آيا انبار كالاي شما تحت كنترل است ؟
متاسفانه ، كنترل موجودي كالا موضوع اساسي است كه بيشتر توليدكنندگان آمريكايي “بويژه بازار سطح مياني ” براي چيره شدن بر آن تلاش مي كنند. از آنجايي كه مشكلات يا به خاطر حجم كم موجودي كالا ويا به خاطر حجم زياد موجودي كالابه وجود مي آيند، لذا توليدكنندگان بايد آگاه باشند كه كنترل موجودي كالا فقط مديريت مواداوليه يا موضوع بخش انبار نيست . همه بخشها از قبيل دايره خريد، دريافت ،مهندسي ، ساخت و حسابداري به صحت روشها و مدارك موجودي كالا كمك مي كنند.
داده هاي نادرست موجودي كالا باعث تاخير در حمل ونقل ، توقف خط توليد، خريداشتباهي قطعات و نگهداري بيش ازحد موجودي كالا مي شود. صرفنظر از شركت توليدي “گسسته ، فرايندي ، مهندسي براساس سفارش ” به نظر مي رسد كه زمينه هاي كمبود مشابه يكديگر هستند. به اين فهرست نگاهي بياندازيد و به عمق كنترلهاي موجودي كالاي شركت خود توجه كنيد.
صورتهاي مواد
يكي از عوامل مهم هنگام بررسي سطوح موجودي انبار كالا صحت صورتهاي مواداست .
به موارد زير توجه كنيد:
صورتهاي مواد هرچند وقت يكبار بازبيني و به روز مي شوند؟
آيا صورتهاي مواد صحيح و دقيق هستند؟ آيا اين صورتهاي مواد دربرگيرنده مفهوم كلي مهندسي كالا مربوط به چندين سال قبل هستند يا اينكه قطعات و مونتاژهاي فرعي را كه عملا در كارخانه استفاده مي شوند را منعكس مي كند؟
آيا در صورتهاي مواد، مقادير هر مونتاژ و واحدهاي اندازه گيري تعيين شده اند؟
آيا مدت زمان دريافت كالاي خريداري شده ، ثبت گرديده است ؟
آيا ضايعات يا آب رفتگي محصولات موردتوجه قرار گرفته اند؟ صورتهاي موادي كه بادرنظر گرفتن محصول صددرصد ايجاد مي شوند در اكثر مواقع اشتباه هستند و منتهي به كمبود يا ازدياد مواد مي شوند كه علت آن هم استفاده نامناسب از قطعات است .
سياستهاي دريافت
سياست دريافت بايد مستند باشد و فعالانه اداره شود تا از دريافت به موقع كالا وپردازش منسجم تفاوتهاي مقداري “محموله هاي زياده ازحد، مرجوعي ها” اطمينان حاصل شود. به اين سوالات توجه كنيد:
آيا از اسناد دريافت و اطلاعات سفارش خريد براي تاييد صحت سفارش استفاده مي شود؟
آيا قبل از اينكه مواد خيلي مهم به انبار يا سالن توليد وارد شوند بازرسي كيفيت صورت مي گيرد؟
فرايند مواد برگشتي چيست ؟ چه كسي مسئول برگشتيها، بازرسي آنها و درصورت تاييد مسئول ثبت برگشت مواد در مدارك دائمي است ؟
وضعيت ATP “مقدار موجودي دردسترس و قابل تعهد”
ATP دقيقا همان چيزي است كه به نظر مي رسد. ATP آن مقدار از موجودي كالا است كه قبلا به يك سفارش مشتري يا به عنوان يك مونتاژ فرعي در يك واحد ديگر تعهد داده نشده است . زماني كه ATP شناخته شده نيست ، بسياري از توليدكنندگان يا موجودي كالارا تا سطحي انباشته مي كنند كه مطمئن شوند به اتمام نمي رسد و يا در سطوح خيلي كم موجودي عمل مي كنند. هر دو راه كار اشتباهي است . موجودي كالايي كه به اندازه كافي گردش نداشته باشد، دارائيهاي شركت را هدر مي دهد و به طور خطرناكي ، سطوح پايين وموجودي كالا ريسك كسري كالا را افزايش مي دهد، كه ممكن است باعث توقف خطتوليد شود. بهترين راه براي چك كردن نحوه استفاده و صحت ATP “AVAILABLE TO PROMISE” اين است كه مراقب كاركنان بخش دريافت سفارش باشيم .
اگر آنها مشتريان را در نوبت مي گذارند به منظور بازرسي فيزيكي وضعيت ذخيره ، به انبار برويد زيرا مشكلي وجود دارد.
تغييرات مهندسي
آيا تغييرات در اجزاي كالاي ساخته شده بازنگري مي شوند و آيا تاريخهاي موثر به همه بخشها بموقع ابلاغ مي شوند؟ به اين سوالات توجه كنيد:
آيا شركت شما از يك كميته تغيير مهندسي براي تجزيه وتحليل اهميت تغييرات پيشنهاد شده استفاده مي كند؟
قبل از اينكه يك مهندس يك قطعه را از رده خارج بكند ببينيد كه تغيير موردنظر چه اثري بر ساير زمينه هاي كاري شركت ممكن است داشته باشد.
آيا اطلاعيه هاي تغيير مهندسي تاريخهاي موثري را كه فعالانه اداره مي شوند رادربرمي گيريد؟ “در غير اين صورت ، خريداران ممكن است قطعات را مبتني بر مدارك تاريخيشان و طرحهاي قبليشان سفارش دهند.”
نتيجه چيزي جز سفارش قطعات به اشتباه “كه باعث ايجاد موجودي كالاي از رده خارج مي شود” و يا سفارش ندادن قطعاتي كه بايد خريداري شوند، نيست . يك هيات بازنگري مواد كه متشكل از افرادي از حوزه هاي حسابداري ، مهندسي ، ساخت وبازاريابي است را به كار بگيريد.
گزارش ضايعات
اگر قطعات درحين فرايند مونتاژ آسيب ببينند، آنگاه بررسي چگونگي صدور قطعات جايگزين شده ضروري خواهدبود. بسياري از شركتها به كاركنان خط توليد اجازه مي دهندكه به انبار كالا دسترسي باز داشته باشند و براي قطعات اضافي استفاده شده در يك فعاليت خاص به هيچ نوع ثبتي نياز نيست . دلائل متعددي وجود دارد كه همه قطعات استفاده شده در فرايند توليد بايد درقبال يك سفارش كاري مشخصي كنترل شوند. اول اينكه ، استفاده از قطعات اضافي ، سودآوري هر كاري را تحت تاثير قرار مي دهد و لذارديابي قطعاتي كه واقعا استفاده شده اند مهم است . دوم اينكه ثبت كردن استفاده واقعي قطعات شما را قادر خواهدساخت تا قطعات تعويض شده را از موجودي كالا، كم كنيد وبه اين وسيله توازنهاي دقيقتري از موجودي كالاي دردسترس را مي توانيد منعكس كنيد.
زمان دريافت كالا
صحت زمانهاي دريافت كالا از فروشندگان را روزآمد كنيد. بهترين فرد براي تعيين زمانهاي دريافت كالا، خريداران هستند و معمولا اين زمانها را بعداز اجراي سيستم MRPمي توان مشخص كرد. اما زمانهاي دريافت كالا هرچند وقت يكبار بازنگري مي شوند؟ وبطوركلي زمانهاي دريافت كالا در اكثر صنايع روبه كاهش هستند. زمانهاي دريافت كالابايد بطور دوره اي ارزيابي و تغيير داده شوند تا بتوان عملكرد واقعي فروشندگان رامنعكس كرد. زمانهاي نادرست دريافت كالا باعث بروز سفارشهاي ازدست داده شده مي شوند و علت آن نيز كسري كالا و كمبودهاست .
نشانه هاي سفارش مجدد
آيا نقاط ساكن سفارش مجدد و حداقل سطوح ذخيره سازي نشانه هاي استانداردي براي انجام سفارشات جديد هستند؟ اگر از نقاط سفارش مجدد استفاده مي كنيد از كجاخواهيد دانست كه چه موقع موادسفارش داده شده جديد مصرف خواهندشد؟ شايدمواد سفارش داده شده جديد براي چند روز، چندهفته و يا حتي ماهها قبل از اينكه مصرف شوند به شكل موجودي باقي بماند. شما چگونه افراد بخش خريد را ارزيابي مي كنيد؟ اگر ارزيابي عملكرد سالانه آنها تنها مبتني بر اجتناب از كمبودها باشد، احتمال خواهد داشت كه گردش موجودي كالاي شما كمتر از حد نرمال باشد. درعين حال آنها رامسئول سطح حداقل گردش كالا بسازيد. هر مديرعاملي بايد از صورتهاي حمل شبانه شركت آگاه باشد. شركتهاي بسياري به منظور حذف كسري كالا و تاخيرها به سفارشهاي شبانه به عنوان راه حلي موقتي روآورده اند. مشكلات ريشه اي اغلب اوقات در مسائل سيستمي نهفته است .
سيستم مكان ياب انبار
به همان اندازه كه انبارداري ساده به نظر مي رسد، به همان اندازه نيز شركتها در ارتباطبا برقراري و نگهداري انبار قطعات ضعيف عمل مي كنند. با دريافت و يا جابجايي اقلام موجودي كالا دانستن اينكه موجودي كالا بطور فيزيكي كجا واقع شده است ، اگرغيرممكن نباشد، مشكل خواهدبود. زماني كه بازيابي هر قطعه نياز به جستجو داشته باشد آنگاه بهره وري انبار تاحد زيادي كاهش مي يابد. براي موفقيت يك شركت توليدي نگهداري داده هاي صحيح موجودي كالا و داشتن يك انبار فيزيكي با كاركرد عالي ،بسيارمهم است . سياستها و رويه ها بايد بعداز اينكه جنبه هاي فيزيكي تحت كنترل قرارگرفتند ايجاد، اجرا، و نگهداري شوند. اين سياستها را مي توان توسط يك سيستم كامپيوتري كاملا يكپارچه پشتيباني كرد تا دسترسي فوري به همه مبادلات مربوط به موجودي كالا را فراهم سازد. دسترسي فوري به اطلاعات به كاركنان امكان بازبيني ومبارزه طلبي با رويدادها را به هنگام وقوع مي دهد، برخلاف اينكه آنها بخواهند اين بازبيني را مدتي بعداز وقوع انجام دهند. با وجود اين ، به خاطر داشته باشيد كه يك سيستم كامپيوتري يكپارچه راه حل مسئله نيست ، بلكه ابزاري است كه به منظور يافتن مسائل و موضوعهاي عميقتر استفاده مي شود.
موجودي كالا يك دارايي نيست
فراتر از زمينه هاي مسئله ساز كنترل موجودي كالا، توليدكننده ها خودشان با جابجايي و ايجاد موجودي كالاي بيش از اندازه باعث بروز مشكلات موجودي كالايشان مي شوندكه كار خود را نيز تحت عنوان خدمات كامل به مشتريان مطرح مي كنند. توليدكننده هااعمال خودرا با چشم پوشي از هزينه هاي نگهداري “هزينه سرمايه ، هزينه دزدي ، هزينه اقلام خارج از رده ، هزينه خسارت ، هزينه مواد گم شده ، هزينه انبارداري ، هزينه نيروي كارصرف شده و زمان كار ماشين ” مرتبط با مازاد موجودي كالا و تمركز بر هزينه هاي كسري “هزينه فرصت فروش ازدست رفته ، خدمات نامناسب به مشتريان ” موجودي كالا، توجيه مي كنند. با وجود اينكه ، تمايل كلي صنعت بيشتر به سمت سفارشهاي مكرر، مبتني برسليقه مشتري و سفارشهايي با حجم كوچكتر است ، توليدكنندگان گرايش دارند تا باساختن و پركردن انبارهايي كه امكان پاسخگويي به هر درخواستي را فراهم مي سازد به تقاضاي نامطمئن پاسخ بدهند. در عين حال توليدكنندگان مايلند كه هزينه واقعي يك ماشين ، سلول كاري ، يا خط توليد اضافي كه مي تواند انعطاف پذيري و ظرفيت كافي رافراهم كند را بدانند و اين درحالي است كه امكان كاهش موجودي كالا و فضاي انباربجاي افزايش آن وجود دارد. غالبا اين توليدكننده ها راه آسانتر را انتخاب مي كنند و بجاي اينكه به سراغ بهبود تواناييهاي توليدي خود بروند به ايجاد موجودي كالا روي مي آورند.
گردش موجودي كالا
يك راه پاسخ به اين سوال كه آيا يك سازمان موجودي كالاي بيش ازحد دارد يا خير،نسبت به گردش موجودي كالاست . اغلب اوقات گزارشهاي مالي كلي ، نسبت گردش موجودي كالاي كلي را كه همان نسبت هزينه كالاي فروش رفته به متوسط موجودي كالاي دردسترس است را ارائه مي كند. اما ابزار موثر اين است كه گردش موجودي كالا رابه اجزايش يعني گردش موادخام ، گردش كار در جريان ساخت و گردش موجودي كالاي ساخته شده تقسيم كنيم .
مثالي را درنظر بگيريد كه در آن هزينه كالاي فروش رفته برابر چهار ميليون دلار ومتوسط موجودي كالاي دردسترس برابر يك ميليون دلار “شامل موادخام 200 هزاردلار، كار در جريان ساخت 200 هزار و موجودي كالاي ساخته شده 600 هزار دلار”است . با وجود اينكه نسبت كلي چهار محاسبه خواهد شد، اما نتايج مربوط به موادخام ،كار در جريان ساخت و كالاي ساخته شده به ترتيب 20،20، و 6.7 محاسبه خواهدشد.بدين طريق اطلاعات كافي براي دستيابي به بزرگترين فرصت به منظور بهبود موجودي كالا وجود خواهد داشت . درميان اين سه نوع موجودي كالا، گردش ضعيف موجودي كالاي ساخته شده بدترين حالت است زيرا توليدكننده ها قبلا هزينه هاي مربوط به نيروي كار، ماشين آلات و سربار را متحمل شده اند. علاوه براين كالاهاي ساخته شده بعداز اينكه ساخته شوند انگيزه قوي را براي ازهم گسستن يا دوباره سازي فراهم مي كند. ازطرف ديگر، گردش موادخام نشانه خوبي براي ارزيابي عملكرد شركت و چگونگي كنترل زيربناي اساسي صورتهاي مواد خريد و فروشندگان را نشان مي دهد. ازمجموعه روشهاي ساده كمك بگيريد و ببينيد كه هرگونه بهبود فرايند كنترل موجودي كالا را از كجامي توانيد شروع كنيد:
نوع خط توليدي را تعيين كنيد;
براي عملكرد كنترل موجودي كالا معياري را برگزينيد;
استراتژي را تدوين كنيد “ساخت براي سفارش ، ساخت براي انبار كردن ، ساخت براساس پيش بيني “;
علل زيربنايي را از طريق بازنگري عملياتي تعيين كنيد;
فعاليتهاي اصلاحي را به اجرا درآوريد;
الف – طراحي يا بهبود فرايند
انبار و جريانهاي كار در جريان ساخت را بازنگري و تجزيه وتحليل كنيد;
فرايندهاي هيئت بازنگري خريد / مواد را بررسي كنيد;
به بازنگري فرايند ترخيص قطعات و اسباب كار بپردازيد;
ابزار، اطلاعات و سيستمهاي فيزيكي را فراهم سازيد;
سياستها و رويه ها را تنظيم كنيد;
كاركنان را آموزش دهيد;
مسئوليت مداوم به كاركنان بدهيد;
ب – توازنهاي اوليه ايجاد يا اعتباردهي كنيد
ج – توازنهاي دائمي و ATP را حفظ كنيد
د – طبقه بندي ABC براي موجودي كالا انجام دهيد
ه’ – براي اقلام گروه A شمارش دوره اي توسعه دهيد
و – روشي براي بازنگري مداوم فرايند “چه كسي ، چه چيزي ، چه زماني ، چگونه ” انتخاب كنيد
ز – علل ريشه مسئله را تصحيح كنيد
و به ياد داشته باشيد از آنجايي كه كنترل موجودي مستقيما بر خط عملياتي توليدكنندگان اثر
مي گذارد، هزينه چشم پوشي از آن بسيار زياد است . با تعهد مديريت به نگهداري سطوح صحيح موجودي كالا، و حمايت سياستها و رويه هاي جديدي بوسيله سيستم هاي كامپيوتري كاملا يكپارچه آسانتر خواهدبود كه بفهميم كي كافي ، كافي است .