميشه نگاهي به گذشته دارد بصورتيكه گذشته را زمينه سازندگي آتي مي‌داند نه بصورت واپس‌گرايي بلكه با اين اعتقاد كه افكارعمومي ريشه در گذشته دارند وگلهاي آن در آينده شكل پيدا مي‌كند.

كارشناسان روابط عمومي وظيفه دارند به سوابق دانش‌هاي مرتبط را در اهداف سازماني را مطالعه نموده  و در برنامه‌ريزي آتي از آن استفاده مي‌برند.

منابع :

1-دكتر مغيث الدين«وضعيت جهاني ارتباطات و جايگاه روابط عمومي ها» فصلنامه هنر هستم- زمستان 1375-ص 4

2-سيد محسني، سيد شهاب،«روابط عمومي، ارتباط با مخاطب و پاسخگويي به افكار عمومي» فصلنامه هنر هستم- بهار و تابستان 1378- ص 66

3-شكرخخواه، يونس رمز و رازهاي معني و پيام فصلنامه رسانه- پاييز 1372- ص 15

4-دكتر مغيث الدين «وضعيت جهاني اتباطات و جايگاه روابط عمومي» فصلنامه هنر هشتم- زمستان 1375- ص4

5-دكتر فرهنگي، علي اكبر،«ارتباطات انساني» جلد اول- موسسه فرهنگي رسا-تهران 1378، ص 185

6-دكتر محسنيان راد، مهدي «ارتباط شناسي» تهران – سروش- چتپ سوم 1378

7-دكتر فرهنگي، علي اكبر «ارتباطات انساني»جلد اول – تهران موسسه خدمات فرهنگي رسا- چاپ سوم 1378

9-ويندال، سون و ديگران«كاربرد نظريه هاي ارتباطات» ترجمه: دكتر عليرضا دهقان تهران- مركز مطالعات و تحقيقات رسانه ها- چاپ اول 1376

10-بوتان و هزلتون«نظريه هاي روابط عمومي» ترجمه دكتر عليرضا دهقان تهراني- مركز مطالعات و تحقيقات رسانه ها- چاپ اول 1378

11-كازنو، ژان« جامعه شناسي وسايل ارتباط جمعي«ترجمه دكتر باقر ساروخاني و دكتر منوچهر محسني- تهران- موسسه اطلاعات-چاپ پنجم 1373

12-دكتر ساروخاني، باقر« جامعه شناسي ارتباطات» تهران- موسسه اطلاعات- چاپ هفتم-1377

13-فصلنامه رسانه از انتشارات مركز تحقيقات و مطالعات رسانه ها بررسي شماره هاي چاپ شده»

14-فصلنامه تحقيقات روابط عمومي- نشريه انجمن متخصصان روابط عمومي.

15-ماهنامه سياست عمومي- نشريه انجمن روابط عمومي ايران

16-فصلنامه سياست خارجي- نشريات وازرت امور خارجه

17-علي فاطمي ،‌مير سعيد ، تئوري و عملي در روابط عمومي و ارتباطات

فهرست مطالب

عنوان                                                                                      صفحه

مقدمه …………………………… 1

فصل اول

بخش اول تاريخچه روابط عمومي در جهان … 4

بخش دوم تاريخ روابط عمومي در ايران …. 7

تعاريف : روابط عمومي ……………… 8

موقعيت ها و وظايف روابط عمومي ……… 27

نتيجه گيري ………………………. 30

فصل دوم

دانش و تكنولوژي در ارتباطات ……….. 31

مراحل تكامل ارتباطات انساني ……….. 32

ارتباطات در روابط عمومي …………… 33

مردمداري در دهكده جهاني …………… 34

الف)ايجاد ، حفظ و تداوم اطلاع‌رساني ….. 36

ب)ايجاد ، حفظ و تداوم پاسخگويي …….. 38

ج)ايجاد ، حفظ و تداوم تفاهم ……….. 39

ارتباطات ميان فردي اثربخش …………. 43

فصل سوم

انواع روابط انسان با محيط …………. 49

آيين گفتگو ………………………. 51

وجود ارتباط انسان با حيوانات ………. 55

ارتباطات انسان با طبيعت …………… 55

ارتباطات انسان با ماشين …………… 56

فعاليت درون سازماني برون سازماني …… 57

از ديگر وظايف روابط عمومي …………. 58

عنوان                                                                                      صفحه

مهمترين وظايف برون سازماني ………… 60

روابط عمومي ……………………… 62

ويژگيهاي كارشناس روابط عمومي در ارتباط مردمي    64

تبليغات …………………………. 65

ويژگيهاي كارشناسي روابط عمومي در رسانه ها   67

مرزهاي روابط عمومي و تحقيقات ………. 68

فن آوري نوين در روابط عمومي  ………. 73

ويژگيهاي برنامه ريزي صحيح در مديريت زمان    78

آفتهاي عدم برنامه ريزي در روابط عمومي . 82

فصل چهارم

بخش اول : فنون و تكنيك ديداري ……… 85

بخش دوم : فنون و تكنيك هاي شنيداري …. 91

منابع و مأخذ ……………………. 101