نقش ارتباطات در زندگی و کار

مقدمه

از ارتباطات در ميدان رقابت كار و زندگي به عنوان يك سلاح قدرتمند، اما بي‌خطر استفاده مي‌شود.

در عصر حاضر براي انديشمندان و افراد موفق، «ارتباطات» تنها يك واژه نيست. آنان از ارتباطات استنباط عميق‌تري دارند و در ميدان رقابت كار و زندگي از آن به عنوان يك سلاح قدرتمند، اما بي‌خطر استفاده مي‌كنند؛ زيرا بدون صدمه زدن و ‌آزردن ديگران با بهره‌گيري از ارتباط موثر ساده‌تر از ديگران كه به اين سلاح تجهيز نيستند، به خواسته‌هاي مشروع خود نائل مي‌شوند.
همه ما از كودكي شنيده‌ايم كار را بايد به دست كاردان سپرد، به طور يقين اين افراد كاردان اولين ويژگي‌شان «ارتباطات قوي» است، اما برخي از اشخاص دخالت‌هاي بيجا و سماجت‌هاي غيرموجه در يك امر را با ايجاد ارتباط موثر اشتباه مي‌گيرند كه اين طرز تلقي را بايد اصلاح كنند.

در سازمان‌ها نيز، مديران مجرب مي‌دانند براي بقاي سازمان خود نياز مبرمي به برقراري ارتباط دارند. قطعاً مديري كه نياز به ايجاد ارتباطات موثر سازماني را حس مي‌كند، در جنگ رقابت و بقا به ابزارهاي بيشتري مجهز است.
پي.استيفن رابينز، ارتباطات را اين‌گونه تعريف مي‌كند: «انتقال مقصود و منظور يك عضو گروه به ديگري». حال اين سؤال مطرح مي‌شود: چگونه مي‌توان بدون ايجاد ابهام، اين منظور و مقصود سازماني را به طرف مقابل منتقل كرد؟
همواره در يك سازمان محدوديت‌ها و موانعي وجود دارد كه مي‌تواند در ايجاد ارتباط اختلال ايجاد كند. اين موانع به دو گروه خارجي و داخلي قابل تقسيم مي‌شوند. موانع خارجي عوامل فيزيكي هستند كه در محيط خارج سازمان مي‌توانند بر فرآيند ارتباطات تاثير منفي گذاشته و آن را مختل كنند و موانع داخلي مجموعه عوامل درون سازماني هستند كه مي‌توانند در جريان ارتباط تاثير ناخوشايندي داشته باشند.

تعصبات، اختلاف زبان و عقايد، همهمه و سر و صدا و ذهنيات كليشه‌اي را مي‌توان به عنوان برخي از موانع ارتباطات نام برد. با توجه به محدوديت‌ها و موانعي كه در هر سازماني امكان وجودشان بسيار است، كسب مهارت‌هايي در ارتباطات ضروري به نظر مي‌رسد. بر همين اساس، راهكارهاي زير توصيه مي‌شود.
1- مستمعي باشيد كه فعالانه گوش مي‌دهد: اغلب مردم تفاوتي بين شنيدن و گوش كردن قائل نمي‌شوند، در حالي كه گوش دادن فعال يكي از مهارت‌هاي ايجاد ارتباط موثر است و با شنيدن سطحي و بدون توجه بسيار تفاوت دارد. براي اينكه بتوان يك مستمع فعال بود، بايد موارد زير را رعايت كرد:
* بايد در چشمان گوينده خيره شد و از توجه به محيط اطراف پرهيز كرد.
* با ژست مناسب و تاييد سر براي گوينده اين اطمينان را حاصل كرد كه با حوصله به سخنان وي متمركز هستيد و دقت و آمادگي لازم جهت شنيدن را داريد.
* از حركات زائد و اضافي و كارهاي حاشيه‌اي مانند تغيير مكان و صحبت با تلفن همراه اجتناب ورزيد.

* طرح پرسش‌هاي مرتبط به گوينده اين حس را القاء مي‌كند كه شما سعي در درك همه جانبه سخنان داريد.
*تفسير و تعبير سخن گوينده مفيد فايده خواهد بود.
* سعي نماييد حتي‌الامكان حرف‌هاي گوينده را قطع نكنيد و براي رفع ابهامات احتمالي پس از اتمام سخنان وي، سوالات خود را بپرسيد.
* از پرگويي پرهيز كنيد.
* بدون اينكه سوءتفاهمي صورت گيرد كه گوينده حس كند از شنيدن حرف‌هايش دلزده و يا بي‌نياز هستيد، به آرامي و احتياط نقش گوينده و شنونده را تغيير دهيد.

2- بازخورد نمودن نتايج به روش حرفه‌اي: هم نتايج مثبت و هم نتايج منفي قابل بازخورد هستند. از آنجايي كه نتايج مثبت بديهي و واضح به نظر مي‌رسند، هميشه ساده‌تر از نتايج منفي قابل قبول هستند و شنونده جز در پذيرش آن مقاومت نمي‌كند. اما در برابر شنيده‌هاي منفي مقاومت مي‌كند و به سادگي پذيراي نتايج منفي نيست، مگر آنكه با استدلال بسيار محكم عنوان شود. موارد زير، نكته‌هايي هستند كه افراد مي‌توانند در ارتباطات جهت بازخورد نمودن موثر از آن بهره گيرند:

* تاكيد بايد بر رفتارهاي خاص باشد.

* نبايد شخص ويژه و عده محدودي را مد نظر قرار داد.

* بايد همواره به خاطر داشت كه در بازخورد نتايج هدف ركن اصلي است.
* نتايج بايد در زمان مناسب اعلام شوند.

* بايد نتيجه منفي را جايگزين رفتاري كرد كه گيرنده خبر مي‌تواند آن نوع رفتار را درك و كنترل كند.

كوتاه سخن اينكه مديران، كاركنان و سطوح مختلف سازمان با درك فرآيند ارتباط سازماني قادر مي‌شوند علاوه بر اينكه به نتايج مطلوبتري دست يابند و به شيوه ساده‌تري خواسته‌ها و ايده‌هاي خود را بيان كنند، تاثير بسزايي نيز بر اطرافيان خود گذاشته و به تقويت ساختار سازمان و تبادل اطلاعات بپردازند.

ارتباطات انسان با انسان بطور كلي بر دو نوع است : الف : ارتباطات كلامي ب : ارتباطات غير كلامي

الف : ارتباطات كلامي
مجموع روابطي را كه از طريق گفتن و گفتگو حاصل مي شود ارتباط كلامي مي گويند . براي اينكه در شغل خود موفق شويم بايد از كلمات با دقت استفاده كنيم . هر كلمه اي احساسات ، عواطف خاص و عملكرد متفاوتي را در افراد برمي انگيزد . اگر كلمات در جا و مكان مناسب خود بكار برده شوند به سرعت برق بر جسم و روح افراد تاثير مي گذارند .

بنابراين شايسته است در هنگام مواجهه با مشتري از بكارگيري كلمات منفي همچون : نمي توانم ، غيرممكن است ، امكان ندارد، هرگز و … پرهيز شود. شما بايد از نيروي كلمات و تاثيري كه در ديگران دارند آگاهي داشته باشيد .
كلمات ، در پيامي كه به ديگري منتقل مي كنيد تاثير فراواني دارند . بنابراين از بكار گرفتن كلمات برحسب عادت و بدون انديشه خودداري كنيد .
فراموش نكنيد كه فرمان دادن يكي از برخورد هاي محكوم به شكست است . براي اين كه سخنان شما نافذ و موثر واقع شود بايد نظريات خود را با كلمات مناسب و در چار چوب مشخص مطرح كنيد . كلمات مي توانند تاثير مثبت داشته باشند و يا با ايجاد حالت تدافعي گفت و گو را به بحث و جدل بكشانند .
پس چارچوب پيام خود را با دقت مشخص كنيد و سپس با صراحت و بدون پيشداوري حقايق را با لحن و كلامي غير مغرضانه شرح دهيد .
بيان الفاظي دلپذير و موزون موجب مي شود كه شخص مقابل با متانت گوش فرا مي دهد ، حقايق را جمع بندي كند و به فكر حل مساله باشد . اما عبارات مغرضانه و كينه جويانه اغلب خشم فرد ديگر رابرمي انگيزد و او را به جبهه گيري دعوت مي كند و در نهايت روابط ، را به دشمني و تعارض و نبرد مي كشاند .
يك كلمه بايد دقيقا مفهوم مورد نظر ما را در بر داشته باشد ، نه كمتر و نه بيشتر . به طور كلي كلماتي را انتخاب كنيد كه در الگوي زير بگنجد . (( صريح ، كوتاه ، دقيق ، مودبانه ، صــحيح و پر محتوا ))
كلمات بايد روشن و صريح باشند ، يعني بتوانند به درستي درونيات شما را به ديگران منتقل كنند .
مطلب را مختصر و مفيد بيان كنيد تا مخاطبين شوق شنيدن را از دست ندهند . تحقيقات نشان مي دهد كه آدمي تنها قادر است بين 5 تا 9 نكته را در آن واحد به ذهن بسپارد . پيام خود را تا آنجا كه مي توانيد كامل بيان كنيد .
براي درك ارتباط كلامي با مهارتهاي چهارگانه ارتباط كلامي (5) آشنا مي شويم .
«شنيدن و گفتن، خواندن و نوشتن» مهارتهاي چهارگانه ارتباط كلامي هستند كه آدميان به طور طبيعي به ترتيب زير آنها را آغاز مي‌كنند :

مهــارت و سـن شـروع
– گفتن / 2 سالگي
– شنيدن / 4 سالگي
– خواندن / 6 سالگي
– نوشتن / 8 سالگي

ما از زماني كه متولد مي‌شويم مي‌شنويم اما شنيدن بعنوان مهارت از زماني آغاز مي‌شود كه فرد تصميم مي‌گيرد و با اراده انجام مي‌دهد در اين زمينه بيشتر توضيح داده مي شود.

1-گفتن
سخن گفتن فن يا هنري است كه آدمي به وسيله آن بر ديگران تأثير مي‌گذارد. ديگران را ترغيب و اقناع مي‌كند و همواره در مراودات اجتماعي كاربرد دارد.
در اولين لحظه برقراري ارتباط شما با سلام و يا احوال پرسي قدرت بيان خود را نشان مي‌دهيد. اينكه چقدر با صلابت سلام كنيد يا از روي ترس يا ناراحتي و يا چيز ديگري، وضعيت روحي شما را نشان مي‌دهد.
گفتن در بين مهارتهاي چهارگانه بيشترين كاربرد را دارد و براي برقراري ارتباط مهم تلقي مي‌شود. لذا بايستي در هنگام سخن گفتن و يا سخنراني نكاتي را رعايت كنيم.

1. خوب گوش كردن ما را براي بهتر گفتن آماده مي‌كند.
   2. مطالعه كردن به ما فرصت مي‌دهد تا حرفي براي گفتن داشته باشيم.
   3. درباره آنچه اطلاعات نداريم اظهار نظر و صحبت نكنيم.
   4. از به كار بردن كلماتي كه معناي آن را نمي‌دانيم خودداري كنيم.
   5. به جز آغاز ارتباط سعي كنيد اگر از شما پرسش نشد درباره خودتان سخن نگوييد.
   6. هنگام گفتگو به ديگران نيز فرصت گفتن بدهيد.
   7. درباره آنچه علاقمند هستيد و اطلاعات داريد صحبت كنيد.
   8. سعي كنيد از نظرات بزرگان هنگام سخن گفتن نقل قول كنيد.
   9. در سخن گفتن از ديگران تقليد نكنيد.

2- شنيدن
سرچشمه بسياري از مشكلات روزمره، عدم توجه به سخنان ديگران است. چرا كه بسياري اوقات بدون اينكه بدانيم ديگري درباره چه چيزي سخن خواهد گفت فكر مي‌كنيم همه چيز را مي‌دانيم.
انديشمندان بزرگ بر اين باورند كه (دو بايد شنيد و يكي بايد گفت) از طرفي كساني كه خودشان را علم كل مي‌دانند، اهميت و ارزشي براي شنيدن قائل نيستند. در حاليكه «شنيدن، بهره‌مندي از دانايي تمامي افرادي است كه با آنان زندگي مي‌كنيم».
1. حال چگونه از اين مهارت بهتر و بيشتر بهره‌مند شويم :
2. بپذيريم كه ديگران حق حرف زدن و حرفي براي گفتن دارند.
3. از قطع كردن حرف ديگران خودداري كنيم.
4. همواره سعي كنيد فقط به حرف يك گوينده گوش فرا دهيد.
5. شنونده فعالي باشيد يعني آنچه را كه گوينده درست مي‌گويد تأييد نماييد.
6. اگر ابهامي درباره سخنان گوينده داريد سئوال كنيد.
7. براي كودكان و نوجوانان خيلي مهم است كه والدين آنان به سخنانشان گوش دهند.
8. گوش دادن يعني اينكه براي ديگران و حرف آنان احترام قائل هستيد.
3-خواندن
خواندن سومين مهارت ارتباطي است كه به طور طبيعي آدميان از 6 سالگي آن را شروع مي‌كنند، توانايي خواندن امتيازي است كه انسانها را به دو دسته باسواد و بيسواد تقسيم مي‌نمايد و مهارتي است كه اين فرصت را ايجاد مي‌كند تا ما بتوانيم از انديشه‌هاي انسانهاي بزرگ كه عمدتا” مكتوب است، بهره‌مند شويم.
واقعيت اين است كه ما چيزي درباره روش صحيح خواندن و مطالعه نمي‌دانيم و متأسفانه در مدرسه و دانشگاه هم چيزي راجع به چگونه درس خواندن به ما نياموخته‌اند. با اين حال نكات مهمي است كه به ما كمك مي‌كند تا با درست خواندن به سوي يكي از اساسي‌ترين نمادهاي خودشكوفايي يعني نوشتن حركت كنيم.
هر كس هر مطلب يا هر موضوعي را وقتي براي دومين بار مي‌خواند بهتر و عميق‌‌تر درك مي‌كند. بنابراين تكرار در مطالعه ابزاري مهم در يادگيري است.
براي مطالعه فعال، نوشتن نكات مهم در حين خواندن ضروري است. خواندن بدون يادداشت برداري علت مهم فراموشي است.
خواندن با خط كشيدن زير نكات مهم، حاشيه نوشتن، خلاصه‌نويسي و يادآوري دوام مي‌يابد. حتما” بايد در حال مطالعه خلاصه برداري كنيد.

پيش از مطالعه از صرف غذاهاي چرب و سنگين خودداري كنيد.
حداكثر زماني كه افراد مي‌توانند فكر خود را براي مطالعه روي موضوعي متمركز كنند 30 دقيقه است پس ازمطالعه 10 دقيقه استراحت كنيد.
پژوهشگران ثابت كرده‌اند اگر 30 درصد وقت خود را به خواندن و 70 درصد ديگر را به يادآوري اختصاص دهيد بسيار مفيدتر از آن است كه تمام وقت خود را به خواندن بگذرانيد. بهتر است پس از مطالعه، مطالب را به زبان خودتان بازگو نماييد.
خواننده بايد آنچه را مي‌خواند بفهمد
4- نوشتن
زبان و خط عمده‌ترين شيوه‌هاي ارتباط كلامي است و انسانها براي بيان احساسات بيشتر از زبان و براي ابراز افكار عمدتا” از خط ياري مي‌طلبند. توسعه علمي جهان نيز مديون اختراع چاپ است كه به تكثير و توسعه افكارو نوشته‌هاي آدميان انجاميده است.
اگرچه خوب نوشتن كار دشواري است و نوشتن سخت ترين مهارت ارتباطي است اما چگونه بهتر بنويسيم:

1- مدت كوتاهي قبل از آغاز نوشتن، درباره موضوع فكر كنيد.
2- نوشته كوتاه حداقل با بيش از 3 بخش «مقدمه، متن و نتيجه» تشكيل شود.
3- نوشته بلند حداقل بايستي داراي پنج بخش «تيتر، مقدمه، متن، نتيجه و منابع» باشد.
4-براي خوب نوشتن به طور گسترده مطالعه كنيد.
5-غلط انشايي و يا املايي در نوشته تأثير شگرف بر خواننده دارد.
6-از نوشتن كلماتي كه معناي آن را نمي‌دانيد، خودداري كنيد.
7-دقت كنيد نوشته‌ها از گفته‌ها تأثير جدي‌تر و ماندگارتري بر ديگران مي‌گذارد.
8-هميشه بايستي متن نوشته پس از اتمام نوشتن و قبل از ارسال به گيرنده يك بار خوانده شود.