آدمي بدون ارتباطات قادر به زنگي نيست. سلامتي و تندرستي انسان نيز وابسته به همين ارتباطات است و هر چه زمان بيشتر به جلو مي رود، برقراري ارتباط ميان انسانها بيشتر ضرورت مي يابد، ما شاهد آن هستيم که تکنولوژي ارتباطات به سرعت در حال توسعه است و مدت زمان زيادي نيست که با ظهور اينترنت ارتباط ميان انسانها در تمامي نقاط کره زمين چنان تسهيل شده است که ديگر دهکده جهاني يک انديشه درون ذهن نيست.
سازمان هايي که در اين شرايط به خدمات رساني مشغولند مي بايستي بسيار فعال و پر تحرک بوده و علاوه بر اينکه لحظه به لحظه بايد قابليت هاي خويش را افزايش دهند مي بايستي پاسخگوي نيازهاي جديد خدمات گيرندگان خود نيز باشند. آن دسته از سازمان هاي بزرگ که داراي حرکتي کند بوده و قادر به تطابق خويش با شرايط حاضر نيستند محکوم به نابودي هستند.
شکل گيري تيم هاي کاري فعال مي تواند در دل سازمانها شروعي براي پاسخ گويي به اين نياز جديد باشد. افراد در دل تيم هاي کاري هدفمند، قادرند سريع تر تصميم گيري کرده و نسبت به تغييرات زمانه سريعتر واکنش نشان دهند و با اصلاح سريع امور، به راه خويش ادامه دهند. هماهنگي تيمهاي کاري با اهداف سازمان به همراه استقلال عمل مي تواند راه حل خوبي براي شرايط جديد باشد.
دو عامل مي تواند در ايجاد انگيزش در افراد بسيار موثر باشد.
- ادراک کفايت
- استقلال عمل
اين دو عامل مي تواند در يک تيم کاري به راحتي نمود يابد.
توانمندي افراد به راحتي در يک تيم ظهور مي يابد و مورد تحسين واقع مي شود. و اين مي تواند احساس ادراک کفايت را در افراد زنده نمايد و از طرفي بعلت استقلال عمل تيم و تقسيم وظايف در بين افراد، يک عنصر تيم به راحتي مي تواند در يک تيم تصميم گيري کرده و در امور دخالت مستقيم داشته باشد و نتايج اعمال خود را به سرعت ببيند و اين خود عامل انگيزشي بسيار مهمي براي افراد است و متاسفانه در سازمانهاي بزرگ و داراي بروکراسي گسترده اين اتفاقات به راحتي رخ نمي دهد و گويي افراد در يک شبکه تارعنکبوتي گرفتار شده و آزادي عمل آنها محدود مي شود و توانمندي فرد نيز به راحتي به چشم نمي آيد و در نهايت فرد ترجيح ميدهد که نظاره گر باشد و فقط در شرايطي که از او خواسته مي شود، عکس العمل نشان دهد. البته شکل گيري يک تيم کاري موفق نيز به راحتي ميسر نمي شود و نيازمند يک تلاش جدي است.
براي آشنايي در خصوص مراحل شکل گيري يک تيم کاري از ديدگاه توکمن و رابينز به زبان ساده مي توان به موارد زير اشاره نمود.
مرحله اول يا مرحله شکل گيري تيم :
هنگامي که تصميم گرفته مي شود يک تيم ايجاد شود، ابتدا از افراد دعوت به عمل آمده که به دور هم جمع شده و درخصوص برپايي يک تيم کاري به بحث و تبادل نظر بپردازند. شرکت کنندگان در تيم به علت اينکه هنوز به عمق مباحث وارده نشده و نسبت به شخصيت يکديگر شناخت کمي دارند در بيان ديدگاهها و نظرات محتاطانه عمل مي کنند و از طرفي رفتاري مودبانه دارند. خيلي از افراد علاقمندند که بدانند چرا بايد اين تيم شکل بگيرد؟ و در صورت شکل گيري، چه فوايدي براي آنان دارد و يا چه مشکلاتي براي آنان ايجاد مي کند؟
در اين مرحله، رهبري گروه از حساسيت ويژه اي برخوردار است و او بايد از توانمندي بالا برخوردار بوده و قادر باشد اعضاي تيم را هدايت کند و از اهميت شکل گيري تيم و نقشي که افراد مي توانند بر عهده داشته باشند. آنان را آگاه سازد. او بايد آينده گري خوبي در زمينه نتايج شکل گيري تيم داشته باشد.
ضعيف بودن رهبري تيم باعث مي گردد که تيم نتواند به سمت شکوفا شدن پيش برود. رهبر تيم بايد از قابليت هاي علمي و مهارتي بالايي برخوردار بوده و فردي ارتباط گر باشد تا بتواند تعامل بسيار خوبي را در تيم برقرار کرده و به راحتي به سئوالات اعضاء پاسخ گويد. همچنين او بايد از صلاحيت هاي اخلاقي بالايي برخوردار باشد تا بستر اعتماد را ميان اعضاي تيم پديد آورد، در صورتي که رهبر تيم از اقتدار خوبي برخوردار نباشد، احتمال از هم پاشيدن تيم وجود دارد.
مرحله دوم : مرحله توقاني
هنگامي که با درايت رهبر تيم، به بسياري از سئوالات اعضاء پاسخ داده شد و زمينه هاي لازم براي تبادل نظر بين اعضاء پديد آمد. آرام آرام اعضاي تيم نسبت به يکديگر شناخت پيدا کرده و اعتماد بيشتري بدست مي آورند و جرأت آن را مي يابند که نظرات خود را با صراحت بيشتر بيان کنند. اکنون رفتار مودبانه کمي رنگ مي بازد و افراد در بيان نظرات جسارت بيشتري از خود نشان مي دهند. افراد تشويق شده اند که با بيان صادقانه خويش ديدگاههاي اعضاء را به نقد بکشند و حتي در مواردي با ديدگاههاي رهبر تيم نيز مخالفت کنند.
پيش بيني مي شود که در اين مرحله مبارزه طلبي و تضاد در گروه افزايش يابد. ارتباطات در دل تيم ضعيف است.
اعضاي تيم سوالات مختلفي را در زمينه مسووليت ها، تصميم گيريها و اقداماتي که بايد انجام شود مطرح مي کنند و خواهان پاسخ قانع کننده هستند.
رهبر تيم همچون معماري است که در حال بنا نهادن ستونهايي است که در نظر دارد در آينده بناي تيم را روي آنها استوار سازد.
در مرحله توفاني تيم، تضاد در گروه نمود بسيار زيادي دارد و اگر نتوان اين تضاد را به خوبي مديريت نمود احتمال پاشيده شدن تيم و يا طولاني شدن اين مرحله وجود دارد. لذا پيشنهاد مي گردد رهبر تيم در زمينه حل تضاد در تيم داراي مهارت کافي باشد تا بتواند با همفکري اعضاء اين مرحله را پشت سر بگذارد. در صورتي که تضاد به خوبي مديريت شود اعضاي گروه تجربيات بسيار با ارزشي کسب مي کنند و بر عکس ناتواني در مديريت تضاد، چه بسا باعث از هم پاشيده شدن تيم مي گردد.
عواملي که زمينه ساز تضاد در تيم ها هستند عبارتند از:
کمبود مهارت هاي ارتباطي، فقر اطلاعات، ديدگاههاي نادرست، کم توجه اي به نظرات ديگران، نيازها و ارزش هاي فردي ، تجربيات کم و برنامه ريزي ضعيف .
مرحله سوم يا مرحله ضابطه مندي :
توانمندي رهبر تيم باعث خواهد شد که اعضاي تيم به مرحله سوم راه يابند.
از اتفاقات مهمي که در اين مرحله رخ مي دهد، گذر ابرهاي توفاني از بالاي سر تيم و آرام شدن آسمان آبي تيم است.
افراد در کنار هم احساس آرامش داشته و از اينکه در کنار يکديگر مشغول کارند، رضايتمند هستند، آنها دوست دارند مشکلات موجود در تيم را برطرف کنند و به بحث و تبادل نظر بپردازند و به همين خاطر به يکديگر بازخوردهاي سازنده مي دهند و تلاش مي کنند در جهت رشد يکديگر بکوشند.
اکنون همه به دنبال آن هستند که استانداردهاي لازم در تيم تدوين شود. هدفها به روشني مشخص شوند. آن گونه که اعضاي تيم با وظايف تعيين شده بتوانند فعاليت نمايند.
در اين مرحله تلاش ها در جهت ضابطه مندي در تيم است. تا افراد بر اساس اصولي مشخص بتوانند مسير خود را هماهنگ طي کنند يکي از اتفاقاتي که در اين مرحله رخ مي دهد آن است که اقتدار گرايي رهبر تيم کاهش مي يابد و گويي اين قدرت رهبري به آهستگي در بين اعضاي گروه پخش مي شود و اکنون تک تک اعضاء مي توانند بر اساس ضابطه منديهاي مشخص شده و با ارائه طريق هاي ارزشمند تيم را به سوي هدف، هدايت نمايند.
مرحله چهارم يا مرحله کار و تلاش :
در اين مرحله اعضاي تيم فعالانه تلاش مي کنند و اشتياق و همکاري براي رسيدن به هدف در تيم بالاست.
انگيزش دروني افراد رشد کرده است و اعتماد و اطمينان در تيم حاکم شده است. تمامي اعضاء به دنبال آنند که کيفيت کار را افزايش دهند و رهبري تيم در وجود تمامي اعضاي تيم نهادينه شده است و تعاملات و تصميماتي که گرفته مي شود، تيم را به سوي هدف و ماموريت هدايت مي نمايد و اين مرحله اي است که اگر يک تيم به آن دست يابد با گذر زمان تکامل مي يابد و مي تواند به گروهي هدفمند و تاثير گذار تبديل شود که علاوه بر آنکه زمينه رشد و تحول تيم را فراهم مي کند، مي تواند ثمرات ارزشمندي را در جامعه يا سازمان به همراه داشته باشد و گاهي نيز تيم ها ممکن است در مرحله تکاملي خويش به جايگاهي دست يابند که بار ديگر پوسته پاره کرده و در ساختار جديد به فعاليت هاي خود ادامه دهند که در اين مرحله تيم از هم پاشيده مي شود و ساختار جديد از دل آن روييده ميشود که مي تواند تاثيرات بيشتري در پي داشته باشد و يا آنکه به اهداف نهايي تعيين شده دست يابد و به ماموريت خويش پايان دهد و بار ديگر ماموريتي جديد را آغاز نمايد.