در بحث انبارداری اولین مورد قابل توضیح بحث موجودی ها می باشد .
موجودی های مواد و كالا شامل موجودهای مواد اولیه ، كالای در جریان ساخت و كالای ساخته شده است كه توسط واحد تجاری برای مدت كوتاهی قبل از اینكه از طریق فروش به پول تبدیل گردند ، نگهداری می شوند . موجودی ها یكی از فعالترین عناصر عملیاتی واحد تجاری است كه در ترازنامه و صورت حساب سود و زیان ارائه می گردد . موجودی ها نه تنها از نظر مدیریت بلكه از نظر صاحبان سهام كه نسبت به آگاهی از هر گونه تغییر عمده در وضعیت مالی علاقمند باشند نیز اهمیت خاص دارد.
سرمایه گذاری یك واحد تجاری در موجودیهای مواد و كالا بخش عمده ای از دارائیهای جاری آن را تشكیل می دهد ، بنابراین حفظ تعادل در سرمایه گذاری در موجودیها نیاز به برنامه ریزی و كنترل دقیق دارد ، زیرا نگهداری موجودیهای مازاد بر میزان مورد نیاز موجب افزایش هزینه های نگهداری این گونه اقلام از طریق ایجاد زیان ناشی از ضایعات ، اشغال فضای انبار و ركود بخشی از سرمایه واحد تجاری خواهد شد .
از طرف دیگر ، نبود یا كمبود موجودیهای مواد و كالا به میزان كافی ممكن است موجب ایجاد وقفه در تولید ، افزایش هزینه های آماده سازی ماشین آلات و افزایش هزینه های سفارش گردد . میزان سرمایه گذاری در موجودیها با توجه به شرایط موجود ، نوع صنعت و ویژگی واحد تجاری متفاوت است . موجودیها به دو طربق بر سلامت مالی واحد تجاری تاثیر می گذارند . از یك طرف چون موجودیها جزء دارائیها محسوب می شوند ، بنابراین بعنوان ارزشهای ذخیره شده ارائه می گردند كه بعد از فروش به درآمد و سود تبدیل می گردد .
از طرف دیگر موجودیها غالباً سرمایه گذاری عمده می باشند و منابع مورد نیاز برای سرمایه گذاری در این گونه اقلام از طریق ارزش ویژه یا ایجاد بدهی تامین می گرد، بنابراین میتوان نتیجه گرفت كه :
میزان موجودیها تاثیر مستقیم بر بازده سرمایه گذاری دارد . هنگامی كه سرمایه گذاری در موجودیها افزایش می یابند بازده سرمایه گذاری بدلیل افزایش هزینه های تامین مالی كاهش می یابد ، بنابراین نگهداری موجودیها به میزان بیش از سطوح مورد نیاز تاثیر منفی مضاعف بر بازدهی و سرمایه گذاری دارد .
مدیریت و كنترل موجودیهای مواد و كالا از اهمیت ویژه ای برخورداردار است و برای دستیابی به اهداف زیر ضروری است :
1) تولید با حداكثر كارائی
2) تامین نیازهای مشتریان از نقطه نظر كیفیت كالا و تحویل به موقع
3) نگهداری میزان موجودیها در سطوح منطقی و اقتصادی بمنظور جلوگیری از ركود بخشی از سرمایه واحد تجاری در این گونه دارائیها .
4) به حداقل رساندن هزینه های نگهداری موجودیها .
5) به حداكثر رساندن سود طی دوره مالی
سیستم كنترل موجودیها ( انبارداری ) شامل مجموع روشهائی است كه از زمان و مقدار سفارش مواد و كالا را مشخص می كند . روشهای مزبور با توجه به مدارك ثبت موجودیها ، سیستم ثبت دستی یا سیستم مكانیزه متفاوت خواهد بود كه در این جریده هر دو سیستم را مورد مطالعه قرار خواهیم داد .
در بخشهای مختلف این تحقیق روشهای انبارداری دستی و ماشینی بطور تفصیل بررسی و راهكارهای لازم ارائه خواهد شد . در فصل اول بیشتر به مسائل كلی انبارداری و محاسبات مربوط به آنرا و همچنین روشهای انبارداری را توضح خواهیم داد . در فصل دوم یك واحد تجاری را موشكافی خواهیم كرد تا از كارائی و بهره وری سیستم اطلاع دقیقی داشته باشیم و در فصل سوم موضوعاتی راجع به مزیتهای سیستم ماشینی را خواهیم آورد . در فصل چهارم نرم افزارهای موجود و امكاناتی كه در Delphi موجود است برای یك سیستم انبارداری ارائه خواهیم كرد . در فصل آخر نیز نتایجی كه از نرم افزار تولید شده توسط Delphi می باشد را توضیح می دهیم . [1]
1) اصول كلی كنترل موجودی ها
سیستم كلی موجودی ها صرف نظر از اندازه واحد تجاری ، تابع یك چرخه اصلی مشخص است . این چرخه با تعیین نیازمندیهای تولید آغاز و با تامین تقاضاهای مشتریان تكمیل می شود . اصول كلی كنترل موجودی ها را می توان به شرح زیر خلاصه كرد :
1- درواحدهای تجاری كد دایره خرید وجود دارد .
هیچ یك از قسمتهای واحد تجاری نباید بدون اعطاء و اجازه دایره خرید ، اقدام به خرید یا ایجاد تعهد برای واحد تجاری نماید .
2- انبار باید از قبول كالاهاییكه قبلاً سفارش نشده یا منطبق با سفارش خرید نیست ، خودداری كند .
3- بهای كالای خریداری شده باید پس از حصول اطمینان از دریافت كالای مربوطه توسط واحد تجاری و بر اساس نرخ و مبالغ توافق شده قبلی پرداخت شود .
4- كنترل های كافی نسبت به مقادیر كالاهایی كه در انبار نگهداری می شود از طریق سیستم های مناسب انبارداری اعمال گردد .
5- مقادیر اقلامی كه توسط قسمتهای مختلف واحد تجاری مصرف می شود پیوسته كنترل شود .
6- تعادل مناسبی بین میزان سرمایه گذاری در موجودی ها و هزینه های سفارش كالا ، نگهداری موجودی ها و زیانهای ناشی از توقف تولید یا از دست دادن فرصتهای فروش ، در نتیجه كمبود موجودیهای مواد و كالا وجود داشته باشد.
2) حفاظت از موجودی ها
ضرورت حفاظت از موجودی های مواد و كالا در واحدهای تجاری مختلف دلایل متفاوت داشته و به نوع ارزش ، وزن ، اندازه ، كاربرد و قابلیت فروش مجدد موجودی ها بستگی دارد .اقلام كم ارزش كه ممكن است مصارف شخصی نیز داشته باشند نیاز به اعمال كنترلهای اضافی دارد ، در حالی كه اقلام گرانبها از قبیل ریخته گیری بدلیل اندازه و وزن و محدودیت در كاربرد معمولاً نیاز به كنترلهای زیادی نخواهند داشت.
واحد تجاری می تواند برای حفاظت از موجودیهای خود از طریق تدوین و اجرای مقرراتی در مورد انبارها و بررسی مستمر عملیات انبارها اقدامات پیشگیری را بعمل آورند . برخی از این گونه اقدامات پیشگیری در مورد عملیات انبارها به طور خلاصه به شرح زیر است : [1]
1- ممنوعیت یا محدودیت در ورود و دسترسی افراد غیر مجاز به محدوده انبارها.
2- قفل كردن درب انبارها در ساعات غیر كاری .
3- شمارش ، توزین یا اندازه گیری كلیه اقلام دریافت شده و كنترل دقیق آنها با سفارشهای خرید یا سایر مدارك كه در هنگام دریافت كالا در دسترس
می باشند .
4- كنترل مستقل اقلام وارده به انبار از لحاظ تعداد ، وضعیت و مشخصات .
5- وجود درخواست كالا نسبت به كلیه اقلامی كه باید از انبار خارج شود .
6- نگهداری اقلام گرانبها در محوطه و قفسه هایی كه بتوان آنها را بطور كامل محصور یا قفل كرد .
7- كنترل و شمارش ادواری موجودیها و مطابقت با مدارك مربوطه .
8- بررسی مصارف غیر عادی ، كسری های احتمالی و مصارف تاثیر نشده.
9- كنترل ادواری برگهای درخواست كالا از انبار از لحاظ معتبر بودن امضاهای مجاز برای دریافت كالا از انبار .
3) انبارداری و عملیات روز مره آن .
همانطور كه اشاره شد در اغلب موارد بخش قابل توجهی از وجه واحد تجاری صرف سرمایه گذاری در موجودیهای كالا می شود و آن گروه از واحدهای تجاری كه فاقد روشهای انبارداری منظم و مطمئن هستند ممكن است زیانهای عمده ای از این طریق متحمل شوند .
به طور مثال در این گونه واحدهای تجاری از یك طرف به علت نبود موجودهای كافی ممكن است وقفه های زیانبار در تولید بوجود آید و یا برای جلوگیری از بروز این قبیل وقفه ها اقدام به خریدهای عجولانه و سریع شود كه این موضوع نیز به افزایش هزینه های تولید منجر می گردد و از طرف دیگر نگهداری موجودیها به میزانی بیش از حد مورد نیاز موجب ركود بیش از حد سرمایه در موجودیها و افزایش هزینه های ناشی از انبار كردن مواد و نایابی آنها شود .
در اكثر واحد های تجاری كوچك و در پاره ای اوقات حتی در واحدهای تجاری بزرگ اهمیت حسن اداره انبارها نادیده گرفته می شود و به این موضوع كه به هر حال اقلام انبارداری ارزش نقدی معادل قیمت خرید می باشند ، توجه نمی شود . حیف و میل مواد ، فاسد شدن انها و عدم توجه در جابجایی و نقل و انتقالات و حفظ و حراست از آنها به تقلیل سود و یا حتی ممكن است به ایجاد زیان منجر گردد ، بنابراین احداث انبارهای مجهز و اداره آنها طبق روشهای صحیح یكی از شرایط ضروری استفاده كامل از یك سیستم حسابداری صنعتی است .
4) سازمان و محل انبار
سازمان انبارهای واحدهای تولید با توجه به نوع صنعت ، سطح فعالیت ، خط مشی های صاحبان و مدیریت واحد تجاری متفاوت خواهد بود ، اما به طور كلی می توان انبارها را از لحاظ سازمانی به دو نوع تقسیم كرد :
الف : انبارهای مركزی
ب : انبارهای فرعی
محل انبارها باید طوری انتخاب شود كه حداكثر كارایی و سرعت عمل را ممكن سازد . انبارها باید حتی المقدور نزدیك به محل دریافت و ارسال كالا باشد تا هزینه های نقل و انتقال به حداقل تقلیل یابد . در عین حال انبارها باید در مكانهایی احداث شوند كه به آسانی در دسترس باشند .
كلیه قسمتها و به خصوص قسمتهایی كه مواد سنگین یا پر حجم مصرف می شوند ، قرار داشته باشد . در كارخانه های بزرگ كه تعداد دوایر آنها زیاد است انبارها را نمی توان در محل هایی قرار داد كه هم به دایره دریافت كالا و هم به كلیه دوایر مصرف كننده نزدیك باشند تا تحویل مواد به آسانی میسر گردد . به همین دلیل به این گونه موارد ایجاد انبارهای فرعی مناسب برای تحویل مواد به قسمتهای بخصوص كارخانه معمولاً ضروری است .
در این قبیل وضعیتها انبار مركزی مواد و قطعاتی را كه در هر یك از انبارهای فر عی برای تحویل به حوزه عمل خود لازم دارند ، هر چند وقت یكبار به آن انبارها صادر كند ، در چنین شرایطی حتماً باید كمك انباردارها در مقابل انبار دار كل مسئول باشند .
5) ایمنی انبارها
اولین اقدام در جهت بهبود سیستم كنترل كارآمد موجودیها ، محدود كردن دسترسی و ورود افراد غیر مجاز به اقلام موجود در انبار و محدوده انبار است . این موضوع حتی می تواند به مفهوم مصدر كردن محدوده انبارها از طریق حصار سیمی و آهنی و گذاشتن درب آهنی با قفل نیز باشد .
كنترل اقلام وارده و صادره و وجود انبار محصور از جمله موارد اساسی برای اجرای یك برنامه شمارش صحیح و موفق موجودیهاست . امكان دسترسی افراد غیر مجاز به موجودیها نه تنها امكان تغییر در میزان موجودی را بدون استفاده از مدارك مثبت فراهم می سازد ، بلكه مسولیت صحت اقلام موجودی را ، كاركنان انبار نمی توانند تقبل كنند .
به منظور حصول اطمینان از این كه تمامی مدارك واسناد انبار به موقع و به گونه ای مناسب مورد استفاده قرار می گیرند و اشتباهات در موجودیها به موقع و سریعاً مورد بررسی و رفع می گردند ـ لازم است كوششهایی كه در این زمینه بعمل می اید هماهنگ شود ـ
كنترلهای كارآمد باید مستقر ، تحكیم و بكار گرفته شوند ، بطوری كه كاركنان انبار و سایر قسمتهای واحد تجاری نسبت به آثار با اهمیت اشتباه در موجودیها آگاه شوند و به افراد غیر مسئول نباید اجازه داده شود در فعالیتهای مربوط به موجودیها یا انجام تعدیلات مربوط در مدارك موجودیها دخالت كنند .
6) سازمان داخلی انبارها
كلیه موجودیهای مواد و كالا باید تحت اختیار و ابواب جمعی یك نفر مسئول بعنوان انباردار باشد . این شخص باید در زمینه روشهای انبارداری مجرب و آزموده باشد و شایستگی اداره عملیات انبار را دارا باشد .
اهم وظایف و مسولیتهای انباردار را می توان به طور خلاصه به شرح زیر بیان نمود :
تمیز و مرتب نگه داشتن انبارها .
دریافت اقلام وارده به انبار پس از حصول اطمینان از مطابقت آنها با مشخصات مندرج در برگ سفارش كالا و برگ رسید .
استقرار كالا در جای مناسب و صحیح در انبارها .
مقابله مانده های كارتهای انبار با موجودیهای واقعی انبار .
ارسال تقاضای خرید كالا به اداره خرید در مواقعی كه نیاز به تجدید سفارش بعضی از كالاها است .
جلوگیری از ورود اشخاص غیر مجاز به داخل انبارها .
صدور مواد از انبار در مقابل حواله های انبار كه دارای امضای مجاز باشند .
تهیه گزارش مواد و كالاهی معیوب ناباب و كم مصرف جهت اطلاع مدیران.[1]
7) طبقه بندی و كد گذاری موجودی ها
در واحدهای تولیدی بزرگ كه تعداد و تنوع اقلام كالاهای مصرفی زیاد است معمولاً برای هر یك از اقلام انبار ، یك شماره رمز یا علامت اختصاری تعیین
می شود تا به جای اسم و مشخصات فنی آنها به كار رود .
استفاده از شماره های رمز ، كار كلیه اشخاصی را كه با انبار سرو كار دارند سریع تر و دقیق تر می كند ، به طوری كه می توان گفت دراین قبیل واحدهای تجاری تنظیم فهرست شماره های رمز كالا یكی از اقدامات ضروری اولیه برای كنترل موجودیهای مواد و كالا و شكل دهی حسابداری انبار به شمار می رود . تنظیم فهرست باید با دقت انجام گیرد تا از یك طرف كدهایی كه برای انواع مختلف یك كالا تعیین
می شود وجه مشتركی با یكدیگر داتشه باشند و از طرف دیگر از بكارگیری رمزهای نزدیك به هم برای اقلام متفاوت خودداری شود تا حتی المقدور از بروز اشتباهات جلوگیری گردد .
برای كد گذاری اقلام موجودی می توان اقلام انبار را با حروف یا اعداد یا تركیبی از حروف و اعداد مشخص نمود .در روشی كه بیش از همه متداول است و ان را سیستم اعشاری می نامند ، كلیه اقلام كالا فقط بوسیله اعداد مشخص می گردند . این سیستم برای بكارگیری در زبان فارسی كه اغلب حروف ان متحدالشكل هستند و امكان اشتباه ان با یكدیگر زیاد است مزیت دارد .
به علاوه این روش در سیستمهای ماشینی مناسب تر از تركیب حروف و اعداد است
ـ سیستم انتخابی برای كد گذاری موجودیها باید قابل بسط ، دقیق ، مختصر ، مناسب راحت ، با مفهوم و عملی باشد ]1[
8) تكنیك های كنترل و مدیریت موجودی ها
مدیریت موجودی ها شامل تدوین و اجرای خط مشی های سیستم ها و روش هایی است كه اتخاذ آنها می تواند جمع هزینه های مرتبط با تصمیمات مربوط به موجودیها و وظایفی نظیر تامین نیازهای مشتریان ، برنامه ریزی تولید ، خرید، حمل و نقل و امثالهم را به حداقل برساند .
بنابراین زمینه مدیریت موجودی ها وسیع است و بر بسیاری از فعالیتهای واحد تجاری اثر می گذارد ، از طرف دیگر ، كنترل موجودیها اساساً در ارتباط با اجرای خط مشی ها سیستمها و روشهای استقرار یافته می باشد . مثلاً فعالیتهای كنترل موجودیها ممكن است شامل نگهداری مدارك و گزارشهای مربوط به موجودیها ، مراحل تهیه و صدور درخواستهای خرید مواد و شمارش موجودی ها باشد .
تكنیك های مختلف كنترل موجودی ها را كه در این قسمت مورد بحث قرار می گیرد ، می توان از جمله تكنیك های عملی نام برد كه در بسیاری از واحد های تجاری به طور موفقیت آمیزی مورد استفاده قرار گرفته اند . در حالی كه برخی از تكنیكهای كنترل موجودی ها برای بسیاری از واحدهای تجاری بزرگ با ارزش و واجد اهمیت است ، لزوماً به وضعیت كلی و عمومی موجودیها قابل اعمال و یا از نظر اقتصادی عملی نیست ، زیرا این تكنیك ها غالباً بر برخی مفروضات و نیازهای خاص مبتنی می باشد . باید توجه داشت كه بكارگیری تكنیك های پیچیده لزوماً به خودی خود به سیستم مفید و موثر مدیریت موجودی ها منجر نخواهد شد.
در بیشتر موارد نبود اطلاعات صحیح و به موقع مزایای بكارگیری تكنیكهای كنترل موجودی را از بین می برد . علاوه بر این ، مشكل بالقوه این است كه تكنیكهای پیچیده كنترل موجودیها ممكن است به دلیل عدم درك مفاهیم اصلی این تكنیكها توسط مدیریت یا كاركنانی كه با كنترل موجودیها سرو كار دارند به نحوی درست به كار گرفته و اعمال شود .]1[
9) سیستم ثبت دائمی
در سیستم ثبت دائمی موجودیها بعد از هر بار دریافت یا صدور كالا از انبار ، مانده جدید موجودی در دفاتر و مدارك موجودی (كارت انبار و كارت حسابداری انبار) تعیین و ثبت می شودتا كنترل موجودیها به كمك این مدارك تسهیل و از صرف وقت و هزینه هایی كه لازمه رسیدگی كلی به موجودی انبارها است ، جلوگیری گردد .
مانده هر یك از كارتهای موجودی باید با مانده ای كه كارت انبار برای همان موجودی نشان می دهد ، مطابقت كند و مانده های این مدارك ، ثبت عملیات انبار باید در فرصتهای مناسب دیگر مقابله و با موجودیهای واقعی اقلام مربوط مقایسه گردد .
در واحدهای تجاری بزرگ معمولاً یك سیستم رسیدگی مستمر و مرسوم بر قرار
می شود تا بطور مرتب تعدادی از اقلام توسط انباردار و كاركنان حسابرسی داخلی شمارش گردد و با مانده های كارتهای موجودی انبار ( انبار و حسابداری) مقابله شود و اختلافات موجود بین آنها مورد رسیدگی قرار گیرد .
مزایای عمده سیستم ثبت دائمی :
1- در صرف وقت و هزینه هایی كه لازمه رسیدگی به كلیه موجودیهای مواد و كالا به میزان قابل توجهی صرفه جویی می شود .
2- كلیه اقلام انبار یك به یك تحت كنترل مستمر قرار می گیرند .
3- كسری و اضافی اقلام انبار به آسانی كشف می شود و غالباً برای جلوگیری از تكرار آنها بدست می آید .
4- مقایسه مداوم موجودیهای انبار با مانده های مدارك انبار اثر روانی بر متصدیان انبار خواهد داشت و آنها در انجام وظایف خود دقیق تر و از ارتكاب جریانهای سوء برحذر می دارد .
5- انبار دار وظایف خود را در ارتباط با نگهداری مطلوب موجودیها به سهولت انجام می دهد ، زیرا مرتباً با مراجعه به مدارك انبار از وضعیت موجودی كلیه اقلام مطلع می گردد .
6- از زیانهای ناشی از نگهداری موجودیهای مازاد بر نیاز جلوگیری خواهد شد .
7- برای كنترل موجودی انبار نیاز به توقف عملیات تولیدی برای مدت طولانی نخواهد بود.]1[
10) تعیین با صرفه ترین مقدار برای نگهداری موجودی ها
بطور كلی برای تعیین مقدار موجودیهایی كه باید نگهداری شود دو روش به شرح زیر وجود دارد :
روش دفعات گردش موجودیها .
روش حداقل جمع هزینه های سفارش و نگهداری موجودی .
الف : روش دفعات گردش موجودی ها
اولین اقدام در جهت شناسایی مسائل و مشكلات مربوط به موجودیها و بهبود كنترل آنها ، شناسایی سطوح موجودیها و هزینه های مرتبط با آن و با توجه به حجم فعالیت واحد تجاری ، این امر با بررسی صورتهای مالی واحد تجاری گردش موجودیها است .
مقایسه گردش طبقات مختلف و اجزاء هر طبقه از موجودیها به منظور شناسایی موجودیهایی كه با سرعت معمول از انبار صادر و مصرف نمی شوند ، یكی از شیوه های مفید كنترل موجودی های كالاست. به این ترتیب ، مدیریت می تواند از ركود سرمایه در موجودی های كم مصرف جلوگیری كند ، چنانچه اقلامی برای جلوگیری از انباشت موجودیهای كم مصرف و نایاب به عمل نیاید .
ممكن است یك قلم از كالایی برای مدتی طولانی از نظر دور بماند .مقایسه متوسط موجودی انبار با جمع كالاهای صادره از انبار كه معرف تعداد دفعات تجدید موجودی درسال می باشد ، به عنوان دفعات گردش موجودی انبار شناخته می شود. دفعات گردش موجودی از رابطه زیر محاسبه می گردد:
معمولاً هیئت مدیره واحد تجاری با توجه به تجارب گذشته و پیش بینی شرایط آتی، برآوردی برای دفعات گردش موجودیها تعیین می كند و سپس طی سال ارقام واقعی مربوط به گردش موجودیها با آن مقایسه می شود .
اگر چه روش دفعات گردش موجودیها در بسیاری از واحدهای تجاری بكار گرفته می شود ، اما از لحاظ تئوری به دلیل ملحوظ نداشتن هزینه های سفارش ، خرید، تخفیفات نقدی و تجاری خرید ، صرفه جوییهای احتمالی در هزینه های حمل و هزینه های نگهداری موجودیها منطقی به نظر نمی رسد ، زیرا ممكن است در برخی موارد وجود تعداد دفعات كمتر از حد پیش بینی شده در مورد برخی اقلام به
صرفه باشد .
ب: روش حداقل جمع هزینه های سفارش و نگهداری موجودی
باصرفه ترین مقدار سفارش عبارت است از میزان كالایی كه باید در یك زمان به منظور به حداقل رساندن هزینه های سالانه موجودیها ، سفارش داد . اگر یك واحد تجاری خریدهای خود را به طور عمده انجام دهد ، هزینه نگهداری موجودیها بدلیل سرمایه گذاری بیشتر در موجودی ها افزایش خواهد یافت .
اگر خریدها به دفعات به صورت جزئی انجام شود این امر مستلزم سفارشات مكرر و متعدد است كه نتیجتاً هزینه های سفارش افزایش می یابد . بنابراین مقدار هر سفارش در هر زمان باید با متعادل كردن :
1- هزینه نگهداری موجودیها و 2- هزینه تحصیل ( سفارش ) كالا تعیین گردد .
اگر چه خرید های عمده می تواند موجب كاهش بهای تمام شده یك واحد كالای خریداری شده گردد ، اما این صرفه جویی ممكن است از هزینه های نگهداری كالا در انبار برای مدت زمان طولانی كمتر باشد .[1]
11) تعیین زمان سفارش
محاسبات مربوط به باصرفه ترین مقدار سفارش به مسائل مقداری كنترل موجودیها پاسخ دهد . اما به هرحال موضوع زمان سفارش نیز از اهمیت مشابهی برخوردار است. زمان سفارش مواد و كالا كه اصطلاحاً حد تجدید سفارش نیز نامیده می شود و تحت تاثیر سه عامل :
1- زمان مورد نیاز برای تحویل 2- ضریب مصرف موجودی 3- موجودی ایمنی
می باشد .
بر خلاف با صرفه ترین مقدار سفارش كه دارای یك راه حل پذیرفته شده است زمان سفارش ( حد تجدید سفارش ) معمولاً یك راه حل پذیرفته شده و قابل كاربرد ندارد .تعیین حد تجدید سفارش در صورتی كه فاصله زمانی بین دادن سفارش و دریافت كالا و نحوه مصرف كالای مزبور دقیقاً قابل پیش بینی می باشد ، نسبتاً ساده خواهد بود .
معمولاً در مورد اكثر اقلام تغییراتی در یك یا هر دو عامل مزبور ( فاصله زمانی بین دادن سفارش و دریافت سفارش و نحوه مصرف )وجود دارد كه تقریباً به سه نتیجه زیر بر می گردد :
اگر فاصله زمانی بین دادن سفارش و دریافت كالای موضوع سفارش كمتر از زمان مورد انتظار در دوره سفارش باشد یا مصرف كالا طی دوره مربوطه كمتر از میزان مصرف برآورده شده باشد ، در این صورت كالاهایی كه جدیداً سفارش داده شده اند ، قبل از مصرف كامل كالاهای موجود در انبار دریافت گردید و به این ترتیب هزینه نگهداری افزایش می یابد.
اگر فاصله زمانی بین دادن سفارش و دریافت كالای موضوع سفارش بیشتر از زمان مورد انتظار در دوره سفارش باشد ، مصرف كالا طی دوره مربوطه بیشتر از میزان مصرف برآورد شده باشد ، در این صورت كالاهای موجود در انبار قبل از دریافت كالاهای سفارش شده به اتمام می رسد . این امر به ایجاد هزینه های ناشی از عدم نگهداری موجودی به میزان كافی منجر می شود .
اگر برای محاسبه حد تجدید سفارش از متوسط فاصله زمانی بین دادن سفارش و دریافت كالای موضوع سفارش استفاده شود ، مسئله كمبود كالا به طور یك در میان در هر سفارش به وجود خواهد آمد .[1]
12) شمارش موجودی ها
به منظور كنترل موجودیها و حصول اطمینان از اینكه میزان اقلام موجود در انبار با اقلام مندرج مدارك موجودیها ( كارت انبار و كارت حسابداری انبار ) و نهایتاً حساب موجودیها مطابقت دارد ، در مقاطعی مشخص شمارش می شوند . شمارش موجودیها یكی از اقدامات مهم اغلب واحدهای تجاری است . هنگام شمارش موجودیها از نیرو و امكانات زیادی از افراد ، دوایر و قسمتهای مختلف استفاده می شود تا این كار هر چه سریعتر انجام گیرد و از توقف بیش از حد ماشین آلات جلوگیری شود .
انجام اقدامات زیر می تواند شمارش موجودی ها را تسهیل كند و هزینه های انبار گردانی را كاهش دهد :
1- تدارك : الف : مرتب كردن انبار .
ب : شناسایی موجودی ها .
ج : دستورالعمل انبارگردانی .
د : آموزش قسمتهای كمك كننده .
2- استفاده از روشهای مناسب شمارش .
3- تهیه برگه شمارش موجودی ها .[1]
سیستمهای ثبت موجودی ها
13 ) سیستم ثبت ادواری :
مقدار موجودیها از طریق شمارش عینی در تاریخی معین اندازه گیری می شود . در این سیستم شمارش عینی موجودیها و ارزشیابی آنها بر مبنای این شمارش از لحاظ مقاصد گزارشگری مالی كافی است و نگهداری مدارك تفصیلی برای موجودیها ضرورت ندارد .
به عبارت دیگر ، موجودی ها جهت انعكاس در ترازنامه از طریق شمارش عینی تعیین و طبق یكی از روشهای قیمت گذاری ارزشیابی می شود . خالص تفاوت بین موجودیهای ابتدا و پایان دوره در محاسبات بهای تمام شده كالاهای فروش رفته منظور می گردد .[1]
14) سیستم ثبت دائمی
در این سیستم برای موجودیها مدارك تفصیلی نگهداری و منظماً به هنگام ( به روز ) می شود . این سیستم اگر چه این مزیت را دارد كه تهیه اطلاعات مربوط به موجودیها را در هر زمان امكان پذیر می سازد ، اما این امر مستلزم نگهداری مدارك تفصیلی در مورد موجودیهاست .
در مواردی كه از سیستم ثبت دائمی استفاده می شود ، از نظر تئوری شاید شمارش عینی موجودیها ضروری نباشد ، اما معمولاً به منظور تعدیل و اصلاح مدارك موجودی ها و حصول اطمینان از موجودیت انها ، شمارش عینی انجام می گیرد . علاوه بر این ، اصول پذیرفته شده حسابداری ایجاب می كند كه مدارك دائمی موجودیها بطور ادواری مورد كننترل عینی قرار گیرند . نگهداری اطلاعات مربوط به موجودی ها مستلزم ثبت هر یك از مبادلات مربوطه است .
15) روش شناسایی ویژه موجودی ها
در برخی از فعالیتهای تجاری ، شناسایی اقلام یا گروههای خاصی از موجودیها از تاریخ خرید تا زمان فروش به سهولت امكان پذیر است ، بنابراین این گونه اقلام را می توان بر همین اساس قیمت گذاری كرد . همانگونه كه قبلاً بیان شد ، كالاها معمولاً هویت خود را در فاصله زمانی بین تاریخ خرید و تاریخ فروش از دست
می دهند .
به همین علت ، موجودیها با توجه به جریان هزینه شناسای و قیمت گذاری می شوند. هنگامی كه یكی از روشهای جریان هزینه بكار می رود ، تغییرات واقعی وعینی كالاها در نظر گرفته نمی شود .
16) روش اولین صادره از اولین وارده
شناسایی موجودیها بر مبنای اولین صادره از اولین وارده بر این فرض مبتنی است كه هزینه ها باید به همان ترتیب كه واقع می شوند ، با درآمدها مقابله شوند . طبق این روش فرض می شود كه بهای تمام شده موجودیهای باقی مانده متشكل از اخیرترین اقلام بهای تمام شده می باشد.
عبارت دیگر اقلامی كه ابتدا خریداری و تحصیل می شوند اولین اقلامی خواهند بود كه به مصرف می رسند و آخرین كالاهایی كه تحصیل شده اند در موجودی پایان دوره باقی می مانند .
17) روش اولین صادره از آخرین وارده
شناسایی موجودیها بر اساس روش اولین صادره از آخرین وارده مستلزم این است كه در مورد موجودی سال باید و محموله های اضافه شده بعدی كه ممكن است ایجاد شوند ، یا كلاً به مصرف برسند ، مدارك كافی نگهداری شود . محموله اضافه شده در هر سال بر مبنای اولین صادره از آخرین وارده هنگامی ایجاد می شود كه موجودی پایان دوره از موجودی ابتدای دوره بیشتر باشد .
محموله اضافه شده معمولاً بر اساس اولین قیمتهای سالن كه محموله در آن اضافه شده است ، قیمت گذاری می شود زیرا در روش اولین صادره از آخرین وارده آخرین قیمتهای واقع شده با درآمد جاری مقابله می شود و اولین قیمتهای واقع شده در ارزشیابی هر گونه افزایش موجودی در نظر گرفته می شود .
18) روش میانگین موزون
در ارزشیابی موجودیها طبق روش میانگین موزون فرض می شود كه هزینه ها بر مبنای میانگین تعداد اقلام خریداری شده با درآمدها مقابله می شود . برای تعیین ارزش موجودیهای پایان دوره ، قیمت میانگین محاسبه شده در مورد مقادیر موجودیهای پایان دوره اعمال می گردد .
میانگین موزون از تقسیم جمع بهای تمام شده كالاهای آماده برای فروش یا مصرف، شامل موجودی ابتدای دوره بر جمع مقدار كالاهای آماده برای فروش یا مصرف به شرح زیر محاسبه می گردد .
| شرح | مقدار | بهای تمام شده يك واحد | جمع بهای تمام شده |
| موجودی ابتداي دوره | 10000 | 400 | 4000000 |
| خريد در 25/7/5×13 | 8000 | 420 | 3360000 |
| خريد در 15/8/5×13 | 5000 | 413 | 2065000 |
| خريد در 5/9/5×13 | 7000 | 430 | 3010000 |
| خريد در 21/9/5×13 | 12000 | 425 | 5100000 |
| 42000 | 17535000 |
417/5 =42000 ( جمع مقادير) ÷ 17535000 ( جمع بهاي تمام شده ) = قيمت ميانگين موزون يك واحد
چنانچه فرض شود مقدار موجودي پايان دوره 14000 واحد است ، ارزش آن به شرح زير محاسبه مي شود :
5845000 = 5/417 * 14000
برای تجزیه و تحلیل یك سیستم انبارداری سنتی ، عناصر مختلفی را باید مورد نظر داشته باشیم . در این قسمت سعی بر این است كه یك واحد تجاری را بعنوان نمونه انتخاب كرده و موضوعات مختلف آن را مورد بحث قرار دهیم كه از اهداف و انگیزه های این واحد تجاری شروع شده و در ادامه به چارت تشكیلاتی سازمان و هرمهای در گردش و در نهایت كارایی سیستم را بررسی می كنیم .
اهداف كلی واحد تجاری
برای بسط این مطلب ابتدا لازم است كه اشاره ای به انگیزه های مختلفی كه در سازمانها و موسسات وجود دارد، اشاره كنیم . البته چنانه آشكار است انگیزه ها با هدفها تفاوت اساسی دارند . گاهی بعضی عناصر هدف ولی انگیزه نیستند و یا باالعكس و یا اینكه گاهاً هدفها و انگیزه ها در مورد كاری یكسان به نظر می رسند . ولی اساساً فرق عمده ای بین انگیزه ها و هدفها وجود دارد .[2]
این واحد تجاری كه ما بعنوان نمونه انتخاب كرده ایم شركتی است كه در یك منطقه جغرافیایی خاص كه در زیر شرح داده خواهد شد فعالیت دارد و موسسه ای است كه وظیفه اش پخش محصولات كارخانجات بخصوصی را بعهده دارد . سیستم انبار این شركت ( موسسه پخش محصولات مواد غذایی ) بنا به خواص چنین شركتهایی بسیار حائز اهمیت است ،زیرا تاریخ مصرف و انقضاء كالاها و مواد غذایی از لحاظ بهداشتی بسیار مهم است .بدین معنی كه در این چنین موسساتی بایستی كالا به ترتیب ورود به انبار فروخته شود .( پخش شوند)
انگیزه اكثر واحدهای تجاری كسب سود و منفعت بیشتر است ، پس به هر طریق ممكن با توجه به قوانین موجود در جامعه و رعایت اصول اخلاقی چنین موسساتی سعی بر این است كه سود بیشتری را كسب كنند . اهداف این شركت نیز با توجه به وظایف و امكانات موجود و با توجه به انگیزه ها به گونه ای كه در زیر شرح داده شده است تعریف می شود .
هدف كلی واحد تجاری اجرای قرار داد های موجود بین واحدهای تولید و موسسه است . البته به بهترین نحو برای بازاریابی و داشتن حسن سابقه بری ادامه حیات در بازار جامعه است . بعنوان نمونه شركت ، وظیفه پخش محصولات كارخانه در مشهد را بعهده دارد كه محدوده جغرافیایی آذربایجان شرقی ، غربی ، اردبیل و زنجان را تحت پوشش قرار داده است .
وسائلی را كه برای رسیدن به این هدف در دست است عبارتند از : پوسترهای تبلیغاتی ، تبلیغات در رسانه های گروهی ، مراكز استانها و دادن جازه به قید قرعه به مصرف كنندگان بطوریكه هم مصرف كنندگان و هم عوامل تولید حداكثر رضایت را از شركت داشته باشند و این زمانی به دست می آید كه یك سیستم انبارداری بسیار مناسب برای محصولات را داشته باشیم تا بهترین زمان را برای خروج كالا از انبار انتخاب كنیم .
چارت تشكیلاتی سازمان
در این بخش چات سازمانی را مورد مطالعه قرار می دهیم و ارتباط انبار با دیگر بخش های سازمان را نیز مورد مطالعه قرار می دهیم . چنانچه در شكل زیر مشخص است موسسه انتخابی شركتی بسیار كوچك و دارای ساختاری از نوع صف دارد ،
زیرا كه هر فردیكه مسئول اجرای قسمتی از كارهای سازمان است مستقیماً با مسئول بالاتر خود در ارتباط است كه گزارشهای خود را به او می دهد و در نهایت همه گزارش ها به مدیریت ختم می شود.
چون شركت فقط شركت پخش می باشد بهمین دلیل حسابدار انبار بعنوان حسابدار كل شركت نیز عمل می كند و هر آنچه در شركت معامله می شود مستقیم با سیستم انبار سرو كار دارد و همه حسابها اعم از برداشتها ، پرداختها و000 توسط حسابدار انجام می شود ، انباردار فقط مسئولیت مراقبت از انباررا عهده دار است ، پس هیچ نوع دخالتی در نوع مبادلات و معاملات را نخواهد داشت ، بعبارتی دیگر انبار دار شخصی است كه بعنوان نگهبان انبار است . همه امورات فروش و صدور دستور پخش به عوامل توزیع توسط حسابدار انبار صورت می پذیرد . در این بین مسئولین هماهنگی بین عوامل توزیع و ویزیتورها با حسابدار انبار و مدیریت نقشی كلیدی را بعهده دارند ، زیرا تنظیم گزارشات درخواستهای مشتریان و ارائه آن به مدیریت و حسابدار انبار توسط این افراد انجام می پذیرد .
البته فرمهای در حال حركت موسسه را در بخشهای بعدی به تفصیل شرح خواهیم داد ولی آنچه مسلم است ، این موسسه واحد تجاری است كه به صورت سلسله مراتب توسط یك مدیر اداره می شود كه بخشهای مختلف وظایف خاصی را بعهده دارند كه كیفیت عملكرد هر كدام ناگذیر بر كار دیگر گروهها نیز تاكید خواهد داشت و در نهایت هر فرد یا گروهی از موسسه می تواند در رسیدن به هدف ، موسسه را تحت تاثیر قرار دهد .
لازم بذكر است ( با توجه به ساختار شكل ) هر چه كه در این موسسه اتفاق می افتد ناگزیر از یك صافی یا یك واحد رابط به نام انبار عبور می كند ، بنابراین انبارداری این موسسه برای شركت مسئله ای حیاتی به نظر می رسد و طراحی یك سیستم ایده ال انبارداری برای این موسسه می تواند مدیریت را برای تحصیل این اهداف كمك كند .
در نمودار سلسله مراتبی این سازمان چنانچه از شكل مشخص است هر كاری بر عهده یك واحد خاص است كه كلیه امورات مربوط به خرید از كارخانه را كنترل و هماهنگ می سازد . امر فروش نیز بدین ترتیب ولی واحد هماهنگی وظیفه هماهنگ كردن مسولین پخش و ویزیتورهای ( بازاریاب ) شركت با مدیریت و دیگر واحدها است .
همچنین هماهنگ كردن امر خرید با مدیریت و دیگر اعضای شركت نیز بدین ترتیب در حقیقت واحد هماهنگی یك واحد واسط است .اما واحد انبار خود نیز از دو قسمت تشكیل شده است . یك نفر بعنوان مسول انبار و یك نفر بعنوان حسابرس انبار . كلیه كالاهای وارده و فروخته شده از شركت توسط این دو نفر بررسی شده و از همه آنها به نوعی اطلاع دارند .
در حقیقت واحد انبار تنها واحدی است كه پس از مدیریت از تمامی اطلاعات موجود در شركت آگاهی دارد . پس به نوعی حیات سالم انبار به حیات شركت نیز تاثیر خواهد گذاشت . ارزیابها و مسولین پخش كالاها نیز زیر نظر واحد فروش عمل می كنند كه در شكل آورده شده است .
در نهایت می توان چنین گفت كه تمامی واحدها زیر نظر مدیریت عمل می كنند و تمام گزارشهای خود را به نحوی به مدیریت می رسانند . بنابراین تمام امور بطور مستقیم زیر نظر مدیریت كنترل و هماهنگ می شود و به تبع این ، دیگر واحدها نیز تحت نظر مدیریت طبقه بندی كالاها و خروج كالاها را انجام می دهند .
DFD های سیستم انبار سازمان
نمودار ERD
نمودار سطح دو
A : جریانهای مربوط به خرید كالا
D : جریانهای مربوط به فروش كالا
C : جریانهای امور مالی .
فعالیت های موجود در سیستم انبار شركت
1- بررسی درخواست مشتریان با استفاده از فرم های پرشده توسط ویزیتورها .
2- بررسی گزارش روزانه ویزیتورها و ارائه آنها توسط واحدهای هماهنگی .
3- اقدام بر اساس درخواست و تحویل اجناس به پخش كنندگان محصولات
( دادن لیست آدرس مشتریان به واحد هماهنگی )
4- تحویل گرفتن پولها و چكهای مشتریان از پخش كننده ها و واریز انها به بانك.
5- بررسی چكها و در صورت مشكل داشتن مراجعه به سازمان قضایی.
6- بررسی لیست های وارد شده به انبار و تایید آنها .
7- گزارش عملكرد روزانه و ماهیانه به مدیریت .
8- تنظیم دفتر روزانه و كل شركت .
فرم ها و گزارش های موجود در سازمان
در هر سازمانی برای مستند سازی داده ها فرمها و گزارشات از پیش طراحی شده ای را آماده می كنند و هر كارمند و یا واحد به واحد بالاتر یا همسطح یا زیر سطح خود گزارشاتی را تنظیم و ارسال می كنند .
در شركت مورد بررسی 8 نوع فرم گزارش وجود دارد كه در واحد های مختلف این سازمان جریان دارد كه در زیر به شرح آنها خواهیم پرداخت . البته نمونه ای از فرمها نیز در قسمت پیوست ها آورده خواهد شد .
1. پوشه مشتریان و بازاریابها ( برگه لوت)
تمامی مشخصات مشتریان اعم از ، نام ، شهرت و000 و سوابق و000 و مشخصات تمامی بازاریابهای شركت نیز در این پوشه گردآوری می شود كه در صورت نیاز به اطلاعات موجود بتواند دسترسی پیدا كند .
2. برگ خروج
برگ خروج پس از بررسی لیست فروش بازاریابها برای خروج كالا از انبار صادر
می شود و خود نوعی از سند از طرف مدیریت برای خارج ساختن كالا است.
3. فاكتور فروش
فرمی است كه در آن لیست فروش و قیمت آن برای امور مالی ارسال می شود و بر طبق آن محاسبه سود و زیان و موجودی استخراج می شود و گزارشهای دیگری نیز از همین فرمها استخراج می گردد .
4. فرم بایگانی فروش
كه در آن كالاهای فروخته شده نوع و قسمتهای آن و در بازه زمانی كه كالا در آن فروخته شده ثبت می شود و در قفسه ها بایگانی می شوند .
5. فرم كالاهای برگشت از خروج
در این فرم لیست كالاهای برگشتی كه مشتریان اجناس را تحویل نگرفته اند برای عودت به انبار صادر می شود.
6. فرم كالاهای برگشتی از خرید
كالاهایی كه پس از تحویل از كارخانه بنا به هر دلیل نیاز به عودت دادن به كارخانه باشد ، در این فرمها لیست می شود .
7. فرم رسید وجه و چك ها
در این فرم وجوه دریافتی از مشتریان و چك های آنان لیست شده و برای محاسبات حسابداری به امور مالی تحویل داده می شود .
8. برگ هزینه
در این برگه هزینه هایی كه هر یك از كارمندان برای انجام امور صرف می كنند ، یادداشت می شود و برای دریافت به امور مالی تحویل می دهند .
این تمامی فرمهای موجود در سازمان است ، ولی گزارشهای دیگری نیز وجود دارد كه آنها به صورت از پیش طراحی شده نیستند و توسط نامه به واحدهای مختلف صورت می گیرد .
بررسی بهره وری سیستم دستی در سازمان و ارائه یك طرح كلی برای ماشینی كردن سیستم انبار :
آنچه كه در این بخش می آید حاصل شناختی است كه پس از بررسی كلی سازمان صورت گرفته است و همه مطالب برمبنای شواهد موجود در سازمان استوار است. پس از بررسی فرمها و گزارشات و DFD هایی كه ساختار سازمان بطور كامل تشریح می كند نتایجی حاصل می شود كه بررسی نتایج درصد بهره وری سیستم موجود در سازمان را مشخص می كند و دری بسوی آینده برروی ما می گشاید . البته آینده ای كه بتواند موسسه را برای رسیدن به اهدافی كه در بخش اول این فصل گفته شد یاری كند .
سیستم حاكم بر این موسسه سیستمی سنتی است . در این سیستم بدلیل حجم اطلاعاتی كه به طور روزمره در سازمان روبه افزایش است ، دسترسی به اطلاعات بایگانی شده بسیار سخت خواهد بود و در طی چندین سالی كه از عمر موسسه گذشت ، شاید امری غیر ممكن تلقی شود .ولی به طور كلی می توان گفت :
طبقه بندی اطلاعات مربوط به خرید و فروش و اطلاعات راجع به مشتریان و طرفین قرار داد بصورت كابینتهایی كه مربوط به سال ها و ماه های خاصی است بر این سیستم حاكم است . در اینجا نیاز به بایگانی اطلاعات بر روی قفسه ها و كابینت ها و پوشه های نختلف ضروری است كه خود این نیازمندیها باعث افزایش هزینه ها خواهد شد.
دسترسی به اطلاعات مربوط به یك دوره خاص ، ورود و خروج كالائی به انبار ، محاسبه سود و زیان یك برهه زمانی خاص ، میزان فروش در یك منطقه بخصوص ( برای درك بهتر وضع بازار منطقه ای خاص ) و 0000 نیازهای اساسی چنین موسساتی است كه مدیریت برای اداره بهتر موسسه و همچنین برنامه ریزی و تصمیم گیری باید احاطه بر آن داشته باشد .حال با بررسی سیستم دستی بطور آشكار می توان این نتیجه را گرفت كه :
مدیر چنین موسسه ای بایستی وقت بیشتری را صرف جمع آوری چنین اطلاعاتی كند كه قائدتاً درصد مدیریت و برنامه ریزی یك مدیر را پایین می آورد و مدیر را بیشتر به مسائل اجرایی درگیر می كند كه خود باعث بالا رفتن هزینه ها و غیره
می شود . از طرفی نیاز به واحدهای هماهنگی در این سیستم برای هماهنگ كردن امورات عوامل توزیع و ویزیتورها با حسابدار انبار و مدیریت كه امری ضروری به نظر می رسد ،باعث بالا رفتن هزینه ها و كاهش سود خواهد شد . [2]
احاطه نداشتن مسئولین انبار به كالاهایی كه به طور مرتب و همه روزه به انبار وارد می شود و نیز از انبار برای فروش خارج می شوند ، باعث بوجود آمدن نوعی هرج و مرج در سیستم ارائه كالاها خواهد شد كه در نهایت موجب نارضایتی مشتریان و پایین آمدن سطح تقاضا خواهد شد و این باعث انبار شدن كالاها بمدت زیادی خواهد شد كه خود موجب پایین آمدن سود سالیانه خواهد شد .
همه مسائل فوق الذكر نشانگر آن است كه هر چه قدر از بدو حیات موسسه به جلوتر می رویم واحد تجاری از رسیدن به هدفها دچار مشكلات اساسی خواهد . وجود یك سیستم كارا كه بتواند بر مشكلات فوق فائق آید لازمه موسسه مد نظر ماست . در زیر مشروح یك طرح جامع برای ماشینی كردن سیستم آورده شده است .
در این طرح استفاده از یك یا چند دستگاه كامپیوتر و طراحی یك سیستم بانك اطلاعاتی توصیه می شود . طرح این سیم بانك از چندین Table تشكیل شده است كه تمام موجودیتهای داخلی و خارجی موسسه را هم به صورت ماشینی مرتب
می كند و با استفاده از ابزار آلاتی كه به زیر زبان داده ها معروف است ، می توان هر گونه داده هایی را كه نیاز به مدیریت یا حسابداری انبار است وارد و یا از آن لیست گرفت.
بعنوان مثال استفاده از یك جدول با عناوین مشخصات كالا اعم از شماره و نام كالا ، تاریخ ورود كالا ، تاریخ فروش كالا ( یا تاریخ خروج كالا ) ، قیمت واحد كالا ، 000 و استفاده از جدولی دیگر با عناوین مشخصات مشتریان كه با استفاده از این دو جدول و استفاده از ابزاری بنام كلید خارجی (Forign Key ) بین این دو جدول در یك سیم بانك اطلاعاتی می توانیم ارتباط برقرار كنیم .[5]
طرح مذكور باعث از بین رفتن مشكلات طرح شده خواهد شد . بدین صورت كه:
اولا:ً نیاز به مسئولین هماهنگ كننده واحدها برطرف خواهد شد ، زیرا یك مسئول انبار آشنا با كامپیوتر می تواند نیاز فوق را مرتفع سازد .
ثانیاً : اطلاعات صحیحی از وضع ورود و خروج كالا در دست حسابدار و مسول انبار خواهد بود .
ثالثاً : مدیریت برای تصمیم گیری اطلاعات مناسب را در اسرع زمان می تواند كسب كند .
می توان نتیجه گیری كرد كه با ماشینی كردن سیستم انبار این موسسه تا حدودی بر مشكلات می توانیم فائق آئیم و مدیریت را در امر تصمیم گیری و تحصیل اهداف كمك كنیم و همچنین با گذشت زمان و انباشت اطلاعات هیچ ابهامی را برای آینده نخواهد داشت .
برسی كارایی یك سیستم ماشینی انبار داری برای یك واحد تجاری
این فصل در ادامه فصل دوم ( ارائه یك طرح كلی برای ماشینی كردن سیستم ) به ابزار آلاتی كه ما در رسیدن به اهداف نیاز داریم و همچنین وسایلی را كه یك طرح ماشینی برای نزدیك شدن به اهداف به ما ارائه می كند را مورد مطالعه قرار می دهیم و در بخش های این فصل به بررسی چگونگی كاهش هزینه ها و بهتر سازی امر خرید و فروش ، افزایش احاطه مدیر بر مبادلات را مورد مطالعه قرار می دهیم .
كاهش هزینه ها ( اعم از نیروی انسانی و هزینه های دیگر)
این قسمت تفصیل نقطه نظراتی است كه در فصل دوم به آن اشاره شد . برای تشریح این بخش ابتدا نیازمندیم كه تعریف و درك درستی از هزینه را در اینجا یادآور شویم .
برای هزینه ها دانشمندان حسابداری تعریفهای گوناگونی ارائه كرده اند ولی آنچه از بین این تعریفها استخراج می شود عبارتند از : میزان سرمایه ای كه برای انجام یك كاری مصرف می شود ، را هزینه گویند .
حال چنانچه می دانیم سرمایه ها عبارتند از : نیروی انسانی ( تعداد و ساعات كاری آنها ) مواد اولیه ، دستگاهها و امكانات ساخت ، سرمایه پولی و اعتبارات . حال از تعریف فوق چنان نتیجه می شود كه در انجام یك كار كه از امكانات فوق الذكر استفاده می شود مقداری هزینه می شود كه خود هزینه ها در میزان سود و زیان موثرند و در امكان سنجی پروژه ها ، امكانات لازم برای جبران هزینه ها از اهمیت بسزائی برخوردارند . [1]
با ماشینی شدن سیستم انبار سازمان ، خواهیم توانست اطلاعات بسیار مهمی را با صرف هزینه های بسیار كم پردازش كنیم .
اولا:ً برای بایگانی كردن ، به روز درآوردن و عملیاتی از این قبیل نیز ماشینی كرده، سیستم باعث پایین آمدن زمان پردازش در نهایت هزینه لازم برای پردازش
می شود.
ثانیاً : میزان نفراتی كه در طی چندین مرحله فرمها را بررسی می كنند ( تا صحت تقاضاها را تایید كنند ) با ماشینی شدن سیستم و با انتخاب یك سیستم عامل مناسب می توان این مراحل را طی كسری از زمان لازم برای اجرای دستی انجام داد و نیز تعداد نفرات را به صورت بصورت بسیار نزولی كاهش داد .
با پایین آمدن هزینه ها در یك سازمان می توان سرمایه های باقیمانده را برای طرحهای سودآور دیگر مورد استفاده قرار داد و به اصطلاح سرمایه گذاری كرد . بعنوان مثال با پایین آمدن زمان پردازش و كم كردن تعداد نفراتی كه در سازمان درگیر پردازش اطلاعات هستند موسسه توانائی سرمایه گذاری در طرحهای دیگر را با استفاده از امكانات نیروی انسانی خواهد داشت . بدین معنی كه نفراتی را در كارهای دیگر كه همان طرحهای سود آور آینده است ، بكار گرفت .
همه موارد فوق در نهایت موجب بالا رفتن سطح سودآوری موسسه می شود كه این خود به بالارفتن قیمت سهام موسسه منجر خواهد شد كه این از اهداف كلیه حكومت های بشری است . البته موارد یاد شده این ادعا را ندارد كه حتماً ماشینی شدن سیستم ها باعث بهبود كیفیت زندگی انسان ها بطور كامل می شود ، ولی بهر حال درصدی هرچند ناچیز انسان را به سوی آینده ای مطلوب هدایت می كند .
در بخشهای دیگر این فصل از دیگر مزیتهای سیستم های كامپیوتری سخن گفته خواهد شد كه هر یك بنوعی سطح كارائی موسسات و سازمانها را افزایش می دهند. بطور خلاصه می توان چنین نوشت كه كامپیوتر و سیستمهای كامپیوتری نیازی بسیار مهم برای مدیریت عصر حاضر هستند .
تسریع در امر مبادلات كالا
سرعت در واقع كمیتی است كه از چندین كمیت اصلی مشتق می شود . برای بسط این مطلب سعی بر این است كه تصویر دقیقی از مفهوم سرعت و اهمیت آن در موسسات ارائه كرد .
با استفاده از فرمولهای فیزیكی تعریف مناسبی برای مفهوم سرعت می توان یافت. در فیزیك كه V سرعت ، X میزان جابجایی و T زمان مصرف شده برای X متغیر جابجایی كه با دقت در ان می توان گفت : در امر مدیریت سرعت عبارتند از: میزان كاری كه انجام می شود نسبت به زمان صرف شده آن ] فیزیك عمومی -هالیدی [
در عصر حاضر كه عصر اطلاعات و ارتباطات است ، هر گونه تحركی در یك نطقه از جهان ، اكثر نقاط جهان را تحت تاثیر خویش قرار می دهد . بعنوان مثال تهدید آمریكا علیه عراق باعث بالارفتن بی سابقه قیمت نفت در بازار جهانی شده است . یا فتوایی توسط یك عالم روحانی در مورد مصرف كالایی قیمت آن را بطور بسیار نزولی پایین می آورد .
از دو مثال فوق می توان گفت كه : سرعت انجام عملیات در خرید و فروش بسیار حائز اهمیت است .
یك سیستم انبارداری صحیح ، بایستی عامل سرعت مبادلات كالا را در نظر داشته باشد . حال با اندكی تفكر در سیستم های دستی انبارداری ( سنتی ) مشاهده می شود كه چرخه تقاضا از انبار تا تحویل به مصرف كننده افراد زیادی روی فرمهای تقاضا و غیره عملیات انجام می دهند و این عملیات باعث بالا رفتن زمان لازم برای تحویل كالا خواهد شد كه در نهایت منجر به پایین آمدن زیاد سرعت انجام كار خواهد شد. حال با توجه به آنچه كه در بالا شرح داده شده است ، می توان تصور كرد كه چنین موسساتی در بازار اقتصاد جهانی امروز كه هر ثانیه از زمان ارزش بسیار بالایی داردجایی نخواهند داشت .
در سیستم های انبارداری ماشینی كه عوامل واسط بین مصرف كننده و انبار بسیار كم است ، سرعت انجام امورات مبادله كالا بسیار بالا است . از آنجا كه ورود و خروج كالاها با نظارت انباردار ( برای مرتب سازی و مسائل دیگری كه در فصل اول این تحقیق آورده شده است ) انجام می شود . زمانی كه برای كد گذاری و طبقه بندی صرف می شود ، در سیستم های ماشینی بسیار پایین است . بنابراین چون سرعت نسبت معكوس با زمان دارد این نتیجه حاصل می شود كه : ناگزیر سرعت مبادله كالاها بالا خواهد رفت .
بالا رفتن سرعت در موسسات و سیستمها ، باعث خرید بموقع كالا و تحویل آن برای مصرف در بهترین زمانها خواهد شد كه این در عصر حاضر موجب سود آوری مناسب و جلوگیری از فاسد شدن كالاهای موجود در انبار خواهد شد كه خود باعث بالا رفتن سود می شود .
همین مطلب باعث كاهش هزینه ها نیز می گردد كه در مجموع می توان چنین نتیجه گرفت كه سرعت بالای سیستمهای انبارداری ماشینی خود یكی از عوامل بهبود وضعیت سرمایه ای سازمانها و شركتها می شود .
در ادامه سعی داریم نتایج حاصل از ماشینی شدن سیستم های انبار جهت مدیریت و برنامه ریزی شركتها بحث كنیم كه مسایل بسیار مهمی هستند .
بهینه سازی امر خرید و فروش
در علم مدیریت برای برنامه ریزی ، عنصرهای مختلفی در نظر گرفته شده است . همچنین بینش ها و تفكرات مختلفی برای برنامه ریزی وجود دارد كه هر مدیر با توجه به وضعیت سازمان برای حل مشكلات بایستی نوعی از بینش برنامه ریزی را اتخاذ كند كه آینده مطلوبی را برای سازمان در پی داشته باشد .سه بینش رضایت ، توافق و بهینه سازی در امر برنامه ریزی وجود دارد . پس هدف این بخش برنامه ربزی برای امور خرید و فروش بر اساس بینش بهینه سازی است .
بینش بهینه سازی هدفهای فرعی سازمان را بر حسب مقادیر كمی فرموله كرده و بعد از تركیب ، آنها را اندازه گیری می كند و بینشی كه كیفیت تا حد ممكن خوب را می طلبد . [2]
برنامه ریزی خرید و فروش برای سیستم انبار بایستی یك برنامه جامع و روشنی باشد. ابتدا در این برنامه ریزی عنصرهای بسیار زیاد دخیل هستند ، از جمله تقاضای مصرف كنندگان ، توان واحدهای تولید و 000 كه بایستی در برنامه ریزی (Playing ) آنها را نیز مورد مطالعه قرار دهیم .
اطلاع از عوامل موثر بر امر خرید و فروش نیازمند آن است كه ما به پرونده بایگانی انبار مراجعه كنیم و میزان تقاضای هر یك از كالاها در گذشته را بررسی كنیم كه در این بررسی نیاز به مطالعه طیف وسیعی از اطلاعات را خواهیم داشت و زمانیكه مدیر وقت خویش را صرف اینچنین كارهایی بكند ، قائدتاً امر خرید و فروش حداكثر با بینش رضایت ( قانع كردن ) انجام خواهد شد كه مطلب ما نیست .
سیستم های ماشینی انبار امكانات و ابزار مناسبی را برای حل این مشكل ارائه
می كند .با استفاده از دستورات SQL در پایگاه داده ای كه ایجاد كرده ایم می توانیم هر گونه اطلاعات راجع به كالاها و تقاضاها و سودها و هزینه ها را بدست آوریم. حال این نكته مهم است كه بدانیم چگونه واكنشی اطلاعات بصورت دلخواه امر خرید و فروش را بهینه خواهد ساخت . با اندكی تفكر در مبحث آغازین بخش چنین بدست می آید كه هر چه قدر اطلاعات دلخواه زودتر و بهتر به دست مدیریت برسد مدیر نیز می تواند با تفكر بر روی عناصر یاد شده در بند قبلی یك برنامه ریزی جامعی را برای خرید كالاهایی كه بیشتر فروش و سود را دارد و همچنین سرویس دهی به مناطقی كه مشتریان زیادی دارد ، انجام دهد .
همچنین اطلاع كامل داشتن از وضع كالاهای موجود در انبار و كالاهایی كه سفارش داده شده اند یا فروخته شده اند ، می تواند تصویری دقیق از وضع انبار را به مدیریت ارائه كند تا مسئولین امر بتوانند در نهایت دقت و ظرافت آینده ای را برای سازمان طراحی كنند كه در آن خرید و فروش كالاها و انبار كردن بموقع آنها و خارج ساختن بموقع آنها ، بصورت حداكثر كیفیت ارائه شده باشند .
در این امر رضایت مصرف كنندگان و همچنین واحدهای تولید از انبار كه بعنوان رابطی بین این دو، عمل می كند شرط اساسی برنامه ریزی هاست و بهینه سازی خرید و فروش كالا باعث بالارفتن سطح تقاضا می شود .
آنچه گفته شد نهایتاً ما را به سمت رسیدن به اهداف كه همانا كسب سود بیشتر است یاری خواهد كرد . بعبارتی دیگر بهینه سازی امر خرید و فروش با استفاده از كامپیوترها و سیستم های انبار داری كامپیوتری در نهایت به افزایش میزان درآمد موسسه می شود و این همان هدفی است كه موسسه بدنبال آن می باشد .
حال موقع آن رسیده است كه چگونگی احاطه مدیر بر روی خرید و فروشها و میزان آن با استفاده از سیستمهای كامپیوتری اشاره ای داشته باشیم . بخش بعدی بررسی چنین موضوعاتی است.
افزایش احاطه مدیر بر مبادلات روزمره سازمان
این بخش توضیحاتی دارد كه در قسمتهای قبلی این فصل گنجانده نشده است . یعنی همان موضوعاتی كه در بخشهای قبلی توضیح داده شد . در این قسمت به جنبه های دیگر مسائل پرداخته خواهد شد . همین امر در كار مدیریت كه فعالیتی بسیار پیچیده است دخالتی مستقیم و موثر دارد .
توجه داشته باشید كه وظایف پنجگانه مدیریت 1- برنامه ریزی 2- سازماندهی 3- تامین نیروی انسانی 4- هدایت و 5- كنترل و هماهنگی [2] نیاز شدید به اطلاعات و داده هایی راجع به وضع سازمان تحت نظارت خود دارد . یعنی برای عمل كردن به وظایف مدیر بایستی تمامی عناصر را تجزیه و تحلیل كرده و ارتباط اینها را بدست آورد تا وظایف خویش را به نحو احسن انجام دهد .
اشراف و احاطه مدیر بر یك سازمان یا موسسه ای كه سیستم های آن بصورت سنتی اداره می شود معمولاً در حد بسیار پایینی است و این موجب از دست رفتن سررشته امور از دست مدیریت می شود . این تنها بدین دلیل است كه یك مدیر برای اینكه در سازمان احاطه داشته باشد بایستی فعالیتهای بسیار زیادی را زیر زره بین ببرد تا بتواند با استفاده از آن امورات را اداره كند كه این احاطه شاید در برخی موسسات كوچك وجود داشته باشد ، ولی در موسسات و سازمانهای بسیار بزرگ دیگر مدیر هیچ احاطه ای بر ریز فعالیتها نخواهد داشت و تنها اطلاعی كه از سیستم بدست
می آورد مطالعه از ابعاد مختلف گزارشها و اسناد و مدارك موجود در بخشهای مختلف سازمان خواهد بود .
با ماشینی شدن سیستم های انبارداری و پرسنلی و… یك موسسه گزارش گیری و تهیه مستندات از وضع سیستم برای ارزیابی وضعیت موجود و ارائه طرحی برای آینده (Playing ) بسیار ساده می نماید . بعبارتی دیگر مدیریت برای امر تصمیم گیری برای نحوه اجرای وظایف خویش در موسسات بایستی گزارشهای گوناگونی كه از كامپیوتر گرفته می شوند را مورد مطالعه قرار دهد.
بالاخره مدیران با استفاده از تكنولوژی موجود می توانند موسسه تحت هدایت خویش را بصورت دقیق تری تحت كنترل خویش درآورد و این در یك سیستم انبارداری برای یك شركت تجاری بسیار مهم و تاثیر گذار است . مبادلاتی كه در شركتهای تجاری صورت می گیرد ، عبارتند از :
1- بستن قرار دادها بین شركتها.
2- خرید كالا .
3- فروش .
4- انباركردن كالاها .
5- رسیدگی به حسابهای مشتریان .
6- ارتباط با بانكها ، شركتهای بیمه و ….
در این بین موسسه با هزاران عنصر سرو كار دارد . حال مطالعه چنین ارتباطی و پردازش آنها برای تصمیم گیری امر غیر ممكنی به نظر می رسد ولی با وارد شدن علم كامپیوتر به بازار اقتصاد جهانی حال دیگر عظیم ترین معادلات اقتصادی و تجاری را نیز می توانیم با استفاده از آن حل كنیم .
در این فصل بیشتر بر این نكته كه كامپیوتر بعنوان ابزاری برای مدیریت بود ، تمركز داشتیم و سعی شده كه مزایای استفاده از كامپیوتر را در انبارداری و حسابداری و در نهایت علم مدیریت گنجانده شود . در فصل بعد امكانات موجود برای طراحی بانكهای اطلاعاتی یرای سیستم های انبار آورده خواهد شد .
پیش تر به مسائل انبارداری و… پرداختیم . حال موقع آن رسیده است كه خلاصه ای از آنچه كه در علم انفورماتیك بعنوان ابزار در اختیار كاربران قرار می گیرد آورده شود . در این فصل ، از تحقیق خود به دو جنبه اساسی بانكهای اطلاعاتی كه همانا طراحی بانكها و دومی استفاده از بانكها خواهد بود ، می پردازیم . در بخش اول از نرم افزارهای موجود برای طراحی صحبت خواهیم كرد و در بخش آخر این فصل به امكانات طراحی و استفاده از بانكهای نرم افزار Delphi اشاره ای
خواهیم كرد .
انواع نرم افزارهای موجود برای طراحی بانك های اطلاعاتی انبارداری
سیستم بانك اطلاعاتی چیزی بیش از یك سیستم كامپیوتری نگهداری ركوردها نمی باشد . بانك اطلاعاتی خود می تواند به عنوان نوعی قفسه بایگانی الكترونیكی در نظر گرفته شود . به عبارت دیگر بانك اطلاعاتی مخزنی است برای یك مجموعه از فایلهای داده كامپیوتری .
استفاده كنندگان چنین سیستمهایی دارای این امكان می باشند كه براحتی مجموعه ای از عملكردهای ممكن را بر روی چنین فایلهایی اعمال كنند . برای ذخیره كردن فایلها و استفاده از آنها در كامپیوتر روشهای گوناگونی وجود دارد و همچنین با هر زبان برنامه نویسی می توان از فایلها استفاده كرد و نیز انها را بایگانی كرد ، ولی آنچه مسلم است ، مزیت بانك اطلاعاتی برای بایگانی داده ها بر دیگر روشهاست .در بانكهای اطلاعاتی برتری های زیر بر دیگر سیستمها وجود دارد :
1- كاهش افزونگی داده ها 2- اجتناب از ناسازگاری داده ها 3- اشتراك داده ها 4- اعمال استانداردها 5- اعمال محدودیتهای امنیتی 6- اعمال جامعیت و یكپارچگی داده ها 7- متعادل نمودن نیازمندیهای متضاد .
بطور كلی می توان موارد فوق را چنین توضیح داد كه بانكهای اطلاعاتی نسبت به روشهای دیگر ، هم از لحاظ سرعت دارای سرعت بسیار بالائی هستند و هم از لحاظ مصرف حافظه ، مقدار كمی حافظه را تلف می كنند كه این دو عنصر در سیستمهای كامپیوتری از اهمیت ویژه ای برخوردارند . همچنین استفاده از بانكهای اطلاعاتی موجب می شود كه مدیران بانكها یا مدیران داده ها بتوانند قوانین و محدودیتهای امنیتی را برای استفاده یك سطح مشخص از كاربران اعمال كنند [5]
امروزه حفاظت اطلاعات برای در دست داشتن روال كار از اهمیت بسزایی برخوردار است ، چه بسا این حفاظت در مورد انبارهای موسسات و واحدهای تولیدی و تجاری مهمتر نیز باشند . در هر حال برای جلوگیری از بروز برخی از مشكلات كه از طرف بعضی عناصر بوجود می آید استفاده از بانكهای اطلاعاتی و استفاده از آنها ساخته شده اند كه ما در ذیل به نمونه هایی از انها اشاره خواهیم كرد كه هر یك بنوعی خصوصیت خاص خویش را داراست و امكانات خوبی را در اختیار كاربران قرار می دهد.
البته ما تنها به معرفی برخی نرم افزارها خواهیم پرداخت و در آخر این بخش توضیحات مفصلی راجع به نرم افزار Delphi خواهیم داد و مزایای آن را برای تولید بانكهای اطلاعاتی ارائه خواهیم كرد .
قبل از بوجود آمدن زبانهای برنامه نویسی شی گرا و قبل از روی كارآمدن سیستم عاملهای گرافیكی ، بانكهای اطلاعاتی نیز چنین سیستم هایی دارای ساختار خاص بوده اند . از جمله مهمترین این نرم افزارها می توان به Clobol وoracal و فاكس پروكه در ویرایشهای مختلف تغییراتی در ساختار آنها بوجود آمده ، نام برد .این نرم افزارها، قدرت عمل روی دستورات SQL را نیز داشته اند و هنوز نیز در بعضی از كشورها استفاده از این نرم افزارها برای بانكهای اطلاعاتی اهمیت ویژه ای دارد ، از جمله در كشور ما ایران نیز نرم افزار فاكس پرو در اكثر ادارات و بانكها مورد استفاده قرار می گیرد و هنوز نرم افزارهای شیء گرا برای تولید بانكهای اطلاعاتی چنانچه باید و شاید جا نیفتاده است .
شاید این مسئله بدلیل جا افتادن نرم افزارهای قدیمی و طراحی بانكهای اطلاعاتی بوسیله آنها و پر هزینه بودن تغییر سیستم ها باشد . به هرحال این دو نرم افزار ابزارهای قدرتمندی برای تولید و استفاده از بانكهای اطلاعاتی بوده اند كه دستورات پرس و جوی خاصی برای استفاده كاربران از بانكها در نظر گرفته اند . كار با این نرم افزارها ساده بوده و كاربران با گذراندن دوره های كوتاهی توانایی استفاده از بانكهایی كه در این نرم افزارها طراحی شده اند ، پیدا خواهند كرد .
با ورود زبانهای برنامه نویسی مجازی (Virtul Language ) یا همان زبانهای برنامه نویسی شی گراء تحول عظیمی در طراحی بانكهای اطلاعاتی نیز بوجود آمد و عده ای هم از زبانهای برنامه نویسی امكانات خاصی را برای تولید بانكهای اطلاعاتی دراختیار كاربران و طراحان سیستم ها قرار دادند ، مانند ویژوال بیسیك و ویژوال C++ كه هر كدام امكاناتی برای چنین كارهایی ارائه كرده اند كه سودمند است ولی زیاد مطلوب نیست ، به همین دلیل بعضی از شركتهای تولید نرم افزار، زبانهایی را به بازار عرضه كردند كه اهم كار آنها طراحی بانكهای اطلاعاتی و استفاده از داده ها توسط كاربران بوده است .
از جمله این نرم افزارها می توان به Access در ویرایش های مختلف اشاره كرد كه ابزاری بسیار قدرتمند برای تولید بانكهای اطلاعاتی بوده است . یكی دیگر از این زبانهای برنامه نویسی شیء گرا Delphi است كه توسط شركت بورلند ساخته شد . دلفی امكانات مناسبی برای طراحی جدولها و ساختارهای سیستمها ارائه كرده است . همچنین استفاده از آن نیز برای كاربران به صورت گرافیكی بسیار ساده و سودمند است .
در بخش بعدی همین فصل توضیحات مفصل تری راجع به عملكرد دلفی و امكانات و ابزارهای موجود در آن سخن خواهیم آورد . البته مقصود ما فقط معرفی نرم افزار دلفی و آشنایی با امكانات آن است و دستورات اجرایی را در بخش بعدی
نگنجانده ایم و فقط چكیده ای از انچه كه دلفی در اختیار كاربران گزارده است ، آشنا می شویم.
Delphi و امكانات موجود در آن برای تولید بانكهای اطلاعاتی . برای سیستم های انبارداری ، Delphi نرم افزاری است كه همه برنامه های كاربردی و محاسباتی و… نیز می توان با آن انجام داد و یك سری از دستورالعملهای استاندارد پاسكال
شیء گرا در این نرم افزار وجود دارد كه با استفاده از این كدها می توانیم هر نوع برنامه ای بنویسیم .
البته اكثر كدهای لازم دلفی بطور اتوماتیك تولید می كند و آنچه نیاز داریم ، یادگیری دستورالعملها و كدهای بسیار كمی است و از این لحاظ نیز یادگیری این نرم افزار بسیار آسان است . برای طراحی فرمها و صفحات برنامه ریزی نیز می توان با استفاده از كدهای خاص این فرمها را طراحی كرده و یا انكه با استفاده از فرمهای آماده دلفی با استفاده از گزینه ها از منوهای مختلف استفاده كرد .
برای طراحی بانكهای اطلاعاتی و جدولهای لازم برای بانك نیز می توان به دو طریق عمل كرد . یكی اینكه با نوشتن كدهایی برای اشیاء انتخابی و همچنین فرمهای خاص می توان جدولها را ساخت و فیله های ركوردهای مورد نیاز را بطور مشخص و قطعی در بانك انتخاب نمود .
برای طراحی و مدیریت این جدولها (Table ) می توانیم باز به همان روش كدگذاری ارتباطهایی بین جدولها ایجاد كنیم و باعث شویم در صورت لزوم ، یك كاربر بتواند تلفیق چندین جدول Datable ، نیاز خویش را مرتفع سازد .
استفاده از بانكهای اطلاعاتی در دلفی برای كابران بسیار ساده است ، زیرا می تواند با تولید یك برنامه بسیار كوچك و تفسیر كدهای آن بطور دلخواه ، نیاز مورد نظر خودر ا مرتفع سازد ، كه این كدها همان دستورالعملهای SQL هستند . البته توابع و كدهای دیگری نیز در اختیار كاربران قرار می دهد كه موجب سهولت استفاده از یانك می شود .
دستورات SQL ( بعنوان مثال Select ) را می توان با آمیزش چند فیلد با شرایط خاصی كه مورد نیاز كاربر است ، در دلفی مورد استفاده قرار داد . البته در طراحی بانك یك سری كاربردهای خاص توسط طراح در نظر گرفته می شود ولی این تمام آن چیزی نیست كه كاربرای از بانك توقع دارند و بایستی مدیر بانك پاسخگوی نیازمندیهای جدید ( نیازمندیهای متضاد) باشد و با استفاده از یك سری الگوریتم موجود در دلفی ریز برنامه هایی برای متعادل كردن این نیازمندیها ایجاد كند .
در دلفی مدیریت و كنترل متمركز بر بانك اطلاعاتی و ایجاد روالهای امنیتی داده ها بسهولت انجام می گیرد و چون نرم افزاری است كه در شبكه های LAW بسیار كاربردی است ، مدیر بانك اطلاعاتی می تواند میزان دسترسی هر یك از كاربران شبكه را با استفاده از یكسری دستورالعملهای خاص مشخص كند . این حفاظت برای سازماندهای موسسات بسیار حائز اهمیت است و تضمین كننده بقای واحدهای تجاری و سیاسی و اقتصادی و فرهنگی است.
برای پشتیبانی داده ها و ایجاد روالهای ترمیمی نیز دلفی امكانات بسیار مناسبی دارد . از این جهت چون نرم افزاری است تحت Windows ، پس ركوردها به سادگی از سیستم حذف نمی شوند و تنها علامت حذف می خورند و همین ركوردهای حذف شده را مدیر بانك می تواند با استفاده از ابزارهای موجود واكنشی كند و دوباره به جریان بانك اطلاعاتی وارد كند .
نرم افزار دلفی امكانات بسیار گسترده ای دارد كه كاربردهای خاص خود را دارند ، من جمله برای طراحی صفحات اینترنتی نیز می توان از این نرم افزار استفاده كرد ، ولی چون خارج بحث این تحقیق است از ارائه انها خودداری كرده ایم .
روش دیگری كه برای طراحی جدولها و ایجاد ارتباط بین آنها و در نهایت تولید بانكهای اطلاعاتی در دلفی موجود است استفاده از یك سری فرمها و جدولهای آماده در آن است و ما تنها با استفاده از كادرهای پرس و جو می توانیم جدولهای دلخواه خود را انتخاب و مشخصات و عناوین آن را برای بانك اطلاعاتی خویش انتخاب كنبم كه این روش بسیار راحت و یادگیر ی آن نیز به سهولت انجام
می پذیرد ، ولی انعطاف كمتری برخوردار است .
به هر حال می خواهیم چنین نتیجه گیری كنیم كه دلفی ابزاری قدرتمند و بسیار مناسب برای تولید بانكهای اطلاعاتی است و استفاده از آن برای كاربران بسیار سودمند و آسان است .البته طراحی بانكها نیزدر دلفی بسیار آسان است ولی قدرت و قوت موجود در نرم افزارهای چون Access را دارا نیست . بهر حال هدف معرفی نرم افزار دلفی بعنوان یك زبان برنامه نویسی شیء گرا بوده است [4]
نرم افزارهای طراحی شده برای بانك های سیستم
عملكرد نرم افزار او امكانات موجود :
در این بخش به بررسی نرم افزار طراحی شده می پردازیم . در این نرم افزار با استفاده از چندین فیلد ، اعم از نام كالا ، شماره كالا ، تاریخ و رود و خروج كالا و همچنین قسمت واحد كالا نیز در نظر گرفته شده است و چندین اندیس نیز برای گزارش گیری مختلف در نظر گرفته شده است . البته هر نوع گزارشی را می توانیم با استفاده از چند جزء دلفی با نوشتن چندین كد بدست بیاوریم .
البته این برنامه ، برنامه وسیعی برای نگهداری درست انبار نیست و هر چه هست حاصل از آموخته های نویسنده برنامه است . بهر حال این برنامه می تواند قسمتی از یك برنامه مناسب باشد كه می تواند برخی از مشكلات انبار را حل كند .
نتایج حاصله از عملكرد نرم افزار موجود :
در این نرم افزار امكانات مناسبی برای گزارش گیری های مختلف وجود دارد . بانك اطلاعاتی نیز می تواند سوابق كالاهای مختلف را ثبت كند و در هنگام ضرورت می شود آنها را براحتی استخراج كرد .در حقیقت عملكرد این نرم افزار اساساً نگهداری ركوردهای انبار سازمان است.
انبار دار براحتی می تواند انواع گزارشات را با استفاده از این نرم افزار تنظیم و به واحدهای مختلف ارائه كند . همچنین مسئله مالی و محاسبه سود و زیان نیز از این طریق می تواند انجام پذبرد . به روز كردن انبار ، تنظیم كارت انبار و كارهایی از این قبیل نیز با وجود این برنامه بسیار راحت انجام می شود .ثبت بموقع اطلاعات و گزارش گیری سریع می تواند سازمان را در رسیدن به اهداف خویش بسیار یاری رساند .
آنچه كه از مطالعه این تحقیق بدست می آید این است كه :
سیستم های انبار با استفاده از كامپیوترها براحتی نگهداری می شوند و انبار سازمان مورد مطالعه نیز از این قائده مستثنی نیست . بنابراین برنامه موجود نیز در بسیاری از موارد می تواند سازمان را یاری كند .
« والسلام »
منابع و ماخذ
1- نشریه حسابداری ، موجودیها ، مواد ، كالا و000 ، تالیف رضا نظری ـ مركز تحقیقات تخصصی حسابداری و حسابرسی ـ سازمان حسابرسی كل كشور.
2- اصول و مبانی مدیریت ، عبدالله جاسبی ـ تهران ـ دانشگاه آزاد.
3- Fox Proo ، ادوراد جونز و دیوید نسبیت ، ترجمه فرهاد قلی زاده نوری ـ انتشارات ناقوس .
4- دلفی 4 ، كنت رایزدورف ، ترجمه رضا منوچهری نائینی ـ انتشارات نص
5- سیستم های بانك اطلاعاتی ، سی جی زیت ، ترجمه امیر علی خانزاده ـ