مقدمه
راه‌هاي مختلفي براي بيان درك ما از زمان وجود دارد. براي قرنها مردم از حركت ماه، ساعت آفتابي، اذان، زنگ كليسا براي تنظيم برنامه زماني روزانه خود استفاده كردند تا اينكه در قرن دوازدهم راهبان كاتوليك ساعت‌هايي را براي تنظيم فعاليت‌هاي خود ساختند.
در طول تاريخ تمدن‌ها به زمان و ابعاد آن توجه داشته‌اند و اين توجه در اين دوران نيز وجود دارد و عباراتي مانند «وقت طلاست» گوياي اين توجه است. جوامع امروزي جوامعي هستند كه در آنها تعداد ساعات كافي در طول روز وجود ندارد. فناوري‌هاي نو محيطي فراهم آورده‌اند كه تقريباً در مدت زمان كم مي‌توان به خيلي از اطلاعات دسترسي پيدا كرد و خيلي كارها را سريعتر و آسانتر انجام داد اما تمايل به سريعتر انجام دادن كارها و بيشتر كار انجام دادن روز به روز بيشتر مي‌شود.
اين رويكرد كه همواره با بشر همراه بوده است اين احساس را براي او به وجود آورده است كه از زمان عقب مي‌ماند و نمي‌تواند از آن به صورت مؤثر بهره گيرد. تاريخ به ما مي‌گويد كه مديريت ضعيف زمان يك مسئله قديمي است، مسئله‌اي است كه فناوري آن را به وجود نياورده است و آن را نمي‌تواند حل كند. در شرايطي كه ابزار بيشتري براي مديريت زمان در اختيار داريم و فرايند‌هاي اداري، كمتر درپيچ و تاب تشريفات اداري و كاغذ بازي گم مي‌شوند، مديريت ضعيف زمان را كمتر مي‌توان مخفي كرد. مديريت زمان موضوعي است كه همه ما، چه در زندگي شخصي و چه در زندگي حرفه‌اي، نياز داريم با آن روبرو شويم تا در زندگي موفق شويم.
در ادامه در مورد وجوه مختلف مديريت زمان صحبت مي‌كنيم. ابتدا نگاهي به اصول عمومي مديريت زمان خواهيم داشت. توجه به اين اصول كمك مي‌كند كه درك بهتري از مفهوم مديريت زمان داشته باشيم و پيشنهادهايي ارائه مي‌كند كه مي‌توانيد آنها را در حوزه‌هاي مديريت زمان در زندگي خود به كار بريد. پس از ارائه رهنمودهاي عمومي، به حوزه‌هاي مديريت زمان به صورت دقيق‌تر خواهيم پرداخت. ابتدا راجع به مديريت زمان در زندگي شخصي مي‌پردازيم و سپس مديريت زمان را در حوزه كسب و كار مدنظر قرار مي‌دهيم.
اصول عمومي مديريت زمان
مديريت زمان مجموعه‌اي از مهارتهاست كه شما را در استفاده مؤثر از زمان كمك مي‌كنند. رهنمودهاي عمومي وجود دارند كه مي‌توانند براي مديريت زمان در حوزه‌هاي متفاوت مانند خانه، مدرسه و كار استفاده شوند. در اين بخش، برخي از اين رهنمودها را شرح مي‌دهيم. ابتدا دلايل استفاده نكردن مردم از مديريت زمان و مزاياي حاصل از مديريت زمان را مورد بررسي قرار مي‌دهيم.
احتمالاً روشن‌ترين دليل عدم استفاده از مديريت زمان اين است كه مردم نمي‌دانند مديريت زمان چيست. دليل دوم سستي و تنبلي است؛ بعضي از مردم فاقد هدف و انگيزش لازم براي برنامه‌ريزي مؤثر هستند. گروه سومي كه از مديريت زمان استفاده نمي‌كنند آنهايي هستند كه دوست دارند تحت فشار و تنگي وقت (دقيقه نود) و شرايط بحران كار كنند.
ممكن است در شرايطي استفاده نكردن از مديريت زمان توجيه‌پذير باشد اما مزاياي استفاده موفق از مديريت زمان هر گونه دليل يا توجيه را رد مي كند. مديريت زمان كمك مي‌كند كه تعيين كنيد كدام يك از كارهايي كه انجام مي‌دهيد مهمترين هستند. اين عمل به شما اين امكان را مي‌دهد به برخي فعاليتها اولويت زيادي دهيد و برخي از فعاليتها را حذف كنيد.
هم‌چنين مديريت زمان به شما كمك مي‌كند كه از طريق حذف مزاحمت‌ها و فعاليت‌هاي غيرضروري، مدت زماني كه واقعاً كار مي‌كنيد را افزايش دهيد. يكي از وجوه رضايت بخش مديريت زمان كاهش استرس در زندگي است. كاهش سطح استرس موجب بهبود سلامت روحي و جسمي مي‌شود.
چگونه وقت خود را مي‌گذرانيد؟
وقتي تصميم گرفتيد كه از استراتژي‌هاي مديريت زمان استفاده كنيد، از همان زمان بايد شروع كنيد. اولين قدم تحليل و بررسي روشي است كه در حال حاضر از وقت خود استفاده مي‌كنيد. اين كار نبايد از طريق حافظه انجام شود. ممكن است شما اكثريت زمانهاي بيكاري خود را به ياد نياوريد يا قادر نباشيد زمانهايي را كه صرف مكالمات طولاني مي‌كنيد دقيقاً بياد آوريد. براي ثبت نحوه گذراندن وقت مي‌توانيد از يك دفتر يادداشت، دفتر گزارش فعاليت يا يك دفتر برنامه‌ريزي با بخش‌هاي تفكيك شده به ساعت براي رديابي فعاليتها استفاده كنيد. نه تنها آنچه كه در طول روز انجام مي‌دهيد بلكه احساس خود (خسته، پرانرژي، عصباني، بي‌حال و…) را ثبت كنيد. هر وقت كه فعاليت خود را تغيير مي‌دهيد، نوع فعاليت و زمان شروع آن را ثبت كنيد.
پس از ثبت فعاليتها براي چندين روز، يادداشت‌ها آماده براي تحليل هستند. خيلي از فعاليت‌هاي ثبت شده در گزارش به صورت بارز ديده مي‌شوند چرا كه وقت زيادي صرف آنها شده است. ديگر حوزه مهم در يادداشت‌ها، فعاليت‌هاي غيرضروري است كه در طول روز انجام داده‌ايد. وقتي اين فعاليتها به صورت جداگانه ديده شوند خيلي زمان‌بر نيستند اما وقتي دسته‌بندي شوند، زمان كل آنها ممكن است قابل ملاحظه باشد. تحليل فعاليتهايتان كه در گزارش ثبت شده‌اند در قدم بعدي، يعني اولويتبندي فعاليتها، به شما كمك خواهد كرد.
اولويتبندي فعاليتها
اولويتبندي يكي از مهمترين قدم‌هاي مديريت زمان است. اين عمل كمك مي‌كند كه موارد زمان‌بر كه نه اوقات خوشي را ترتيب مي‌دهند و نه كمك مي‌كنند كه به اهداف خود دست يابيد را حذف كنيد. اين مرحله بيشترين تغيير در جهت افزايش زمان را به دنبال دارد. با تصميم گيري در خصوص فعاليتهايي كه بايد انجام دهيد و فعاليتهايي را كه بايد حذف كنيد اولويتبندي را آغاز كنيد.
براي تصميم‌گيري در خصوص فعاليتهايي كه بايد انجام دهيد، فعاليتهايي را تعيين كنيد كه از آنها لذت مي‌بريد و آنها را خوب انجام مي‌دهيد. خيلي مهم است كه هم از نظر حرفه‌اي و هم از نظر شخصي از كاري كه انجام مي‌دهيد لذت ببريد. در گزارش خود كارهايي كه از آنها لذت مي‌بريد و كارهايي كه براي شما خوشايند نيستند را مشخص كنيد. اكثريت روز شما بايد صرف كارهايي شود كه از انجام آنها لذت مي‌بريد.
در حالي كه مهم است از انجام يك كار لذت ببريد، نيز مهم است كه آن را خوب انجام دهيد. در تعيين اينكه چه كارهايي را انجام دهيد و چه كارهايي را تفويض كنيد، شناخت نقاط قوت و ضعف شما حياتي است. تلاش نكنيد مسئوليت‌هايي بيش از آنچه مي‌توانيد به صورت معقول انجام دهيد را به عهده گيريد. بعد از تعيين كارهايي كه از آنها لذت مي‌بريد و آنها را خوب انجام مي‌دهيد، شما آماده هستيد كه فعاليت‌هاي غيرضروري در زندگي خود را دور بريزيد. تمام منابع موجود خود را پيدا كنيد و فعاليتهايي را كه بيش از توان خود مي‌دانيد تفويض كنيد. بعد از اينكه فهرست كارهاي روزانه را به ميزان قابل قبولي از مسئوليت‌ها كاهش داديد، زمان برنامه‌ريزي فرا مي‌رسد.
برنامه‌ريزي
برنامه‌ريزي در زندگي شخصي و حرفه‌اي متفاوت از هم انجام مي‌شوند. در برنامه‌ريزي شخصي، برنامه‌ريزي از طريق هدفگذاري و ترسيم مسير دستيابي به اهداف انجام مي‌شود. در برنامه‌ريزي حرفه‌اي، برنامه‌ريزي پروژه‌‌محور است. برنامه‌ريزي پروژه بايد از طريق نرم‌افزارهاي برنامه‌ريزي رسمي انجام شود.
روش برنامه‌ريزي مناسب خود را انتخاب كنيد. از هر روش مانند انتخاب اهداف، برنامه‌ريزي رسمي يا غير رسمي كه استفاده كنيد چند نكته مهم را بايد به خاطر بسپاريد. ابتدا انتظارات خود را برآورد كنيد. به ياد داشته باشيد تعداد ساعات محدودي در يك روز وجود دارد. سعي نكنيد به نتايجي ماورأ قابليت‌هاي خود دست يابيد.
دوم، مدت زماني را صرف خود كنيد. براي اينكه به حداكثر عملكرد دست يابيد به زمان خواب و استراحت كافي نياز داريد. اقدام به اين عمل سخت‌تر از تصميم گرفتن براي انجام آن است. هنگام برنامه‌ريزي شما مي‌پنداريد كه به هيچ استراحتي نياز نداريد يا مي‌توانيد فقط چهار ساعت در روز بخوابيد. كار مداوم بدون استراحت سطح استرس را افزايش داده و سطح عملكرد را كاهش مي‌دهد.
نكات سودمند براي بهبود كيفيت وقت
1- از مزاحمت‌ها جلوگيري كنيد.
همواره پذيراي بازديدكنندگان نباشيد. بازديدكنندگان مي‌توانند موجب به هم‌ريختگي شوند كه در نهايت منجر به كاهش بهره‌وري مي‌شود. با بستن در اتاق يا حذف ارتباط بصري مي‌توانيد به بازديدكننده بفهمانيد كه شما مشغول هستيد. هر روشي كه به كار مي‌بريد به خاطر بسپاريد كه نبايد هر بازديدي را بپذيريد.
راه ديگر براي كاهش مزاحمت‌ها جواب ندادن به تلفن است. تماس‌هاي تلفني مي‌توانند خيلي وقت‌گير باشند. تماس‌هاي تلفني قطار افكار را از حركت باز‌مي‌دارند. تماس‌هاي تلفني ممكن است شما را متعهد به انجام كارهايي كنند كه آمادگي آنها را نداريد. از خاموش كردن زنگ تلفن نترسيد. وقتي كارتان تمام شد پيغام‌هاي دريافتي را چك كنيد.
2- كنترل كنيد
كارهايي را كه نياز داريد انجام دهيد مي‌دانيد. اين كار را در فهرست كارها يادداشت كنيد. كارهاي فهرست را اولويتبندي كنيد. با انجام اين عمل، شما مي‌توانيد روز خود را كنترل كنيد. شما ابزاري داريد كه مي‌توانيد از كارهاي غيرضروري جلوگيري كنيد يا كارهاي جديد را اولويتبندي كنيد. پيروي از اين رهنمودها اين تضمين را به دنبال دارد كه شما ابتدا مهمترين فعاليتها را انجام مي‌دهيد. هم‌چنين شما مي‌دانيد كه چه فعاليتهايي را انجام نداده‌ايد و مي‌توانيد آنها را به فهرست كارهاي فردا اضافه كنيد.
3- بر بهره‌ور بودن تأكيد كنيد نه مشغول بودن
تمركز بر بهره‌وري كيفيت كار و عملكرد را افزايش مي‌دهد. تهيه يك فهرست اولويتبندي شده از كارها به شما كمك مي‌كند كه بهره‌ور باشيد. تمركز بر انجام مهمترين كارها در ابتدا، به شما كمك مي‌كند كه كار بيشتري انجام دهيد و آنها را سر وقت انجام دهيد.
4- سرعت خود را تنظيم كنيد
مهم است كه خود را براي ميزان ساعاتي كه كار مي‌كنيد تنظيم كنيد. از خود بپرسيد كه با سرعتي كه كار مي‌كنيد مي‌توانيد ادامه دهيد. خود را با تعداد ساعات زياد كار خسته نكنيد. مديريت مؤثر زمان بايد اين امكان را فراهم آورد كه بتوانيد كارهاي مورد نياز را انجام دهيد بدون اينكه نياز باشد تعداد ساعات زيادي را در دوره زماني بزرگتر مشغول باشيد.
مديريت زمان شخصي
مديريت زمان شخصي بخش قابل ملاحظه‌اي از زمان روزانه را صرف مي‌كند. مهارتهاي مديريت زمان شخصي در عمل داراي اشكالاتي هستند. اولويتبندي اهداف شخصي مي‌تواند خيلي مشكل باشد زيرا بايد نسبت به فعاليت‌هاي اولويت‌دار، در دسته دوم از اهميت قرار گيرند. اين بخش به شما كمك مي‌كند كه اهداف شخصي خود را اولويتبندي كنيد بطوري كه در برنامه شما قرار گيرند. شما روش «فقط بگو نه» را ياد مي‌گيريد كه به شما در سبك كردن زمانبندي كمك مي‌كند. اين بخش هم‌چنين چگونگي ايجاد وقت براي فرزندان و ديگر افراد مهم براي شما را مورد بررسي قرار مي‌دهد.
1- فقط بگو «نه»
در زندگي شخصي خود معمولاً با گفتن كلمه «نه» مشكل داريم. اين موضوع موجب بيشتر تناقضات در وقت ما مي‌شود. به خاطر اكراه طبيعي در گفتن نه، اغلب احساس تعهد نسبت به دوستان و خانواده خود داريم. آموزش به خود در استفاده از ابزار ارزشمند نه گفتن در تشخيص اهميت اولويت‌هاي شخصي ضروري است.
چندين روش براي نه گفتن به صورت غيرمستقيم وجود دارد بطوري كه دوستان و خانواده خود را نرنجانيد. يك ذهن خلاق معمولاً قادر خواهد بود از شرايطي كه با اولويت موجود وي تناقض دارند خلاصي يابد. اما عذر و بهانه هميشه ضروري نيست. اشكالي ندارد كه با افراد رو راست بود و واقعيت را گفت. به افرادي كه تقاضاي اختصاص وقت را از شما دارند بگوييد كه شما مسئوليت‌هايي به عهده داريد كه امكان برآوردن تقاضاي آنها را فراهم نمي‌آورد. شما متعجب خواهيد شد كه مي‌بينيد كه به چه سادگي روش مستقيم پذيرفته مي‌شود.
2- اهداف شخصي
هدفگذاري كنيد:
وقتي بتوانيد به صورت مؤثرتر «نه» بگوييد، وقت بيشتري براي تخصيص در دستيابي به اهداف شخصي خود داريد. اهداف، حوزه خيلي مهمي از مديريت زمان شخصي هستند. اهداف به ما كمك مي‌كنند كه از طريق ايجاد كار براي ما و اجازه تمركز بر تلاش‌هايمان، زندگي خود را سازماندهي كنيم. هنگام هدفگذاري خيلي مهم است آنها را واقعي و قابل دستيابي تعريف كنيم. با تنظيم اهداف از پيش، به خود اجازه مي‌دهيد كه يك مسير استراتژيك به سمت دستيابي به اهداف را برنامه‌ريزي كنيد.
اهدافي تعريف كنيد كه به سادگي قابل دستيابي باشند. وقتي به اهداف تعريف شده رسيديد، براي هدفي كه مشكل‌تر است اقدام كنيد. اين فرايند را ادامه دهيد تا اينجا كه احساس كنيد كه اهداف شما نه آسان و نه دور از دسترس هستند. اين فرايند كند است اما به شما كمك مي‌كند كه ياد بگيريد چگونه به صورت موفقيت‌آميز به اهداف خود دست يابيد. نبايد انتظار داشته باشيد كه تمام انتظاراتتان يك شبه برآورده شوند چرا كه يك فرايند تدريجي است.
اهداف خود را اولويتبندي كنيد:
وقتي اهداف خود را تنظيم كرديد، بايد آنها را اولويتبندي كنيد. وقت گذاشتن و اولويتبندي اهداف در مديريت زمان شخصي مؤثر حياتي است. خيلي از ما از اين مرحله مي‌پريم اگر چه دوباره مجبور مي‌شويم كه برگرديم.
اهداف را به صورت روشن تعريف كنيد و مشخص كنيد كه آنها چه هستند و چه اهميتي دارند. اهدافي كه اهميت كم دارند مي‌توانند به تعويق بيافتند. اجازه دهيد اقلامي كه به توجه بيشتر نياز دارند ابتدا انجام شوند. شما مي‌توانيد يك فهرست از كارهايي كه بايد انجام دهيد تهيه كنيد و به هر يك از اقلام به نسبت اهميت عددي اختصاص دهيد يا اينكه فهرستي از اهداف اولويتبندي شده تهيه كنيد. پيتر دراكر مي‌گويد كه «انجام دادن كارهاي درست مهمتر از انجام درست كارهاست».
اقتصاددان ايتاليايي، ويلفردو پارتو، قانوني در اولويتبندي دارد. قانون پارتو مي‌گويد كه تقريباً 80 درصد نتيجه مورد نظر از بيست درصد تلاش‌هايي حاصل مي‌شود كه انجام مي‌دهيم. براي اينكه كارهاي خود را به صورت مؤثر اولويتبندي كنيد، بايد بيست درصد مهم را جدا كنيد. وقتي كارهاي مهم تعيين شدند شما مي‌توانيد بر اقداماتي تمركز كنيد كه بيشترين نتيجه مورد نظر را حاصل مي‌كنند. هنگام تحليل چگونگي گذراندن اوقات خود متوجه خواهيد شد كه خيلي از اوقات شما صرف كارهاي كوچك و ناچيز مي‌شود. به همين دليل توان شما صرف حوزه‌هاي اصلي و حياتي كه نيازمند تلاش بيشتر هستند نمي‌شود. قانون پارتو را براي اولويتبندي به كار بريد و خواهيد ديد كه زمان و اهداف تحقق يافته شما بيشتر خواهند شد.
3- تعلل
وقتي زمان مناسب صرف هدفگذاري و اولويتبندي كرديد، مي‌توانيد كارهاي مورد نياز هر روز را تعيين كنيد. اگر كارها را در زمان موعد آنها انجام ندهيد غير مؤثر عمل كرده‌ايد. تعلل چيزي است كه اكثر ما با آن درگير هستيم. اغلب نمي‌توانيم به كل نتيجه مورد نظر دست يابيم زيرا به خاطر تعلل استرس به ما چيره مي‌شود.
با تعداد زيادي از كارهاي انباشته شده بر روي هم، سخت است كه در انجام كارها تعلل نكنيم؛ خصوصاً براي كارهاي بزرگتر كه به زمان بيشتر از آنچه كه شما داريد نياز دارند.
وقتي با كار بزرگي روبرو مي‌شويد آن را به بخش‌هاي كوچكتر تقسيم كنيد. تقسيم كار به كارهاي كوچكتر اين امكان را فراهم مي‌آورد كه اجزاء كوچكتر را بدون اضطراب انجام دهيم. بزودي در خواهيد يافت كه با انجام كارهاي تقسيم شده، كل كار بزرگ انجام شده است.
4- مزاحمت كمال‌گرايي
وقتي هدفگذاري و اولويتبندي كرديد، بايد از چندين مسئله فرعي كه بروز مي‌كنند جلوگيري كنيد. يكي از اين مسائل تمايل شخص به كمال‌گرا بودن است. اين نوع رويكرد مي‌تواند تأثير زيادي بر مديريت زمان شخصي داشته باشد. توجه غير ضروري به جزئيات باعث مي‌شود كه ديگر كارها را به تأخير بياندازيد. ناتواني در پاداش دادن به خودمان براي كارهايي كه انجام داده‌ايم مسئله ديگري است كه با آن روبرو هستيم. وقتي كاري را انجام داديد، شما بايد به خود پاداش دهيد. پاداش دادن به خود راهي براي ايجاد تعادل بين كار و تفريح است. اگر بتوانيم ياد بگيريم كه بين كار و تفريح تعادلي برقرار كنيم زندگي سالم‌تر و شاد‌تري خواهيم داشت.
5- وقت گذاشتن براي همسر
زندگي شخصي شامل چندين حوزه متفاوت است كه بايد در نظر بگيريم. يكي از اين حوزه‌ها وقتي است كه با همسر خود مي‌گذرانيم. اين وجهي حياتي از مديريت زمان شخصي ماست زيرا خيلي از احساسات ما آن را ديكته مي‌كنند. افرادي كه وقت كافي براي همسرانشان تخصيص نمي‌دهند به خاطر دلايلي روابط خود را پرتنش درمي‌يابند كه مي‌شد از آنها جلوگيري كرد. اغلب همسر خود را در انتهاي فهرست اولويت قرار مي‌دهيم زيرا عادت كرده‌ايم فرض كنيم كه به دليل برنامه فشرده كاري، همسر ما عذر ما را مي‌پذيرد.
چندين روش براي افزايش مدت زمان بودن با همسر وجود دارد. اگر مدت زمان كافي با همسرتان نيستيد زمانهايي را براي تنها بودن با وي تخصيص دهيد و با هم براي تماشاي فيلم يا صرف شام بيرون برويد. روش ديگر رفتن به خريد با يكديگر است.
6- كارهاي مربوط به خانه
هر خانه تعداد زيادي كارهاي متفاوت دارد كه بايد انجام شوند. اين مسئوليت‌ها مي‌توانند بار زيادي بر ما وارد كنند اگر برنامه‌ريزي نشوند. با تعداد بسياري از اولويت‌ها در زندگي پيچيده امروزي، بيشتر مردم نمي‌توانند وقت اضافه براي انجام كارهاي خانه پيدا كنند. از آنجايي كه خود نمي‌توانيد همه اين كارها را انجام دهيد، اگر امكان داشته باشد آنها را به فرزندانتان تفويض كنيد.
7- وقت گذاشتن براي فرزندان
همه قبول دارند كه قراردادن فرزندان در اولويت‌هاي بالا هميشه ساده نيست. فرزندان وقت قابل ملاحظه‌اي از شما مي‌گيرند و لازم است كه ديگر اولويت‌ها را همراه با اين موضوع برنامه‌ريزي كنيد.
مي‌توانيم وقت خود را با فرزندان بگذرانيم در حاليكه به اتفاق آنها كارهاي خانه را انجام مي‌دهيم. بچه‌ها از مسئوليت لذت مي‌برند و قادرند كه برخي كارهاي خانه را انجام دهند. خيلي از مسئوليت‌هاي داخل و خارج از خانه وجود دارد كه شما به عنوان يك خانواده مي‌توانيد آنها را با هم انجام دهيد در حالي كه با هم هستيد. انجام برخي از كارهاي خانه توسط فرزندان، استرس شما را كاهش مي‌دهد. تفويض مسئوليت به فرزندان در سنين كودكي براي آنها سودمند است و مهارتهاي مديريتي آنها را براي سال‌هاي بعد افزايش مي‌دهد.
نقش شما به عنوان يكي از والدين فرزندان، فشار روحي و جسمي در مراقبت از آنها را به دنبال دارد. شما بايد به اتفاق فرزندان به گونه‌اي برنامه‌ريزي كنيد كه اين زمانها به حداقل برسند. شما مي‌توانيد به فرزندان خود توضيح دهيد كه بايد كارها و برنامه‌هايي را انجام دهيد و انجام ندادن آنها باعث مي‌شود كه به اهداف خود نرسيد. فرزندان خيلي اهميت دارند ولي بايد به حجم ديگر كارها و مسئوليت‌ها توجه داشته باشيد.
8- مديريت ميز كار
آخرين و مهمترين وجه مديريت زمان شخصي كه مورد بحث قرار مي‌گيرد مديريت امور دفتري شخصي است. ميز كار مهمترين چيزي است كه همواره بايد روزآمد نگاه داشته شود. براي موفق بودن، اين موضوع بايد جزو اولويت‌هاي بالاي شما قرار گيرد. بدين منظور ابتدا بايد ميز خود را سازماندهي كنيد. با داشتن يك ميز مرتب و تميز شما مي‌توانيد بهتر كارهاي انجام نشده خود را پيدا كنيد. وقتي كاغذهاي شما مرتب شده باشند مي‌توانيد كارهاي مربوط به آنها را به بخش‌هاي كوچكتر تقسيم كرده و جداگانه هريك را انجام دهيد.
روشي كه اتاق كار خود را براساس نيازها ترتيب مي‌دهيد كليد خبره شدن در انجام كارهايتان است. حتي اگر نيازهاي شما در پايين‌ترين حد لازم باشند، اقلام خاصي وجود دارند كه به موفقيت شما كمك مي‌كنند. اول بايد بدانيد كه به چه مقدار فضا براي بايگاني و ذخيره احتياج داريد. نبايد اسناد و مدارك را روي هم بر روي ميز انباشته كنيد چرا كه باعث مي‌شود نتوانيد به كارهاي مالي و دفتري خود در زمان لازم بپردازيد. از ميزهاي داراي چند كشو و فايل‌هاي بايگاني مي‌توانيد استفاده كنيد.
متخصصين اعتقاد دارند كه بايد از يك صندلي مناسب استفاده كرد. نوع صندلي انتخابي بايد بگونه‌اي باشد كه به شكل مناسب درآن جاي گيريد. يك صندلي خوب طراحي شده بايد قابليت تنظيم داشته باشد بگونه‌اي كه با اندام شما تطابق يابد و اين امكان را فراهم آورد كه هنگام كار كردن موقعيت راحتي داشته باشيد. پس از تنظيم، بايد پشت شما را نگه دارد و فشار وارده بر شانه‌ها، گردن و دستها را كاهش دهد. مطمئناً در اين شرايط شما بهتر مي‌توانيد بر كار خود تمركز كنيد.
بيشتر ما به ميزان روشنايي اطراف خود توجه نمي‌كنيم. روشنايي مناسب، كارايي را بالا مي‌برد. سطح متفاوتي از روشنايي براي كارهاي متفاوت لازم است. هنگام خواندن مدارك و نامه‌ها نور بايد به قدر كافي باشد تا به چشمان خود فشار وارد نكنيد. اما هنگام كار با كامپيوتر نور بايد به قدري باشد كه انعكاس‌ها و درخشندگي‌ها به حداقل برسند.
ابزار غير فني زيادي وجود دارند كه مي‌توانيد در زندگي شخصي از آنها استفاده كنيد. از يك تقويم ديواري با جدول‌بندي درشت استفاده كنيد. بدين شكل مي‌توانيد كل روزهاي ماه را ببينيد. حتماً دفترچه تلفن داشته باشيد. از نرم‌افزارهاي كامپيوتري نيز مي‌توانيد استفاده كنيد.
مديريت زمان و كسب وكار
محيط كسب و كار امروز را مي‌توان با رقابت شديد و سخت آن توصيف كرد. در هر ثانيه از روز اختراعات جديدي صورت مي‌پذيرد و روش‌هاي سنتي، طول عمر كوتاهتري پيدا مي‌كنند. خبر تازه امروز، يك خبر قديمي در فردا محسوب مي‌شود و كساني كه با تغييرات پيش نروند عقب خواهند ماند. شما بايد از تمام منابع موجود خود استفاده كنيد تا با زمان پيش رويد.
بزرگترين مانع موفقيت در اين بازار، زمان است. با ساعات نامحدود روزانه مي‌توانستيم سرعت كار را به اندازه رضايت‌بخش پايين بياوريم. متأسفانه زمان چيزي است كه بشر نمي‌تواند آن را كنترل كند. به خاطر اين شرايط غيرقابل كنترل، بايد با زمان كار كنيم. درك محدوديت‌هاي حاصل از زمان و منافع مديريت زمان كمك مي‌كند با زمان كار كنيم نه اينكه در مقابل آن قرار گيريم.
روشي كه شما زمان خود را استفاده مي‌كنيد تعيين‌كننده موفقيت شماست. با اين حال، فلسفه مديريت زمان از فردي به فرد ديگر متفاوت است و مديريت زمان براي شما بايد بگونه‌اي باشد كه با كار شما مطابقت داشته باشد. در اين بخش رهنمودهايي ارائه مي‌كنيم كه به شما در شروع سفر در مديريت مؤثر زمان كمك خواهند كرد. اين رهنمودها را به دقت بخوانيد و آنها را بگونه‌اي تطبيق دهيد كه نياز شما را برآورده كنند.
1- مديريت زمان در كار
رهنمودهاي كلي كه قبلاً گفته شد مي‌توانند در محل كار شما به كار روند. اين رهنمودها مواردي شامل تحليل روش گذراندن وقت، اولويتبندي فعاليتها و برنامه‌ريزي است.
2- كار درست را در زمان درست انجام دهيد
حتي با مديريت مؤثر زمان هم در خواهيد يافت كه هميشه نمي‌توان هر كاري را سر وقت انجام داد. اما كارهايي وجود دارند كه بايد سر وقت انجام شوند و كارهايي نيز هستند كه مي‌توان به تأخير انداخت. بر اساس رهنمودهاي عمومي مديريت زمان، يك فهرست اولويتبندي شده از كارها بايد تهيه كنيد. در سراسر روز كارهايي از فهرست را انجام دهيد كه بيشترين اولويت را دارند. اين كار خيلي ساده است و به يك متدولوژي خاص نياز ندارد در حالي كه خيلي از ما كار درست را در زمان درست انجام نمي‌دهيم. انجام كارها براساس اولويت كمك مي‌كند كه كارها را خوب مديريت كنيد.
3- قبل از ترك دفتر فهرست كارهاي فردا را مرور كنيد
فهرست كار را بررسي كنيد و كارهاي انجام نشده را تعيين كنيد. كارهاي انجام شده را پاك كنيد و كارهاي انجام نشده را اولويتبندي كنيد. هنگام اولويتبندي موضوعات اصلي، كارهايي كه قرار است فردا انجام دهيد را مرور كنيد. براي مثال، اگر فاز دوم پروژه در دست را آغاز مي‌كنيد مستندات تعريف آن فاز را مطالعه كنيد. اين كار باعث مي‌شود اقداماتي را كه براي فاز دوم بايد انجام دهيد بياد آوريد. اگر با چند نفر كار مي‌كنيد، با آنها در مورد كار فردا صحبت كنيد و مطمئن شويد كه هريك مي‌دانند فردا چه كاري بايد انجام دهند.
4- ساعات اوج كاري خود را پيدا كنيد
با استفاده از رهنمودهاي ارائه شده در بخش 2، تعيين كنيد كه در ساعات مختلف روز چه احساسي داريد. اين تمام تحقيقي است كه نياز داريد تا بتوانيد ساعات اوج كاري خود را پيدا كنيد. ساعاتي كه بيشترين انرژي را داشته‌ايد، انگيزش بالا داشته‌ايد و تماماً متمركز به كارتان بوده‌ايد را بشماريد. اين ساعات زماني هستند كه در آن بايد مشكل‌ترين كارهايتان را انجام دهيد. از مزاياي ساعت اوج كاري استفاده كنيد.
5- از جلسات حداكثر استفاده را ببريد
براي برگزاري جلسه چهار نكته را بايد در نظر بگيريد. اولين نكته اين است كه جلسه را هنگامي برگزار كنيد موضوع آن اتفاق افتاده باشد. جلسات دوره‌اي اغلب نياز نيست اما اگر اين زمان را تخصيص دهيد با بحث‌هاي مختلف پر مي‌شود. بنابراين جلسات را براساس نياز تشكيل دهيد نه براساس قاعده. دومين رهنمود براي تشكيل جلسه تنظيم دستور جلسه است. دستور جلسه بايد هدف جلسه و حوزه بحث را نشان دهد. حوزه‌هاي بحث بايد اولويتبندي شوند. جلسات ساخت‌يافته افراد را بر موضوع مورد بررسي متمركز مي‌كنند. اين كار منجر به جلسات كوتاه‌تر و پربارتر مي‌شود. توزيع دستور جلسه در زمان مناسبي پيش از تشكيل جلسه، به افراد اين امكان را مي‌دهد كه خود را براي جلسه آماده كنند. اين اقدامات باعث مي‌شود كه جلسات شما مؤثرتر و آموزنده‌تر شوند.
سومين رهنمود براي تشكيل جلسات تنظيم دقيق زمان جلسه است. ساعت تشكيل جلسه تأثير زيادي بر خروجي جلسه خواهد داشت. براي مثال، اگر شما مي‌دانيد كه افرادي در جلسه هستند كه تمايل دارند جلسه را بيش از زمان در نظر گرفته شده ادامه دهند، زمان جلسه را براي پيش از نهار يا براي ساعت پاياني روز تنظيم كنيد. اين باعث مي‌شود افراد انگيزه بيشتري براي تمركز و توجه داشته باشند. نكته چهارم اين است كه جلسات را در ساعات غيرمعمول برگزار كنيد اگر با تأخير و كندي روبرو مي‌شويد.
6- به صورت مؤثر تفويض كنيد
تفويض زمان بيشتري ايجاد مي‌كند. اما اين كار هميشه به سادگي قابل انجام نيست. در حقيقت خيلي از افراد با تفويض كارها مشكل دارند. اين به چند دليل رخ مي‌دهد. گاهي اوقات توضيح انجام يك كار به فرد ديگر بيش از انجام كار توسط خود طول مي‌كشد. اما اگر آينده‌نگر باشيد متوجه مي‌شويد كه اگر يك وقت اضافي صرف كنيد مي‌توانيد در آينده نيز كار مورد نظر را تفويض كنيد. دليل ديگر عدم تفويض كمال‌گرايي است. وقتي تفويض مي‌كنيد به افراد اجازه مي‌دهيد كه اشتباه كنند. اگر شما تحمل تصحيح اشتباهات را داشته باشيد آنگاه افراد بيشتري ياد مي‌گيرند كه كار مورد تفويض را به صورت مناسب انجام دهند. دليل آخر عدم تفويض ترس از كاهش قدرت است. اين وجه از تفويض چيزي است كه همه ما با آن روبرو خواهيم بود. به چيزي كه از تفويض بدست مي‌آوريد فكر كنيد نه به چيزي كه از دست مي‌دهيد.
وقتي توانستيد بر ترس‌هاي خود از تفويض كردن غلبه كنيد بايد ياد بگيريد كه چگونه به صورت اثربخش تفويض كنيد. ابتدا تعيين كنيد كه چه چيزي بايد تفويض شود. به فهرست اولويتبندي شده كارها نگاه كنيد. اين فهرست در تعيين كارهاي نيازمند تفويض كمك مي‌كند. سپس افراد توانا و مشتاق انجام كار انتخاب شده براي تفويض را انتخاب كنيد. بياد داشته باشيد كه كل كار را تفويض كنيد. كار و چيزي كه مورد انتظار است را توضيح دهيد. قدم بعدي اين است كه اجازه دهيد فرد كار را انجام دهد. كار را در زمانهاي از پيش تعيين شده مورد بررسي قرار دهيد. دائماً بالا سر كار نايستيد زيرا اين كار فقط عملكرد را كاهش مي‌دهد.
7- ميز خود را مرتب كنيد
فردي كه روي ميز شلوغ و درهم برهم كار مي‌كند به طور متوسط روزي يك ساعت و نيم دنبال چيزهاي خود روي ميز مي‌گردد. عامل اصلي به هم ريختگي روي ميز، كاغذ است. كاغذها بايد دسته‌بندي و بايگاني شوند، يا به ديگر همكاران مربوط داده شوند يا دور ريخته شوند. نيازي نيست كه انبوهي از كاغذ به مدت نامحدود روي ميز باشد. بعد از مرتب كردن روي ميز به سراغ كشوها برويد. مرتب كردن ميز كافي نيست، هر روز آن را تميز كنيد. مرتب نگهداشتن ميز هفت ساعت و نيم به هفته كاري اضافه مي‌كند.
8- روش‌ها را مناسب خود تطبيق دهيد
توجه به اين نكته مهم است كه رهنمودهاي ارائه شده در اين مقاله كلي هستند. اين رهنمودها نقطه شروعي براي توسعه سيستم مديريت زمان است. براي مديريت موفق زمان، بايد يك سيستم مديريت زمان مناسب خود طراحي كنيد.