مقدمه:

مدير امور مالي كه طبق مادة 79 قانون شهرداري در معيت شهردار ذيحساب شهرداري مي باشد بر كلية واحد ها و شعبة مالي رياست نظارت خواهد داشت و شهردار مجاز به تعيين يا تغيير او بدون موافقت انجمن شهر نخواهد بود .

در شهرداريهاي كوچك و متوسط ممكن است به ذيحساب مذكور كه كلية كارهاي مالي را رؤسا و يا به كمك تعدادي كارمند انجام مي دهد عنوان رئيس حسابداري اطلاق شود .

وظائف مسئول امور مالي كه در معيت شهردار ذيحساب ميباشد به طور معمول در شهرداريهاي متوسط و بزرگ به قرار زير است :

الف ـ تهيه برنامه عمليات مالي و هماهنگ ساختن عمليات مذكور .

ب ـ تهيه گزارشهاي مالي و ترازنامه و تفريغ بودجه سالانه و بررسي و تأييد آنها .

ج ـ بررسي و كنترل كيفيت اجراي بودجه .

د ـ راهنمائي كاركنان مالي در اجراي مقررات و دستورالعملهاي مربوطه .

شركت در جلسات مناقصه و مزايده و هيأت عالي معاملات و انجام ساير تـكاليفي كه طبق آئين نـامة معاملات شهرداري بـعهدة مدير امـور مـالي

محول است .

بررسي قراردادها از نظر انطباق آن با اصول و موازين حقوق مالي .

امضاي چكها و اسناد پرداخت بعنوان يكي از امضاء كنندگان مجاز طبق مادة79 قانون شهرداري .

امضاي مكاتبات مربوط به امور مالي در حدود مقررات مربوط .

اعمال اختياراتي كه از طرف شهردار در عقد قراردادها و ايجاد تعهد يا تشخيص يا صدور حواله به عهدة او محول مي شود .

تماس با سازمانها و اشخاص خارج از شهرداري و پيمانكاران و مذاكره با آنها در امور مالي و معاملات شهرداري .

در شهرداريهاي بزرگ ممكن است به تناسب حجم كارهاي مالي بتعداد مورد لزوم حسابدار و كارمند در دفتر مدير امور مالي براي همكاري و كمك به او گمارده شود .

بخش اول :

سازمان مالي شهرداري ها

1ـ بودجه و اعتبارات

وظايف مسئول بودجه و اعتبارات شهرداري يا واحد سازماني مربوط كه عهده دار اين وظيفه مي باشد بترتيبي است كه در دستورالعمل بودجة شهرداري مقرر شده است .

مسئوليت امور مربوط به بودجه طبق ماده 26 آئين نامة مالي شهرداريها اساساً بعهده شهردار و مسئول امور مالي شهرداري ( ذيحساب) است و نامبردگان بايد در شهرداريهاي كوچك و متوسط رؤسا اقدام نموده و در شهرداريهاي بزرگ مراقبت بعمل آورند كه مسئول بودجه واعتبارات وظايف خود را بموقع و بنحو احسن انجام دهد .

2ـ درآمد

وظايفي كه در اين قسمت انجام مي شود بشرح زير است :

الف ـ تهيه و جمع آوري اطلاعات مربوط به منابع مختلف درآمدهاي شهرداري .

ب ـ تهيه پيشنهاد براي برقراري عوارض جديد و تعرفه هاي درآمد .

ج ـ نگهداري دفاتر جزء و جمع يا كارت موديان عوارض و ميزان عوارض موديان .

د ـ صدور ابلاغ پيش آگهي هاي عوارض يا برگه هاي تشخيص و فيشهاي بانكي عوارض .

ه ـ وصول درآمدها و صدور قبض وصول و توديع آنها در حساب بانكي شهرداري . تحت نظارت شعبه خزانه و تسليم مدارك مربوط به تشخيص فوق الذكر .

و ـ رسيدگي به عوارض معوقه و بقايا .

ن ـ رسيدگي به شكايات و اعتراضات موديان عوارض و عنداللزوم طرح آنها در كمسيون هاي مقرر در قانون .

ر ـ تهيه گزارشها و آمارهاي مربوط به درآمد .

ز ـ انجام اقدامات قانوني و تعقيب عمليات مربوط براي وصول درآمدها.

3 ـ حسابداري

وظايفي كه در اين قسمت انجام مي شود بقرار زير است :

الف ـ تنظيم اسناد هزينه هاي جاري و اسناد خريد و ليست هاي حقوق كاركنان و ليست هاي دستمزد كارگران و رسيدگي قبل از پرداخت .

ب ـ نگهداري حساب پرداخت ها و هزينه هاي مربوط به تنخواهگردان واحدهاي مختلف .

ج ـ رسيدگي به حسابها و صورت وضعيت هاي پيمانكاران و اشخاص طرف معامله با شهرداري و ساير صورتحسابها .

د ـ نظارت در مناقصه ها و مزايده ها و معاملات شهرداري در حدود مقررات و آئين نامه معاملات شهرداريها .

ه ـ نگهداري و نظارت در حساب انبارها .

و ـ نگهداري حساب درآمد و هزينه و تأسيسات و اموال شهرداري .

ت ـ صدور حواله براي پرداختهاي عهده خزانه شهرداري .

پ ـ ثبت كليه عمليات مالي در دفاتر روزنامه و معين و كل .

ث ـ تهيه گزارشها و صورتهاي مالي و ترازنامه و گزارش تفريق بودجه.

بايگاني اسناد و مدارك مالي .

س ـ نظارت و مراقبت در حسن انجام فعاليتهاي حسابداري كه در ساير واحدهاي تابعه امور مالي انجام مي شود و تمركز انعكاس و ثبت نتايج آنها در سيستم حسابداري شهرداري .

4 ـ خزانه

وظايف واحد خزانه بقرار زير است :

الف ـ وصول و تمركز درآمدها و تنظيم حساب وصولي هاي روزانه و

مراقبت در توزيع بموقع درآمدها در حسابهاي مربوطه بانكي .

ب ـ انجام كلية پرداختها و ثبت آنها در دفاتر و گزارشهاي دريافت و پرداخت روزانه .

ج ـ نگهداري حساب سپرده ها و استرداد آنها بر اساس حواله هاي صادره .

د ـ پرداخت مالياتها و حق بيمه هاي مكسوره در اسناد هزينه بمراجع ذيربط .

ه ـ نگهداري كليه اوراق بهادار و اسناد دريافتي شهرداري و حساب آنها.

و ـ نگهداري حساب اسناد پرداختي .

ي ـ تنظيم گزارشهاي مربوط و ارسال آنها به حسابداري و ساير مراجع ذيربط كه در دستورالعمل مقرر است .

5 ـ تداركات يا كارپردازي

وظايفي كه در اين قسمت انجام مي شود بقرار زير است :

الف ـ صدرو برگ سفارش و خريد .

ب ـ انجام تشريفات مناقصه و مزايده در معاملات شهرداري با رعايت آئين نامه معاملات شهرداريها .

ج ـ برآورد قيمت ها و هزينه در معاملات .

د ـ تهيه قراردادهاي مربوط به معاملات .

ه ـ تحويل گرفتن كالاهاي خريداري شده و صدور قبض انبار با تنظيم صورتجلسات تحويل .

و ـ نظارت در حسن اداره انبارهاي شهرداري و نگهداري حساب آنها .

ن ـ صدور حواله انبار براي تحويل كالا به واحدها .

ي ـ نظارت و حفظ و نگهداري وسايل موتوري و انجام تعميرات آنها .

پ ـ تنظيم صورت ها و گزارشهاي مالي مربوط به خريدها و اموال و انبار .

6 ـ حسابرسي داخلي

وظايف حسابرسي داخلي بترتيبي است كه در دستورالعمل حسابرسي شهرداريها مقرر شده است .

در شهرداريهاي كوچك و متوسط وظايف حسابرسي داخلي بعهدة يك نفر حسابرس ( مميز حسابها ) خواهد بود .

7 ـ اموال

وظايف مربوط به واحد سازماني در شهرداري كه عهده دار اداره امور

اموال مي باشد به ترتيبي است كه در آئين نامة اموال شهرداريها مقرر است .

در شهرداريهاي كوچك و متوسط انجام وظايف مربوط به تهيه اموال حسابداري است.

8 ـ شعب و تعداد كاركنان امور مالي

در شهرداريهائي كه جمعيت آنها از 10 هزار نفر تجاوز نكند كلية كارهاي مالي شهرداري توسط شهرداري و شخصي كه در معيت شهردار ذيحساب شهرداري مي باشد انجام مي گردد و در صورت لزوم معدودي كارمند و كمك گمارده مي شوند . شهرداريهاي متوسط ممكن است يك يا چند شعبه از شعب امور مالي قرار گيرد يا يك نفر رئيس شعبه براي دو يا سه كار مختلف كه يك شعبه تأسيس شده انجام وظيفه نمايد .

بخش دوم :

سرفصل حسابهاي دفتر كل و دفتر معين

بانك ـ پس از تهيه صورت مغايرات بانكي در پايان هر ماه اين حساب به مبلغ جمع دريافتي ها و به ميزان چكهاي صادره و هزينه هاي بانكي بستانكار مي شود و در صورتيكه حسابهاي متعدد از طرف شهرداري در بانك افتتاح شده باشد براي هر يك از آنها يك حساب جداگانه در دفتر كل به منظور و به ترتيب فوق عمل خواهد شد .

تنخواه گردان ـ چون ريز اقلام هزينه هاي پرداختي از محل تنخواه گردان در دفتر تنخواه گردان ثبت مي شود فقط در ابتداي سال حساب تنخواه گردان دفتر كل نسبت به مبلغ كل تنخواه گردان بدهكار مي شود و در موقع تجديد تنخواه گردان در پايان هر ماه وجه چك دريافتي به حساب هزينه ها در دفتر كل بدهكار و به حساب بانك بستانكار مي شود .

بدهكاران ـ مطالبات تحقق يافته شهرداري از اشخاص و موسسات اعم از موسسات دولتي و غير دولتي در بدهكار اين حساب منظور مي شود ( طرف اين حساب از لحاظ عوارض در حسابهاي بامانده بستانكار ذخيره مطالبات قابل وصول است ).

مطالبات از حساب مخصوص ـ در صورتيكه براي فعاليتهاي اختصاصي يك گروه حساب جداگانه ايجاد گردد بدهي آن گروه حسابها به گروه حسابهاي عمومي ، در اين حساب ثبت مي گردد .

درآمدهاي پيش بيني شده ـ اين حساب در ابتداي سال نسبت به جمع كلّ درآمدهاي مصوب در بودجة بدهكار و حساب مازاد بودجه به همان ميزان بستانكار ميشود . در پايان هر ماه معادل جمع درآمدهاي وصولي كه در دفتر معّين درآمد ثبت گرديده اين حساب بستانكار و طرف آن ( حساب مازاد بودجه ) بدهكار مي شود .

پيش پرداختها ـ براي ثبت پيش پرداخت به فروشندگان يا پيمانكاران بر اساس قرار دادهاي منعقده يا سفارشهايي كه داده مي شود به مبلغ پرداختي حساب پيش پرداخت بدهكار و به بستانكار حساب بانك منظور مي گردد .

اسناد دريافتي

حسابهاي عمومي ( با ماندة بستانكار )

مازاد بودجه ـ طرف اين حساب درآمدهاي پيش بيني شده است .

ذخيرة مطالبات قابل وصول ـ طرف اين حساب در گروه حسابهاي با ماندة بدهكار حساب بدهكاران مي باشد .

درآمدها ـ با وصول درآمدها كه قاعدتاً از طرف بانك صورت مي گيرد اين حساب بستانكار مي شود .

پيش دريافتها ـ اين حساب در مقابل دريافتهاي زودتر از موعد بستانكار مي شود .

بستانكاران

 اسناد پرداختي

ذخيرة مطالبات مشكوك الوصول ـ آن قسمت از درآمدهاي قابل وصول را كه مشكوك قلمداد مي گردد مي توان از حساب ذخيره مطالبات قابل وصول خارج ساخته و دراين حساب منظور نمود . (در صورتيكه به طرق بازرگاني اداره گردد ).

حسابهاي انتظامي دارايي هاي ثابت

زمين و ساختمان .

ماشين آلات و وسايل نقليه .

اثاثه .

كار در جريان ساخت .

سرمايه گذاري براي دارايي ثابت .

حسابهاي انتظامي دارايي هاي جاري

موجودي انبار .

سرمايه گذاري براي دارايي جاري .

دفتر معين درآمد

براي هر يك از منابع درآمد كه در بودجه مصّوب شهرداري منظور گرديده است بايد يك حساب در دفتر معين درآمد منظور گردد .

رعايت تفكيك عناوين منابع درآمد بر اساس فهرست طبقه بندي درآمدها كه ضميمة دستورالعمل بودجة شهرداري ميباشد الزامي است .

بنا به پيشنهاد متخصصّان حسابداري و تاييد مدير امور مالي شهرداري و شهردار در صورتيكه در بعضي از شهرداريها ايجاب كند براي يك منبع درآمد ممكن است چند منبع فرعي در نظر گرفته شده و حسابهاي جداگانه براي منابع فرعي مذكور در دفتر معين درآمد منظور شود .

حداقل سر فصل حساب درآمد در دفتر معين طبقات اصلي درآمد طبق فهرست طبقه بندي درآمد ها بشرح زير است مگر اينكه بعضي از منابع مذكور مطلقاً در يك شهرداري وجود نداشته باشد .

سهمية شهرداري از پرداختهاي وزارت كشور .

عوارض توأم با ماليات وصولي در محل .

عوارض بر ساختمانها و اراضي .

عوارض بر ارتباطات و حمل و نقل .

عوارض بر پروانه هاي كسب و فروش و تفريحات .

درآمدهاي حاصل از فروش و درآمدهاي وصولي در مقابل خدمات .

درآمد تأسيسات شهرداري و جرائم تخلفات .

درآمدهاي حاصل از وجوه و اموال شهرداري .

كمكهاي بلاعوض و هدايا و وامها و استفاده از موجوديهاي نقدي دوره قبل .

دفتر معين هزينه

براي هر يك از قالبهاي بودجه يك حساب انتظامي و براي هر يك از

فصول چهارگانه  آنها( هزينه هاي پرسنلي ـ اداري ـ سرمايه اي ـ انتقالي ) يك حساب جداگانه در دفتر معين هزينه منظور مي گردد و جمع اقلام ثبت شده در دفتر روزنامه در پايان هرماه در دفتر معين هزينه ثبت مي شود .

جمع اقلام هزينه هاي ثبت شده در دفتر معين ماهي يك بار رسيدگي و كنترل شده به دفتر كل منتقل و ثبت مي گردد .

بنا به تشخيص متخصصان حسابداري و تأييد مدير امور مالي شهرداري و شهردار ممكن است علاوه بر سر فصل حسابهاي فوق الذكر سر فصلهاي ديگري نيز براي ثبت حساب هزينه ها بر اساس مواد هزينه داخل در هر يك از فصول چهارگانه هزينه براي مجموع هزينه هاي شهرداري يا مجموع هزينه هاي هر يك از وظائف يا برنامه ها با فعاليتها و يا قالبهاي بودجه اي در دفتر معين هزينه منظور شود .

در شهرداريهاي بزرگ و متوسط در صورتيكه از كامپيوتر در نگهداري حسابهاي شهرداري استفاده شود اين حسابها بايد با تفكيك مواد هزينه و حتي اجزاء آن و بر اساس فصول چهارگانه هزينه ها در قالبهاي بودجه اي هر يك از قالبهاي وظايف ـ برنامه ها و فعاليتها تنظيم گردد .

تفكيك وظايف و برنامه ها و فعاليتها كه مبناي نگهداري حساب هزينه بر اساس آنها خواهد بود تابع فهرست طبقه بندي ضميمه دستورالعمل طرح و تنظيم برنامه 5 ساله عمليات نوسازي و عمران اصلاحات شهري در شهرداريها مي باشد .

حداقل سرفصل حسابهاي هزينه دردفتر معين فصول چهارگانة هزينه ها براي هر يك از قالبها بودجه اي كه بر اساس تفكيك وظايف و برنامه ها و فعاليتها و طرحها تنظيم مي گردد به شرح زير خواهد بود :

فصل اول ـ هزينه هاي پرسنلي .

فصل دوم ـ هزينه هاي اداري .

فصل سوم ـ هزينه هاي سرمايه اي.

فصل چهارم ـ هزينه هاي انتقالي .

در اسناد و اوراق فرمها و دفاتر مالي مربوط به هزينه ها ذكر شمارة قراردادي وظيفه و برنامه و فعاليت قبل از شماره قراردادي هزينه الزامي است و با اين ترتيب كه هزينه ها 7 رقمي خواهد بود كه با سه رقم اول سمت چپ نماينده فعاليت و برنامه و وظيفه و چهار رقم سمت راست كه با علامت ( ـ ) از سه رقم سمت چپ جدا مي شود نشان دهندة فصول چهارگانه مواد هزينه و عنداللزوم مواد هزينه مي باشد .

بخش سوم :

حسابداري اموال

با توجه به اينكه طبق مادة 45 آئين نامه مالي شهرداريها اموال شهرداري بر دو نوع اموال عمومي و اموال اختصاصي تقسيم گرديده و در مورد اموال عمومي شهر وظيفة شهرداري حفاظت و آماده و مهيا ساختن آن براي استفاده عموم و جلوگيري از تجاوز اشخاص نسبت به آنها است عمل حسابداري و ثبت در دفاتر حساب در مورد اين دسته از اموال مصداق نخواهد داشت .

وظيفة واحدهاي سازماني تابعه شهرداري درمورد آمار گيري و صورت برداري از اموال عمومي شهر در دستوالعمل اموال شهرداريها مقرر شده است .

ادارة امور اموال شهرداري

در مورد ادارة امر اموال شهرداري ( منقول و غير منقول ) و تهية كارت اموال براي هر يك از دو نوع منقول و غير منقول و صورت برداري و كنترل آنها و طرز عمل در دستوالعمل اموال شهرداري مقرر شده است .

 در شهرداريهاي كوچك و متوسط كه براي اموال شعبة خاصي وجود ندارد وظائف مربوط به عهدة حسابداري مي باشد 

ثبت اموال در دفاتر

كلية اموال منقول و غير منقول شهرداري كه در موقع تصويب اين دستورالعمل در مالكيت هر شهرداري است بايد صورت برداري شده براي هر يك از آنها كارت مشخصات تنظيم و در صورتي كه قيمت خريد يا قيمت تمام شدة آنها مشخص نباشد به قيمت روز ارزيابي و در كارتها درج و به ترتيب طبقه بندي ضميمة دستوالعمل اموال در دفاتر معين اموال غير منقول و دفتر معين اموال منقول كه نمونة آنها ضميمة دستورالعمل مربوط مي باشد به ثبت برسد و خلاصة آن به حساب مربوط در دفتر كل منتقل شود .

در مورد اموالي كه در آينده خريداري يا به هر ترتيب به مالكيت  شهرداري در آيد كارت اموال تهيه و به قيمت خريد يا قيمت تمام شده يا قيمت ارزيابي دردفاتر مربوطه ثبت شود .

پس از مشخص شدن قيمت كلية اموال به طرق فوق و جمع كل آنها به حساب دارائي ثابت بدهكار و حساب سرمايه گذاري در دارائي ثابت معادل همان مبلغ بستانكار مي شود و به تدريج كه اموال جديدي خريداري و يا به تصرف شهرداري در مي آيد به طريق فوق عمل مي شود .

در صورتيكه در پايان دورة مالي و در موقع بستن حسابها تعدادي از دارائيهاي ثابت در دست انجام و يا در شرف تكميل باشد قيمت تمام شده تا آن تاريخ در حساب بدهكار كارهاي دردست انجام و بستانكار حساب سرمايه گذاري در دارائيهاي ثابت ثبت و منظور گردد .

پس از تكميل كار حساب دارائي مربوط نسبت به قيمت تمام شدة كل بدهكار و حساب كارهاي در دست انجام به ماندة خود بستانكار گرديده و اين دو قلم در حساب سرمايه گذاري در دارائيهاي ثابت ثبت ميشود .

تهية گزارش سالانة اموال و ثبت آنها در دفاتر

در پايان هر سال دو گزارش در مورد اموال تنظيم مي شود :

الف ـ صورت كامل اموال موجود در پايان سال

ب ـ گزارش تغييرات اموال در طول سال شامل موجوديهاي آغاز سال به اضافة اموال اضافه شده يا كسر اموالي كه اسقاط يا فروخته و يا خارج شده است .

نتيجة صورتهاي مذكور در حسابهاي اموال دردفتر كل و دفاتر معين اموال به ثبت مي رسد و ضميمة گزارش سالانه وضع مالي شهرداري همراه با تفريق بودجه و ترازنامه جهت بررسي و تصويب انجمن شهر تسليم مي گردد.

استهلاك اموال

نگهداري و ثبت حساب استهلاك اموال در مورد شهرداريها جز در مورد واحدهاي تابعه شهرداري كه ممكن است به صورت انتفاعي عمل كنند و قيمت تمام شده براي آنها مورد پيدا كند ضرورت نخواهد داشت .

در مواردي كه هزينه هائي در بعضي از عمليات ضرورت داشته باشد از حساب استهلاك اموال طبق آئين نامة استهلاك مورد عمل وزارت دارائي تنظيم و محاسبه مي شود .

بخش چهارم :

سازمان و طرز گردش كار حسابرسي در شهرداريها

1ـ انتخاب مدير مالي يا رئيس حسابداري :

چون طبق مادة 79 اصلاحي قانون شهرداري و مادة 26 آئين نامة مالي شهرداريها مدير امور مالي يا رئيس حسابداري ( بر اساس تشكيلات شهرداري مربوط ) در معيت شهردار ذيحساب و مسئول حسن گردش كار مالي شهرداري مي باشد شهردار مجاز نخواهد بود نامبرده را بدون جلب نظر و موافقت انجمن منصوب يا تغيير دهد .

2 ـ انتخاب حسابرس داخلي :

در شهرداريهايي كه جمعيت شهري كمتر از يك صد هزار نفر مي باشد تعيين حسابرس داخلي الزامي است . حسابرس داخلي با تصويب انجمن شهر و تأييد شوراي استخدامي شهرداريها انتخاب مي گردد . در شهرداريهايي كه جمعيت آنها بيش از يك صد هزار نفر باشد حسابرسي داخلي به صورت يك واحد سازماني مركب از تعداد كافي كارمند تشكيل مي گردد .

3ـ تشكيل گروه حسابداران متخصص :

در آن تعدادي از استانها و فرمانداريهاي كل كه وضع حوزة استان يا فرمانداري كل ايجاب كند وزارت كشور اقدام به تشكيل يك گروه حسابدار متخصص براي انجام حسابرسي هاي داخلي شهرداريها و سازمانهاي تابعه و

وابسته در تمام يا تعدادي از شهرداريهاي آن حوزه خواهد نمود .

4ـ واحد حسابرسي شهرداريها در وزارت كشور :

در اجراي مواد 62 و 79 قانون شهرداري از تاريخ تصويب اين دستورالعمل واحد حسابرسي وزارت كشور عهده دار وظايف زير خواهد بود:

الف ـ راهنمائي شهرداريها در اجراي مفاد اين دستورالعمل و كيفيت تعيين حسابرسيهاي داخلي و طرز انجام وظايف مربوط توسط آنها .

ب ـ تأمين تشكيل گروه هاي حسابرسي داخلي در استانها و فرمانداريهاي كل و تقويت كادر گروههاي مذكور .

ج ـ هماهنگ كردن فعاليتهاي حسابرسي قبل از خرج و بعد از خرج در كلية شهرداريهاي كشور .

د ـ راهنمائي و مراقبت در جلوگيري از تخلفات حسابداري مالي و راهنماوي در تعقيب و مجازات متخلفين .

ه ـ جمع آوري آمارهاي مالي شهرداريها و بررسي و تجزيه و تحليل آنها و تنظيم جداول آماري مالي از شهرداريهاي سراسر كشور .

 و ـ انجام مطالعات و اقدامات لازم به منظور اصلاح و تكميل كار حسابرسي در شهرداريها .

بخش پنجم

حسابرسي داخلي

حسابداري شهرداري مكلف است صورتحساب ماهانه شامل صورت كلية درآمدها و هزينه ها و مدارك مثبته آنرا برابر نمونه اي كه در دستورالعمل حسابداري تعيين شده است تنظيم و حداكثر تاپنجم ماه بعد براي رسيدگي به حسابرسي داخلي تسليم نمايد .

حسابرس مكلف است حسابهاي ماهانه را برابر برنامه اي كه قبلاً تنظيم كرده است رسيدگي و گزارش توجيهي خود را حداكثر تا 5 روز پس از وصول صورتحساب به شهرداري تسليم نمايد .

هرگاه سندي به نظر حسابرس به علت وجود نقص قابل گواهي نباشد بايد واخواهي نموده به حسابداري براي رفع نقص عودت دهد و يك نسخه از واخواهي را براي شهردار يا امور مالي ارسال دارد .

واخواهي در 4 نسخه تنظيم 1 نسخه براي بايگاني نزد حسابرس ودو نسخه براي حسابداري كه پس از پاسخ يك نسخه آنرا نگهداري و يك نسخة ديگر را براي حسابرس مي فرستد و نسخة چهارم براي اطلاع شهردار يامدير امور مالي فرستاده مي شود .

در صورتيكه از سند واخواهي شده بلافاصله رفع نقص به عمل نيايد حسابداري مكلف است معادل رقم سند از حساب هزينة قطعي برگشت داده و به حساب انتظامي به نام اسناد هزينة واخواهي شده منظور دارد تا پس از رفع نقص و گواهي حسابرس از حساب انتظامي برگشت و به حساب هزينة قطعي محسوب مي شود .

حدود و وظائف حسابرس داخلي محدود به رسيدگي صورتحساب درآمد و هزينة شهرداري نبوده و بايد به كلية امور مالي و فعاليتهاي شهرداري برابر برنامة تنظيمي كه به تصويب شهردار رسيده است رسيدگي و نتيجه را به طور منظم گزارش دهد .

برنامة حسابرسي

در برنامة زماني حسابرسي رسيدگي به موارد زير بايستي گنجانده شود :

الف ـ حساب اموال و ماشين آلات شهرداري و نحوة حفظ و نگهداري آن .

ب ـ حساب اوراق بهادار و ساير سرمايه گذاريهاي شهرداري .

ج ـ حساب وجوه نقدي ؛ تنخواه گردانها ؛ وجوه بانكي ( حسابهاي جاري ) .

چ ـ حسابهاي دريافتي و اسناد دريافتي و بدهكاران و بررسي ماندة آنها .

ح ـ حسابهاي موجودي اموال و انبار .

ي ـ حسابهاي خريد .

د ـ حسابهاي پيش پرداختها و بيمه و دارائيهاي غير مشهود .

و ـ حسايهاي اسناد پرداختني و بستانكاران و بررسي ماندة آنها .

ه ـ حسابهاي درآمد .

د ـ حساب حقوق و دستمزد پرداختي و ساير هزينه ها .

ذ ـ بررسي برنامه ها و فعاليتهاي شهرداري و تعيين نسبت پيشرفت آنها 

پرسشنامة حسابرسي :

الف ـ حسابرس بايد براي اطمينان از كنترل داخلي شهرداري پرسشنامة كنترل داخلي نسبت به موارد مندرج در بند 19 تهيه وبراي مسئولين امر ارسال و پاسخ آنرا به امضاء مسئول امر اخذ نمايد و پس از بررسي نقاط ضعف را به شهردار گزارش دهد .

ب ـ مسئولين  امر مكلفند پاسخ پرسشنامه هاي كنترل داخلي را حداكثر در ظرف 2 روز از تاريخ پاسخ داده و به حسابرس تسليم نمايند .

ج ـ حسابرس با توجه به پاسخ پرسشنامه هاي كنترل داخلي براي جلوگيري از اتلاف وقت و تسريع در امر حسابرسي برنامه حسابرسي خود را معطوف به نكاتي كه از لحاظ كنترل داخلي ضعيف است خواهد نمود. در هر حال اين انعطاف رافع مسئوليت حسابرس در مواردي كه كنترل داخلي شديد است نخواهد بود .

چ ـ براي راهنمائي حسابرس بايد از پرسشنامه هاي كنترل داخلي كه باتوجه به سازمان شهرداري تهيه شده استفاده گردد .

در مورد اموال و ماشين آلات :

الف ـ موازنة حساب اموال و ماشين آلات دردفتر معين با حساب دفتر كل .

ب ـ رسيدگي به مالكيت قانوني اموال و تأسيسات و تجهيزات .

ج ـ رسيدگي به اموال و تأسيساتي كه در طي سال كنار گذاشته شده اند .

ح ـ بررسي عين اموال و ماشين آلات مهمي كه در طي دورة مالي افزوده شده است .

خ ـ تجزيه و تحليل حساب هزينةتعميرات و نگهداري و توجه به اقلام هزينه هاي غير متداول

د ـ بررسي روشهاي موجود در مورد ابزار و لوازم كار .

ذ ـ رسيدگي به وضعيت اموال كه مورد استفاده نمي باشد .

ر ـ بررسي شرايط بيمه نامه ها .

ز ـ بررسي درآمد حاصله از اجارة زمين ؛ ساختمان و اموال .

ط ـ تجزيه و تحليل روشهاي استهلاك بر حسب گروه عمده دارائي با توجه به دستورالعمل حسابداري در مورد تنظيم حساب استهلاك .

ظ ـ مقايسة ماندة اموال و تأسيسات با ماندة سال قبل .

در موارد اوراق بهادار وساير سرمايه گذاريها :

الف ـ تهية صورتي از اوراق بهادار .

ب ـ بررسي اوراق بهادار موجود .

ج ـ اخذ تأييد در مورد اوراق بهادار نزد اشخاص و مسئولين واحدها و مشاغل مربوط.

چ ـ تجزيه و تحليل حسابهاي درآمد مربوط به اوراق بهادار .

ح ـ بررسي ارزش جاري اوراق بهادار در تاريخ حسابرسي .

 در مورد وجوه نقدي و حساب جاري :

الف ـ كنترل جمع ستونهاي دفتر دريافتهاي نقدي و همچنين انتقالات آن به دفتر كل .

ب ـ مقايسة وجوه نقدي و چكهاي توديعي به بانك با اسناد دريافت چك و وجوه نقدي .

ج ـ مطابقت عمليات بانكي براي يك يا چند ماه با عمليات نقدي در دفاتر.

د ـ شمارش و تهية صورت جلسه كليه وجوه نقدي موجود .

ذ ـ بررسي مقطع زماني پايان دورة مالي از نظر دريافتها و پرداختها .

ر ـ استفسار كتبي از بانك در مورد وضعيت حسابهاي بانكي و دريافت صورت حساب بانكي .

ز ـ تهية صورت مغايرت بانكي .

ط ـ مقايسة چكهاي پرداخت شده با صورت مغايرت بانكي قبلي و بادفاتر پرداختهاي نقدي .

ظ ـ بررسي هر گونه چكي  كه مقدار آن قابل ملاحظه يا غير عادي بوده و به كاركنان شهرداري پرداخت شده است .

ع ـ بررسي هر گونه چكي كه احتمالاً در وجه حامل صادر شده است .

غ ـ بررسي چكهاي بي محل و ساير مبالغي كه توسط بانك از حساب سازمان برداشته شده است .

و ـ رسيدگي به چكهائي كه بيش از 30 روز از موعد آن گذشته و براي دريافت به بانگ ارائه نشده است .

ي ـ رسيدگي به هر گونه وجه نقدي كه احتمالاً ذخيره يا بلوكه شده است و نحوة انعكاس آنها درصورتهاي مالي پايان سال .

در مورد حسابهاي دريافتي ( بدهكاران ) و اسناد دريافتي :

الف ـ تهية صورت اقلام دريافتني به حسب مدت براي انواع حسابهاي دريافتي و اسناد دريافتني در تاريخ حسابرسي ؛ بررسي اسناد دريافتني موجود و اخذ تأييد در مورد اسنادي كه نزد اشخاص است .

ب ـ اخذ تأييد در مورد حسابهاي دريافتني از بدهكاران با تماس مستقيم با آنها .

پ ـ تهية صورتحسابهاي دريافتني از كاركنان شهرداري و تجزيه و تحليل آن .

ت ـ حصول اطمينان از اينكه حذف اسناد دريافتي موكول شده قبلاً مورد تصويب مقامات ذيربط قرار گرفته است .

ث ـ رسيدگي به وثايق مربوط به اسناد دريافتني و ارزيابي ارزشي آنها.

ج ـ بررسي اين موضوع كه آيا اسناد صادره توسط كاركنان يا مديران شهرداري تا تاريخ حسابرسي تجديد شده است يا خير ؟

چ ـ تعيين اينكه اسناد دريافتي بلند مدت و كوتاه مدت بطور صحيح گزارش شده است يا خير ؟

ح ـ بررسي درآمد بهرة تحقق و معوق ( درمورد اسناد دريافتي ) .

خ ـ تجزيه و تحليل حسابها و اسناد دريافتي لاوصول .

ر ـ بررسي كفايت و صحت ذخيرة مطالبات مشكوك الوصول درمؤسسات تابعه كه بصورت بازرگاني اداره مي شوند .

ز ـ بررسي نحوة گزارش حسابهاي دريافتي درصورتهاي مالي .

در مورد موجوديها :

الف ـ شركت در تنظيم برنامه موجودي برداري و طرح و بررسي فرم موجودي برداري و فرم صورت ريز موجودي ؛ بررسي دستورالعمل صادره به افراد شركت كننده در موجودي برداري ؛ انتخاب زمان موجودي برداري .

ب ـ بازديد از نحوة موجودي برداري .

پ ـ شمارش بعضي از اقلام موجوديها به طور نمونه و مقايسة آن با نتايج موجودي برداري .

ت ـ وارسي نحوة نگهداري موجودي متعلق به پيمانكاران و سايرين .

ث ـ وارسي آن دسته از اقلام موجود در انبار كه جزو ساير حسابهاي دارائي محسوب مي گردد .

ك ـ بررسي مقطع زماني پايان دورة مالي خريد به كمك رسيدگي به صورتحسابها .

گ ـ بررسي روش قيمت گذاري موجوديها .

ج ـ بررسي دقت محاسبات به كمك جمع زدن بعضي از ستونها و كنترل جمعهاي كل.

چ ـ مقايسة نتايج موجودي برداري عيني با دفتر جنسي و نقدي .

ح ـ مقايسة موجوديها سال جاري يا سال قبل .

خ ـ تعيين تعداد اقلام در هر گروه از موجوديها به ترتيب زير :

موجودي اول دوره                                            + ×××

به اضافة خريدهاي ضمن سال                                 ×××

كل موجودي                                                      ×××

كسر مي شود مصرفي ضمن سال                             ×××

موجودي پايان دوره                                         ×××

د ـ بررسي خريدهاي سفارش داده شده .

ذ ـ بررسي موجودي اول دوره ومقايسه آن با موجودي اول دوره قبل.

درمورد خريدها :

الف ـ انتخاب نمونه اي از سفارشات خريد از بايگاني قسمت خريد .

ب ـ بررسي درخواست خريد و همچنين نحوة تصويب اجازة سفارش خريد در نمونة انتخابي .

پ ـ بررسي گزارش دريافت ( تحويل ) و سند پرداخت و صورتحساب مربوط به هر خريد .

ت ـ بررسي صورتحساب فروشندگان از نظر تصويب ؛ قيمت و شرايط و همچنين محاسبات آنها .

ج ـ مقايسة قيمتها و مقادير در صورتحساب فروشنده ؛ سفارش خريد و گزارش دريافت ( تحويل )

چ ـ رسيدگي به انتقال از دفتر روزنامه به دفتر كل و يا انتقال از روي اسناد به دفاتر معين .

ح ـ بررسي مناقصه هاي مختلف و ذكر دليل عدم قبول ارزانترين پيشنهادات در صورت وجود

خ ـ تطبيق خريد با مقررات معاملات شهرداري و صورت برداري از كلية استثنائات براي رسيدگي بيشتر .

در مورد پيش پرداخت بيمه :

الف ـ تهية صورتي از پيش پرداختهاي بيمه .

ب ـ بررسي بيمه نامه ها و تطبيق جزئيات آنها با صورت تهيه شده شامل :

1ـ نام مؤسسة بيمه گرو شمارة بيمه نامه

2ـ اقلامي كه در قرار دادها ذكر شده

3ـ ارزيابي اقلام مندرج در قرارداد

4ـ كل حق بيمه

5 ـ مدت بيمه

6ـ مبلغ بيمه اي كه دورة قبل به حساب هزينه منظور شده

7ـ مبلغ بيمه اي كه دردورة حسابرسي پرداخت شده

پ ـ مقايسة پيش پرداختها بادفتر كل

ت ـ تجزيه و تحليل پيش پرداخت بيمه

ماندة پيش پرداخت در تاريخ شروع استفاده از بيمه                   +×××

اضافه مي شود: خريد بيمه درطي دورة مالي                              ×××

جمع كل پيش پرداخت بيمه                                               ـ×××

كسر مي شود هزينة بيمه درطي دوره                                     ×××

ماندة پيش پرداخت بيمه در پايان دوره                                   ×××

ث ـ تشخيص اينكه آيا بيمه نامه ها براي حفاظت وسايل شهرداري كفايت مي كند .

ج ـ در مورد ساير پيش پرداختهاي هزينة حسابرس با توجه به نحوة وجود پيش پرداخت در شهرداري موارد مورد نياز را كه بايد بررسي نمايد به روال فوق در برنامه حسابرسي مي گنجاند .

در مورد اسناد پرداختي :

الف ـ تهية صورتي از اسناد پرداختي شامل :

پرداخت كننده ـ مبلغ اسمي سند ـ نرخ بهره ـ تاريخ صدور ـ تاريخ سر رسيد ؛ بهره پرداخت شده .

ب ـ مقايسة سوابق اسناد پرداختي با حساب اسناد پرداختي در دفتر كل .

پ ـ اخذ تأييد براي اسناد موعد رسيده و وثائق مربوط از طريق ارتباط مستقيم بابانكها يا افرادي كه اسناد بنام آنها صادر شده است .

ت ـ بررسي پروندة اسناد پرداخت شده در طول دورة مالي و مقايسة پرداخت با سوابق اوليه .

در مورد حسابهاي پرداختي ( بستانكاران )

الف ـ رسيدگي به انتقالات از دفاتر ثبت اوليه به حسابهاي دفتر كل ـ تهية تراز آزمايشي از حسابهاي پرداختي در تاريخ حسابرسي .

ب ـ تطبيق اين تراز با حساب دفتر كل .

پ ـ بررسي ماندة حسابهاي بعضي از بستانكاران و مدارك مربوطه .

ت ـ تطبيق بدهي ها با صورتحسابهاي ماهانه بستانكاران .

ث ـ مقايسة پرداختهاي نقدي بعد از آخرين تراز با ماندة حسابهاي پرداختي .

ج ـ جستجو براي آن دسته از حسابهاي پرداختي كه ثبت نشده اند و صورتحسابهائي كه مغايرت دارند .

چ ـ تهية صورت كالاها يا وسايلي كه هنوز صورتحساب آنها نرسيده است .

در مورد درآمد ها :

الف ـ بررسي نمونه هائي از هر يك از انواع درآمدها و قبوض آنها .

ب ـ بررسي پيش آگهي و اعلاميه هاي درآمد .

پ ـ بررسي در تخلفات و بخشودگيها .

ت ـ تجزيه و تحليل انواع درآمد ها و مقايسة آن با درآمد طي مدت 2 سال گذشته .

ج ـ تهيه صورتي ازساير درآمد ها .

درمورد حقوق و دستمزد :

الف ـ رسيدگي مفصل از سوابق پرداخت حقوق و دستمزد در يك دوره يا بيشتر شامل نكات زير :

رسيدگي به نام ـ نرخ دستمزد يا حقوق و سوابق نگهداري شده توسط ادارة كارگزيني.

ب ـ رسيدگي به گزارش زمان كاركرد منعكس در كارتهاي ساعت و مقايسه آن با گزارشهائي كه بوسيلة سرپرستان امضاء شده است .

پ – تعيين اساس كسور از حقوق دستمزد و مقايسة آن با كسوري كه عملاً كسر شده است .

ت ـ مقايسة حقوقهاي پرداختي با آنچه به حسابهاي كاركنان سپرده شده است .

ث ـ مقايسة خالص حقوقهاي پرداختي باهزينه هاي توزيع شده بابت كار به سفارشات كار و مراكز هزينه .

ج ـ بررسي محاسبات ليست حقوقها و دستمزدها .

چ ـ بررسي در كلية پرداختهاي بعدي بابت حقوقهاي تصفيه نشده .

ح ـ تعيين اينكه تعداد ليست حقوق و دستمزد پرداختي در طول سال از شمارة دوره هاي پرداخت تجاوز نكند .

خ ـ رسيدگي به نوسانات غير عادي در حقوق و دستمزدها و حق كميسيونها .

د ـ بررسي روش مورد عمل در كنترل حضورو غياب كاركنان .

ذ ـ بررسي كسور بازنشستگي و مقايسة آن با خط مشي هاي مربوط به بازنشستگي .

ر ـ مقايسة ثبت پرداخت حقوق ودستمزد در دفتر كل با دفاتر ثبت اوليه.

ز ـ آيا دستور مدوني دائر بر منع استفاده از كسور بازنشستگي و ساير كسور مربوط به كارمندان براي احتياجات ديگر وجود دارد ؟

در مورد هزينه ها :

الف ـ تهية صورتي شامل مقايسة هزينه هاي پيش بيني شده با هزينه هاي واقعي .

ب ـ مقايسة هزينه هاي ماهانه با هزينه هاي دورة قبل بر حسب كل مبلغ و درصد درآمد .

پ ـ تهية صورتي از كلية اختلافات مهم در هزينه هاي جاري باهزينه هاي دوره قبل .

ت ـ تهية صورت مقايسه اي از كلية هزينه هاي پيش پرداخت شده .

ث ـ بررسي انتقالات اقلام پيش پرداختها از حسابهاي پايان سال به حسابهاي هزينه .

ج ـ بررسي ثبتهاي برگشتي در زمان بستن حسابها .

برنامه زماني حسابرسي به نحوي تنظيم و اجرا مي گردد كه تا پايان ارديبهشت هرسال صورتحساب نهائي سالانه وتفريق بودجه شهرداري رسيدگي و تسليم شهردار گردد .

بخش ششم :

برنامه و فعاليتها

وظايف ـ مجموع كوششهاي سازمان يافتة شهرداري و واحدهاي تابعة آن است كه خدمات مشخصي را براي شهر در بر ميگيرد . انجام هر وظيفه يك هدف اصلي براي شهرداري محسوب ميشود . هر وظيفه شامل چند برنامه و هر برنامه مشتمل بر چند فعاليت مي باشد .

برنامه ـ كارهاي اجرائي شهرداري براي انجام مسئوليتهايي است كه در داخل يك وظيفه به آن محول مي شود .

فعاليت ـ قسمتي از كارهاي همگن در يك برنامه است كه معمولاً توسط يكي از واحدهاي سازماني تابعه شهرداري به منظور رسيدن به هدفها و مقاصد برنامه صورت مي گيرد .

طرح ـ جزء مشخص از يك فعاليت كه در دورة زمانمعيني به انجام برسد طرح ناميده مي شود مانند ايجاد يك ساختمان ؛ احداث يك خيابان و يا اسفالت يك خيابان .

فهرست طبقه بندي وظايف ـ برنامه ها و فعاليتها كه در بودجة شهرداري مورد عمل قرار مي گيرد شماره هاي قراردادي آنها طبق فهرست شمارة 1 پيوست مي باشد .

در مورد تفاوت فعاليت وطرح توضيح لازم در فصل اول اين دستورالعمل داده شده است .

طبقه بندي درامد شهرداري ها و شمارة قرارداري آنها :

درآمد و منابع مالي شهرداريهاي كشور به9 طبقه بشرح اين جدول تقسيم گرديده است كه هر طبقه شامل چند منبع مي باشند . شماره هاي قراردادي درآمد ها دو رقمي است كه رقم اول ( سمت چپ ) نشان دهندة شماره طبقه و رقم دوم ( سمت راست) شمارة منبع داخل در هر طبقه را مشخص مي سازد .

لزوم رعايت فهرستهاي طبقه بندي و شماره هاي قراردادي آنها :

كلية شهرداريهاي كشور در موقع تنظيم بودجه و نگاهداري حساب اعتبارات بودجه موظف خواهند بود عناوين طبقه بندي و شماره هاي قراردادي آنها را رعايت كنند .

شهرداريهائي كه فاقد بعضي وظايف ؛ برنامه ها وفعاليتها يا درآمدها و هزينه هاي مندرج در فهرستهاي طبقه بندي باشند بايد از ذكر شماره هاي قراردادي و عناوين مربوط در بودجه خودداري كنند .

در صورتيكه در هر شهرداري بر حسب مقتضيات محلي برنامه ها يا فعاليتها يا درآمدهائي وجود داشته باشد كه در فهرست طبقه بندي صريحاً ذكر نشده است بايد با رعايت طبقات مندرج در فهرست رديف مناسبي براي آنها در نظر گرفته شمارة قراردادي آنها مشخص نمايد .

فرمها و صفحات بودجه بايد طوري دنبال يكديگر قرار گيرد كه حتي الامكان ترتيب شماره طبقه بندي وظايف و برنامه ها و فعاليتها در آن رعايت شده باشدو سازمان شهرداري نيز بايد حتي الامكان به نحوي برقرار گرديده به تصويب برسد كه اين ترتيب را تسهيل نمايد .

بايد از فرم شماره 5 پيوست براي برآورد مجموع هزينه ها و از فرم شماره 6 براي تعادل درآمد و هزينه و از شماره 8 پيوست براي استخراج خلاصه اعتبارات عمراني مستخرجه از وظايف ؛ برنامه ها و فعاليتهاي مختلف استفاده كرد .

مبنا قرار دادن برنامه در تنظيم بودجه

به رعايت مواد 23 و 25 آئين نامة مالي شهرداريها بودجه هر شهرداري بايد بر اساس برنامه ها و وظايف و فعاليتهاي مختلف و هزينة هريك از آنها تنظيم گردد .

هريك از شهرداريهاي كشور مكلف خواهند بود برنامه 5 ساله عمليات نوسازي و عمران و اصلاحات شهري را در اجرا مادة 15 قانون نوسازي و عمران شهري و بر طبق دستورالعملي كه از طرف وزارت كشور صادر گرديده است تهيه و به تصويب رسانده و آنرا مبناي تنظيم بودجة سالانة شهرداري قرار دهد .

رعايت مقررات مندرج در دستورالعمل طرح و تنظيم برنامة 5 ساله عمليات نوسازي و عمران شهري برنامة مذكور بايد طوري تهيه گردد كه بتوان بودجة سالانة شهرداري را بر مبناي آن قسمت از فعاليتها و طرحها كه براي اولين سال در برنامة 5 ساله منظور گرديده برنامة تفضيلي آن تهيه مي شود تنظيم نمود .

در صورتيكه تا 15 آبان هر سال برنامة 5 ساله عمليات نوسازي و عمران شهري قطعيت نيافته و به تصويب مراجع ذيربط نرسيده باشد اقدام در تهيه و تنظيم بودجه سال بعد نبايد به همين علت به تعويق افتد و شهرداري و مسئولين واحدهاي تابعه آن مكلف خواهند بود با تنظيم برنامه موقت سالانه اقدامات لازم را براي تنظيم بودجه بعمل آورند .

حقوق

حقوق پرسنل اعم از قراردادي و رسمي از طريق بودجه جاري پرداخت مي شود تمام اطلاعات كسورات و اضافات در طول ماه بوسيلة اپراتور به كامپيوتر داده مي شودكسورات احكام و اضافات احكام محاسبه شده و توسط اپراتور به كامپيوتر داده مي شود و بعد از وارد كردن ميزان حقوق شخص تعيين و سند حسابداري زده مي شود .

بعد از سند حسابداري تهيه كننده سند آن را امضاء مي كند بعد از رسيدگي و طبق نظر مسئول حسابداري بررسي امضاء شده و اعتبارات را درج و مسئول اعتبارات نسبت به مبلغ سند حسابداري اقدام و امضاء نموده و بعد از آن رئيس امور مالي ( ذيحساب امور مالي ) تأييد و بعد به رياست سازمان جهاد نسبت به صدور چك اقدام مي كند .

وقتي يك سند حسابداري تأييد مي شود صدور چكها آغاز مي شود و بدين ترتيب براي هر يك از موارد مندرج در سند يك چك صادر مي شود مانند بيمه ، بازنشستگي ، وام و…..

بعد از صدور چك ذيحساب آن را تأييد مي نمايد و در دفاتر ثبت و در حسابهاي مختلف خود نوشته مي شود .

سازمان جهاد سازندگي استان قزوين در بعضي مواقع دستمزد كارگران موقت خود را توسط يك برگه بنام دستمزد كارگران موقت تهيه مي كند ممكن است اين كارگران مدت كوتاهي خدمت كنند به همين دليل كارگراني كه كار كمتري انجام داده اند و نياز به قرارداد ندارند كارت مربوطه را قسمت حسابداري تكميل به طوري كه كسورات قانوني را پس از كسر ، مبلغ باقي مانده را به شخص مورد نظر عودت مي دهند .

طريقه پرداخت مساعده :

به علت داشتن مشكلات پرسنل و پايين بودن حقوق كارمندان طبق توافق معاونت ادارة امور مالي و ذيحسابي سازمان جهاد ، قرار بر اين شده ماهانه از دهم هر ماه مبلغي را به عنوان مساعده كه كاركنان درخواست مي كنند پرداخت مبلغ مساعده 3/1 حقوق شخص مي باشد كه به صورت علي الحساب پرداخت و در پايان هر ماه پس از پرداخت حقوق اصلي شخص مبلغ فوق از حقوق كارمندان درخواست كننده مساعده كسر مي شود .

اضافه كار :

مسئول هر قسمت 25 هر ماه نسبت به كاركردي كه از نيروي انساني انجام شده است طبق سقف مجاز كه به مسئول هر قسمت اعلام شده است بين اعضاء خود نسبت به كاركرد افراد خود اضافه كار داده مي شود كه طريقة محاسبه اضافه كار به شرح ذيل است :

اضافه كار = ساعات اضافه كار× 175  افزايش سنواتي + افزايش شغل+ حقوق مبنا

در سازمان جهاد سازندگي فرمي به نام گواهي انجام كار مي باشد كه اين فرم مربوطه تأييد مي نمايد ، كه كار انجام شده در پروژه مورد نظر انجام شده است كه بايد در اين فرم كارهاي انجام شده نوشته شود اگر كارها به نحو احسن انجام شده باشد مقام مجاز بعد از ديدن كارهاي انجام شده فرم مربوط را تأييد مي نمايد .

به استناد تبصره ماده 29 قانون مقررات اداري و مالي و تشكيلاتي جهاد سازندگي اگر كالاي خريداري شود به طوري كه كالاي مورد نظر واجب و لازم باشد و اين خريد ما بدون فاكتور باشد ، فرم برگ خريدهاي بدون فاكتور تهيه مي شود

محدوديتهاي تراز عمليات

اگر تراز عمليات دفتر كل توازن نداشته باشد ،‌ مسلماً اشتباهي در جريان كار مالي رخ داده است و بايد حسابدار در كشف و اصلاح آن بكوشد . ليكن چنانچه تراز موازنه باشد ،‌ دليل بر صحت كامل عمليات مالي نمي تواند باشد زيرا ممكن است اشتباهاتي رخ داده باشد كه تاثيري در توازن تراز نداشته باشد . اشتباهات فوق الذكر عارتست از:

1ـ اشتباه در سر فصل حساب ،‌چنانچه در تشخصي و تعيين سر فصل حساب اشتاه شود ،‌مثلا بجاي حسابهزينه برنامه بهداشتي اشتباهاً حساب هزينه برنامه درماني بدهكار شود ، با اينكه دو حساب اشتباه است ليكن تراز عمليات موازنه مي باشد .

2ـ حذف آرتيكل ، ممكن است يك چند و تيكل از قلم افتاده باشد .

3ـ تكرار آرتيكل ، د صورتي كه يك يا چند آرتيكل بطور تكراري ثبت شده باشد .

4ـ اشتباهات متقابل در ارقام و يا بدهكار حسابها بطوريكه تاثير يك اشتباه با اشتباه ديگر جبران شود .

مراحل كشف اشتباهات :

اگر تراز عمليات موازنه نباشد ،‌بايد با كنترل كارهاي مالي اشتباه را كشف و اصلاح نمود . براي انجام اين كار بهتر است عمليات را معكوس مراحل حسابداري ،‌كنترل نمود . يعني به ترتيب زير :

1ـ كنترل جمع بندي تراز عمليات

2ـ كنترل نقل جمع هاي بدهكار و بستانكار از دفتر كل بهتراز

3ـ كنترل جمع هاي دفتر كل

4ـ كنترل نقل ارقام روزنامه به دفتر كل

5ـ كنترل دفتر روزنامه با اسناد هزينه و حسابداري

بديهي است با كنترل هاي فوق حتماً اشتباه معلوم خواهد شد و لازمست با توجه به اصول حسابداري اصلاحات لازم دردفاتر بعمل آيد .

چگونگي اصلاح اشتباهات در دفاتر

هدف از اصلاح و رفع اشتباهات ،‌تحقق سه مطلب زير است :‌

1ـ تعيين تاثير اشتباه در حسابها و تعيين ميزان آن

2ـ ازبين بردن آثار اشتباه از حسابها و دفاتر

3ـ ثبت آرتيكل صحيح در دفاتر

عمليات حسابداري پرداخت حقوق بازنشستگان و موظفين

عمليات حسابداري پرداخت حقوق بازنشستگان و موظفين با عمليات حسابداري پرداخت حقوق شاغلين متفاوت است . بدين ترتيب كه اولاً از نظر نحوه پرداخت ، مشكلات بسياري وجود دارد و نمي شود حقوق وظيفه را از طريق سيستم بانكي پرداخت نمود و ثانياً حقوق بازنشستگي وظيفه خالص مي باشد و ماليات بازنشستگي ندارد (بجز حق بيمه درماني و يا بدهي) و ثالثا مبلغ تقريباً ثابت مي باشد .

نحوه پرداخت

پرداخت حقوق بازنشستگي از طريق سيستم بانكي و با افتتاح حساب پس انداز صورت مي گيرد . ليكن پرداخت حقوق وظيفه از طريق ادارات حسابداري انجام مي شود .

عمليات حسابداري سپرده ها (حسابهاي مستقل براي وجوه سپرده)

هر سازمان دولتي ممكن است مبالغي تحت عنوان «سپرده» از اشخاص حقيقي يا حقوقي دريافت كند . مانند سپرده شركت در مناقصه يا مزايده . سپرده حسن انجام كار و غيره . اين سپرده ها مي بايست در حساب خاص بانكي واريز شده و طبق قانون مسترد يا نگهداري شود . عمليات حسابداري سپرده بشرح زير مي باشد :‌

1ـ واريز سپرده بحساب بانكي

2ـ استرداد سپرده

3ـ واريزسپرده به حساب شماره 3 خزانه

عمليات حسابداري درآمد و هزينه اختصاصي (حسابهاي مستقل براي درآمد و هزينه اختصاصي)

در بودجه كل كشور ، علاوه بر در آمدها و هزينه هاي عمومي ، درآمدها و هزينه هاي اختصاصي مشخص مي گردد . البته موارد هزينه هاي اختصاصي بايد در قانون مربوطه ذكر شده باشد تا دستگاه وصول كننده درآمد مجاز به هزينه اشد بعد از انقلاب اسلامي محدوديتهاي بسياري براي مصرف درآمدهاي اختصاصي ايجاد شده است باستثناي چند مورد بقيه درآمدهاي اختصاصي مي بايست به حسابهاي دولت واريز گردد . چنانچه يك سازمان دولتي بموجب قانون مجاز به وصول درآمدها اختصاص و پرداخت و هزينه اختصاصي مي باشد ، اين وضع ممكن است براي سازمان مركزي در تهران و واحدهاي تابع آن در شهرستانها وجود داشته باشد .

عمليات حسابداري بانك و تهيه صورت مغايرت بانكي

سازمانهاي دولتي ملزم هستند باستثناي موارد بسيارجزئي ،‌كليه دريافتها و پرداختهاي خود را با افتتاح حساب جاري از طريق شبكه بانكي انجام دهند . حسابهاي بانكي مورد نياز به شرح زير مي باشد :‌

1ـ بانك ـ حساب درآمد عمومي

2ـ بانك ـ حساب پرداخت عمومي

3ـ بانك ـ تمركز درامد اختصاصي

4ـ بانك ـ حساب پرداخت هزينه اختصاصي

5ـ بانك پرداخت حقوق شاغلين

6ـ بانك پرداخت حقوق بازنشستگان و موظفين

7ـ بانك ـ حساب سپرده

بديهي است در تهران حسابهاي دستگاههاي مالي توسط خزانه در بانك مركزي ايران افتتاح مي شود و در استانها و شهرستانها ، ساير بانكهاي استان و ملي از طرف بانك مركزي اين موظيفه را بعهده دارد .

صورت مغايرت بانكي

به منظور كنترل عمليات بانكي ابتدا اقلام مندرج در ستون بدهكار صورتحساب بانك را با اقلام بستانكار دفتر سازمان مقايسه و جلوي اقلام مشابه علامت ( Ö ) گذاشته مي شود . اين دو ستون نمودار وجوهي است كه بانك پرداخت نموده است . همچنين اقلام مندرج در ستون بستانكار صورتحساب با ستون بدهكار دفتر كنترل و علامت گذاري مي شود . اقلامي كه بدون علامت باقي مانده است در اصطلاح اقلام «باز» گفته شده و مؤيد اختلافات مي باشد .

تعريف صورت مغايرت :

صورت مغايرت بانكي فرمي است كه در آن موارد اختلاف صورتحساب بانك با دفتر سازمان و مانده هريك را طوري نشان مي دهد كه منجر به مانده واقعي گردد . بعضي از سازمانها موارد اختلاف را از يك مانده شروع مي كنند تا مانده ديگر بدست آيد . اين روش مطلوب نمي باشد زيرا هر دو مانده غير واقعي است و نمي تواند در برنامه ريزي بودجه نقدي سازمان ملاك عمل قرار گيرد .